什么是IT監(jiān)理與評(píng)估?
監(jiān)理這個(gè)職業(yè)來源于建筑行業(yè)，目的是為了規(guī)范土建工程，因?yàn)榻ㄖ|(zhì)量的好壞往往關(guān)乎民生。隨著信息化產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，信息化系統(tǒng)的重要性也日趨提升。在企業(yè)信息化建設(shè)過程中引進(jìn)IT監(jiān)理機(jī)制，這已逐漸成為了現(xiàn)代企業(yè)，特別是成長(zhǎng)型企業(yè)的共識(shí)。
而開展評(píng)估和持續(xù)改進(jìn)項(xiàng)目是企業(yè)信息化建設(shè)的必然選擇。隨著企業(yè)所面臨的內(nèi)、外部環(huán)境的逐步變化，企業(yè)的信息化建設(shè)過程將是一個(gè)持續(xù)改進(jìn)、不斷完善的過程，而絕非一次性的系統(tǒng)實(shí)施建設(shè)項(xiàng)目。
企業(yè)信息化建設(shè)是由日常的應(yīng)用管理和項(xiàng)目建設(shè)交替循環(huán)進(jìn)行的，如果將一個(gè)建設(shè)周期分為項(xiàng)目準(zhǔn)備、項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目驗(yàn)收、應(yīng)用提升四個(gè)階段，由于每個(gè)階段信息化工作的內(nèi)容不同，對(duì)IT監(jiān)理與評(píng)估也有不同的要求。IT監(jiān)理重在過程控制，而IT評(píng)估和持續(xù)改進(jìn)則是應(yīng)用提升階段的必然選擇。企業(yè)想要充分發(fā)揮信息化系統(tǒng)的功能和優(yōu)勢(shì)，就要根據(jù)企業(yè)所處環(huán)境的變化不斷地修正信息系統(tǒng)的目標(biāo)和要求，通過持續(xù)不斷的評(píng)估和改進(jìn)，制定相應(yīng)的推進(jìn)措施，使信息系統(tǒng)能夠適應(yīng)企業(yè)面對(duì)環(huán)境的變化所做出的改變，實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化建設(shè)的價(jià)值最大化。
因此，AMT咨詢結(jié)合過往IT監(jiān)理與評(píng)估項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)認(rèn)為：IT監(jiān)理與評(píng)估工作并非獨(dú)立運(yùn)作，而是相輔相成交替循環(huán)進(jìn)行的，在項(xiàng)目過程中IT監(jiān)理應(yīng)該充當(dāng)好“潤(rùn)滑劑”、“清障車”、“守門員”三個(gè)角色，進(jìn)而開展以業(yè)務(wù)為導(dǎo)向，持續(xù)改進(jìn)為目標(biāo)的IT評(píng)估。
IT監(jiān)理的方法
IT監(jiān)理在項(xiàng)目中的三重角色：潤(rùn)滑劑、清障車、守門員。
對(duì)項(xiàng)目全過程監(jiān)理所采取的方法可概括為“三控三管一協(xié)調(diào)”，具體指：三控，即進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、變更控制;三管，即合同管理、問題管理、文檔管理;一協(xié)調(diào)，即溝通協(xié)調(diào)。
1.進(jìn)度控制：為了保障項(xiàng)目進(jìn)度，要求承建單位在項(xiàng)目實(shí)施前通過周密分析，明確合理的工期和目標(biāo)，并制定完整的項(xiàng)目總體建設(shè)計(jì)劃;在項(xiàng)目建設(shè)過程中及時(shí)向甲乙雙方通報(bào)可能影響項(xiàng)目進(jìn)度的因素，制定分階段計(jì)劃，并按照分階段計(jì)劃使單項(xiàng)分階段目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)，最終保證項(xiàng)目總體的實(shí)現(xiàn)。
2.質(zhì)量控制：質(zhì)量控制貫穿于信息化建設(shè)項(xiàng)目的始末，遍及項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、建設(shè)準(zhǔn)備、實(shí)施、驗(yàn)收的全過程。包括關(guān)鍵里程碑及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等文檔的交付和驗(yàn)收，是項(xiàng)目成功的基本保障，需要監(jiān)理方進(jìn)行獨(dú)立客觀地的審核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并提示潛在風(fēng)險(xiǎn)、提出風(fēng)險(xiǎn)對(duì)策。
