一、概述

    隨著信息科學和技術的發(fā)展，當今社會已經(jīng)進入一個信息化的時代，企業(yè)面臨著日益激烈的市場競爭，為了提高自身的競爭能力，企業(yè)必須進行信息化建設。對于制造業(yè)來說，引入ERP（企業(yè)資源計劃）已成為大勢所趨。

    在企業(yè)ERP實施、應用過程中，代碼的編制是一項最基礎也是最重要的工作之一。企業(yè)要編制的代碼有很多，如：產(chǎn)品代碼、半成品代碼、原材料代碼、客戶代碼、部門代碼、職工代碼、會計科目代碼等等，它們貫穿于企業(yè)的計劃、供應、生產(chǎn)、銷售、財務、質量、統(tǒng)計等各個環(huán)節(jié)，并且其種類繁多分類復雜。企業(yè)的信息編碼要從系統(tǒng)的整體出發(fā)，根據(jù)各分系統(tǒng)的功能，以企業(yè)產(chǎn)品設計、生產(chǎn)、經(jīng)營管理、質量管理、銷售等活動的全部信息為對象，對所涉及的主要信息進行予以定義、命名，確定內容、范圍、表示方法等，從而實現(xiàn)信息的分類統(tǒng)一編碼，在一定范圍內建立管理上共同認可的統(tǒng)一的語言、統(tǒng)一的標識。

    對信息進行分類統(tǒng)一編碼，可以最大限度地消除對信息命名、描述、分類和編碼的不一致造成的混亂、誤解等現(xiàn)象，可以減少信息的重復采集、加工、存儲等操作，使事物的名稱和代碼的含義統(tǒng)一化、規(guī)范化，并確立代碼和信息之間的一一對應關系，做到一物一碼，以保證信息的可靠性，為信息集成與資源共享提供良好的基礎，而且為建立公共數(shù)據(jù)庫創(chuàng)造有利條件。

    二、基本的編碼規(guī)則:

    2.1盡量采用國家標準和行業(yè)標準進行信息分類統(tǒng)一編碼，對沒有國標或行標的，可根據(jù)企業(yè)標準進行信息編碼，但必須與相關的國標和行標兼容。

    2.2 以服從全局、注意實用、在考慮發(fā)展擴充的前提下盡量壓縮編碼位數(shù)，以減少差錯率，減少計算機處理時間和存儲空間。

    2.3 根據(jù)企業(yè)的實際情況，對系統(tǒng)的編碼進行分類整理，以企業(yè)產(chǎn)品設計、生產(chǎn)制造、經(jīng)營管理、質量管理等企業(yè)內的全部相關信息為分類編碼對象，根據(jù)相互依存、相互制約、相互補充的內在聯(lián)系，建立信息分類編碼體系結構；

    2.4 在信息分類的基礎上，依據(jù)信息的不同特征，設計能直觀反映特征的分段層次型信息編碼，使各碼段與信息特征之間形成內在的邏輯對應；

    2.5 含義性原則：即代碼應盡量有最大可能限度的含義，較多含義的代碼可以反映編碼對象更多的屬性和特征。

    2.6穩(wěn)定性原則：即代碼不宜頻繁變動，編碼時要考慮其變化的可能性，盡可能保持代碼系統(tǒng)的相對穩(wěn)定。

    2.7 識別性原則：即代碼應盡可能反映編碼對象的特點，以助于記憶并便于人們了解和使用。

    2.8可操作性原則：即代碼應盡可能減少計算機處理的時間。

    2.9適應性原則即代碼設計應便于修改，以適應編碼對象特征或屬性以及其相互關系可能出現(xiàn)的變化。

    三、編碼組織結構

    3.1編碼總體組
    該組由編碼專家、計算機專家、主要應用（單位）人員組成，隸屬于管理信息系統(tǒng)建設主管機構，具體負責：編碼體系表的建立，編碼方案制定，各編碼組的建立，編碼技術指導，代碼草案評議審查、報批，編碼維護方案制定及組織實施等。

