0 引言

    庫存管理系統(tǒng)是整個(gè)企業(yè)經(jīng)營系統(tǒng)的一個(gè)重要組成部分，它和計(jì)劃管理、采購管理、銷售管理及生產(chǎn)管理等有著密切的聯(lián)系，如圖1所示。計(jì)劃管理人員根據(jù)庫存物料的種類、數(shù)量和質(zhì)量情況制定物料的數(shù)量計(jì)劃和供應(yīng)時(shí)間計(jì)劃；采購管理是庫存管理的重要項(xiàng)目，采購人員希望訂貨次數(shù)少、訂貨批量大以獲得價(jià)格折扣和節(jié)約運(yùn)輸費(fèi)用，但使庫存保管費(fèi)用大大提高，因此采購管理必須根據(jù)降低成本的原則調(diào)整采購次數(shù)和訂貨批量；庫存管理直接影響銷售管理，尤其是庫存不足時(shí)，企業(yè)的信譽(yù)下降及缺貨損失不可估量；庫存管理同時(shí)還是生產(chǎn)管理的輔助系統(tǒng)，它在均衡生產(chǎn)保證生產(chǎn)順利進(jìn)行方面起著重要作用。

圖1 庫存管理在企業(yè)中的作用

    通常，庫存管理成本每年會(huì)占到平均庫存值的20％～25％，庫存管理的重要性、地位和作用越來越受到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視，隨著技術(shù)的進(jìn)步及市場(chǎng)競爭的加劇，眾多中小企業(yè)開發(fā)出符合企業(yè)實(shí)際的庫存管理系統(tǒng)。本文以上海某紡織機(jī)械廠為例，介紹基于數(shù)據(jù)庫的庫存管理系統(tǒng)的研究與開發(fā)。

1 基于數(shù)據(jù)庫的庫存管理系統(tǒng)功能框架

    圖2為上海某紡織機(jī)械廠基于數(shù)據(jù)庫的庫存管理系統(tǒng)功能框架，該企業(yè)屬于中小企業(yè)，采購的物料通常要經(jīng)歷原材料(及輔料如刀量具及工位器具)、在制品、半成品、成品(經(jīng)質(zhì)檢后的半成品)的過程。企業(yè)以產(chǎn)品自制為主導(dǎo)，因此在制品是企業(yè)庫存管理的難點(diǎn)，不僅數(shù)量龐大、種類繁多，且時(shí)時(shí)刻刻存在。在制品數(shù)量過少，引起產(chǎn)能(人力和設(shè)備)利用不足，將造成停工待料，若在制品過多，則使其儲(chǔ)放面積大、搬運(yùn)費(fèi)用高、生產(chǎn)控制系統(tǒng)復(fù)雜，甚至造成生產(chǎn)的混亂，在制品應(yīng)該由倉管員和生產(chǎn)操作人員協(xié)同管理，控制好在制品的數(shù)量和流人流出時(shí)間，使其正好滿足生產(chǎn)進(jìn)程的需要。

圖2 基于數(shù)據(jù)庫的庫存管理系統(tǒng)功能框架

    無論是對(duì)原材料、在制品還是成品的管理，若要及時(shí)、準(zhǔn)確地掌握庫存狀況信息，必須借助于數(shù)據(jù)庫技術(shù)及企業(yè)網(wǎng)絡(luò)共享數(shù)據(jù)，控制庫存量，達(dá)到合理庫存的目的。

2 庫存管理系統(tǒng)模塊

    對(duì)照?qǐng)D2可以看出，基于數(shù)據(jù)庫的庫存管理系統(tǒng)主要包括庫存基本信息管理模塊、入庫管理模塊、出庫管理模塊、統(tǒng)計(jì)匯總管理等模塊，下面進(jìn)行具體介紹：

    2．1 庫存基本信息管理

    主要包括編碼管理、操作權(quán)限的設(shè)置、庫存手冊(cè)的錄入及其他基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等。

