采購(gòu)管理是企業(yè)管理中的重要部分，筆者以本公司建設(shè)采購(gòu)管理系統(tǒng)為契機(jī)，綜合分析了當(dāng)今國(guó)內(nèi)石化行業(yè)企業(yè)采購(gòu)管理的管理流程及管理蕈點(diǎn)和難點(diǎn)，總結(jié)了石化企業(yè)采購(gòu)管理系統(tǒng)需要滿(mǎn)足的功能，為同行企業(yè)提供有價(jià)值的參考。
1 采購(gòu)管理系統(tǒng)管理目標(biāo)
①對(duì)各種采購(gòu)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行全程動(dòng)態(tài)跟蹤，使相關(guān)人員能及時(shí)了解采購(gòu)合同的執(zhí)行狀態(tài)。對(duì)即將到期的質(zhì)保金進(jìn)行自動(dòng)預(yù)警，使到期的質(zhì)保金能及時(shí)得到支付，提高企業(yè)的信譽(yù)度。②根據(jù)供應(yīng)商提供的價(jià)格折扣信息，結(jié)合物料需求計(jì)劃、庫(kù)存情況，運(yùn)用經(jīng)濟(jì)批量訂貨法模型，由系統(tǒng)自動(dòng)制定合理的采購(gòu)計(jì)劃，從而最大限度地降低采購(gòu)成本。③對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行選擇、考核和管理，掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)、銷(xiāo)售情況，盡量減少商務(wù)過(guò)程中信息不對(duì)稱(chēng)的不利現(xiàn)象。根據(jù)供應(yīng)商的歷史供應(yīng)情況，由系統(tǒng)按價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)等指標(biāo)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行自動(dòng)考核，為供應(yīng)商管理與激勵(lì)提供科學(xué)依據(jù)。④對(duì)各部門(mén)提出的采購(gòu)計(jì)劃、實(shí)際領(lǐng)用情況進(jìn)行綜合分析，為部門(mén)考核提供依據(jù)。
2 采購(gòu)管理系統(tǒng)解決要點(diǎn)
①采購(gòu)管理。指處理與采購(gòu)過(guò)程有關(guān)的所有業(yè)務(wù)活動(dòng)，主要包括采購(gòu)業(yè)務(wù)管理、采購(gòu)跟蹤和應(yīng)付賬款管理。②采購(gòu)策略管理。指科學(xué)地制定采購(gòu)策略，主要包括采購(gòu)策略制定、采購(gòu)分析。③供應(yīng)商管理。指對(duì)供應(yīng)商的選擇、考核和管理，主要包括供應(yīng)商檔案管理、供應(yīng)商評(píng)估及供應(yīng)商考核。
3 采購(gòu)管理系統(tǒng)功能模塊及模塊功能
3.1月采購(gòu)計(jì)劃管理
包括備品備件采購(gòu)計(jì)劃、低值易耗品采購(gòu)計(jì)劃、原材料采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃分配及采購(gòu)計(jì)劃跟蹤等內(nèi)容。
3.2 供應(yīng)商管理
(1)供應(yīng)商檔案本功能用于對(duì)企業(yè)的供應(yīng)商信息進(jìn)行維護(hù)，包括供應(yīng)商記錄的增加、修改、刪除。
(2)貨源清單記錄主要供應(yīng)商所提供的物料信息，當(dāng)需要采購(gòu)某種物料時(shí)，可以根據(jù)物料查詢(xún)提供此種物料的供應(yīng)商，方便詢(xún)價(jià)。
(3)貨源清單列表列表顯示貨源清單，可以按供應(yīng)商查詢(xún)供應(yīng)商提供的物料，也可以按物料查詢(xún)提供此物料的供應(yīng)商。
(4)供應(yīng)商評(píng)估企業(yè)為保證貨源供應(yīng)，需要定期開(kāi)發(fā)新的供應(yīng)商，需要經(jīng)常對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，需要對(duì)合格供應(yīng)商定期復(fù)審，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，對(duì)不符合評(píng)定內(nèi)容的供應(yīng)商取消其合格供貨資格，保證供應(yīng)商具有滿(mǎn)足本公司規(guī)定要求的資質(zhì)和能力。供應(yīng)商的評(píng)估指標(biāo)包括采購(gòu)合同執(zhí)行率、供應(yīng)商產(chǎn)品的不良品率、供應(yīng)商產(chǎn)品價(jià)格優(yōu)惠率、經(jīng)營(yíng)狀態(tài)、利用率、依賴(lài)性、交易年限以及年購(gòu)銷(xiāo)金額。
