一、背景
根據(jù)我們多年來的參觀和了解，國外ERP好像都沒有倉庫收發(fā)存報告或財務(wù)收發(fā)存報告這個說法，但在中國幾乎所有的財務(wù)人員每月化費大量時間，一定要出的一個報告就是收發(fā)存報告，當我們已經(jīng)購買并實施了國外ERP后，由于中國財務(wù)人員已習慣使用其作為每月的物資流動統(tǒng)計分析報表，他們?nèi)匀灰笙到y(tǒng)必須能夠提供完美的收發(fā)存報告，為此從國外ERP中國代理商到各級使用者，都在原ERP的基礎(chǔ)上探索和開發(fā)適合中國財務(wù)人員使用財務(wù)收發(fā)存報表，但推廣和使用情況一直不是很理想。
從理論上分析，財務(wù)收發(fā)存是一個極其簡單的計算，就是記錄一個公司每月月初的庫存數(shù)量金額、當月出入庫數(shù)量金額及月底結(jié)存的數(shù)量金額。而國外ERP系統(tǒng)對每一比材料的收發(fā)都有詳細的記錄，做個簡單的累加不就行了，其實并不這么簡單，究其原因：即有算法的差別、軟件的局限也有操作不當?shù)膯栴}及網(wǎng)絡(luò)故障等問題。但值得高興的是，經(jīng)過兩年多的摸索，我們已經(jīng)找到了一個成功的解決方案，目前已經(jīng)在多個子公司使用并得到驗證和認可，下面就以ERP財務(wù)收發(fā)存其問題分析和解決方法等方面進行詳細的說明。
二、問題分析
1.財務(wù)人員使用ERP收發(fā)存的基本要求
●系統(tǒng)報表本身每類每月月初金額必須等于上月月末金額；
●如果存在計算差異，特別是退貨等，需提供差異報表；
2.原財務(wù)手工收發(fā)存與ERP軟件財務(wù)收發(fā)存記賬方式的區(qū)別
3.在國外ERP軟件中開發(fā)收發(fā)存的局限性
●SYMIX數(shù)據(jù)庫不記錄物料某歷史時刻的庫存數(shù)量和金額；
●SYMIX收發(fā)記錄與基礎(chǔ)物料的緊密相關(guān)性；
4.即時移動加權(quán)平均法在ERP中的基本計算規(guī)則
●在“采購入庫”和“其它接收”時做移動平均計算；
●在“作業(yè)發(fā)料”、“訂單發(fā)貨”、“其它發(fā)出”時都以當前成本出庫；
●在“作業(yè)退料”、“訂單退貨”時，不做移動加權(quán)平均計算，以當前成本入庫；
●在“采購?fù)素洝睍r以當前成本出庫，不做反向移動平均計算。
5.其它影響收發(fā)存報表的情況
由于收發(fā)存計算的基礎(chǔ)是某段時間所有的采購類物料收發(fā)記錄，如果不能夠保證這些數(shù)據(jù)的完整性，將導(dǎo)致數(shù)據(jù)的不一致，主要包括以下幾類：
●四舍五入的問題
●物料刪除
●修改物料編碼
●修改物料類型（制造的/采購的）
●修改物料分類（核算分類）
●系統(tǒng)時鐘不正確
●物料處理日志丟失或意外刪除
明白了算法的規(guī)則和區(qū)別并知道了可能出現(xiàn)的問題，我們就可以想辦法克服軟件本身的局限性，自動完善和處理意外情況，保證報告的完整和一致，方案見下文。
三、解決方案
1.程序設(shè)計原理
原理簡述：完全靠國外ERP軟件系統(tǒng)本身每月月底的物料編碼狀況和收發(fā)存記錄進行倒推計算，幾乎不可能滿足財務(wù)靠其記賬的要求，這都是因為國外ERP軟件本身的兩個局限性造成的，但在不違背其原計算規(guī)則的前提下，要打破其原有的局限性，并在一定程度上克服或解決所有影響收發(fā)存的可能情況，并非完全沒有可能，就是在國外ERP軟件數(shù)據(jù)庫中新建數(shù)據(jù)存儲表或另外新建一種其它類型的數(shù)據(jù)庫，能夠在每月月底或每次計算后存儲當前物料類型、數(shù)量和金額，然后再靠程序倒推計算本月收發(fā)存，通過與上月物料類型、數(shù)量和金額的比較，推斷出問題的原因，然后靠程序自動解決或提示財務(wù)人員手工調(diào)整，保證財務(wù)收發(fā)存計算的平衡。