    3.2 編碼項目組
    編碼項目組在編碼總體組指導下工作，具體負責：代碼的編制，有關文檔的編寫等。編碼項目組可成立多個，每個編碼組負責一個代碼表的編寫�？紤]到信息編碼是一個長期的大量的工作，編碼項目組在組織上宜采用專職和兼職人員相結合，以兼職為主；標準化專業(yè)人員和應用人員相結合，以標準化專業(yè)人員為主的方式組成。每一個編碼組由２～４人組成，兼職人員由各有關部門推薦，這樣可以在單位中形成一個編碼工作網(wǎng)絡，做到既可以集中控制又可以集思廣益。

    四、編制方法

    建議由類別碼、順序碼和數(shù)據(jù)碼三部分組成各類信息編碼。

    類別碼按照事物的功能或特征來分類描述一類事物，其本身可再分段表示成大類、中類、小類別；順序碼是標識一個具體對象的編碼，根據(jù)該類對象可出現(xiàn)的數(shù)目決定順序碼長；數(shù)據(jù)碼是將事物特征具體描述出來的項目碼。根據(jù)編碼對象的特征或屬性不同，可占用不同的碼位，不作統(tǒng)一的規(guī)定（但要注意不同碼長在存儲管理中會帶來一些附加問題）。

    由類別碼和順序碼組成的復合碼作為一級碼（即項目碼），代表某一獨立事物的“主鍵字”。作為識別該項目的總標識，凡描述該項目的各種信息、數(shù)據(jù)、代碼，均通過該鍵字存儲、檢索、維護、調用。通過該鍵字可分別建立不同的數(shù)據(jù)項，如對零、部件類，可建立工藝特征、形狀特征、質量特征、文件特征、名稱特征、圖號特征等不同的數(shù)據(jù)項，統(tǒng)稱為二級碼，分別描述編碼對象的各種屬性特征，從而體現(xiàn)了編碼系統(tǒng)的層次結構和面向特征的描述方法。

    由一級碼和二級碼組成的代碼描述了具體對象的一項信息，一級碼與二級碼中不同數(shù)據(jù)項的組合將描述具體對象的不同信息，一級碼與工藝特征碼結合可描述零、部件的一般工藝信息，一級碼與質量特征碼結合可描述零、部件的質量信息。根據(jù)不同的要求，可建立不同的數(shù)據(jù)項，以最大限度的滿足系統(tǒng)的需要。

    五、信息編碼的工作步驟

    ERP系統(tǒng)實施前期工作重點之一就是信息編碼標準化工作，其貫穿于ERP系統(tǒng)的設計、實施、應用的整個生命周期。信息編碼標準化工作具有花費人力多、涉及面廣、信息量大、時間周期長、工作難度大的特殊性，要搞好這項工作，應切實做好以下幾個步驟工作。

    5.1 加強宣傳，搞好培訓
    由于信息編碼標準化是一個十分繁雜的基礎工作，涉及企業(yè)各級管理人員，所以在開展工作前一定要結合本單位的實際情況，結合管理信息系統(tǒng)建設，采用各種方式進行宣傳教育，讓各級領導和管理人員確實了解信息編碼標準化對提高基礎管理水平的重要性，了解信息編碼標準化對管理信息系統(tǒng)建設的必要性，提高他們支持和參與這項工作的自覺性，并對相關的編碼人員進行培訓。

    5.2 制訂工作計劃，明確工作目的
    應組織有關專家對單位內外的信息編碼標準化情況進行詳細的調查研究，調查的重點是國家有關單位對信息編碼標準化有哪些規(guī)定？本單位需要編制哪些編碼？本單位已有哪些編碼？其使用情況如何？有哪些外部編碼可以借鑒？哪些已有國標行標？有哪些編碼方法可以指導本單位的編碼工作等。在上述調研的基礎上，確定本單位信息編碼標準化的工作范圍，建立本單位的編碼體系表，從該體系表應能清晰地看出本單位信息分類的全貌及各類信息間的內在聯(lián)系，能直觀地了解信息編碼的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢。根據(jù)體系表要求，制定出詳細編碼工作計劃，建立相應項目組，并在總體計劃指導下，提出對各項目組的具體計劃要求。