3.3 采購(gòu)資金預(yù)算
采購(gòu)管理系統(tǒng)根據(jù)最新成本價(jià)和標(biāo)準(zhǔn)價(jià)2種價(jià)格對(duì)已經(jīng)制訂的采購(gòu)計(jì)劃估算采購(gòu)金額，這是采購(gòu)計(jì)劃匯總數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)供應(yīng)部有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批時(shí)的重要參考，也是財(cái)務(wù)部門(mén)籌劃采購(gòu)資金的重要依據(jù)。
3.4 采購(gòu)價(jià)格管理
化工企業(yè)的采購(gòu)價(jià)格管理有限價(jià)采購(gòu)、比價(jià)采購(gòu)、按質(zhì)論價(jià)和供應(yīng)商定價(jià)4種形式。限價(jià)采購(gòu)是對(duì)常用物資，只要不超過(guò)系統(tǒng)規(guī)定的最高限價(jià)，在任一家合格供應(yīng)商處購(gòu)買(mǎi)均可。哪些物資要限價(jià)控制，可以進(jìn)行定義。
比價(jià)采購(gòu)是對(duì)某些一次性采購(gòu)、專(zhuān)用設(shè)備、關(guān)鍵設(shè)備或金額比較大的采購(gòu)等采用的模式，系統(tǒng)提供詢(xún)價(jià)比價(jià)功能。首先列出采購(gòu)方式為比價(jià)采購(gòu)的采購(gòu)計(jì)劃，然后做采購(gòu)詢(xún)價(jià)單。將每個(gè)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)數(shù)據(jù)錄入到采購(gòu)管理模塊中，采購(gòu)管理模塊會(huì)自動(dòng)對(duì)不同供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，采購(gòu)員預(yù)選其中一家，申報(bào)給上級(jí)主管，經(jīng)過(guò)多級(jí)審批，最后選中一家供應(yīng)商。采購(gòu)管理系統(tǒng)記錄整個(gè)詢(xún)價(jià)、報(bào)價(jià)、比價(jià)、預(yù)選以及確定供應(yīng)商的全過(guò)程，為以后的財(cái)務(wù)審計(jì)提供參考和追溯。
對(duì)大宗、礦物質(zhì)等質(zhì)量不太穩(wěn)定、企業(yè)需求量較大的原材料，一般采用按質(zhì)論價(jià)模式。供應(yīng)商定價(jià)是指對(duì)強(qiáng)勢(shì)供應(yīng)商、短缺物資采用的模式，由于無(wú)法進(jìn)行限價(jià)等控制，所以制作訂單時(shí)沒(méi)有限制。
3.5 采購(gòu)訂單及跟蹤
將目前的口頭協(xié)議、正式訂單、非正式訂單全部以訂單(包括標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)訂單、外部服務(wù)采購(gòu)訂單及委外訂單)形式錄人到采購(gòu)管理系統(tǒng)中，對(duì)及時(shí)跟蹤訂貨和追溯歷史成交記錄以及統(tǒng)計(jì)分析都很有必要，主要業(yè)務(wù)包括制作訂單、訂單跟蹤、訂單文本打印。
3.6 原料過(guò)磅與報(bào)檢
對(duì)于需要過(guò)磅的原材料，采購(gòu)管理系統(tǒng)提供地磅與采購(gòu)收料的無(wú)縫連接，采購(gòu)管理町以自動(dòng)從地磅衡上讀出過(guò)磅貨物的毛重、皮蕈，自動(dòng)生成原料報(bào)檢單。過(guò)磅后，取樣人員在報(bào)檢單上填寫(xiě)樣品號(hào)，質(zhì)檢員可立刻接收到該報(bào)檢單，將樣品化驗(yàn)。對(duì)于由管道進(jìn)入的原材料，如石化管道提供的產(chǎn)品，報(bào)檢時(shí)可以隨時(shí)查詢(xún)罐區(qū)內(nèi)各儲(chǔ)罐的庫(kù)容、庫(kù)存和質(zhì)量指標(biāo)，方便庫(kù)管員決定原料進(jìn)入何儲(chǔ)罐。采購(gòu)員或庫(kù)管員在采購(gòu)管理中做報(bào)檢葷，取樣員馬上可以去采樣。對(duì)于不需要過(guò)磅的材料、設(shè)備，由采購(gòu)員填寫(xiě)報(bào)檢單。
