當(dāng)前也許在許多國內(nèi)的小公司甚至大的公司在信息化的征途中也許都會碰到軟件集成的問題，因為大家都期望的軟件統(tǒng)一、平臺統(tǒng)一似乎越是在大的公司越是難以實現(xiàn)，比如大家都熟悉的聯(lián)想、華為等都存在多種軟件并存的問題。隨而出現(xiàn)的各種專門提供接口的供應(yīng)商報價之高又令大家不敢輕易決斷。是否有部分簡易接口方式能夠初步滿足我們當(dāng)前的使用需求呢，下面我就簡述一個國外ERP和國內(nèi)財務(wù)軟件的接口方案與大家共享。   
  
　　也許你會問，一個國外ERP本身已經(jīng)具備完善而嚴(yán)謹(jǐn)?shù)呢攧?wù)模塊，為什么還要與國內(nèi)財務(wù)軟件作接口或數(shù)據(jù)傳遞呢？這也是我首先要闡明的一個問題，國外ERP的成本管理蘊含著西方管理會計的內(nèi)容，而財務(wù)模塊也使很多中國的財務(wù)人員不適應(yīng)，舉一個簡單的功能來說，國內(nèi)財務(wù)軟件都又反過帳、預(yù)過帳等功能，而這些在國外ERP的財務(wù)模塊中都是不存在，但其優(yōu)秀的物流和成本管理等是目前國內(nèi)ERP軟件所缺乏的。但是在此我們就不討論二者的優(yōu)劣或管理水平思想觀念之類的話了，下面我就二者集成的幾種方案談?wù)勎业目捶ú⒕鸵粋�已經(jīng)實現(xiàn)的實例做簡單刨析。  
  
　　一、集成方案分析  
  
　　物流與資金流本是密不可分的，在企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營過程中的任何活動都有相應(yīng)的成本費用或收益生成，同時產(chǎn)生相應(yīng)的各種單據(jù)為憑據(jù)。ERP物料系統(tǒng)在生產(chǎn)經(jīng)營的各個環(huán)節(jié)都能夠提供原始憑證明細(xì)，如果能夠經(jīng)過分類匯總，以某種便利的方式提供給財務(wù)軟件，以方便其進(jìn)行帳務(wù)處理也就達(dá)到了基本集成的目的。下面就介紹三種可能的接口方式：  
  
　　方案一：傳遞憑單  
  
　　1.系統(tǒng)總體應(yīng)用模式（圖）  
　　　

  
  
　　這種方案是：物流系統(tǒng)使用ERP系統(tǒng)，財務(wù)處理使用普通財務(wù)軟件。  
  
　　這樣的做法基本上避免了兩個軟件各自的缺點，使它們各自的優(yōu)點得到了充分的應(yīng)用，因為ERP系統(tǒng)截去財務(wù)部分，仍不失為一個完美的物流和成本管理系統(tǒng)，而普通財務(wù)軟件本來就是手工做帳，傳遞憑單對其現(xiàn)有的功能沒有任何影響。  
  
　　接口功能簡述：  
  
　　日常訂單管理、采購管理、存貨管理、生產(chǎn)管理、成本核算等使用ERP系統(tǒng)進(jìn)行處理，而往來帳、總帳、報表等可以用普通財務(wù)軟件進(jìn)行處理，但有一點是計劃人員和財務(wù)人員之間必須加強配合，使用計算機自動傳遞憑單和數(shù)據(jù)。  
  
  
　　數(shù)據(jù)接口簡述：  
  
　　存貨：依據(jù)普通財務(wù)系統(tǒng)的需求，ERP系統(tǒng)每月輸出相關(guān)報表，然后，根據(jù)這些報表在普通財務(wù)系統(tǒng)做出相應(yīng)手工憑證；  
  
　　生產(chǎn)成本：ERP系統(tǒng)中車間日記帳時實的傳遞給普通財務(wù)系統(tǒng)；  
  
　　應(yīng)付帳款：供應(yīng)商到票后，在ERP系統(tǒng)中處理暫估，同時生成憑單，把生成憑單時實的傳遞給普通財務(wù)系統(tǒng)，然后在普通財務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行審核和追加必要的參考信息，同時ERP系統(tǒng)隨時可以輸出供應(yīng)商暫估明細(xì)和匯總數(shù)；  
  
