采購部門是每一個企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，企業(yè)的各項活動都依靠該部門進(jìn)行。但是，現(xiàn)代的采購已經(jīng)不是單純的買賣關(guān)系，企業(yè)通過采購這一手段獲取更多地信息，隨時注意市場的行情和動向，有助于企業(yè)及時調(diào)整自己的采購計劃和任務(wù)指標(biāo)，從而完成自定的目標(biāo)。所以企業(yè)越來越需要改變自己的采購策略以擴(kuò)大自己的信息采集量，達(dá)到采購管理的可視化、節(jié)約化、可控化和信息化。
由于條形碼技術(shù)具有輸入速度快、可靠性高、信息采集量大、經(jīng)濟(jì)實惠、易于制作等優(yōu)點(diǎn)，本文將條形碼技術(shù)運(yùn)用在采購管理上，從而擴(kuò)大企業(yè)的信息采集量，彌補(bǔ)采購中獲得的信息量不足的缺點(diǎn)，不斷地擴(kuò)充和完善采購信息庫，使企業(yè)進(jìn)一步改善采購管理工作。
采用條形碼技術(shù)進(jìn)行采購管理主要包括2部分的內(nèi)容：
(1)條碼采購信息編碼庫的建立。根據(jù)企業(yè)實際采購貨物的情況，把與采購有關(guān)的所有信息分類編碼，建立條碼采購信息編碼庫，這是基于條形碼采購的基礎(chǔ)；
(2)建立條碼采購管理信息系統(tǒng)，根據(jù)條形碼收集的采購信息進(jìn)行管理。電腦中儲存的信息可以形成一個強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫，通過數(shù)據(jù)庫中的信息可以對采購進(jìn)行合理的管理，可以為企業(yè)自身帶來很好的效益。
1 建立條碼采購信息編碼庫
1.1 條形碼選擇及簡介
在采購管理系統(tǒng)中，條形碼主要用于采購貨物的信息錄入，以取代傳統(tǒng)的手工登記，根據(jù)采購的特點(diǎn)和管理的需要，本文決定采用39碼的編碼方式進(jìn)行條碼編制。39碼是條形碼的一種，它的每一個字元編碼方式都是由9條不同排列的線條編碼而得，并可以由數(shù)字和字母共同組成，故應(yīng)用較一般一維條碼廣泛。標(biāo)準(zhǔn)的39碼由起始安全空間、起始碼、資料碼、可忽略不計的檢查碼、終止安全空間及終止碼所構(gòu)成，以學(xué)號0117034為例，其所編成的39碼見圖1。
圖1 39碼的結(jié)構(gòu)
1.2 采購數(shù)據(jù)庫的設(shè)計
后臺數(shù)據(jù)庫的建立是實現(xiàn)編碼和采購管理的基礎(chǔ)，考慮到系統(tǒng)集成時方便性、數(shù)據(jù)庫的可靠性和安全性，后臺數(shù)據(jù)庫選用了SQL Server 2000。建立條形碼采購信息編碼庫是后臺數(shù)據(jù)庫的核心內(nèi)容，它不但記錄企業(yè)需要采購貨物的所有信息、供應(yīng)商的信息，而且為新貨物的編碼提供數(shù)據(jù)，儲存已編的信息，從而為建立條形碼采購管理信息系統(tǒng)奠定基礎(chǔ)。
1.3 采購貨物的編碼設(shè)計
首先，用39碼編制所進(jìn)的貨物，將貨物編碼分為3部分，共18位，見圖2（圖中不包括首尾的起始碼和終止碼，39碼中它們均為*）。
圖2 采購貨物編碼簡圖
1.3.1 采購日期
表示進(jìn)貨的時間，采用3層的層次碼結(jié)構(gòu)，用6位數(shù)字表示。代碼結(jié)構(gòu)見圖3，如2005年5月20日可表示為050520。
圖3 采購日期代碼結(jié)構(gòu)
1.3.2 貨物信息
這部分是所進(jìn)貨物的信息，與企業(yè)制定的采購貨物的編碼庫一一對應(yīng)，采用5層的層次碼結(jié)構(gòu)，用8位數(shù)字表示。代碼結(jié)構(gòu)，見圖4。
圖4 貨物信息代碼結(jié)構(gòu)
在這里需要對采購的貨物進(jìn)行分類，形成一個編碼庫以備隨時取用，這里包含了所有貨物的信息代碼，不管采購什么貨物，只要按照該表進(jìn)行貨物編碼即可。
1.3.3 附加信息
該部分由3層的層次碼結(jié)構(gòu)，4位數(shù)字表示。附加信息代碼庫與前面建立的貨物信息編碼庫相結(jié)合，構(gòu)成了一個完整的條形碼編碼庫。代碼結(jié)構(gòu)見圖5。
圖5 附加信息代碼結(jié)構(gòu)
1.4 實例
下面以某個汽車企業(yè)的一次進(jìn)貨為例，具體說明編碼庫的運(yùn)用。一家企業(yè)2004年6月21日和6月23日進(jìn)貨清單見表1。
表1 采購貨物表
根據(jù)這家汽車企業(yè)的條碼信息編碼庫的信息，按照上述條形碼編碼規(guī)則可以編制采購貨物的條形碼（見表2）。
表2 采購貨物的39碼
采用上述的貨物編碼規(guī)則，采用Power Builder8.0 軟件，設(shè)計實現(xiàn)采購貨物的39碼編碼。以萬向節(jié)這個零件為例，其39碼編碼見圖6。具體介紹每一位字符，依次為“040621”表示采購日期是2004年6月21日，“2”表示成品，“3”表示機(jī)械類，“05”表示萬向節(jié)，“B30A”表示數(shù)量為230個，“07”表示供應(yīng)商是溫州市維塞克汽車部件有限公司，“B”表示采購員李楠，“2”為采購貨物的入庫位。
