1 背景
在產(chǎn)品研制、生產(chǎn)過程中通常要編制、使用數(shù)量較多的各種文件，這些文件中除了“記錄”是一次性生成無需進行版本控制和追蹤外，其他文件均需要進行變更管理和版本控制。在文件變更管理控制過程中通常會遇到這樣的問題：一份產(chǎn)品文件在有效期內(nèi)存在更改狀態(tài)的，沒有明確的版本標識，查閱和使用時無法明確所需狀態(tài)，有時因使用產(chǎn)品文件的非當(dāng)前有效版本造成管理、控制混亂的問題。近年來我們對產(chǎn)品文件版本標識規(guī)范化進行了專門研究，制定出臺相應(yīng)管理辦法并推廣實施，為文件的狀態(tài)控制和追溯性管理提供依據(jù)，取得了顯效果。
2 產(chǎn)品文件分類與管理現(xiàn)狀
2.1 產(chǎn)品文件分類
產(chǎn)品文件通常包括往產(chǎn)品研制、生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的全部技術(shù)、管理范疇的文件，根據(jù)產(chǎn)品文件的功能和用途一般可分為以下三類：
1)第一類：設(shè)計文件——描述產(chǎn)品軟、硬件組成、型式、結(jié)構(gòu)、接口、原理等設(shè)計信息以及在制造、驗收、使用、維護和修理時所必須的技術(shù)數(shù)據(jù)和說明。如：結(jié)構(gòu)圖樣、電氣簡圖等；
2)第二類：技術(shù)文件——描述產(chǎn)品技術(shù)設(shè)計和工藝設(shè)計等要求的文件和技術(shù)總結(jié)。如設(shè)計任務(wù)書、技術(shù)設(shè)計報告、產(chǎn)品算法、產(chǎn)品設(shè)計統(tǒng)一要求等；
3)第三類：管理文件——描述產(chǎn)品實現(xiàn)過程各項管理工作的策劃文件和總結(jié)文件。如設(shè)計和開發(fā)策劃書、質(zhì)量計劃、設(shè)計工作總結(jié)報告、試驗工作總結(jié)報告等。
2.2 產(chǎn)品文件管理現(xiàn)狀
2.2.1 文件的歸檔管理
目前產(chǎn)品文件通常以電子形式或紙質(zhì)形式實現(xiàn)歸檔管理。而實施產(chǎn)品文件歸檔管理的電子化平臺多種多樣，有的單位為實現(xiàn)不同種類電子文檔的歸檔管理可能采用不同的電子管理平臺，以期滿足不同的管理要求。
2.2.2 文件的更改管理
屬于不同行業(yè)、不同領(lǐng)域的單位對產(chǎn)品文件的更改可能執(zhí)行不同的標準或相關(guān)規(guī)定，研制生產(chǎn)電子產(chǎn)品為主的一些單位以執(zhí)行GJB 5881-2006《技術(shù)文件版本標識及管理要求》及電子行業(yè)標準SJ/T 207.5-1999《設(shè)計文件管理制度第5部分：設(shè)計文件的更改》等標準為主，并通常以單位內(nèi)部相關(guān)管理規(guī)定的方式細化操作和實施要求，明確更改標記符號，更改標識方法、更改登記記錄等管理內(nèi)容。
3 版本標識規(guī)范化研究內(nèi)容
3.1 分析文件狀態(tài)管理不明確的原因
我們的專門研究工作首先調(diào)查了檔案歸口管理部門的文件發(fā)放和借閱記錄，并統(tǒng)計了文件調(diào)用出錯的情況，統(tǒng)計結(jié)果表明文件狀態(tài)調(diào)用出錯的主體是產(chǎn)品文件中技術(shù)文件和管理文件，分析技術(shù)文件和管理文件狀態(tài)不清的主要原因見下：
1)項目進行到不同的階段會出同一種類文件，比如“研制工作總結(jié)”在初樣機、正樣機都需要編制，因此同一個項目會出現(xiàn)兩份名稱相同的文件；