　　應(yīng)收帳款：訂單發(fā)貨后，對客戶開票或生成借項、貸項通知單，把生成的發(fā)票及借項、貸項通知單時實的傳遞給普通財務(wù)系統(tǒng)，然后在普通財務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行審核和追加必要的參考信息，同時ERP系統(tǒng)隨時可以輸出客戶未開票報告；  
  
　　數(shù)據(jù)一致性：  
  
　�。�1）.ERP系統(tǒng)添加供應(yīng)商、客戶的同時，把供應(yīng)商、客戶信息時實的復(fù)制到普通財務(wù)系統(tǒng)中；  
　　（2）. ERP系統(tǒng)在向普通財務(wù)系統(tǒng)傳遞憑單時，檢索對應(yīng)的供應(yīng)商或客戶的信息，若無此供應(yīng)商或客戶，復(fù)制該供應(yīng)商或客戶到普通系統(tǒng)中；  
　�。�3）. 普通財務(wù)系統(tǒng)中添加其他類型的供應(yīng)商、客戶時，把供應(yīng)商、客戶信息時實的復(fù)制到ERP系統(tǒng)中；  
　�。�4）. 普通系統(tǒng)中添加會計科目時，同時復(fù)制到ERP系統(tǒng)會計科目表中。  
  
　　2.接口目標(biāo)  
  
　　ERP處理：存貨、生產(chǎn)成本、暫估等  
  
　　普通財務(wù)系統(tǒng)處理：總帳、往來帳等，存貨和生產(chǎn)成本在此只有匯總數(shù)據(jù)  
  
　　3.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)接口方式  
　　

  
  
　　4.優(yōu)點與缺點  
  
　　優(yōu)點：  
  
　　◆ 物流與資金流 運行同步、數(shù)量一致、帳務(wù)細(xì)化  
　　◆ 財務(wù)人員基本不進(jìn)行ERP應(yīng)用操作  
　　◆ 帳務(wù)處理方式不變；  
　　◆ 節(jié)省部分輸入憑證的時間  
　　◆ 對計劃人員有了監(jiān)督功能  
　　◆ 技術(shù)實現(xiàn)簡單可行  
  
　　缺點：  
  
　　◆ 維護基礎(chǔ)數(shù)據(jù)一致較為困難  
　   
　　方案二：傳遞憑證  
  
　　1．系統(tǒng)總體應(yīng)用模式（圖）  
　　

  
  
　　這種方案是：物流系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)收應(yīng)付都使用ERP系統(tǒng)，總帳管理、借款管理、財務(wù)結(jié)轉(zhuǎn)和財務(wù)報表等使用普通財務(wù)軟件。  
  
　　這樣的做法上保持了ERP物流系統(tǒng)的完整性，基本上保持了財務(wù)部分的主要功能，物流和資金流嚴(yán)格同步和統(tǒng)一，報表和總帳則使用普通財務(wù)軟件。  
  
　　每月月末，把ERP的所有相關(guān)日記帳自動傳遞給普通財務(wù)軟件，這樣ERP系統(tǒng)和普通財務(wù)軟件都有完整的應(yīng)收應(yīng)付明細(xì)帳，但每月應(yīng)收應(yīng)付的初始憑證的生成或調(diào)整必須在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行，也就是說在進(jìn)行總帳處理之前，應(yīng)收應(yīng)付憑證以ERP系統(tǒng)為準(zhǔn)，如果要查某個供應(yīng)商或客戶的往來明細(xì)，兩個系統(tǒng)都可進(jìn)行查找，比較方便；另外， ERP系統(tǒng)中總帳將不完整，而普通財務(wù)軟件存有完整的財務(wù)數(shù)據(jù)，日常事務(wù)（應(yīng)收應(yīng)付之外）管理主要使用普通財務(wù)軟件。同上方案一樣，計劃人員和財務(wù)人員之間必須加強配合，使用 計算機自動傳遞憑單和數(shù)據(jù)。  
  
　　數(shù)據(jù)接口簡述  
　  
　　存貨、生產(chǎn)成本：采購日記帳、庫存日記帳、車間日記帳、訂單日記帳每月進(jìn)行一次壓縮后，傳遞給普通財務(wù)系統(tǒng)；  
  
