一、電子文件的管理形式與特點(diǎn)

    電子文件有方便、簡捷、易于檢索等優(yōu)點(diǎn)，同時(shí)它還有易被修改、刪除等缺點(diǎn)，它比紙制文件更易丟失或失真。所以在日常工作中應(yīng)采取集中式和分布式保管為主。

    一是做好電子文件的收集整理工作，對(duì)所有的電子文件所使用的軟件要記錄備案，同時(shí)確定密級(jí)、文種和發(fā)放范圍，只有這樣才能確定電子文件的真實(shí)性、有效性、完整性。

    二是做好電子文件的歸檔工作。歸檔方法分為邏輯歸檔和物理歸檔。邏輯歸檔就是要在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候?qū)﹄娮游募�進(jìn)行歸檔；物理歸檔就是要定期定時(shí)地對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔。同時(shí)還要做好電子文件的審核、檢測(cè)、拷貝和備份工作。

    三是對(duì)電子文件要定期進(jìn)行深入檢查。要適時(shí)組織專業(yè)人員定期對(duì)電子檔案的可讀性、機(jī)密性、效用性等電子文件的管理情況，進(jìn)行深入的檢查、指導(dǎo)。電子文件在管理形式上主要采取集中式和分布式兩種方法。集中式管理就是形成的電子文件機(jī)構(gòu)，把將要失去對(duì)現(xiàn)在來說沒有具體效用，同時(shí)還具有保管價(jià)值的電子文件，集中放一地移交到檔案室集中保管，這也是建立檔案館其中電子文件管理模式的框架。分布式保管檔案就是檔案室對(duì)失去現(xiàn)在有效使用的電子文件要加以控制，但絕不是簡單的必須統(tǒng)一保管。主要原因就是電子文件的所在之處有系統(tǒng)依賴性，而一般的檔案室在技術(shù)與資金尤其是資金上很難達(dá)到滿足電子文件對(duì)軟硬件等其它方面的要求。

    目前也有人提出折衷的方法。就是采取集中式和分布式保管相結(jié)合的方法。機(jī)關(guān)檔案室的具體指導(dǎo)與文件形成單位需要結(jié)合，實(shí)際上就是要解決電子文件在形成過程中軟硬件依賴性的問題。

二、電子文件的管理和利用

    一是要做好利用電子文件的權(quán)限審核工作。電子文件檔案的機(jī)密性主要是防止把已有信息，輕易地暴露或透露給未經(jīng)過授權(quán)的人或系統(tǒng)。各單位要明確有權(quán)利進(jìn)人到電子文件管理系統(tǒng)的人員，并規(guī)定相關(guān)人員可閱覽的范圍。同時(shí)由系統(tǒng)自動(dòng)制定閱覽人身份及閱覽范圍的合法性，并跟蹤記錄確保安全。當(dāng)然還可以根據(jù)電子文件在內(nèi)容的密級(jí)上等存在的問題，不能隨意對(duì)利用者都開放。日常工作中可根據(jù)利用者利用的目的再來確定他的授權(quán)。同時(shí)不能無條件的受制于電子文件的載體，謹(jǐn)防丟失。

    二是要把電子文件的精確性和真實(shí)性放在重要位置。

    電子文件檔案如果有意無意被改動(dòng)或部分改動(dòng)甚至刪除，使其包含的價(jià)值及用戶所期望的大不相同時(shí)，此時(shí)的電子檔案對(duì)用戶來說就不是精確的。電子檔案的真實(shí)性是指它所包含的信息保持在原來的真實(shí)或原始的質(zhì)量和狀態(tài)，而不是隨意經(jīng)過篡改或者經(jīng)過人為偽造的信息。也就是說電子檔案中的信息能夠保持最初的生成、傳遞及存儲(chǔ)狀態(tài)，我們就可以視為真實(shí)的。要做好利用拷貝回收工作，對(duì)整個(gè)利用系統(tǒng)來說會(huì)給管理工作造成麻煩的主要是提供拷貝件時(shí)，一定會(huì)帶來時(shí)間與地點(diǎn)的分散。最后的結(jié)局會(huì)造成電子文件內(nèi)原始信息盡悉消失，所以必須采取切實(shí)有效的措施和合理的方法嚴(yán)格管理。

    這就要求：一是對(duì)提供利用的拷貝限定一定的時(shí)間內(nèi)必須回收，并對(duì)其進(jìn)行復(fù)制，避免造成電子文件的絕版。還要嚴(yán)格完善提供拷貝利用手續(xù)、數(shù)量、時(shí)間、回收期限，同時(shí)責(zé)任人還要逐一登記；二是對(duì)已到回收期限的拷貝件經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽批后，要及時(shí)提出催還清單，同時(shí)對(duì)已回收的拷貝件，應(yīng)做消除內(nèi)容的處理，并在備注中注明該拷貝件已做回收處理，標(biāo)明了該拷貝件完成了它自身的一次歷史使命；三是要做好電子文件檔案的安全保密工作。我們現(xiàn)在辦公等領(lǐng)域使用的電子文件存在有易更改易刪除等缺點(diǎn)，如不加以防范，制定切實(shí)可行的措施，很難控制其準(zhǔn)確性、科學(xué)性、安全性。這里需要強(qiáng)調(diào)兩點(diǎn)：第一是要根據(jù)電子文件檔案內(nèi)容的密級(jí)層次加以嚴(yán)格管理。在使用電子文件檔案的過程中，設(shè)置相應(yīng)的開機(jī)密碼、進(jìn)入系統(tǒng)前也做加密處理，最后在專業(yè)操作人員進(jìn)入系統(tǒng)后也要加入密碼，同時(shí)這些密碼還要定期更換。對(duì)那些內(nèi)容暫時(shí)或永久不能公開的電子文件檔案，原則上是不提供拷貝件的，就是即使提供，也應(yīng)在有效的監(jiān)控下制作，做好防泄密工作。第二是應(yīng)該對(duì)電子文件利用的全過程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控。就是要保證電子文件檔案在利用過程中具有真實(shí)性、可用性、精確性及機(jī)密性、可傳遞性，這里重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)一下跟蹤監(jiān)控。在日常工作中有多種利用電子文件的方式方法，但無論我們采取何種的利用方法，都要對(duì)電子文件在利用的過程中，采取合理有效的方法和措施進(jìn)行全方位的跟蹤監(jiān)控，同進(jìn)還要進(jìn)行登記、記錄等，以便作為今后查找的依據(jù)。

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