2)同一階段文件可能存在不同版本，如會議評審稿、會后修改稿、使用過程更改稿等，沒有統(tǒng)一的版本狀態(tài)標識，不易識別和區(qū)分版本之間的差別。
3.2 確定文件版本管理要解決的問題
針對上述兩個方面原因，我們認真學(xué)習(xí)了GJB 5881-2006《技術(shù)文件版本標識管理要求》，分析了產(chǎn)品文件分類管理、不同歸檔平臺更改管理規(guī)則的現(xiàn)狀，確定通過建立產(chǎn)品文件版本標識管理辦法給出產(chǎn)品文件可讀性強的唯一性標識，保證產(chǎn)品文件管理和使用的狀態(tài)清晰。
在對GJB5881-2006進行全面學(xué)習(xí)和借鑒的基礎(chǔ)上，我們確定了產(chǎn)品文件版本管理需要解決的5個方面問題：
1)版本標識的文件范圍；
2)如何建立唯一性標識；
3)給出適宜的版本模型；
4)版本如何使用。
3.3 研究解決上述問題的對策
3.3.1 實施版本標識的文件范圍
產(chǎn)品文件中的記錄類、總結(jié)報告類、表單類文件不是執(zhí)行類文件且不易發(fā)生變更情況，經(jīng)研究確定不納入版本標識和管理的范疇，其他文件應(yīng)實施版本標識管理。
3.3.2 建立唯一性標識
針對產(chǎn)品文件不同種類、不同歸檔電子平臺規(guī)則的特殊性，我們研究確定了適應(yīng)不同管理需要的文件版本標識。對設(shè)計文件中的計算機軟件程序和數(shù)據(jù)給出VX.Y(X從1開始，步長為1，Y從0開始，步長為1)方式的版本標識號。其他設(shè)計文件按照電子行業(yè)標準SJ/T07.4-1999《設(shè)計文件管理制度，第4部分：設(shè)計文件的編號》和SJ/T207.5-1999《設(shè)計文件管理制度，第5部分：設(shè)計文件的更改》規(guī)定，給出“設(shè)計文件編號十更改標記(a、b、c……)”方式的唯一性標識，并按頁進行管理。對產(chǎn)品技術(shù)文件和管理文件給出“文件編號十版本標識號(a、b、c……)”方式的唯一性標識，對整份文件進行版本控制。
3.3.3 確定適宜的版本模型
為確定適用的版本模型，我們對產(chǎn)品文件更改情況進行了全面調(diào)查，當(dāng)產(chǎn)品研制過程規(guī)范時除計算機軟件程序和數(shù)據(jù)在軟件生存周期內(nèi)變更和版本較多外，其他產(chǎn)品文件的更改頻次并不高，在一份文件的保存期限內(nèi)形成的版本也不多。因此確定版本的升級原則為每次更改均生成新的版本。
參照GJB 5881-2006規(guī)定的線性版本模型，我們研究確定了適于不同管理要求的版本模型及標識規(guī)則：
1)計算機軟件程序和數(shù)據(jù)
——版本標識號：VX.Y，初始版本為V1.0，X數(shù)字從1開始，步長為1；Y數(shù)字從0開始，步長為1。
——版本模型：根據(jù)計算機軟件程序和數(shù)據(jù)產(chǎn)生的時間順序依次排列，每個版本最多只有一個父版本，且只能有一個子版本，其版本模型示意圖見圖1。
圖1 計算機軟件程序和數(shù)據(jù)的線性版本模型
——版本標識位置：軟件程序和數(shù)據(jù)自身無需書寫版本號，依據(jù)相關(guān)電子歸檔平臺給定規(guī)則記錄版本標識號。
——版本標識號的標注：當(dāng)計算機軟件程序和數(shù)據(jù)需要更改時，更改后的計算機軟件程序和數(shù)據(jù)按規(guī)定入庫，版本相關(guān)電子歸檔平臺自行記錄。
——文件更改實施補充要求：計算機軟件程序和數(shù)據(jù)每次更改均需全文替換。
