全面預(yù)算管理有兩個(gè)方面的含義：所謂“全面”一方面是指預(yù)算管理貫穿公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的全部過程，是以公司的發(fā)展戰(zhàn)略、中長(zhǎng)期規(guī)劃及年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃為基礎(chǔ)的預(yù)算管理；另一方面是指全面預(yù)算管理需要公司上下所有員工的共同參與，而不僅僅是財(cái)務(wù)人員的事，只有這樣預(yù)算的編制才能符合企業(yè)的業(yè)務(wù)活動(dòng)要求，預(yù)算也只有通過全體員工的參與才能實(shí)現(xiàn)其指導(dǎo)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的意義。
管理者面臨的主要任務(wù)是使組織有效的營(yíng)運(yùn)，隨著環(huán)境的日趨復(fù)雜、多變，規(guī)模的不斷膨脹，組織越來越難于控制。為了解決這個(gè)問題，管理者利用各種有效的方法與技術(shù)，加于規(guī)劃、控制、以達(dá)到組織既定的目標(biāo)。今天的組織，多使用預(yù)算來進(jìn)行規(guī)劃與控制，可見，全面預(yù)算管理是組織營(yíng)運(yùn)中的一種有效的管理工具與技術(shù)。預(yù)算管理自身也在不斷的發(fā)展。
所以對(duì)于準(zhǔn)備實(shí)施預(yù)算系統(tǒng)的企業(yè)來說，并不是隨便購(gòu)買一套軟件就能達(dá)到預(yù)期目的，如果說全面預(yù)算管理是企業(yè)管理的有效工具與技術(shù)，那預(yù)算系統(tǒng)也是全面預(yù)算管理的有效工具和技術(shù)。全面預(yù)算信息系統(tǒng)的整體構(gòu)架以集團(tuán)的分級(jí)管理構(gòu)架為基礎(chǔ)，企業(yè)預(yù)算報(bào)表信息由集團(tuán)公司成員單位根據(jù)集團(tuán)確定的年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，將預(yù)算目標(biāo)層層分解落實(shí)到企業(yè)內(nèi)部各預(yù)算編制單位，并將本單位預(yù)算報(bào)表匯總上報(bào)到集團(tuán)公司，集團(tuán)公司借以對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析和監(jiān)控，并實(shí)現(xiàn)對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況的考核和評(píng)價(jià)。整體來說，預(yù)算系統(tǒng)在報(bào)表催報(bào)、數(shù)據(jù)審核、數(shù)據(jù)整理、數(shù)據(jù)匯總等方面，預(yù)算系統(tǒng)能有效提高整體工作效率，減少工作成本。
1 企業(yè)預(yù)算管理面臨的主要問題
綜合目前在企業(yè)預(yù)算管理中存在的許多問題，主要有以下幾點(diǎn)：
1、預(yù)算與企業(yè)的戰(zhàn)略方向未能緊密結(jié)合：從上至下與從下至上的預(yù)算不一致，造成戰(zhàn)略無法執(zhí)行或無法監(jiān)控的問題。
2、編制預(yù)算流程耗費(fèi)過多的人力、時(shí)間、成本：預(yù)算編制的流程繁復(fù)冗長(zhǎng)，且欠缺標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)、人工作用量大、組織整體投入的時(shí)間及成本都比較高。
3、預(yù)算系統(tǒng)的功能有限，無法及時(shí)提供足夠的分析：預(yù)算系統(tǒng)功能有限（如：Excel）、彈性不足，缺乏足夠的時(shí)間進(jìn)行各類預(yù)算的模擬分析（“what-if”）或是具有附加價(jià)值的分析供決策者參考。
