互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展給世界帶來(lái)了翻天覆地的變化，不僅改變了人類的生活和工作方式，同樣也顛覆了人們對(duì)傳統(tǒng)文件和檔案的認(rèn)知。如今，行政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位都開(kāi)始推行“無(wú)紙化”辦公，以提高工作效率及踐行綠色環(huán)保理念，由此形成了海量的電子文件，在這一過(guò)程中，如何采用專業(yè)方法和現(xiàn)代化技術(shù)。對(duì)電子文件中的有用信息進(jìn)行發(fā)掘、采集、加工、存儲(chǔ)、傳輸和利用，從而實(shí)現(xiàn)作為檔案的價(jià)值，這一問(wèn)題已經(jīng)成為擺在檔案管理工作者面前的一道壁壘。此時(shí)，“云”的出現(xiàn)給檔案工作者帶來(lái)了突破壁壘的捷徑。首先，“云”可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)海量化，提供了超大容量的網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)空間，解決了電子文件最基本的存儲(chǔ)問(wèn)題；其次，實(shí)現(xiàn)了查找簡(jiǎn)單化和搜索信息精準(zhǔn)化，利用簡(jiǎn)單的終端設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)就可在海量電子文件中迅速精準(zhǔn)地獲取所需數(shù)據(jù)；最后，實(shí)現(xiàn)了最大化的共享能力，集合不同渠道的資源以尋求最大的利用。這些優(yōu)點(diǎn)都和檔案管理的終極目的一“利用”息息相關(guān)。

    究竟什么是“云”，Vaquero等在總結(jié)了20余種不同的定義基礎(chǔ)上，給出了—個(gè)綜合性的概念，認(rèn)為“云”類似于—個(gè)易于使用和訪問(wèn)的虛擬資源池(如硬件，發(fā)展平臺(tái)或服務(wù))，這些資源可以根據(jù)負(fù)載情況動(dòng)態(tài)調(diào)整，從而優(yōu)化資源的使用效率，該資源池通常由基礎(chǔ)設(shè)施供應(yīng)商按照用戶服務(wù)水平協(xié)議以即付即用模式開(kāi)發(fā)完成。

    既然“云”有如此多的顯著優(yōu)勢(shì)，檔案工作者是否可以利用“云”來(lái)處理數(shù)量劇增的電子文件，以提高工作效率呢?作出決定之前，需要知己知彼，必須首先了解“云”是如何存儲(chǔ)電子文件的?

一、“云”中電子文件的存儲(chǔ)模式

    通常，區(qū)分不同云服務(wù)的方法是將其分層，如軟件式服務(wù)(Software as a Service，SaaS)、平臺(tái)式服務(wù)(Platform as aService，PaaS)和基礎(chǔ)設(shè)施式服務(wù)(Infrastructure as a Service，Iaas)。在分層模型中，每一層都建立在下一層的服務(wù)基礎(chǔ)上，而同時(shí)又為上一層服務(wù)。每一層矛U用自身的特有信息類型(即數(shù)據(jù)類型和特性)提供專有職能。一旦數(shù)據(jù)類型和服務(wù)被確定，就可以迅速抽離該層的信息，這就意味著層與層之間在抽離過(guò)程中又是相互獨(dú)立的。

    以電子文件為例。由于“基礎(chǔ)設(shè)施層”由“云”商家提供，在電子文件存儲(chǔ)中雖然是基礎(chǔ)，但不受檔案管理者管轄，暫不考慮。假設(shè)電子文件的系統(tǒng)由“平臺(tái)層”和“軟件層”構(gòu)成。位于底部的“平臺(tái)層”表示為一個(gè)安全的數(shù)字云空間，可以確保電子文件比特(bit)級(jí)別上的完整眭；而位于頂層的“軟件層”提供軟件應(yīng)用(In Office軟件)實(shí)現(xiàn)直接利用“平臺(tái)層”的數(shù)字云空間，即軟件應(yīng)用可以直接將電子文件保存到數(shù)字云空間中，以獲取云空間提供的安全存儲(chǔ)功能。“云服務(wù)”的可伸縮性和網(wǎng)絡(luò)特陛可以很方便地在不同系統(tǒng)間分享服務(wù)。例如，電子文件產(chǎn)生部門可以向要匯交的上級(jí)部門分享文件存儲(chǔ)倉(cāng)庫(kù)，就能減少文件復(fù)制服務(wù)的需求。