    編碼管理：倉庫、儲(chǔ)位、人員、庫存物料等的分類及標(biāo)識(shí)碼，代碼的編寫原則是體現(xiàn)重要屬性，如在輔料庫中工具分類是屬于刀具還是量具，次要信息填寫在信息卡其他欄目里并保存到二級(jí)數(shù)據(jù)庫中，以免碼位太長；另外代碼的編寫體現(xiàn)相對(duì)固定的不常改變的屬性，如物品的自制、外購、外協(xié)屬性等易改變的屬性不能在碼位中進(jìn)行體現(xiàn)。

    操作權(quán)限設(shè)置：原材料的進(jìn)出存權(quán)限、產(chǎn)成品的進(jìn)出存權(quán)限、表單數(shù)據(jù)錄入權(quán)限、重要數(shù)據(jù)的審核權(quán)限、庫存盤點(diǎn)權(quán)限、檢索庫存權(quán)限等設(shè)置。

    庫存管理手冊(cè)的錄入及其他基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等：如物料抽樣方案和物料檢驗(yàn)項(xiàng)目的規(guī)定；物料的退貨規(guī)范及政策的錄入；庫存管理系統(tǒng)運(yùn)行前，各物料期初數(shù)據(jù)的錄入，以及設(shè)置各庫存物料的報(bào)警線，對(duì)每一物料設(shè)置庫存的上下限和標(biāo)準(zhǔn)存量值，并根據(jù)企業(yè)狀況及市場(chǎng)變化經(jīng)常調(diào)整，使其始終保持最佳值。

    2．2 入庫管理

    物料的入庫是庫存管理的起點(diǎn)，包括入廠檢驗(yàn)(型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等檢驗(yàn))、物料入庫、物料發(fā)票入庫等。

    入庫類型有多種，如采購入庫、銷售退貨、借出還入、生產(chǎn)入庫(在制品、半成品、成品入庫)等，不同類型對(duì)應(yīng)不同的入庫單據(jù)，如原材料采購入庫必須注明日期、物料名稱、數(shù)量、科目、結(jié)算辦法，還包括發(fā)票號(hào)碼、供貨商、物料單價(jià)、稅率、總價(jià)等，這些信息對(duì)成本核算等具有重要意義。而圖3為以自制件為主導(dǎo)的上海某紡織機(jī)械廠使用頻率最高的在制品交庫單，即車間工作人員按任務(wù)單完成規(guī)定工序后入庫的憑據(jù)，必須注明批次、物料碼、物料名稱、已完成工序、重要性(如A、B、C類，A類最重要)、數(shù)量等等，一批零部件對(duì)應(yīng)一張單據(jù)，同時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)檢索該零件的工藝過程卡，如加工牽引輥共有十道工序，第十道工序(最后一道工序)加工完成提交入庫單時(shí)進(jìn)入半成品庫更新相應(yīng)的半成品結(jié)存數(shù)量，否則調(diào)整在制品庫中對(duì)應(yīng)的零部件庫存數(shù)量，并為其分配相應(yīng)的庫位(庫號(hào)、行號(hào)、列號(hào)、層號(hào))。

    入庫管理不僅包括不同類型入庫單據(jù)模板管理，還包括入庫信息的編輯、查詢、打印等。入庫數(shù)據(jù)是庫存管理的源數(shù)據(jù)，必須建立數(shù)據(jù)審核和檢查機(jī)制，只有負(fù)責(zé)人校對(duì)簽字后才能生效；并且當(dāng)發(fā)生入庫貨物退貨時(shí)可通過“作廢驗(yàn)收入庫”來實(shí)現(xiàn)，這樣記過賬的入庫單不進(jìn)行修改和刪除，因此作廢的入庫單仍能查到，進(jìn)一步保證了賬目的完整性。