4、管理組織與產(chǎn)品/客戶變動(dòng)頻繁而影響預(yù)算編制：管理組織與權(quán)責(zé)、產(chǎn)品或服務(wù)內(nèi)容經(jīng)常變動(dòng)，造成預(yù)算編制內(nèi)容與格式的變動(dòng)，軟件設(shè)定與相關(guān)作業(yè)必須配合并及時(shí)完成維護(hù)與修改。
5、預(yù)算與管理報(bào)表及管理行動(dòng)未能結(jié)合：預(yù)算內(nèi)容僅涵蓋財(cái)務(wù)數(shù)字的結(jié)果，且未能與經(jīng)營(yíng)管理報(bào)表分析、行動(dòng)計(jì)劃相結(jié)合，未能落實(shí)預(yù)算執(zhí)行的追蹤管理。
而通過EXCEL表格做預(yù)算是大多數(shù)企業(yè)目前的應(yīng)用情況，傳統(tǒng)的EXCEL表格存在以下缺點(diǎn)：
1、無法確定各預(yù)算試算表電子表格上所用的假設(shè)一致，在預(yù)算的編制上就會(huì)直接導(dǎo)致編制問題，也無法在預(yù)算執(zhí)行、考核過程中發(fā)揮較好的作用
2、非會(huì)計(jì)部門人員無法對(duì)預(yù)算和實(shí)際余額做差異分析
3、無法自動(dòng)連接到其它電子表格對(duì)余額明細(xì)做進(jìn)一步分析了解
4、無權(quán)限管控，容易泄密
5、無法做流程管理
6、無法做版本管理
7、花費(fèi)大量時(shí)間做部門溝通
8、無法因管理層不同的需求快速變更財(cái)務(wù)報(bào)表格式
9、維護(hù)復(fù)雜的成本分?jǐn)偣降某杀具^高
10、無法隨著市場(chǎng)匯率, 利率變動(dòng)與企業(yè)績(jī)效做各種快速的模擬分析
對(duì)比企業(yè)最佳實(shí)踐，企業(yè)預(yù)算管理面臨的主要問題可以用下表來體現(xiàn)：
正因?yàn)樵谄髽I(yè)進(jìn)行預(yù)算管理的過程中存在如上問題，導(dǎo)致預(yù)算管理人員在預(yù)算管理的各個(gè)環(huán)節(jié)要耗費(fèi)大量的工作卻不能獲得預(yù)期的效果。由于預(yù)算編制數(shù)據(jù)依據(jù)不足，從制定預(yù)算開始就存在硬傷；缺少執(zhí)行監(jiān)控手段，年度預(yù)算執(zhí)行結(jié)果與年初預(yù)算存在相當(dāng)大的差異；預(yù)算考核因?yàn)槿鄙賵?zhí)行數(shù)據(jù)只能淪為一紙空談。預(yù)算管理系統(tǒng)化，會(huì)計(jì)電算化已成為決心推進(jìn)預(yù)算管理的企業(yè)當(dāng)務(wù)之急。
2 系統(tǒng)解決方案
2.1 系統(tǒng)整體架構(gòu)
從企業(yè)預(yù)算實(shí)際考慮，標(biāo)準(zhǔn)的預(yù)算管理系統(tǒng)的整體架構(gòu)由三部分組成：最底層的是數(shù)據(jù)層，由數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)與應(yīng)用系統(tǒng)組成，通過數(shù)據(jù)交換與集成，為業(yè)務(wù)執(zhí)行解決方案與用戶分析工具提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，業(yè)務(wù)執(zhí)行解決方案包括戰(zhàn)略執(zhí)行監(jiān)控、計(jì)劃、預(yù)算和預(yù)測(cè)、財(cái)務(wù)整合報(bào)表、成本與收益分析這幾個(gè)方面，通過業(yè)務(wù)執(zhí)行解決方案完成預(yù)算相關(guān)的主要工作，通過用戶分析工具將分析數(shù)據(jù)展示給最終用戶。具體如下圖所示：
本文以目前市場(chǎng)上主流的BPM管理軟件——ORACLE的Hyperion Planning對(duì)預(yù)算系統(tǒng)的解決方案進(jìn)行詳細(xì)描述。
2.2 解決方案詳述
