“庫存”是指以支持生產、維護、操作和客戶服務為目的而存儲的各種物料，而“庫存管理”就是“與庫存物料計劃與控制相關的所有業(yè)務”。庫存管理不僅應該確保信息準確，滿足客戶和市場的需求，還有一項重要任務是控制庫存量，加速庫存周轉，降低庫存資金占用，從而降低庫存成本。
在庫存管理中，相關基礎數據的設置尤為重要。全面、準確的基礎數據，是系統(tǒng)能夠良好運行的保證，也是充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)功能——如運行MRP計劃、進行預測操作等的前提條件。
一、物料數據
1．物料定義及編碼
根據ERP系統(tǒng)的通用定義，“物料”是為了產品出廠，需要列入計劃的一切不可缺少的物的統(tǒng)稱，不只是原材料或零件，還包括毛坯、在制品、半成品、成品、外購件、包裝材料、產品說明書，甚至還包括工裝工具、勞保用品、能源等等的一切物料。
ERP系統(tǒng)要利用計算機的處理速度和處理容量來處理大規(guī)模的數據，因此數據必須規(guī)范化編碼，便于計算機識別和檢索。對物料進行規(guī)范化編碼是為了對物料進行高效、有序的管理，同時，有了規(guī)范化的物料編碼也便于在系統(tǒng)中對物料進行分類、檢索與統(tǒng)計，以及物料信息的交換與共享。
2．物料數據設置
在ERP系統(tǒng)中，物料最主要的數據都存儲于物料主文件中，該文件集中反映了物料的各種參數、屬性及相關信息，如物料編碼、名稱、分類、計量單位、計價方式等等，因此最先要設置的是物料主文件。所有要在系統(tǒng)里使用的物料都必須先在物料主文件里建立記錄，以便進入該文件后都可以查到。
一般的ERP系統(tǒng)，每一條物料數據都提供了許多關于該物料的描述參數，用戶并不一定對每個參數都要設置，只需設置那些系統(tǒng)運行時必需的以及對自己進行物料管理時有用處的參數。進行物料數據設置時，有些字段的內容是必須用戶自己先定義后再從中進行選擇的。另外的一些字段的內容則可從系統(tǒng)提供的可選項里進行選擇。對于沒有可選值的字段內容，用戶在建立物料記錄時按實際值輸入即可。
系統(tǒng)正常運行之前，除了物料主文件，還有一些相關的物料數據文件需要設置，如物料——倉庫文件、物料——供應商文件等。因為庫存管理的操作都是發(fā)生在倉庫里的，在對物料進行相關操作之前，要在倉庫里建立該物料的記錄，即要在物料——倉庫文件里建立物料數據。物料——供應商文件則是把某種物料與其供應商建立關聯(lián)。
物料主文件的記錄建立后，才可以在其他數據文件里創(chuàng)建相應的物料數據。
二、倉庫數據
1．倉庫設置
庫存管理經常用到的物料操作都是基于倉庫和庫位的，企業(yè)所有庫存事務涉及到的倉庫，包括廠內外、租用和銷售網點的庫房，都應納入系統(tǒng)，明確定義。定義倉庫和庫位是企業(yè)定置管理的重要內容。
在設置倉庫時，要先定義倉庫的類型。在制造業(yè)企業(yè)，一般可以設置的倉庫類型有：材料庫、主生產庫、半成品庫、成品庫、副產品庫、廢品庫、配件庫等。倉庫數據的設置，可以根據倉庫的不同類型來進行，同一種類型也可以根據不同的需求設置多個倉庫。
2．庫位設置
設置庫位前，可以先對整個倉庫進行分區(qū)，即設置庫區(qū)。在ERP系統(tǒng)中，庫區(qū)的設置主要以物理方位進行，如東、西、南、北區(qū)；或者根據實地的劃分，按順序來分區(qū)。
庫位就是指倉庫中物料存放的貨架，在庫區(qū)中按地點和功能進行劃分，來存放不同類別或處于不同狀態(tài)的物料。如物料質檢前后應該分開存放，就要設置兩個庫位來區(qū)分。庫位的設置，可以方便倉庫中對物料的組織，以及出入庫時對物料的管理。
每個倉庫都可以設置自己的庫區(qū)和庫位。在設置庫位時，有一個實際庫位與邏輯庫位的問題。實際庫位是指在工廠倉庫中實際存在的庫位，比如一個個的貨架，可以當作庫位。邏輯庫位是系統(tǒng)中虛擬設置的庫位，在倉庫中并不一定有，或者庫位的編碼與實際的情況沒有一一對應，只是考慮到進行庫存管理時收發(fā)貨的方便，以及銷售分配的合理性而設置的。當然，在實施ERP時，庫位的設置最好是與實際情況相符比較合理，因為這樣使庫存管理更真實，否則庫位對于庫存管理來說將是一種“黑匣子”的操作方式。
三、庫存交易類型
庫存管理的主要內容就是對倉庫中的物料進行收發(fā)存的管理。在庫存管理中，每一筆庫存交易都會產生一個交易訂單號，便于查詢與統(tǒng)計。為了使以各種不同的方式出入庫的庫存交易產生的訂單序列號各不相同，設置了庫存交易類型參數，該參數能夠控制各種庫存交易產生怎樣的訂單序列號，并能根據不同的設定，對庫存交易訂單做出不同的處理。更重要的是，各種不同的庫存交易類型所關聯(lián)的會計分錄是不同的，所以系統(tǒng)中要給各種不同的交易類型設置相應的會計事件，這樣在進行庫存交易時所發(fā)生的財務關系，會清晰、自動地反映到財務模塊進行相應的結算，保證倉庫中實物與財務的統(tǒng)一，物流與資金流的同步。
在同一系統(tǒng)環(huán)境中，如果存在多個不同結算實體，而不同單位使用了相同的庫存交易訂單類型，也可以通過控制其所用的序列號參數，使其產生不同的訂單序列號，這樣就可以清楚地區(qū)分不同單位使用相同的庫存交易類型所產生的訂單。
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