    上述的兩層文件系統(tǒng)又可以分為3個(gè)基本的實(shí)體類型：存儲(chǔ)空間，電子文件以及管理系統(tǒng)。在此基礎(chǔ)上，可以進(jìn)一步擴(kuò)展“層”。比如，加上“保存層”可以確保電子文件的長(zhǎng)期保存，因?yàn)閮H有短時(shí)間的安全存儲(chǔ)是不夠的；還可以加上“互動(dòng)層”，也就是包含未來(lái)可能管理這些電子文件的不同系統(tǒng)。

    “平臺(tái)層”作為上述文件系統(tǒng)的最底層，有利于文件系統(tǒng)的遷移。在“平臺(tái)層”中的文件不帶有任何意義，僅是簡(jiǎn)單的比特字符串，可以變化為任何類型或者格式，由此方便了管理者的管理。“軟件層”的創(chuàng)造者和使用者不能直接獲得比特水平的數(shù)據(jù)，他們可以使用文本、表格以及其他信息類型的軟件來(lái)利用已經(jīng)處理好的文件內(nèi)容，這些軟件由處于“軟件層”的商家提供，如辦公處理軟件Word和Excel，以及電子郵箱客戶端等。“保存層”將自“軟件層”接收到的電子文件轉(zhuǎn)換為信息包，其內(nèi)含有需要保存的必要信息。“保存層”負(fù)責(zé)對(duì)信息包中的文件進(jìn)行注冊(cè)登記，并形成報(bào)告提交“互動(dòng)層”。“互動(dòng)層”是指使用者或者外部系統(tǒng)利用瀏覽器或者其他客戶終端訪問(wèn)“云”系統(tǒng)對(duì)“保存層”提交的信息包進(jìn)行創(chuàng)造、管理和存檔。

二、“云”中電子文件的安全性

    通過(guò)分層模式，電子文件在“云”中的每層之間看似相互聯(lián)系又彼此獨(dú)立，這似乎表明，“云”存儲(chǔ)有著極高的安全性，畢竟層與層之間的隔離可以避免整個(gè)文件系統(tǒng)同時(shí)崩潰。對(duì)紙質(zhì)文件，人類經(jīng)過(guò)多年摸索已掌握了確保文件保持真實(shí)性、易獲取性、可靠性和精確性的技術(shù)。到了電子時(shí)代，管理者為了確保電子文件的安全，制訂了很多標(biāo)準(zhǔn)和策略以擁有對(duì)電子文件的控制權(quán)和所有權(quán)，甚至還會(huì)設(shè)置專屬的私有網(wǎng)絡(luò)。進(jìn)入“云”時(shí)代后，依賴于“云”的海量存儲(chǔ)，“云”商家為了保證用戶存儲(chǔ)在“云空間”里的數(shù)據(jù)不會(huì)丟失，他們會(huì)將數(shù)據(jù)做多個(gè)副本，然后存儲(chǔ)在不同的地方，這樣即使其中一份不慎被毀壞，仍會(huì)有其他副本可以調(diào)用，這看似更加增強(qiáng)了“云”中存儲(chǔ)的安全性。

    1．如何確保對(duì)“云”中電子文件的管理和所有權(quán)?在“云”中，電子文件存儲(chǔ)所依賴的“基礎(chǔ)設(shè)施層”由“云”商家提供，對(duì)于龐大的“云”存儲(chǔ)來(lái)說(shuō)，服務(wù)器遍布全球，如果沒(méi)有辦法掌握具體的物理存儲(chǔ)位置以及傳播的副本數(shù)量，對(duì)電子文件的所有權(quán)和控制權(quán)就會(huì)變得異常困難，甚至在面對(duì)多個(gè)副本時(shí)根本無(wú)法判斷最初版本。因此，如果過(guò)分依賴“云”，一旦存儲(chǔ)在“云”中的數(shù)據(jù)突然消失，而檔案管理人員又沒(méi)有做任何的本地或者物理備份，電子文件資源完全脫離控制，后果是不可想象的。因此，在信息進(jìn)入“云”空間后，如何獲取電子文件的具體位置，副本數(shù)目以及使用人的情況非常重要，此時(shí)就需要選擇一個(gè)能夠反饋這些信息并且能夠讓檔案管理人員讀懂這些信息的“云”供應(yīng)商，這對(duì)電子文件的管理是非常有必要的。