Hyperion Planning是一個(gè)全面預(yù)算管理的平臺(tái)和通用工具，它的價(jià)值在于企業(yè)可以根據(jù)自己的預(yù)算管理需求和業(yè)務(wù)邏輯，在實(shí)施過程中定義適合自身管理需求的預(yù)算模型和業(yè)務(wù)規(guī)則，滿足全面預(yù)算管理各階段的需求。
2.2.1 預(yù)算模型定義
“工欲善其事，必先利其器”。預(yù)算系統(tǒng)實(shí)施的重要工作之一就是定義預(yù)算模型。預(yù)算模型將預(yù)算假設(shè)，業(yè)務(wù)目標(biāo)，業(yè)務(wù)規(guī)則等都納入其中。在完成了預(yù)算管理體系的設(shè)計(jì)之后，就可以利用信息系統(tǒng)管理工具來創(chuàng)建一個(gè)預(yù)算管理應(yīng)用架構(gòu)。創(chuàng)建該應(yīng)用的用戶被指定為應(yīng)用所有者。每個(gè)應(yīng)用只能有一個(gè)所有者。所有者可以將所有權(quán)授予另一個(gè)管理員。系統(tǒng)管理員完成預(yù)算應(yīng)用架構(gòu)的初始設(shè)置工作。
應(yīng)用架構(gòu)創(chuàng)建完畢后，管理員需要在該應(yīng)用中定義包括維度和成員的數(shù)據(jù)模型。一個(gè)應(yīng)用中的維度包括：幣種（用于多幣種應(yīng)用）、科目、實(shí)體、情景、版本、期間、年份和其他自定義維度等，其他自定義維度可以是產(chǎn)品、客戶、雇員、銷售渠道、地區(qū)和項(xiàng)目等等，由系統(tǒng)管理員按照預(yù)算方案的數(shù)據(jù)編制、分析、報(bào)表需求進(jìn)行靈活定義。
在傳統(tǒng)的EXCEL表格中，編制大量的業(yè)務(wù)規(guī)則是預(yù)算工作人員非常頭疼的事情，而且由于輸入的不規(guī)范，以及受限于EXCEL的功能，在操作執(zhí)行上存在很多困難。而通過預(yù)算系統(tǒng)提供基于業(yè)務(wù)規(guī)則的自動(dòng)計(jì)算，復(fù)雜的預(yù)算模型變得非常的簡(jiǎn)單，Hyperion Planning還提供圖形化的變成方式，原本復(fù)雜的預(yù)算規(guī)則定義只需要拖動(dòng)相應(yīng)的圖表就可以實(shí)現(xiàn)，當(dāng)然也支持傳統(tǒng)的編程實(shí)現(xiàn)更多的功能。
2.2.2 預(yù)算編制方案
預(yù)算編制有自上而下目標(biāo)分解和自下而上數(shù)據(jù)匯總兩種方式，在系統(tǒng)中是通過以下方式解決的：
在預(yù)算編制過程中，預(yù)算目標(biāo)設(shè)定一般是自上而下進(jìn)行的，管理員可以在系統(tǒng)應(yīng)用中設(shè)定目標(biāo)類型的版本，并可以設(shè)定用戶對(duì)目標(biāo)數(shù)據(jù)版本的的訪問權(quán)限；
在自下而上的預(yù)算編制過程中，預(yù)算數(shù)據(jù)只能從最下級(jí)的實(shí)體（責(zé)任中心），最明細(xì)的產(chǎn)品、最末級(jí)的預(yù)算科目等底層維度成員輸入到系統(tǒng)里，系統(tǒng)會(huì)按照各維度的層級(jí)匯總關(guān)系自動(dòng)匯總得到實(shí)體、科目、產(chǎn)品等不同層級(jí)的預(yù)算數(shù)據(jù)，從而大大提高預(yù)算數(shù)據(jù)匯總的效率，避免手工匯總產(chǎn)生的錯(cuò)誤。
在預(yù)算編制過程中，通過系統(tǒng)流程管理，就可以管理和監(jiān)控預(yù)算編制－提交－審核－批準(zhǔn)的過程。系統(tǒng)支持幾上幾下，多次反復(fù)的預(yù)算審批流程。這些流程可以與OA系統(tǒng)相集成，可以通過郵件提醒審查人員盡快審批業(yè)務(wù)人員所提交的預(yù)算。
2.2.3 預(yù)算分析方案