　　應(yīng)付帳款：所有的應(yīng)付、付款、預(yù)付業(yè)務(wù)在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行操作，月末將供應(yīng)商應(yīng)付、付款明細(xì)傳遞給普通財務(wù)系統(tǒng); ERP系統(tǒng)有完整的應(yīng)付明細(xì)帳，總帳不完整，而普通財務(wù)系統(tǒng)中也有完整的應(yīng)付明細(xì)帳和總帳；  
  
　　應(yīng)收帳款：所有的應(yīng)收、收款、預(yù)收業(yè)務(wù)在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行操作，月末將客戶應(yīng)收、收款明細(xì)傳遞給普通財務(wù)系統(tǒng); ERP系統(tǒng)有完整的應(yīng)收明細(xì)帳，總帳不完整，而普通財務(wù)系統(tǒng)中也有完整的應(yīng)收明細(xì)帳和總帳；  
  
　　數(shù)據(jù)一致性：  
  
　　（1）.ERP系統(tǒng)添加供應(yīng)商、客戶的同時，把供應(yīng)商、客戶信息時實的復(fù)制到普通系統(tǒng)中；  
　　（2）. ERP系統(tǒng)在向普通系統(tǒng)傳遞往來憑證時，檢索對應(yīng)的供應(yīng)商或客戶的信息，若無此供應(yīng)商或客戶，復(fù)制該供應(yīng)商或客戶到普通系統(tǒng)中；  
　�。�3）.普通系統(tǒng)中添加其他類型的供應(yīng)商、客戶時，把供應(yīng)商、客戶信息時實的復(fù)制到ERP系統(tǒng)中;  
　�。�4）. 普通系統(tǒng)中添加會計科目時，同時復(fù)制到ERP系統(tǒng)會計科目表中。  
  
　　2．接口目標(biāo)  
  
　　ERP處理：存貨、生產(chǎn)成本、暫估、往來帳等  
　　普通處理：所有財務(wù)數(shù)據(jù)  
　　  
　　3．基礎(chǔ)數(shù)據(jù)接口方式  
    

  
    
　　4．優(yōu)點與缺點  
  
　　優(yōu)點：  
　　◆ 物流與資金流 運行同步、數(shù)量一致、帳務(wù)細(xì)化  
　　◆ 查賬方便  
　　◆ 普通系統(tǒng)中有完整準(zhǔn)確的財務(wù)數(shù)據(jù)  
　　◆ 對計劃人員有了監(jiān)督功能  
　　◆ 結(jié)轉(zhuǎn)、反接轉(zhuǎn)方便  
  
　　缺點：  
　　◆ 財務(wù)人員進(jìn)行ERP應(yīng)用操作;  
　　◆ 應(yīng)收沖應(yīng)付必須引用過渡科目  
　　◆ 不能反過帳；  
　　◆ 部分科目數(shù)據(jù)兩分，只有月末傳遞數(shù)據(jù)以后才能直接查看發(fā)生數(shù)和余額  
　　◆ 技術(shù)實現(xiàn)比較復(fù)雜。  


　　方案三：同時使用（不做接口程序）  
  
　　1．系統(tǒng)總體應(yīng)用模式（圖）  
　　

  
  
　　這種方案是：物流系統(tǒng)（包括成本管理）使用ERP系統(tǒng)，財務(wù)處理使用普通財務(wù)軟件。這樣的做法基本上避免了兩個軟件各自的缺點，使它們各自的優(yōu)點得到了充分的應(yīng)用，因為ERP系統(tǒng)截去財務(wù)部分，仍不失為一個完美的物流和成本管理系統(tǒng)，而普通財務(wù)軟件系統(tǒng)不受任何影響，財務(wù)人員業(yè)務(wù)方式不變，工作模式不變。也就是說，日常訂單管理、采購管理、存貨管理、生產(chǎn)管理、成本核算等使用ERP系統(tǒng)進(jìn)行處理，只是每月月底，計劃人員和倉庫人員可以依靠ERP系統(tǒng)給財務(wù)部門提供比以往更可靠和可信的做帳依據(jù)。  
  
　　2．接口目標(biāo)  
  
　　ERP處理：存貨、生產(chǎn)成本、暫估等  
  
　　普通處理：除存貨、生產(chǎn)成本、暫估以外的所有財務(wù)數(shù)據(jù)  
  
