對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，維持正常運(yùn)營(yíng)的資金中占最大比重的是存貨。為了進(jìn)行合理的庫(kù)存管理。提高企業(yè)資金周轉(zhuǎn)速度和盈利率，越來(lái)越多的企業(yè)開始和正在通過(guò)信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)管理。本文以A集團(tuán)公司庫(kù)存管理信息化為例提出如何通過(guò)優(yōu)化企業(yè)庫(kù)存管理業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)企業(yè)庫(kù)存信息化管理。
合理高效的庫(kù)存管理應(yīng)建立在良好流程的基礎(chǔ)上，庫(kù)存信息化管理的首要任務(wù)應(yīng)是優(yōu)化現(xiàn)有流程，通過(guò)優(yōu)化流程，將傳統(tǒng)的面向“職能”管理改為面向“流程”管理，對(duì)不同部門相同“流程”的業(yè)務(wù)只按照流程管理的思路進(jìn)行描述，變復(fù)雜流程為簡(jiǎn)化流程。下面以用友U8供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)為例對(duì)企業(yè)存貨管理流程優(yōu)化進(jìn)行闡述。
一、手工管理模式下流程分析
（一）信息共享問(wèn)題：企業(yè)內(nèi)部信息流不暢通，信息共享程度低，重復(fù)工作多，信息流轉(zhuǎn)不及時(shí)，不準(zhǔn)確，經(jīng)常出現(xiàn)人為錯(cuò)誤而不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，影響整個(gè)生產(chǎn)進(jìn)度。
（二）數(shù)據(jù)匹配性不好，作為付款依據(jù)的信息少，如當(dāng)前欠款情況、交期及時(shí)性、質(zhì)量情況、已核銷訂單等均缺乏信息渠道，審批有一定的盲目性。
（三）無(wú)法及時(shí)掌握全部產(chǎn)品采購(gòu)的近期缺料信息（包括缺什么？何時(shí)需要？），缺乏對(duì)未來(lái)供貨市場(chǎng)供貨趨勢(shì)與走向的預(yù)測(cè)，造成臨時(shí)采購(gòu)現(xiàn)象較多，同時(shí)由于不少材料采購(gòu)供應(yīng)周期長(zhǎng)，供應(yīng)部門經(jīng)常處于措手不及的境地，忙于趕任務(wù)，缺乏良好的計(jì)劃性。
（四）無(wú)法實(shí)現(xiàn)采購(gòu)價(jià)格的動(dòng)態(tài)管理和合同執(zhí)行的有效控制。對(duì)于供應(yīng)商的價(jià)格管理基本根據(jù)采購(gòu)合同實(shí)行，不考慮價(jià)格歷史變動(dòng)問(wèn)題。由于供應(yīng)部門工作人員日常大量時(shí)間忙于了解各種信息和催貨，對(duì)于確實(shí)能直接產(chǎn)生效益的供應(yīng)商選擇、比價(jià)控制等工作做的較少，日常工作重點(diǎn)主要在應(yīng)對(duì)生產(chǎn)上。
（五）業(yè)務(wù)人員難以及時(shí)了解庫(kù)存信息。各部門無(wú)法了解庫(kù)存量的最新信息，只能通過(guò)進(jìn)、出、銷報(bào)表了解庫(kù)存信息，信息不及時(shí)且準(zhǔn)確性不高。
二、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化設(shè)計(jì)
業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的核心思想是減少非增值活動(dòng)，減少等待時(shí)間、重復(fù)工作、協(xié)調(diào)工作量，從而提高增值活動(dòng)效率。
具體描述如下：
（一）實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)面向職能管理轉(zhuǎn)變?yōu)槊嫦蛄鞒坦芾�，將業(yè)務(wù)的審核與決策點(diǎn)定位于業(yè)務(wù)流程執(zhí)行的地方，縮短信息溝通的渠道和時(shí)間，從而提高對(duì)顧客和市場(chǎng)的反應(yīng)速度。
（二）強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)流程中每一個(gè)環(huán)節(jié)上的活動(dòng)盡可能實(shí)現(xiàn)最大化增值，盡可能減少無(wú)效的或不增值的活動(dòng)，例如去掉不必要的審核等。并從整體流程全局最優(yōu)（而不是局部最優(yōu)）的目標(biāo)，設(shè)計(jì)和優(yōu)化流程中的各項(xiàng)活動(dòng)。
（三）業(yè)務(wù)流程之間盡量實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)接觸，這不僅有利于流程通暢、責(zé)任明確，而且有利于提高內(nèi)、外部顧客的滿意度。
（四）在手工管理方式下，由于受到人的管理能力局限性約束，一般必須采用授權(quán)分工管理，授權(quán)分工管理必然會(huì)在一定程度上導(dǎo)致決策分散化，影響決策的有效性。因此，在建立新型“扁平化”組織運(yùn)行模式時(shí)，重視現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，以便協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)分散與管理集中之間的矛盾。
基于以上思想和原則，業(yè)務(wù)流程重組的總體思路應(yīng)為：
1.實(shí)現(xiàn)從面向“職能”管理到面向“流程”管理的轉(zhuǎn)變；
2.從“流程”出發(fā)調(diào)整崗位職責(zé)、部門職責(zé)及績(jī)效考核指標(biāo)；