圖3 在制品交庫單

    2．3 出庫管理

    出庫是交庫的逆過程，包括銷售出貨、生產(chǎn)領(lǐng)料出庫(在制品、半成品、成品出庫)、借貨出庫和采購?fù)素浀�，出庫前必須�?duì)庫存余量進(jìn)行查詢，最大領(lǐng)料數(shù)量要受到庫存量的限制，對(duì)于庫存量小于庫存報(bào)警線的庫存品種，按照預(yù)先的設(shè)定向庫存采購審批人員發(fā)送E—mail，采購部門根據(jù)BOM表計(jì)算確定其訂購量，及時(shí)補(bǔ)貨。

    出庫管理必須采用先入先出原則，如企業(yè)常用的鋼鐵類原材料，囤積日久，易受潮生銹、甚至出現(xiàn)裂痕或變形；而對(duì)于某些粉末狀的物資，若保存時(shí)間太長易結(jié)塊或變質(zhì)。先入先出法保證剩下的物料都是新的，即便庫存增加，質(zhì)量也不容易下降。

    本系統(tǒng)根據(jù)物料碼自動(dòng)檢索并按原材料入庫日期或在制品批次進(jìn)行排序，保證先入庫物料先出庫。出庫管理要保證發(fā)放數(shù)量準(zhǔn)確，發(fā)放日期不拖延，發(fā)放記錄清楚。出庫單主要記錄出庫時(shí)間、出庫單編號(hào)、物料碼：物料名稱、數(shù)量、經(jīng)辦人、負(fù)責(zé)人、用途等信息。一旦出庫單確認(rèn)無誤輸入到數(shù)據(jù)庫后，倉庫中的庫存結(jié)存量自動(dòng)減少。

    入庫和出庫數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性直接影響管理及生產(chǎn)計(jì)劃過程，因此，僅有少數(shù)的幾個(gè)倉管員對(duì)出入庫

    數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入及處理，大部分庫存相關(guān)人員如計(jì)劃、采購、銷售人員無權(quán)進(jìn)行數(shù)據(jù)的更新操作，但可以快捷地查詢、打印到相關(guān)表單數(shù)據(jù)等，圖4為在制品入庫、出庫信息卡，只能瀏覽不能編輯和更改，從交庫單和出庫單自動(dòng)得出，信息卡提供了在制品出入庫的完整記錄。

圖4 在制品入庫、出庫信息卡

   2．4 統(tǒng)計(jì)與匯總

    統(tǒng)計(jì)和匯總是庫存管理系統(tǒng)的重要功能，不僅可以將管理人員從枯燥的手工統(tǒng)計(jì)計(jì)算工作中解脫出來，而且可以從大量原始數(shù)據(jù)中抽取和推導(dǎo)出有價(jià)值的、直觀形象的數(shù)據(jù)信息，作為控制和決策的依據(jù)。在本系統(tǒng)中，統(tǒng)計(jì)和匯總是自動(dòng)進(jìn)行的，應(yīng)用程序根據(jù)用戶提供的單一或復(fù)合條件，將數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)按要求進(jìn)行排列重組后輸出，源數(shù)據(jù)修改，統(tǒng)計(jì)結(jié)果自動(dòng)改變，不僅大大提高了統(tǒng)計(jì)的效率，而且數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性好。本系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)和匯總主要包括以下幾方面：

    2．4．1 各種月度結(jié)存報(bào)表

    包括月度在制品零件(套件)結(jié)存表、月度半成品零件(套件)結(jié)存表、成品出庫統(tǒng)計(jì)表等。圖5為月度半成品零件結(jié)存表，表中記錄了物料碼、物料名稱、上月底結(jié)存、本月入庫數(shù)、本月發(fā)出(成品庫、發(fā)裝整機(jī)、報(bào)廢修機(jī))、本月底結(jié)存、成品資金(原材料費(fèi)、工資、廠外加工費(fèi))等。

