信息化剛剛起步的成長型企業(yè)如何實施信息化？首先要打好扎實的地基，成功建立核心模塊，才能以它為中心向其他模塊順利延伸、擴展。
由西門子交通技術集團同大全集團有限公司合作成立的國內(nèi)第一家鐵路電氣化合資公司——南京賽彤鐵路電氣化有限公司(簡稱“賽彤”)2005年1月剛成立，在信息化建設上處于剛剛起步狀態(tài)——沒有使用任何管理軟件，只是采用OFFICE軟件進行輔助辦公。
這使信息傳遞出現(xiàn)了滯后現(xiàn)象，企業(yè)的管理流程也不很清晰。為了全面提升企業(yè)運營效率，賽彤管理層決定上一套ERP系統(tǒng)幫助企業(yè)從財務、銷售、生產(chǎn)、采購、庫存等幾個方面實現(xiàn)數(shù)據(jù)間的快速傳遞和有效管理。經(jīng)過慎重考察和調(diào)研，同時考慮到與西門子的信息化系統(tǒng)更好地對接，賽彤決定采用SAP的SAP Business One解決方案(簡稱“SBO”)，并由明基逐鹿軟件(蘇州)有限公司(簡稱“明基逐鹿”)實施。
由于賽彤此前沒有任何使用管理軟件的經(jīng)驗，突然要使用SBO這樣的通用化管理軟件，對賽彤來說，就像要在平地造高樓一樣,不可能一蹴而就就能完成。通過項目實施，不僅要讓業(yè)務人員熟悉ERP的思想，能靈活使用信息系統(tǒng)來處理原來的手工業(yè)務，更要改變他們原有的思維方法，梳理企業(yè)的整體業(yè)務流程。
統(tǒng)一物料編碼為項目實施打好地基
處于起步階段的企業(yè)如何實施信息化？明基逐鹿的實施顧問黃國相認為，這和建筑一樣，首先要打好扎實的地基。對賽彤這樣的生產(chǎn)型企業(yè)來說，規(guī)范性的物料和成品管理極為重要。因此，庫存管理模塊被作為賽彤SBO項目的基礎模塊來首先完成。
要做到整個庫存管理的井然有序，必須先為所有的物料和成品編制惟一的物料編碼。賽彤的IT負責人陳先玲戲稱，這“就像為每種物料配上‘身份證’一樣”。
在進行物料編碼時，因為沒有原有編碼和舊系統(tǒng)的束縛，賽彤就不需要考慮原有物料編碼是否會在新系統(tǒng)中產(chǎn)生沖突，只需要預先考慮好編碼的實用性，盡可能地使編碼擁有可讀性，以便管理；然后確定好編碼規(guī)則；再根據(jù)編碼規(guī)則，將物料編碼輸入Excel表中，并反復檢查編碼及內(nèi)容的正確性。剩下的工作只是將Excel表中的數(shù)據(jù)導入SBO系統(tǒng)那么簡單。
通過將公司涉及到的所有物料進行了統(tǒng)一編碼后，物料管理有序了，所有物料的進出都能做到單據(jù)及時、準確，有效地堵塞了倉庫管理上的漏洞。
成功實施核心模塊向其他模塊延伸
如果說庫存管理是賽彤SBO項目的基礎，那財務模塊就是它的核心。只有成功建立核心，才能以它為中心向其他模塊順利延伸、擴展。
賽彤德方總經(jīng)理Eike Langenber過去在西門子有過SAP的R/3系統(tǒng)使用經(jīng)驗，而財務部員工用過各個品牌財務管理軟件。于是，Eike Langenber親自領導該項目實施，負責財務模塊建設統(tǒng)籌；其他有管理軟件操作經(jīng)驗的員工則成為財務模塊的開路先鋒，經(jīng)常就財務稅收上涉及到的要和西門子總部交流的財務報表的特殊要求，與SBO實施團隊直接交流。
實施過程中，財務人員提出，希望系統(tǒng)增強查詢綜合報表的功能，比如可以對財務數(shù)據(jù)進行提早預估。實施團隊針對他們的具體要求，在SBO系統(tǒng)查詢基礎上，將一些查詢指令進行了集成，操作人員在操作過程中直接調(diào)用這些指令就可以完成所需查詢；對于不能在系統(tǒng)中直接查詢的數(shù)據(jù)，實施團隊將整個數(shù)據(jù)庫的表結構列出，使操作人員可以直接通過SQL來進行查詢。
為了保障財務模塊上線后順利運行，賽彤除了組織員工培訓外，還進行了有針對性的模擬練習。在模擬練習中，陳先玲未雨綢繆地將今后在財務模塊使用中可能遇到的問題，一一列出，要求員工當場給予解決，不能解決的問題則由黃國相從旁協(xié)作。當賽彤操作人員的日常工作與黃國相提出的解決方案不一致時，雙方會集合兩種或多種方案，從中找出更有效、更簡潔的解決方法。
財務模塊的建立和成功上線，使整個賽彤SBO的地基更加牢固，在此基礎上，添加集成其他模塊也變得順暢起來。
整個SBO系統(tǒng)在賽彤和明基逐鹿的共同努力及互相配合下，前后只用了6周時間就完成了上線調(diào)試工作。
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