    5.3 收集資料，編制方案，總體評審，編制相應代碼
    資料收集應以本單位ERP系統(tǒng)設計資料和需求調查資料為基礎，以利于編碼方案與系統(tǒng)設計目的一致。代碼設計時，必須采用系統(tǒng)工程的觀點，樹立全局和整體觀念，以系統(tǒng)整體最優(yōu)為目標，要考慮與其它信息的內在聯(lián)系，作到相關代碼兼容，提高代碼的適應性，減輕數(shù)據(jù)采集及填報工作量，減少數(shù)據(jù)冗余。

    5.4 組織評審，批準下發(fā)執(zhí)行
    代碼編制完成后，一定要形成規(guī)范的文檔資料，由總體組組織有關專家和應用人員進行嚴格的審查評議，必要時還要經(jīng)過小范圍試用，最后形成一個切合實際便于應用的代碼表，由有關職能部門作為企業(yè)標準正式下文執(zhí)行，一旦下文認定后，相關的應用應嚴格照此執(zhí)行。

    5.5 代碼維護管理
    代碼維護管理是信息編碼的重要環(huán)節(jié)。標準制定、貫徹實施、維護管理構成了標準化活動的三個不可分割的組成部分。維護管理目的是促進標準化正確實施，適應實際業(yè)務管理變化需要。維護管理主要任務是：收集用戶對編碼體系的要求和意見，判別這些意見和要求的合理性，確定是否修改有關代碼，制定代碼修改方案、修改代碼、報主管部門批準后具體解決新舊代碼的交替轉換，承擔信息編碼使用咨詢，負責人員培訓等。維護管理是一項十分重要的工作，由于編碼牽一發(fā)動千鈞，所以對代碼的修改維護應十分慎重，要由企業(yè)權威機構全權負責，要制定詳盡的維護工作計劃，并切實解決好新舊代碼的應用交替。

    六、編碼過程中應注意的一些問題

    6.1 編碼有全局編碼和局部編碼之分；對于全局編碼要制訂統(tǒng)一的編碼規(guī)則，因為全局編碼是ERP各個分系統(tǒng)所公用的數(shù)據(jù)，例如：物料編碼、人員編碼、產(chǎn)品編碼等。對于局部編碼，各個部門根據(jù)編碼原則和系統(tǒng)要求進行編碼，例如：財務科目編碼。

    6.2 編碼過程中，要盡可能的縮減編碼位數(shù)，因為系統(tǒng)對編碼的長度是有一定要求的，例如：   我們廠使用的ERP系統(tǒng)，要求編碼長度不能超過25位，但是在實際應用過程中，對于一些特殊產(chǎn)品的物料編碼超過了25位，形成的產(chǎn)品BOM（物料清單）不正確，隨之形成的物料需求計劃也是錯誤的。

    6.3 編碼時對于不同的生產(chǎn)階段、不同的物料要求做到一物一碼，這樣才能形成正確的產(chǎn)品BOM；例如：我們廠在實施ERP以前，物料編碼存在二義性，對于形成產(chǎn)品的零件和形成零件的毛坯使用同一編碼，即父子項使用同一編碼，不能形成正確的BOM，做出的生產(chǎn)計劃也不正確。

    6.4 編碼時盡可能不要使用漢字和區(qū)位碼，因為使用了漢字和區(qū)位碼對于庫房和車間以及其它使用編碼的部門帶來數(shù)據(jù)輸入的不方便，影響數(shù)據(jù)的錄入速度。

    6.5 代碼的編制應由相關的業(yè)務人員去編制，這樣編出的代碼具有一定的代表意義。

    七、結束語

    當今社會在不斷變化，企業(yè)為了更好的適應市場、占領市場，必須進行信息化建設，將有更多的企業(yè)實施ERP，我希望本文所提到的一些有關編碼方面的經(jīng)驗能夠為它們提供幫助。

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本文標題：編碼在ERP實施、應用中的重要性

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