3.7 原料檢驗(yàn)和入庫(kù)
采購(gòu)管理對(duì)進(jìn)入企業(yè)的材料分3個(gè)檢驗(yàn)等級(jí)，即強(qiáng)檢、弱槍和不檢。原料屬于強(qiáng)檢范圍。采購(gòu)管理中定義了每種原材料的質(zhì)檢指標(biāo)、依據(jù)原始數(shù)據(jù)計(jì)算質(zhì)檢指標(biāo)的計(jì)算公式以及質(zhì)量判定標(biāo)準(zhǔn)，化驗(yàn)人員將原始化驗(yàn)記錄錄入到采購(gòu)管理中，采購(gòu)管理自動(dòng)判定本批次原料是否合格。如果合格，倉(cāng)庫(kù)可以看到該筆入庫(kù)物料信息，辦理入庫(kù)。如果不合格，采購(gòu)管理系統(tǒng)會(huì)提供不合格品處理流程。采購(gòu)管理系統(tǒng)會(huì)控制只有多部門(mén)核準(zhǔn)同意讓步接收的物料方可辦理入庫(kù)，不合格報(bào)告單上記錄了不合格指標(biāo)，原料使用部門(mén)可以進(jìn)行工藝參考。原料入庫(kù)后，采購(gòu)管理系統(tǒng)自動(dòng)更新倉(cāng)庫(kù)、各儲(chǔ)罐的庫(kù)存量，并更新各儲(chǔ)罐內(nèi)原料的質(zhì)檢指標(biāo)。
3.8 備品備件入庫(kù)
重要設(shè)備屬于弱檢范圍，即倉(cāng)庫(kù)管理員通知專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)檢驗(yàn)，比如試壓、試水等檢驗(yàn)。普通的備品備件，屬于不用檢驗(yàn)的范圍，只要有合格證即可。辦理入庫(kù)時(shí)，根據(jù)對(duì)方的送貨清單。庫(kù)管員引用企業(yè)供應(yīng)部下的訂單直接做采購(gòu)入庫(kù)單。辦理入庫(kù)后，庫(kù)存鼉自動(dòng)更新。
3.9 采購(gòu)發(fā)票
材料入庫(kù)之后，供應(yīng)商需提供采購(gòu)發(fā)票。采購(gòu)發(fā)票包括增值稅發(fā)票、增值稅發(fā)票(藍(lán)／紅字)、普通發(fā)票、普通發(fā)票(藍(lán)／紅字)及費(fèi)用發(fā)票(藍(lán)／紅字)。采購(gòu)發(fā)票由采購(gòu)業(yè)務(wù)員錄入，或由供應(yīng)部專(zhuān)門(mén)的信息員錄入。錄入時(shí)引用采購(gòu)訂單，發(fā)票所需的所有的物料名稱(chēng)、單價(jià)、金額、稅額等均可從訂單中查出，發(fā)票保存后，采購(gòu)管理系統(tǒng)會(huì)將發(fā)票數(shù)量回填到采購(gòu)訂單中。備品備件發(fā)票上的貨物金額、稅額明細(xì)可以自動(dòng)完成匯總，與客戶(hù)發(fā)票匯總數(shù)據(jù)保持一致采購(gòu)發(fā)票是業(yè)務(wù)系統(tǒng)聯(lián)系財(cái)務(wù)系統(tǒng)的重要橋梁，結(jié)算以后的發(fā)票可以自動(dòng)傳遞到應(yīng)付系統(tǒng)并形成應(yīng)付帳款。
3.10 發(fā)票結(jié)算和差異處理
發(fā)票錄入采購(gòu)管理系統(tǒng)后，系統(tǒng)會(huì)將其和入庫(kù)單進(jìn)行結(jié)算，計(jì)算材料入庫(kù)成本。系統(tǒng)要支持貨物供應(yīng)商、發(fā)票提供商和運(yùn)輸服務(wù)商3方結(jié)算，支持費(fèi)用與貨物的同時(shí)結(jié)算，也支持費(fèi)用事后結(jié)算。支持發(fā)票與入庫(kù)數(shù)量不一致的處理，解決方案是合理?yè)p耗和非合理?yè)p耗。支持工程發(fā)票自動(dòng)按貨款+稅款記人材料成本。發(fā)票結(jié)算可以由采購(gòu)員、供應(yīng)部信息員、材料會(huì)計(jì)或倉(cāng)庫(kù)保管員來(lái)操作，結(jié)算完成后可以馬上打印輸出材料入庫(kù)單，并隨時(shí)查詢(xún)最新的材料入庫(kù)單價(jià)。
3.11 付款申請(qǐng)