3.變更控制：在信息化建設(shè)過程中，對(duì)已確定的工作內(nèi)容、范圍、人員、時(shí)間、成本等做調(diào)整時(shí)會(huì)對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生大小不同的影響，此時(shí)，需要收集變更信息資料，對(duì)發(fā)生的所有變更情況按照一定的程序進(jìn)行處理，并對(duì)變更的內(nèi)容、方式、范圍、影響進(jìn)行評(píng)估和控制。
4.合同管理：合同管理對(duì)象是項(xiàng)目承建單位與業(yè)主單位之間簽訂的信息化建設(shè)項(xiàng)目合同。合同管理是進(jìn)行質(zhì)量控制、進(jìn)度控制和變更控制的重要保障，是監(jiān)理單位站在公正立場(chǎng)采取各種控制、協(xié)調(diào)與監(jiān)督措施，履行糾紛調(diào)解職責(zé)的依據(jù)。
5.問題管理：?jiǎn)栴}是指會(huì)給項(xiàng)目的進(jìn)度和質(zhì)量產(chǎn)生負(fù)面影響的事件任務(wù)等，監(jiān)理方應(yīng)該要求承建單位建立一套完整的問題處理和反饋機(jī)制，并督促執(zhí)行。這是一個(gè)項(xiàng)目實(shí)施方案是否成熟和全面的體現(xiàn)。
6.文檔管理：為保證項(xiàng)目信息的準(zhǔn)確性、完整性和可用性，為了在項(xiàng)目實(shí)施過程中信息交流有齊整的資料來源，為了項(xiàng)目管理及決策有判斷依據(jù)，良好規(guī)范的項(xiàng)目文檔管理工作非常重要。項(xiàng)目文檔管理主要從項(xiàng)目的文檔命名和文檔歸類來落實(shí)。
7.協(xié)調(diào)：作為協(xié)調(diào)的具體表現(xiàn)，交流與溝通是信息化項(xiàng)目建設(shè)必不可少的潤(rùn)滑劑，監(jiān)理方在工作開展過程中應(yīng)當(dāng)做好“翻譯”角色，確保甲乙雙方的溝通交流沒有歧義、障礙或者誤解，交流與溝通貫穿于整個(gè)信息化建設(shè)全過程，目的是為了把握項(xiàng)目進(jìn)度，就項(xiàng)目情況進(jìn)行有效交流，及時(shí)處理項(xiàng)目中遇到的問題，達(dá)成各項(xiàng)共識(shí)。
IT評(píng)估的方法
通過IT評(píng)估與持續(xù)改進(jìn)方法論來回答企業(yè)所做事情:是否正確，程度如何，怎樣改進(jìn)?
圖1 AMT評(píng)估與持續(xù)改進(jìn)方法論
企業(yè)信息化評(píng)估與持續(xù)改進(jìn)的重點(diǎn)包括評(píng)估信息化應(yīng)用階段、評(píng)估與改進(jìn)現(xiàn)有系統(tǒng)、規(guī)劃未來的新系統(tǒng)實(shí)施范圍三個(gè)方面。
1、評(píng)估企業(yè)信息化應(yīng)用階段：可以從系統(tǒng)應(yīng)用、投資回報(bào)率分析、管理提升等三個(gè)方面對(duì)管理信息系統(tǒng)的實(shí)施效果進(jìn)行評(píng)估，并以此作為下一階段工作開展的基礎(chǔ)。
2、評(píng)估與改進(jìn)現(xiàn)有系統(tǒng)：在明確了企業(yè)自身信息化建設(shè)所處階段的基礎(chǔ)上，企業(yè)可以根據(jù)不同階段，企業(yè)所定義的管理信息系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)不同進(jìn)行進(jìn)一步的評(píng)估，如根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)前期所建立的可量化的項(xiàng)目建設(shè)的目標(biāo)和成功標(biāo)準(zhǔn)，與項(xiàng)目建設(shè)后所取得的成效進(jìn)行對(duì)比，通過量化指標(biāo)的考核，可以準(zhǔn)確地知道企業(yè)信息化系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用成效，并將這些成效和企業(yè)面臨新環(huán)境下業(yè)務(wù)發(fā)展的需要進(jìn)行對(duì)比，找出業(yè)務(wù)發(fā)展所需的最為迫切的系統(tǒng)改進(jìn)點(diǎn)，從而為企業(yè)進(jìn)一步的系統(tǒng)功能增加和完善提供指導(dǎo)意見。