　　3．?dāng)?shù)據(jù)接口簡述  
  
　　存貨、生產(chǎn)成本等：依據(jù)普通財務(wù)系統(tǒng)的需求，ERP系統(tǒng)每月輸出相關(guān)報表，然后，根據(jù)這些報表或匯總數(shù)據(jù)在普通財務(wù)系統(tǒng)做出相應(yīng)手工憑證；  
  
　　4．優(yōu)點與缺點  
  
　　優(yōu)點：  
  
　　◆ 財務(wù)人員不作ERP應(yīng)用操作；  
　　◆ 帳務(wù)處理方式未發(fā)生變化；  
　　◆ 物流管理得到了優(yōu)化  
　　◆ 不用開發(fā)程序  
  
　　缺點：  
  
　　◆ 物流與資金流的不統(tǒng)一  
　　◆ 財務(wù)部分?jǐn)?shù)據(jù)不嚴(yán)格  
　　◆ ERP部分帳務(wù)不能沖銷  
　　◆ 所有憑證都必須手工錄入普通  
　  
　　問題綜述：  
  
　　不論那一種方案，我們都會面對一個共同的業(yè)務(wù)問題（只用ERP或只用普通也會存在同樣的問題）：原來，計劃人員或倉庫管理人員在完成某個業(yè)務(wù)以后，手工記錄且手工傳遞做帳憑據(jù)到財務(wù)部門，他們之間的接口是松散的或不嚴(yán)格的，換句話說，原來這部分工作的管理是不細(xì)的或者說是粗放的，所以財務(wù)部門也就無法采取優(yōu)質(zhì)的算法精確計算物料成本精確核算成品成本。   
  
　　要把手工傳遞做帳憑據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C自動傳遞做帳憑據(jù)不僅僅是程序或軟件的問題，也有業(yè)務(wù)方式轉(zhuǎn)變的問題，計劃人員必須及時提供相對標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)讓計算機傳遞給財務(wù)部門，便于財務(wù)部門做帳；而財務(wù)部門必須及時以合適的方式準(zhǔn)確核對和修改計算機自動生成的憑證，兩方必須協(xié)調(diào)一致的進(jìn)行工作。所以要達(dá)到帳務(wù)的細(xì)化和管理水平上的提高，恰當(dāng)進(jìn)行部分業(yè)務(wù)方式的轉(zhuǎn)變將是必須的。  
  
　　如果這個問題處理不得當(dāng)，再好的接口都將不能使用，這將是解決接口問題中必須注意的一個問題  
  
　　附：1  
　　

  
  
　　二、集成實例剖析  
  
　　我們公司使用方案一已經(jīng)對實現(xiàn)了一種國外ERP與金蝶財務(wù)軟件的接口，下圖顯示了ERP與普通財務(wù)集成業(yè)務(wù)示意圖。左面的橢圓所包括的內(nèi)容是ERP物流管理所涉及的范圍，右面的橢圓所包括的內(nèi)容是普通財務(wù)管理的涉及的范圍，交叉部分是二者集成的數(shù)據(jù)接口部分，主要是各種報表、財務(wù)原始憑證。ERP系統(tǒng)實現(xiàn)銷售管理、生產(chǎn)管理、BOM管理、存貨管理及采購計劃管理等，及時為財務(wù)部門提供生產(chǎn)經(jīng)營過程中發(fā)生的各種單據(jù)、及原材料半成品、成品的成本明細(xì)。在ERP物流管理中可以看到有個小方框MRP運算，這是ERP系統(tǒng)的核心功能之一，它用來協(xié)調(diào)生產(chǎn)和采購、庫房、銷售等。普通系統(tǒng)實現(xiàn)應(yīng)收帳、應(yīng)付帳、成本管理、差旅費管理、總帳、固定資產(chǎn)管理、財務(wù)結(jié)算以及轉(zhuǎn)賬處理等，除部分明細(xì)報表外的所有財務(wù)報表全部由普通系統(tǒng)輸出。其中應(yīng)收、應(yīng)付帳和成本管理要使用ERP系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)。  
  
　　

  
　　在企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營過程中，涉及兩個系統(tǒng)的單據(jù)和報表傳遞的主要活動如下：  
  