前提條件：在上述原理下本方法還必須具備一定的前期條件，就是財務(wù)人員必須認可ERP系統(tǒng)物料月底結(jié)存數(shù)量和成本，即必須承認ERP系統(tǒng)當前庫存的準確率；并認同各種退貨差異；
2.程序和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)表說明
本方案需要一個主程序和兩個輔助程序及四個數(shù)據(jù)表來完成。
主程序：主程序可反復(fù)計算從上次結(jié)算日期至今任何一段時間的財務(wù)收發(fā)存狀況，并完成數(shù)據(jù)比較、問題分析、問題推測、問題記錄、問題提示和自動平衡的功能，系統(tǒng)發(fā)生何種人為或系統(tǒng)錯誤，都能保證當月財務(wù)收發(fā)存與上月數(shù)據(jù)的一致和本月收發(fā)存的完整；
輔助程序A：本程序主要完成數(shù)據(jù)月底結(jié)存處理，以便數(shù)據(jù)瀏覽、數(shù)據(jù)對比和問題處理，結(jié)存程序有一個結(jié)存限制，即：每個日期之前的收發(fā)記錄只能結(jié)存一次，且結(jié)存日期必須是主程序剛剛計算完畢的截止日期；
輔助程序B：本程序可方便快捷瀏覽歷史收發(fā)存記錄；
數(shù)據(jù)表A：用于存儲每月月底所有采購件的月底信息，并用于反復(fù)計算本月數(shù)據(jù)的臨時存儲表和比較分析表；本表記錄數(shù)據(jù)在一定程度上不會增大；
數(shù)據(jù)表B：用于存儲歷史收發(fā)存記錄，本數(shù)據(jù)表記錄會不斷增多；
數(shù)據(jù)表C：用于記錄每次收發(fā)存計算問題對比和處理的記錄，本數(shù)據(jù)表記錄會不斷增多；
數(shù)據(jù)表D：用于每月月底所有制造件種類和型號，本表記錄數(shù)據(jù)在一定程序上不會增大；
3.程序中的問題分析、數(shù)據(jù)平衡及處理方法
既然主程序保持了每次收發(fā)存計算都與上月數(shù)據(jù)完全一致，那么各種影響收發(fā)存的情況是如何處理的呢？
●四舍五入的問題（隱藏）
每個物料倒推期初金額如果與上月月底金額差異小于±0.1元，程序就把此差異自動挪入入庫金額中。因為在ERP移動平均算法中除不盡是很正常的事，所以四舍五入的差異就很正常；
●物料發(fā)料后被刪除（隱藏）
物料上月月底還有數(shù)量和金額，但當前如果一定被刪除，一定是發(fā)料后被刪除了，因為SYMIX中是不能刪除有數(shù)量的物料，所以，程序中就自動補充出庫數(shù)量和金額，幫助系統(tǒng)延續(xù)本物料的存在性，但到下個月也會被刪除；
●修改物料編碼（隱藏）
如果有人修改了一種物料的編碼（舊物料發(fā)料后刪除，新增一個新物料，再以同樣數(shù)量和金額收回），程序補充舊物料發(fā)出記錄保證原物料收發(fā)平衡即可，本月收發(fā)存中新舊物料會同時出現(xiàn)與報表中；
●修改物料類型（制造的/采購的）（顯示）
由于財務(wù)收發(fā)存是采購件的收發(fā)存，如果隨意變更有庫存的物料的類型，將直接導(dǎo)致當前庫存金額（月末金額）的增加或減少，所以程序，對于把采購件改成制造件的，自動補充發(fā)料記錄保持收發(fā)平衡，對于把制造件改為采購件的將自動假設(shè)其為當月新增物料，自動補充收了記錄，保持收發(fā)平衡，在平衡的前期下，給出變動提示，讓財務(wù)人員來審核變動的真實性；