3、規(guī)劃未來的新系統(tǒng)實(shí)施范圍:根據(jù)企業(yè)目前信息化系統(tǒng)的使用能力，規(guī)劃出未來企業(yè)可以承受的新系統(tǒng)實(shí)施范圍。在不同的階段，對(duì)于企業(yè)整體信息能力有不同的要求，很多企業(yè)信息化實(shí)施的失敗經(jīng)驗(yàn)表明，脫離企業(yè)實(shí)際信息能力的信息系統(tǒng)實(shí)施成功率極低，或者中途而廢，或者僅僅應(yīng)用了整個(gè)系統(tǒng)的某個(gè)功能。
企業(yè)的信息系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，絕非一蹴而就，因此越來越多的企業(yè)在信息化建設(shè)過程中引進(jìn)IT監(jiān)理與評(píng)估機(jī)制來規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，這已逐漸成為了現(xiàn)代企業(yè)，特別是成長(zhǎng)型企業(yè)的共識(shí)。
IT監(jiān)理與評(píng)估案例：
企業(yè)引進(jìn)IT監(jiān)理和評(píng)估，很大程度是為了讓項(xiàng)目建設(shè)規(guī)范、合理，保障進(jìn)度與質(zhì)量。作為第三方，要以客戶的利益為出發(fā)點(diǎn)來開展工作，當(dāng)好潤(rùn)滑劑、清障車、守門員。
在xx集團(tuán)進(jìn)行IT監(jiān)理和評(píng)估項(xiàng)目時(shí)，遇到過這樣兩件事，分別代表了承建單位和業(yè)主單位的利益。
事件一：項(xiàng)目分兩部分，硬件設(shè)備到貨與軟件系統(tǒng)實(shí)施。當(dāng)所有硬件設(shè)備到貨后，承建單位提請(qǐng)業(yè)主支付硬件設(shè)備款，遇到了業(yè)主的分歧意見。AMT監(jiān)理項(xiàng)目組采取了以下兩個(gè)措施來解決：
1.先看合同，確認(rèn)現(xiàn)階段情況符合支付條件，并就此與業(yè)主溝通，達(dá)成共識(shí)。
2.請(qǐng)承建單位提交付款申請(qǐng)，作為監(jiān)理，我根據(jù)合同規(guī)定簽署付款意見，請(qǐng)業(yè)主付款。
這個(gè)事情在2天內(nèi)解決，承建單位順利收到硬件款。因?yàn)榻o予了承建單位一個(gè)及時(shí)的幫助，承建單位在此后的項(xiàng)目中都非常配合和支持監(jiān)理工作。
事件二：承建單位在投標(biāo)書中承諾的一項(xiàng)關(guān)鍵技術(shù)沒有實(shí)現(xiàn)，是關(guān)鍵技術(shù)。對(duì)此，作為監(jiān)理馬上召集承建單位和業(yè)主一起開了個(gè)臨時(shí)項(xiàng)目會(huì)議，明確此問題的處理方式。會(huì)后，以會(huì)議決議為根據(jù)，AMT監(jiān)理組出具了監(jiān)理意見。如下：
致：xx公司
……
2、在投標(biāo)書中承諾實(shí)現(xiàn)的單點(diǎn)登錄集成技術(shù)，未能實(shí)現(xiàn)，請(qǐng)于2011年9月25日前書面明確能否解決，如果不能解決，請(qǐng)說明原因;如果能解決，請(qǐng)?zhí)峤唤鉀Q方案，明確時(shí)間截止點(diǎn)，制定后續(xù)實(shí)施計(jì)劃，交xx集團(tuán)信息中心與AMT監(jiān)理與評(píng)估項(xiàng)目組確認(rèn)同意后執(zhí)行。
3、針對(duì)單點(diǎn)登錄集成技術(shù)問題，9月25日不能提交書面說明，視為不能解決。根據(jù)合同，承諾技術(shù)不能解決屬于合同違約，合同簽署雙方將按照合同規(guī)定執(zhí)行相應(yīng)條例。
……
在此壓力措施下，承建單位調(diào)集了很多資源，包括上�？偛康馁Y源來解決問題，最終成功實(shí)施完成。因?yàn)榻鉀Q了實(shí)際問題，業(yè)主對(duì)監(jiān)理的工作更加放心和認(rèn)可。
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本文標(biāo)題：企業(yè)如何開展IT監(jiān)理與評(píng)估
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