實(shí)際數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)后，系統(tǒng)可以自動(dòng)的進(jìn)行多種預(yù)算分析，能夠?qū)㈩A(yù)算表及預(yù)算分析表的數(shù)據(jù)方便、快捷的以各種圖形展示出來，從而使預(yù)算編制和分析的結(jié)果更直觀。Hyperion Planning提供4種預(yù)算分析形式。這4種形式都是對(duì)Hyperion Planning存儲(chǔ)在后臺(tái)的Essbase數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)展現(xiàn)，數(shù)據(jù)完全一致，只是形式和用途不同。這四種方式分別是：
1、定義預(yù)算表單進(jìn)行預(yù)算分析：通過在Hyperion Planning中定義預(yù)算表單，在預(yù)算編制表單里顯示實(shí)際、預(yù)算、目標(biāo)等不同情景的數(shù)據(jù)及其差異。
2、利用Hyperion Reports模塊定義標(biāo)準(zhǔn)的預(yù)算分析圖表：Hyperion Reports是Hyperion Planning中的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表工具，利用它可以定義格式相對(duì)固定的預(yù)算或預(yù)算分析圖表，它支持多維查詢及數(shù)據(jù)鉆取操作。
3、利用Hyperion Analyzer模塊定義固定模式的標(biāo)準(zhǔn)分析儀表盤：Hyperion Analyzer是Hyperion Planning中的一個(gè)允許用戶進(jìn)行更靈活的交互分析的模塊，利用它可以實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)的分析儀表盤，供各級(jí)管理、業(yè)務(wù)人員進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)模式的靈活的交互式查詢分析。
4、利用Essbase電子表格插件進(jìn)行靈活的個(gè)性化分析：使用Hyperion Planning 或Essbase的電子表格插件可以在Excel中更靈活的進(jìn)行預(yù)算數(shù)據(jù)、實(shí)際數(shù)據(jù)及預(yù)算實(shí)際對(duì)比等分析工作。用戶可以在Excel中快速獲取Essbase中存儲(chǔ)的多維數(shù)據(jù)模型，并進(jìn)行鉆取、旋轉(zhuǎn)等操作，并充分利用Excel的圖形功能創(chuàng)建各種分析圖形，以滿足臨時(shí)、突發(fā)的一些查詢、分析需求。
2.2.4 預(yù)算控制方案
系統(tǒng)支持預(yù)算編制、追加、調(diào)整的流程，預(yù)算數(shù)據(jù)發(fā)生變化時(shí)，通過接口程序?qū)㈩A(yù)算信息導(dǎo)入控制系統(tǒng)，作為預(yù)算控制的標(biāo)準(zhǔn)，并可以設(shè)置實(shí)際數(shù)據(jù)超過預(yù)算數(shù)據(jù)的容差范圍，以及超過預(yù)算時(shí)的控制方式（警告、報(bào)錯(cuò)并拒絕當(dāng)前業(yè)務(wù)）。當(dāng)實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)候，系統(tǒng)將檢查對(duì)應(yīng)的可用預(yù)算，當(dāng)實(shí)際數(shù)據(jù)超過預(yù)算數(shù)據(jù)時(shí)，系統(tǒng)將會(huì)發(fā)出警告或報(bào)錯(cuò)（其具體警告，報(bào)錯(cuò)還是通知可以后臺(tái)配置），從而實(shí)現(xiàn)預(yù)算的控制和預(yù)警。同時(shí)支持按照客戶的具體需求進(jìn)行業(yè)務(wù)流程、單據(jù)、報(bào)表等定制等。
預(yù)算控制可以通過如下方式在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)：
1、通過多種授權(quán)方式，如管理權(quán)限、功能權(quán)限、數(shù)據(jù)權(quán)限、操作權(quán)限以及代理等，實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)的精確掌控。