根據(jù)與用戶(hù)簽定的采購(gòu)訂單約定查詢(xún)到貨情況，采購(gòu)員在采購(gòu)管理中引用訂單做付款申清。該申請(qǐng)經(jīng)多級(jí)審批后，送達(dá)財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)依此付款。財(cái)務(wù)引用該付款申請(qǐng)做付款單，財(cái)務(wù)付款后，自動(dòng)將付款金額反饋到訂單，并直接沖銷(xiāo)該供應(yīng)商的應(yīng)付帳款。
3.12采購(gòu)單證審批
依據(jù)物料需求、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)訂單、付款申請(qǐng)等單據(jù)，均能定義審批條件和審批流程。采購(gòu)管理系統(tǒng)將自動(dòng)根據(jù)符合審批條件的單證按審批流程發(fā)送到審批者的電腦桌面上、MAIL中或手機(jī)上。審批流程還提供一些必審、町流轉(zhuǎn)等狀態(tài)限制，而且可以定制發(fā)送對(duì)象、發(fā)送時(shí)機(jī)和發(fā)送周期。
3.13 關(guān)聯(lián)信息查詢(xún)
可實(shí)時(shí)查詢(xún)各分廠、各倉(cāng)庫(kù)、各儲(chǔ)罐的所有物資庫(kù)存，查詢(xún)各材料、各批次、各儲(chǔ)罐的原料質(zhì)量單和總體狀況，實(shí)時(shí)查詢(xún)各部門(mén)的物料需求計(jì)劃，實(shí)時(shí)查詢(xún)各供應(yīng)商應(yīng)付帳款明細(xì)、財(cái)務(wù)應(yīng)付余額信息，查詢(xún)每廠、每日原料進(jìn)廠過(guò)磅明細(xì)和匯總情況。
3.14 統(tǒng)計(jì)分析
(1)采購(gòu)收料統(tǒng)計(jì)表依據(jù)收料通知單統(tǒng)計(jì)某時(shí)間范圍內(nèi)、某供應(yīng)商、某物料應(yīng)到貨數(shù)量、實(shí)際收到的數(shù)量。該報(bào)表用來(lái)反映任意時(shí)間采購(gòu)物資的庫(kù)情況。
(2)采購(gòu)發(fā)票統(tǒng)計(jì)表根據(jù)審批過(guò)的采購(gòu)發(fā)票，以供應(yīng)商和物料作為匯總條件，統(tǒng)計(jì)某時(shí)間范圍內(nèi)、某供應(yīng)商、某物料的入庫(kù)數(shù)量、金額、平均單價(jià)、稅額以及價(jià)稅合計(jì)情況。該報(bào)表可反映出已經(jīng)結(jié)算的物料資金占用情況。
(3)在途統(tǒng)計(jì)表在途貨物統(tǒng)計(jì)表是根據(jù)沒(méi)有結(jié)算的采購(gòu)發(fā)票產(chǎn)生的。用來(lái)統(tǒng)計(jì)采購(gòu)物料的在途情況，反映在途貨物的資金占用情況，幫助企業(yè)全面了解采購(gòu)資金的分布情況，催促采購(gòu)員限期采購(gòu)，催促供應(yīng)商準(zhǔn)時(shí)交貨。
(4)綜合統(tǒng)計(jì)分析采購(gòu)綜合統(tǒng)計(jì)表是將采購(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)生的采購(gòu)收料、采購(gòu)發(fā)票等情況按供應(yīng)商、采購(gòu)部門(mén)、業(yè)務(wù)員、物料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。利用該統(tǒng)計(jì)表功能，可以查詢(xún)到某日為止向某供應(yīng)商采購(gòu)各種貨物的收料情況，可以查詢(xún)某業(yè)務(wù)員到某日為止采購(gòu)的所有貨物的發(fā)票情況。
(5)采購(gòu)訂單物料分析表根據(jù)采購(gòu)合同，分析某種貨物不同供應(yīng)商采購(gòu)的數(shù)量、實(shí)際供貨價(jià)格，評(píng)判從某供應(yīng)商采購(gòu)的物料占用整個(gè)采購(gòu)資金的比例情況。
(6)供應(yīng)商價(jià)格對(duì)比分析根據(jù)發(fā)票，對(duì)某種貨物各供應(yīng)商實(shí)際供貨價(jià)格進(jìn)行對(duì)比分析。在進(jìn)行物料價(jià)格分析時(shí)，可以由用戶(hù)根據(jù)企業(yè)需要任意輸入過(guò)濾條件，根據(jù)這些條件篩選出所需要的數(shù)據(jù)。