圖5月度半成品零件結(jié)存表

    2．4．2 供貨單位供料及企業(yè)各科室領(lǐng)料統(tǒng)計(jì)

    將各供貨單位物品規(guī)格、金額及次品退貨情況進(jìn)行累計(jì)匯總，便于與各供應(yīng)商財(cái)務(wù)結(jié)賬；統(tǒng)計(jì)各生產(chǎn)車間、各科室物料領(lǐng)取情況，對(duì)于定額內(nèi)領(lǐng)料費(fèi)用廠部統(tǒng)一負(fù)責(zé)，而對(duì)于定額外的領(lǐng)料費(fèi)用則從部門切塊經(jīng)費(fèi)中扣除，鼓勵(lì)節(jié)約杜絕浪費(fèi)。

    2．4．3 在制品實(shí)動(dòng)工時(shí)的匯總

    在制品交庫單在統(tǒng)計(jì)中有重要作用，根據(jù)交庫單上的已加工工序?qū)φ展に囘^程卡中每道工序的工時(shí)定額累計(jì)該零件的實(shí)動(dòng)工時(shí)，它直接影響生產(chǎn)車間計(jì)時(shí)工作制人員的工作量和工資計(jì)算，另外可根據(jù)產(chǎn)品BOM表合計(jì)產(chǎn)品零部件總的實(shí)動(dòng)工時(shí)，以便進(jìn)行產(chǎn)品成本核算。

    2．4．4 呆滯物匯總

    統(tǒng)計(jì)庫存管理系統(tǒng)中存儲(chǔ)時(shí)間過長如半年或一年內(nèi)庫存數(shù)據(jù)無任何動(dòng)態(tài)變化的物料，以便對(duì)其數(shù)量、種類、金額進(jìn)行分析，及時(shí)提醒計(jì)劃人員作出處理意見如退還給供應(yīng)商、低價(jià)出售給其它企業(yè)、報(bào)廢等，既減少了保管場(chǎng)地和設(shè)備又盤活了庫存資金。

3 其他關(guān)鍵問題

    3．1 數(shù)據(jù)庫管理

    本系統(tǒng)采用Visual Basic和SQL Server數(shù)據(jù)庫開發(fā)，數(shù)據(jù)庫在數(shù)據(jù)的收集、存儲(chǔ)、檢索及其他數(shù)據(jù)處理方面有著無可比擬的優(yōu)勢(shì)，系統(tǒng)大量利用SQL Server數(shù)據(jù)庫中觸發(fā)器、視圖、存儲(chǔ)過程等工具，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性，并大大減少了數(shù)據(jù)的冗余。在數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建后，必須裝載數(shù)據(jù)，即將分散在企業(yè)各部門的各種數(shù)據(jù)文件、原始憑證或單據(jù)通過掃描、手工輸入、程序自動(dòng)輸入等方式進(jìn)行分類和綜合，去除重復(fù)多余數(shù)據(jù)表項(xiàng)，并將其轉(zhuǎn)換成與數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)相適應(yīng)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和格式，輸入到數(shù)據(jù)庫中，數(shù)據(jù)的載入是系統(tǒng)正常運(yùn)行的基礎(chǔ)。本系統(tǒng)數(shù)據(jù)集中存放在中央數(shù)據(jù)庫中，數(shù)據(jù)庫主要包括原材料庫、輔料庫、在制品庫、半成品庫、成品庫、表單數(shù)據(jù)庫、權(quán)限庫、工藝庫、產(chǎn)品庫等。

    3．2 庫存盤點(diǎn)作業(yè)管理

    庫存管理是一項(xiàng)繁瑣的工作，每一環(huán)節(jié)都可能存在失誤，如保管中物料自然損耗、丟失，接收和發(fā)放時(shí)記錯(cuò)帳、看錯(cuò)數(shù)字等等，都會(huì)導(dǎo)致庫存賬面與實(shí)物數(shù)量不一致。