●修改物料分類（產(chǎn)品分類）（顯示）
如果修改了一個物料的產(chǎn)品分類，首先是，它對整個倉庫的收發(fā)存的平衡和與上月數(shù)據(jù)的一致沒有影響，但影響了兩個產(chǎn)品分類的收存存，程序?qū)Υ畏N情況保持不變，但把此變動提示給財務(wù)人員，讓財務(wù)人員來審核變動的真實性；
●系統(tǒng)時鐘不正確或物料處理日志丟失或意外刪除（隱藏）
如果客戶段時鐘嚴重失真或網(wǎng)絡(luò)狀況十分惡劣，將會導(dǎo)致收發(fā)記錄的轉(zhuǎn)移或丟失，對此種情況，系統(tǒng)將自動補充完善其發(fā)料或收料記錄，保證收發(fā)存的平衡及與上月數(shù)據(jù)的一致，同時記錄不一致的情況；
●所有收發(fā)存物料（采購類）的自動監(jiān)督（顯示）
主程序還有一個功能是對所有采購件在系統(tǒng)中的使用情況進行監(jiān)測，如果發(fā)現(xiàn)其有類似制造件使用狀況，比如：對定義為采購件的物料下達有作業(yè)單等，將提示財務(wù)人員給予核實。
其它說明：帶“隱藏”標記標示，此問題處理在報表中不顯示，財務(wù)人員看不到，財務(wù)人員只能看到“顯示”標記的問題處理和物料說明。系統(tǒng)管理員有權(quán)對隱藏類標示記錄進行問題分析，看是操作原因還是網(wǎng)絡(luò)原因等，并對用戶提出改進意見，不斷完善操作和系統(tǒng)，不斷減少錯誤記錄。
4.輔助報表（采購?fù)素洸町悎蟊恚鳂I(yè)退貨差異報表，訂單退貨差異報表）
在國外ERP系統(tǒng)中，如果使用移動平均法進行成本核算，根據(jù)其計算法則，如果一個物料采購價相對比較穩(wěn)定，無論有多少次退貨或退料，都不會產(chǎn)生多大的差異，但如果因為手工錯誤等原因?qū)⒖赡軐?dǎo)致某物料當前成本過高或過低，雖然在新的收發(fā)存程序條件下，此種錯誤不會影響收發(fā)存的平衡和數(shù)據(jù)的一致性，但有必要給出報表和提示，防止各種差異向生產(chǎn)成本等的轉(zhuǎn)移；
由于國外ERP系統(tǒng)對各種退貨退料差異都有詳細記錄，可用各種瀏覽工具或直接的報表程序來監(jiān)測即可。
四、綜述
據(jù)了解，有個公司每月就為了物料的成本核算和出收發(fā)存報告，每月要耗費3個人力化費1周以上的時間去把收發(fā)料單錄入到一個計算程序中，其正確性也沒法驗證，物料的負成本負金額是常見的，還有一個公司某類物料手工計算出當月暫估競為負三十多萬，這些都是信息化程度過低的一些表現(xiàn)，實施ERP給他們帶來了成本透明化、快速化和減輕勞動強度的可能，但他們對新的軟件和管理模式可能還不適應(yīng)，工人的素質(zhì)問題也不能即刻得到提高。財務(wù)收發(fā)存就是ERP實施中的問題表現(xiàn)之一，可你不解決這個問題，他就寧可化上十天半月來手工計算，但在此我們就不討論ERP實施策略和領(lǐng)導(dǎo)支持力度等問題了，總之任何革新都不是件容易的事。
總之，雖然上述方案，基本上解決了收發(fā)存數(shù)據(jù)的平衡和一致性問題，但操作失誤、流程問題和管理制度其實是問題的真正根源，錯誤的隱藏和自動智能處理并不是我們的最終目的，我們的最終目標是提高企業(yè)的信息化程度、提高企業(yè)的管理水平，類似收發(fā)存問題的還有很多。希望所有同行有信息共享，共同為中國企業(yè)的信息化盡一分自己的力量。最后我們要說的是：盡管前途坎坷，但我們永不言敗。
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