    2．如何確保“云”中電子文件的真實(shí)性?文件和檔案由于具有較高真實(shí)度和可信度，可以作為依據(jù)為我們的日常工作提供借鑒和保障。雖然在“平臺(tái)層”中，所有文件均是比特字符串，沒(méi)有任何的意義，但當(dāng)這些數(shù)據(jù)儲(chǔ)存在“云”空間時(shí)，正因?yàn)槭呛翢o(wú)意義的字符串，它可能與其他大量的數(shù)據(jù)共用一個(gè)儲(chǔ)存?zhèn)}庫(kù)。如果我們自己可以將這些數(shù)據(jù)還原成文件，且“云”商家也可以讀取，那么我們還有什么理由認(rèn)為數(shù)據(jù)不會(huì)被別人讀取和修改。因此，最好的解決方案就是在文件系統(tǒng)中再添加一個(gè)“加密層”，將數(shù)據(jù)進(jìn)行加密后再存儲(chǔ)在“云”中，在需要利用文件時(shí)，再將其從“云”中檢索后進(jìn)行解密，這無(wú)形之中又增加了對(duì)“加密層”的投入，但相對(duì)檔案的重要性．這份投人是非常值得的。

    3．如何銷毀“云”中的電子文件?當(dāng)電子文件達(dá)到使用壽命，且不能作為檔案長(zhǎng)期保存時(shí)，就面臨被銷毀的過(guò)程。如何銷毀處于“云”中的文件也是需要考慮的問(wèn)題。電子文件的安全保存和銷毀是文件所有權(quán)機(jī)構(gòu)的合理要求，這些機(jī)構(gòu)不僅能合理地行使銷毀文件的權(quán)利還要清楚如何去銷毀。此時(shí)，只有掌握了電子文件的物理存儲(chǔ)位置和副本數(shù)量，才能真正地實(shí)施銷毀操作。

三、“云”在檔案管理中的應(yīng)用前景

    “云”的發(fā)展迅猛但還有很多缺陷，推廣檔案管理廣泛使用“云”是不現(xiàn)實(shí)的，但可以采取逐步手段在確保文件的權(quán)威性和可用性的前提下進(jìn)行探索性嘗試。檔案管理機(jī)構(gòu)可以通過(guò)在檔案管理工作者和信息交流技術(shù)部門之間的開(kāi)放式對(duì)話，圍繞“云”的使用制定相關(guān)的政策和業(yè)務(wù)規(guī)范，關(guān)注檔案使用者的行為和地位問(wèn)題，以及電子文件的機(jī)密性、完整性和可用性等領(lǐng)域，以此來(lái)決定在“云”空間分享電子文件乃至檔案的程度。此外，檔案管理機(jī)構(gòu)還可以通過(guò)以下四個(gè)方面最大化保障“云”中檔案的安全和管理。

    (1)獲取文件被保存和處理的位置，確保隨時(shí)能夠獲取文件；

    (2)制訂遵守隱私權(quán)的相關(guān)協(xié)議；

    (3)尋找合同終止時(shí)的擔(dān)保以及“云”商家對(duì)文件軌跡的記錄；

    (4)了解“云”商家如何備份文件以及在緊急情況下能否重新存儲(chǔ)文件。

    最后，我們要明白，“云”本身并不是JRJI由,，只是帶來(lái)了風(fēng)險(xiǎn)。上述內(nèi)容僅涉及風(fēng)險(xiǎn)的表層，至于風(fēng)險(xiǎn)的程度高低取決于電子文件的價(jià)值。也許，當(dāng)更多受到控制的云被創(chuàng)造時(shí)，檔案管理人員就可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在云中有的放矢地管理電子文件，同時(shí)需要好的政策和法律法規(guī)來(lái)應(yīng)對(duì)“云”帶來(lái)的機(jī)會(huì)和威脅，有選擇地利用“云“的方便和快捷，做好檔案服務(wù)工作。

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本文標(biāo)題：電子文件在“云”中的存儲(chǔ)模式及安全性問(wèn)題

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