2、允許用戶根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求進(jìn)行流轉(zhuǎn)、回退、轉(zhuǎn)發(fā)、終止等操作，實(shí)現(xiàn)完善的工作流體系。
3、以預(yù)算數(shù)據(jù)和實(shí)際執(zhí)行數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，按照管理者需要，定制報(bào)表輸出，配合豐富的數(shù)據(jù)表現(xiàn)方式，如圖表等，滿足分析需求。
4、統(tǒng)一的組織和權(quán)限；統(tǒng)一的流程、協(xié)作、任務(wù)和消息傳遞機(jī)制；統(tǒng)一的資源存儲(chǔ)和信息訪問機(jī)制；
5、可擴(kuò)展性，控制系統(tǒng)依托的業(yè)務(wù)平臺(tái)具備靈活擴(kuò)展能力，幫助企業(yè)快速調(diào)整和適應(yīng)變化。
2.2.5 預(yù)算考核方案
利用預(yù)算系統(tǒng)科目維度中的存儲(chǔ)假設(shè)型科目，可以定義企業(yè)考核體系中可量化的財(cái)務(wù)及非財(cái)務(wù)指標(biāo)。在系統(tǒng)中通過定義相關(guān)的業(yè)務(wù)規(guī)則，可以實(shí)現(xiàn)由財(cái)務(wù)或業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)自動(dòng)計(jì)算考核指標(biāo)數(shù)值；同時(shí)通過定義指標(biāo)體系間的匯總計(jì)算公式，可以實(shí)現(xiàn)指標(biāo)體系層級(jí)之間的匯總計(jì)算；并且實(shí)際數(shù)據(jù)導(dǎo)入預(yù)算系統(tǒng)中后，也會(huì)相應(yīng)計(jì)算出相應(yīng)的指標(biāo)體系；最終利用預(yù)算系統(tǒng)提供的多種分析方式，可以對(duì)考核指標(biāo)的執(zhí)行情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控和對(duì)比分析。
2.2.6 系統(tǒng)集成方案
在企業(yè)考慮實(shí)施預(yù)算系統(tǒng)時(shí)，如何與企業(yè)現(xiàn)有的信息系統(tǒng)集成是管理者關(guān)注的問題。預(yù)算系統(tǒng)發(fā)展至今，在系統(tǒng)集成方面提供了一系列的解決方案，以面對(duì)不同的企業(yè)情況。
對(duì)于已實(shí)施信息系統(tǒng)比較少的企業(yè)，Hyperion Planning的B/S架構(gòu)能讓各使用者通過WEB提交預(yù)算表單，對(duì)于是地域廣，分子公司較多的企業(yè)，這種方式能保證各預(yù)算單位在統(tǒng)一的預(yù)算平臺(tái)中。對(duì)已實(shí)施信息系統(tǒng)較多的企業(yè)來說，Hyperion Planning自有的ESSBASE數(shù)據(jù)庫(kù)在預(yù)算數(shù)據(jù)收集中起到了一個(gè)“抽水機(jī)”的作用，通過聚合不同系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，最終提供給預(yù)算系統(tǒng)所使用，系統(tǒng)集成方式可用下圖來表示：
3 實(shí)施預(yù)算系統(tǒng)的預(yù)期效益
企業(yè)在實(shí)施預(yù)算系統(tǒng)后預(yù)期能夠在以下方面得到改善和提升：