(7)采購(gòu)價(jià)格趨勢(shì)分析提供某供應(yīng)商供應(yīng)某指定原料在不同時(shí)間的實(shí)際采購(gòu)價(jià)格的變化趨勢(shì)，提供本期和以前歷史月份比較、本期和上年平均采購(gòu)價(jià)格對(duì)比分析、報(bào)表和圖形分析功能。
(8)采購(gòu)資金比重分析根據(jù)采購(gòu)發(fā)票，進(jìn)行某段時(shí)期內(nèi)各種貨物占用采購(gòu)資金比重分析。
(9)物料價(jià)格對(duì)比分析根據(jù)貨物發(fā)票、運(yùn)費(fèi)發(fā)票，對(duì)某段時(shí)期范圍內(nèi)采購(gòu)物料的實(shí)際采購(gòu)價(jià)格與計(jì)劃價(jià)格進(jìn)行對(duì)比分析，對(duì)同一種物料不同月份的采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行趨勢(shì)分析。在進(jìn)行物料價(jià)格分析時(shí)，可以由用戶(hù)根據(jù)企業(yè)需要任意輸入過(guò)濾條件，根據(jù)這些條件篩選出所需要的數(shù)據(jù)。
(10)采購(gòu)費(fèi)用分析采購(gòu)費(fèi)用占用分析是根據(jù)采購(gòu)發(fā)票，進(jìn)行某段時(shí)期內(nèi)各種采購(gòu)費(fèi)用占所購(gòu)貨物比重分析。
(1)物資采購(gòu)臺(tái)帳幫助采購(gòu)員管理物資采購(gòu)的貨款、訂貨數(shù)量、采購(gòu)費(fèi)用、到貨日期、實(shí)際單價(jià)以及付款方式等情況。物資采購(gòu)臺(tái)帳要區(qū)分生產(chǎn)、項(xiàng)目、技措、大修類(lèi)物資。
(12)物資供應(yīng)計(jì)劃準(zhǔn)確率分析物資供應(yīng)準(zhǔn)確率用來(lái)對(duì)采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行狀況和管理水平進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，可以按照物料、部門(mén)以及物資供應(yīng)角度進(jìn)行考核。某種物料計(jì)劃準(zhǔn)確率越趨向0，則準(zhǔn)確率越高。物資供應(yīng)率越趨向于0，則準(zhǔn)確率越高。其中物資供應(yīng)率大于0，表示供應(yīng)過(guò)多；物資供應(yīng)率小于0，表示供應(yīng)不足。
(13)物資采購(gòu)成本分析物資采購(gòu)成本分析通過(guò)物料采購(gòu)成本降低率、物料損耗率等指標(biāo)的量化來(lái)比較同一物料不同期間采購(gòu)成本的對(duì)比情況。系統(tǒng)提供了本期計(jì)劃和實(shí)際采購(gòu)成本對(duì)比分析，提供了本期與以前月份采購(gòu)成本比較，提供本期與上年同期平均采購(gòu)成本比較，可準(zhǔn)確反映采購(gòu)成本的變化趨勢(shì)，掌握采購(gòu)資金的節(jié)約與超支情況。
4 結(jié)語(yǔ)
盡管石化行業(yè)產(chǎn)業(yè)鏈較長(zhǎng)而石化企業(yè)產(chǎn)品不盡然相同，但在基本的采購(gòu)流程方面大致相似。文中所述采購(gòu)管理系統(tǒng)功能基本能攬括大部分石化企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù)，對(duì)提高石化行業(yè)采購(gòu)管理水平具有積極意義。
核心關(guān)注：拓步ERP系統(tǒng)平臺(tái)是覆蓋了眾多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、行業(yè)應(yīng)用，蘊(yùn)涵了豐富的ERP管理思想，集成了ERP軟件業(yè)務(wù)管理理念，功能涉及供應(yīng)鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理，全面涵蓋了企業(yè)關(guān)注ERP管理系統(tǒng)的核心領(lǐng)域，是眾多中小企業(yè)信息化建設(shè)首選的ERP管理軟件信賴(lài)品牌。
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本文標(biāo)題：石化企業(yè)采購(gòu)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)概述
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