    盤點(diǎn)的目的一方面是為了核對(duì)數(shù)量，進(jìn)行盈虧調(diào)整，動(dòng)態(tài)地向生產(chǎn)、銷售和采購等相關(guān)部門的決策和計(jì)劃人員發(fā)布實(shí)時(shí)準(zhǔn)確的物料信息，以便及時(shí)調(diào)整生產(chǎn)(如對(duì)庫存過多的物資適當(dāng)延長采購周期)；另一方面可對(duì)數(shù)量差異大的物料要分析其原因，避免類似情況發(fā)生；同時(shí)，企業(yè)可根據(jù)盤盈虧情況及物料擺放情況對(duì)倉管員實(shí)行相應(yīng)的技能指標(biāo)綜合考核，對(duì)倉管員的工作進(jìn)行激勵(lì)和監(jiān)督。

    庫存盤點(diǎn)按照ABC分類法進(jìn)行，企業(yè)對(duì)所有的物料施以同等程度的控制和重視是不科學(xué)的，ABC分類法可以做到突出重點(diǎn)，兼顧一般的原則。對(duì)于A類物料，品種數(shù)量少(占庫存品種的10％左右)，金額高(占庫存資金65％左右)，一旦短缺，后果嚴(yán)重，如非標(biāo)刀具，必須經(jīng)常盤點(diǎn)，密切掌握庫存信息變化動(dòng)態(tài)，根據(jù)企業(yè)實(shí)際定為兩月盤點(diǎn)一次。B類物料，占庫存品種的25％左右，占庫存資金25％左右，如螺釘螺母等標(biāo)準(zhǔn)件，采購方便，屬于一般重要的庫存，三個(gè)月盤一次。C類物料，是物料的大多數(shù)，但重要性最低，占庫存品種的65％左右，僅占庫存金額的10％左右，可以每六個(gè)月盤點(diǎn)一次。

    盤點(diǎn)表單的數(shù)據(jù)項(xiàng)主要記錄盤點(diǎn)日期，件號(hào)、名稱、賬面數(shù)量、盤點(diǎn)數(shù)量、數(shù)量差、賬面金額、盤點(diǎn)金額、金額差、經(jīng)辦人、備注等。

4 結(jié)束語

    庫存管理是一項(xiàng)復(fù)雜系統(tǒng)的工程，它受到企業(yè)管理模式、人員素質(zhì)和組織結(jié)構(gòu)等多方面的制約。本文從企業(yè)實(shí)際出發(fā)，對(duì)庫存管理過程進(jìn)行控制和優(yōu)化，系統(tǒng)的主要特點(diǎn)如下：

    1)所有的庫存數(shù)據(jù)通過數(shù)據(jù)庫集中存儲(chǔ)和管理，而且?guī)齑鏀?shù)據(jù)通過企業(yè)網(wǎng)絡(luò)可以通暢地傳遞到企業(yè)各所需部門，對(duì)庫存進(jìn)行了規(guī)范化和集成化管理。

    2)提供庫存操作的統(tǒng)一平臺(tái)，不僅使次數(shù)頻繁的進(jìn)貨、退貨、入庫、發(fā)料、退料、庫存數(shù)據(jù)備份、更改和查詢等得以順利進(jìn)行，更重要的是高效地對(duì)海量的庫存數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、比較和統(tǒng)計(jì)。

    3)數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，使庫存管理人員及相關(guān)人員及時(shí)把握每日迸、出、存庫存動(dòng)態(tài)，庫存管理效率的提高使錯(cuò)賬率、缺貨損失、積壓資金大幅減少，庫存管理在平衡生產(chǎn)、促進(jìn)銷售和降低成本等方面發(fā)揮顯著的作用。

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本文標(biāo)題：基于數(shù)據(jù)庫的庫存管理系統(tǒng)的研究

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