2)其他產(chǎn)品文件的版本標識
——版本標識號：首次歸檔的產(chǎn)品文件為初始版本，不加任何版本標識，每一次更改后的產(chǎn)品文件都應(yīng)有一個對應(yīng)的版本標識號。版本標識號為小寫拉丁字母，依次用a、b、c……表示。
——版本模型：采用線性管理模型，即根據(jù)版本產(chǎn)生的時間順序依次排列，每個版本最多只有一個父版本，且只能有一個子版本。其模型示意圖見圖2。
圖2 歸檔產(chǎn)品文件線性版本模型
——版本標識位置：產(chǎn)品設(shè)計文件版本標識號按頁標識在標題欄的“標記”欄中；產(chǎn)品技術(shù)文件和產(chǎn)品管理文件版本標識號標識在文件封面的文件編號后小括號中，如QF1.463.028JGJSB(a)。
——版本標識號的標注：產(chǎn)品設(shè)計文件由擬制人在“設(shè)計文件更改通知單”中按頁標明更改后的文件版本標識號（即設(shè)計文件的更改標記），檔案歸口管理部門負責(zé)在歸檔文件的標題欄中標注更改標記；產(chǎn)品技術(shù)文件和產(chǎn)品管理文件由擬制人在“文件更改通知單”的“更改標記”欄中標明更改后的文件版本標識號（即文件的更改標記），每次更改，擬制人應(yīng)提交版本升級后的文件封面。檔案歸口管理部門負責(zé)在存檔文件的“文件更改狀態(tài)一覽表”中記錄更改有關(guān)信息。
3.3.4 版本使用規(guī)則
我們選用GJB 5881-2006《技術(shù)文件版本標識及管理要求》給出的版本使用原則：
1)產(chǎn)品文件的版本管理應(yīng)反映其追溯性，使用時應(yīng)遵循最新版本適用原則；
2)當(dāng)技術(shù)和文件的應(yīng)用中是指某特定版本時，版本標識號應(yīng)出現(xiàn)在技術(shù)文件的標識中；
3)當(dāng)引用的產(chǎn)品技術(shù)文件或產(chǎn)品管理文件與特定版本無關(guān)，隨最新版本而變化時，則不應(yīng)標識文件的版本號。
3.4 制定“產(chǎn)品文件版本標識管理規(guī)定”
我們在總結(jié)前期研究工作的基礎(chǔ)上制定了“產(chǎn)品文件版本標識管理規(guī)定”（試行），規(guī)定了版本標識管理的職責(zé)、要求和使用，特別是針對不同電子歸檔平臺的特點，分別給出了適用的版本標識號、版本模型、版本標識位置、版本標識號的標注及文件實施更改的補充要求，明確了版本標識的使用原則。
4 實施效果
2010年9月至2011年3月，經(jīng)過半年的試行，我們對歸檔產(chǎn)品文件的更改情況進行檢查，結(jié)果表明有文件編號支撐的文件更改后均按規(guī)定進行了版本標識，狀態(tài)清晰，調(diào)閱和使用文件沒有發(fā)生狀態(tài)錯誤。
在規(guī)定試行期間，我們跟蹤收集使用過程中遇到的問題和反饋的意見，對問題和意見進行了匯總分析和處理，并對規(guī)定（試行）稿進行了修改完善，形成正式《產(chǎn)品文件版本標識管理規(guī)定》發(fā)布，作為產(chǎn)品文件版本標識工作開展的依據(jù)。
5 總結(jié)
此次建立專門研究小組對“產(chǎn)品文件版本如何規(guī)范管理”進行了初步的探索，在實施中取得了不錯的效果。我們認為對產(chǎn)品文件的定義與分類、版本模型可能會因企業(yè)的管理模式和特性而不盡相同，但文件的唯一性標識是有效進行文件管理和控制的基礎(chǔ)，希望本文中的版本管理模式會對其它的單位與企業(yè)有借鑒作用。
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