對(duì)于準(zhǔn)備實(shí)施預(yù)算系統(tǒng)的企業(yè)來說，雖然實(shí)施預(yù)算系統(tǒng)能極大提高企業(yè)的預(yù)算工作效率，但這是建立在企業(yè)已經(jīng)建立完善的預(yù)算管理體系的基礎(chǔ)上的，明確預(yù)算的組織機(jī)構(gòu)、預(yù)算流程、預(yù)算的考核機(jī)構(gòu)、相應(yīng)的考核指標(biāo)、考核方法等是預(yù)算系統(tǒng)實(shí)施的前提，只有建立了完善的預(yù)算管理體系，預(yù)算系統(tǒng)才能高效的發(fā)揮其應(yīng)有的作用，才能達(dá)到企業(yè)實(shí)施信息系統(tǒng)的目的。
雖然預(yù)算系統(tǒng)對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有著深遠(yuǎn)的意義，但是在實(shí)施過程在會(huì)遇到一些問題。如管理人員的觀念問題，至今有些管理人員認(rèn)為市場(chǎng)變化過快，預(yù)算會(huì)失去指導(dǎo)意義，成本大于收益；也有人認(rèn)為預(yù)算是財(cái)務(wù)人員的事，與業(yè)務(wù)人員及其它管理人員無關(guān)，甚至認(rèn)為預(yù)算由于控制成本會(huì)限制業(yè)務(wù)的發(fā)展，預(yù)算系統(tǒng)會(huì)改變平時(shí)的工作方式，也會(huì)引起工作人員的不適應(yīng)，產(chǎn)生抵制情緒。這些阻力只有通過加大實(shí)施力度，加強(qiáng)管理人員對(duì)預(yù)算意義的全面理解，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，在實(shí)施中不斷學(xué)習(xí)，才能有所改變。
此外，預(yù)算系統(tǒng)必須與其它的管理系統(tǒng)相結(jié)合，才能充分發(fā)揮其作用。公司由于其它一些管理系統(tǒng)的不足，也會(huì)增加預(yù)算管理的成本，降低預(yù)算編制的準(zhǔn)確性。最后，由于公司為配合其戰(zhàn)略調(diào)整及發(fā)展速度，會(huì)伴隨進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整，企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順暢進(jìn)行取決于有效的管理流程及這些流程在組織結(jié)構(gòu)上的順利執(zhí)行。因此預(yù)算管理是建立在穩(wěn)定的組織結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上的，隨著組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整，預(yù)算管理體系的方法不會(huì)改變，但其實(shí)施辦法會(huì)相應(yīng)調(diào)整。
實(shí)施預(yù)算系統(tǒng)與傳統(tǒng)的軟件實(shí)施有很大的不同，企業(yè)應(yīng)按自身的特點(diǎn)選擇實(shí)施方式，不論是哪一種實(shí)施方式，預(yù)算系統(tǒng)必須與預(yù)算管理體系緊密結(jié)合，支持預(yù)算管理各個(gè)關(guān)鍵步驟，真正的讓預(yù)算成為企業(yè)管理的有效工具，而不是流于形式的財(cái)務(wù)表格。
核心關(guān)注：拓步ERP系統(tǒng)平臺(tái)是覆蓋了眾多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、行業(yè)應(yīng)用，蘊(yùn)涵了豐富的ERP管理思想，集成了ERP軟件業(yè)務(wù)管理理念，功能涉及供應(yīng)鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理，全面涵蓋了企業(yè)關(guān)注ERP管理系統(tǒng)的核心領(lǐng)域，是眾多中小企業(yè)信息化建設(shè)首選的ERP管理軟件信賴品牌。
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本文標(biāo)題：ERP全面預(yù)算管理的系統(tǒng)解決方案
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