3.明晰企業(yè)控制的三個(gè)層次：事先計(jì)劃、事中監(jiān)控和事后分析。
三、企業(yè)庫(kù)存管理信息化具體實(shí)施方案
利用用友U8供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)進(jìn)行重新流程設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)流程全程計(jì)算機(jī)規(guī)范化管理，通過(guò)計(jì)算機(jī)控制物流工作，規(guī)范庫(kù)房管理的業(yè)務(wù)流程，徹底甩掉傳統(tǒng)的手工記賬流程。同時(shí)應(yīng)配合新業(yè)務(wù)流程完善各項(xiàng)規(guī)章制度，形成各環(huán)節(jié)工作人員相互監(jiān)督制約機(jī)制，加強(qiáng)系統(tǒng)制約功能。
業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)通過(guò)銷售管理、生產(chǎn)管理、合同管理、采購(gòu)管理、庫(kù)存管理、應(yīng)收應(yīng)付款管理、存貨核算七大功能模塊，從而形成涵蓋企業(yè)全部業(yè)務(wù)流程的四個(gè)控制系統(tǒng)。
（一）采購(gòu)計(jì)劃控制系統(tǒng)
計(jì)算機(jī)系統(tǒng)根據(jù)企業(yè)年度生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃，按各型號(hào)產(chǎn)品的外購(gòu)材料消耗(配套)定額水平，結(jié)合庫(kù)存情況生成年度采購(gòu)計(jì)劃。計(jì)劃員根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃與供應(yīng)商簽訂合同， 通過(guò)軟件管理系統(tǒng)中的“合同管理”模塊生成電子合同。進(jìn)行逐級(jí)審批，審批合格后，合同生效。超計(jì)劃合同，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)鎖定無(wú)法輸入審核。通過(guò)上述控制提高采購(gòu)計(jì)劃的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，使物資管理部門對(duì)月需求量做到心中有數(shù)，由事后統(tǒng)計(jì)轉(zhuǎn)為事前控制。
（二）采購(gòu)付款控制系統(tǒng)
采購(gòu)人員依據(jù)采購(gòu)合同，提交付款申請(qǐng)。采購(gòu)會(huì)計(jì)在網(wǎng)上開具機(jī)制付款單。付款單上標(biāo)明供應(yīng)商名稱、合同編號(hào)、付款金額等。系統(tǒng)自動(dòng)按照合同進(jìn)行審核，審核合格后，系統(tǒng)自動(dòng)在合同中減去所付金額，付款金額必須小于等于合同所剩金額，超合同金額與無(wú)合同不能開具機(jī)制付款單。
（三）入庫(kù)核銷資金控制系統(tǒng)
采購(gòu)人員依據(jù)采購(gòu)合同，在網(wǎng)上開具機(jī)制入庫(kù)單。入庫(kù)單上標(biāo)明供應(yīng)商名稱、合同編號(hào)、品名規(guī)格、計(jì)量單位、入庫(kù)數(shù)量等。保管員按照實(shí)際交庫(kù)量進(jìn)行審核，審核合格后，系統(tǒng)自動(dòng)在合同中減去所開具的物資數(shù)量，入庫(kù)單數(shù)量必須小于等于合同所剩數(shù)量，超合同數(shù)量與無(wú)合同不能開具機(jī)制入庫(kù)單。
（四）查詢控制系統(tǒng)
供應(yīng)部門物資管理工作業(yè)務(wù)，全部通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)完成，計(jì)算機(jī)完成的每一項(xiàng)操作在系統(tǒng)中都留有記載，從面實(shí)現(xiàn)通過(guò)系統(tǒng)對(duì)計(jì)劃、合同、入庫(kù)、出庫(kù)、資金占用、掛賬、付款信息的查詢，為實(shí)時(shí)了解各環(huán)節(jié)工作狀態(tài)起到了關(guān)鍵作用，并形成了監(jiān)督制約保證體系，促進(jìn)了規(guī)范化管理。
四、庫(kù)存管理信息化后實(shí)現(xiàn)的功能
（一）依托網(wǎng)絡(luò)，利用庫(kù)存電算化管理軟件建立共享平臺(tái)。增加信息共享度，為銷售、生產(chǎn)部門提供有效的信息。
（二）通過(guò)重新設(shè)置采購(gòu)流程，以采購(gòu)合同派生庫(kù)存管理相關(guān)數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的唯一性、準(zhǔn)確性。
（三）通過(guò)重新設(shè)置采購(gòu)付款流程，采購(gòu)付款與采購(gòu)合同實(shí)行掛接，可通過(guò)查詢每筆合同的付款和到貨進(jìn)度，提供充足付款依據(jù)，防止出現(xiàn)盲目付款現(xiàn)象。
（四）可實(shí)現(xiàn)隨時(shí)平衡采購(gòu)計(jì)劃；系統(tǒng)自動(dòng)生成各零部件的配套單，可動(dòng)態(tài)掌握存貨的數(shù)量及狀態(tài)，為平衡生產(chǎn)，杜絕缺件、超儲(chǔ)等情況的發(fā)生提供了有力的支撐平臺(tái)。
（五）利用系統(tǒng)具備的多屬性報(bào)警功能，如庫(kù)存超儲(chǔ)和再訂貨提示，油封期提示與批次管理，可充分掌握庫(kù)存資產(chǎn)的質(zhì)量狀態(tài)，使企業(yè)資產(chǎn)得到更有效的管理。
（六）系統(tǒng)投入使工作效率顯著提高。
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