圖6 萬向節(jié)的條形碼
這樣一來，煩瑣的采購工作變得簡單起來，避免了手工操作帶來的誤操作，提高了工作效率。采購人員只需將當(dāng)天所進(jìn)貨物的信息由計算機(jī)設(shè)計好，再由條碼打印機(jī)打印出來，然后把制定好的條形碼信息標(biāo)簽打在所進(jìn)貨物上面，最后由工作人員用條碼掃描儀進(jìn)行掃描完成采購信息輸入工作，為采購管理信息化提供條件。
2 建立條碼采購管理信息系統(tǒng)
2.1 設(shè)計采購管理信息系統(tǒng)的功能模塊
采購管理的核心內(nèi)容是控制采購作業(yè)流程，最小采購成本。本文根據(jù)條形碼的優(yōu)點(diǎn)及企業(yè)采購部門的自身特點(diǎn)，設(shè)計了采購管理信息系統(tǒng)的6大功能模塊，以實現(xiàn)采購管理的信息化，提高企業(yè)的工作效率和管理水平。
這6大功能模塊包括5個管理模塊和1個查詢模塊。見圖7。
圖7 采購管理信息系統(tǒng)功能模塊圖
1)采購計劃管理：
采購計劃管理模塊能夠幫助企業(yè)輕松實現(xiàn)采購計劃編制、采購計劃管理及請購管理等，對于企業(yè)組織生產(chǎn)、平衡庫存起著重要的作用，主要功能有采購計劃產(chǎn)生、請購計劃合同、采購計劃終止。
2)采購訂單與合同管理：
采購定單與合同管理模塊憑借采購信息庫的信息和其它功能模塊的扶助，可以輕松實現(xiàn)在線合同簽定、合同管理、合同執(zhí)行狀態(tài)跟蹤等。它的主要功能有采購合同維護(hù)、采購訂單維護(hù)、訂單終止或取消以及訂單合同結(jié)案。
3)付款管理：
付款管理貫穿了采購業(yè)務(wù)的全過程，它的運(yùn)用可以嚴(yán)格規(guī)范財務(wù)用款申請和報銷程序。它的主要功能有訂單收貨處理、無訂單收貨處理、退換貨處理、采購過賬處理和更正處理。
4)供應(yīng)商管理：
供應(yīng)商管理是為合理確定采購方案服務(wù)的，并與其它功能模塊緊密相連。供應(yīng)商管理的主要功能有2方面，即可以實現(xiàn)供應(yīng)商動態(tài)維護(hù)其內(nèi)部信息和產(chǎn)品信息，也可以實現(xiàn)企業(yè)對供應(yīng)商的資信評估。這對于企業(yè)來說也很重要，它能夠為企業(yè)選擇合適的、可靠的供應(yīng)商。
5)操作員管理：
根據(jù)已知的信息對采購貨物進(jìn)行產(chǎn)品目錄管理和采購效果分析。產(chǎn)品目錄管理能夠幫助企業(yè)實時更新產(chǎn)品目錄，保證產(chǎn)品目錄的先進(jìn)性，以符合市場需要，為企業(yè)長期的可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略提供了有力的支持。采購效果分析主要用來幫助企業(yè)評估業(yè)務(wù)項目的采購效果，包括項目最終成本和項目質(zhì)量、供應(yīng)商合同履行質(zhì)量、采購人員績效等等。
6)綜合查詢和模糊查詢：
可以供操作員或企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行系統(tǒng)的采購查詢，以此進(jìn)行決策制定等活動。
2.2 實現(xiàn)采購管理信息系統(tǒng)
為了實現(xiàn)采購管理信息系統(tǒng)的6大功能，除了需要條碼技術(shù)為信息輸入提供方便、擴(kuò)展補(bǔ)充數(shù)據(jù)庫外，還必須依靠軟件的支持，即應(yīng)用程序的設(shè)計。本文采用Delphi開發(fā)采購管理信息系統(tǒng)，其主界面見圖8所示。主界面的工作流程：管理人員根據(jù)企業(yè)的要求計劃采購項目，并自動形成采購訂單與合同，在成功采購后付清貨款。管理人員還可以直接查詢某次采購，對供應(yīng)商實行管理，實現(xiàn)從計劃到進(jìn)貨的信息化管理。
圖8 采購管理信息系統(tǒng)界面
3 結(jié)語
條形碼技術(shù)的應(yīng)用，為企業(yè)實現(xiàn)采購管理信息化提供一個有力的支持工具，它在整個過程中起到了橋梁的作用，可以將所進(jìn)貨物的信息準(zhǔn)確的轉(zhuǎn)移到電腦當(dāng)中進(jìn)行儲存和操作應(yīng)用。尤其在指導(dǎo)企業(yè)科學(xué)采購進(jìn)貨、保持合理庫存結(jié)構(gòu)、加快資金周轉(zhuǎn)運(yùn)作速度等方面，都有極其重要的影響。條形碼的應(yīng)用既可節(jié)省了人力、物力，提高工作效率；又可以使采購工作更加科學(xué)有效，提高采購管理工作的信息化水平。
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本文標(biāo)題：基于條形碼的采購管理
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