　　在收到客戶訂單后，市場部把客戶信息、合同號、合同金額、產(chǎn)品類型、數(shù)量、要求交貨期等參數(shù)錄入ERP系統(tǒng)；對已發(fā)貨訂單，月末打印當(dāng)月主營業(yè)務(wù)成本報表和主營業(yè)務(wù)收入報表送財務(wù)部門。  
  
　　采購到貨，倉庫人員進(jìn)行采購接收，同時打印出采購接收單，整理后送采購計劃員處；如有其它收發(fā)，月末把所有其他收發(fā)料單直接送財務(wù)部門，打印當(dāng)月收發(fā)存報表送財務(wù)部門。  
  
　　供應(yīng)商發(fā)票到票，采購人員核對發(fā)票與采購接收單，然后把采購接收單和發(fā)票 一起送財務(wù)，財務(wù)人員在ERP系統(tǒng)對送來的發(fā)票和采購接收單進(jìn)行審核，審核結(jié)束在普通生成應(yīng)付憑證。月底，所有未到票清單形成暫估明細(xì)報表，送財務(wù)部門做暫估帳。  
  
　　生產(chǎn)中，每道工序完成后都要報完工，系統(tǒng)把各種費用計入生產(chǎn)成本，月末需要整理和計算當(dāng)月生產(chǎn)中所發(fā)生的生產(chǎn)成本－直接材料、生產(chǎn)成本－直接人工和生產(chǎn)成本－制造費用；月末仍沒有報完工的所有在制品就形成在制明細(xì)表，需送財務(wù)部門進(jìn)帳。  
  
　　銷售部門開發(fā)貨通知單、提貨單等，送貨人員執(zhí)提貨單到倉庫提貨；倉庫人員做訂單發(fā)貨，同時打印訂單發(fā)貨單，送財務(wù)部門，財務(wù)部門開銷售發(fā)票，財務(wù)人員在ERP系統(tǒng)對訂單進(jìn)行審核，審核結(jié)束在普通生成應(yīng)收憑證。  
  
　　以上只是資金流動過程的一個實例，如果財務(wù)部門也參與操作ERP系統(tǒng)，更多報表可由財務(wù)部門打印和輸出，就不需要其他部門提交了。在此過程中，單據(jù)和報表產(chǎn)生的情況和時間如下：  
　　

  
  
　　由上表可以看到，只有在與應(yīng)收、應(yīng)付有直接關(guān)系的發(fā)貨單、采購接收單和發(fā)票需要隨時輸出，其他報表和數(shù)據(jù)一個月傳遞一次。原因是財務(wù)要及時根據(jù)發(fā)貨單來開發(fā)票做應(yīng)收帳，根據(jù)采購接收單和供應(yīng)商發(fā)票來做應(yīng)付帳。而收款、付款、預(yù)收、預(yù)付、差旅費管理、轉(zhuǎn)賬等都隨時在普通中進(jìn)行統(tǒng)一管理，與ERP沒有直接的關(guān)系。  
  
　　集成效果  
  
　　a) 物流與資金流同步運行、數(shù)量一致、帳務(wù)細(xì)化  
　　b) 財務(wù)人員僅在ERP進(jìn)行采購單、訂單的審核操作，打印成本明細(xì)報表  
　　c) 帳務(wù)處理都在普通中進(jìn)行  
　　d) 由財務(wù)人員審核生成的應(yīng)收憑證、應(yīng)付憑證不用手工輸入  
　　e) 所有的記賬憑證都可以從普通中打印機制憑證  
　　f) 財務(wù)人員可以對計劃人員、倉庫管理員、價格管理員實現(xiàn)有效的監(jiān)督功能  
　　g) 技術(shù)實現(xiàn)簡單可行，僅涉及系統(tǒng)的兩個數(shù)據(jù)表  
　　h) 即使這兩個表在系統(tǒng)升級時發(fā)生了改變，程序也只需作部分簡單修改  
　  
　　這樣的做法基本使兩個系統(tǒng)各自的優(yōu)點得到了充分的應(yīng)用，因為ERP系統(tǒng)截去財務(wù)部分，仍不失為一個完美的物流和成本管理系統(tǒng)，而普通財務(wù)軟件則是處理中國財務(wù)的典范，傳遞數(shù)據(jù)對其現(xiàn)有的功能沒有任何影響。   

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本文標(biāo)題：ERP軟件與普通財務(wù)軟件接口方式的討論

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