一、采購(gòu)在酒店經(jīng)營(yíng)的重要地位
酒店采購(gòu)在酒店管理環(huán)節(jié)中非常重要，是保證酒店產(chǎn)品品質(zhì)，控制成本的重要環(huán)節(jié)。
酒店服務(wù)質(zhì)量除了與專(zhuān)業(yè)度有關(guān)以外，與酒店的采購(gòu)也息息相關(guān)。優(yōu)質(zhì)的住宿配備，新鮮的食材等都將給客戶(hù)帶來(lái)最直接的入住體驗(yàn)，對(duì)酒店形成口碑以及帶來(lái)回頭客具有重要的意義。
另外一個(gè)方面，一般來(lái)說(shuō)酒店采購(gòu)占到酒店總體成本的40%左右，是企業(yè)成本產(chǎn)生的一個(gè)大頭，對(duì)利潤(rùn)產(chǎn)生直接的影響，是企業(yè)內(nèi)控的重要環(huán)節(jié)。
總的來(lái)說(shuō)，做好酒店的采購(gòu)管理工作，不僅能夠保障酒店的正常經(jīng)營(yíng)，還能夠幫助企業(yè)降低成本、提高服務(wù)質(zhì)量，以求最大化地滿足顧客的需求。
二、酒店采購(gòu)的特點(diǎn)加大了采購(gòu)管理的難度
區(qū)別其它行業(yè)，酒店的采購(gòu)具有自身的特點(diǎn)：
1、季節(jié)性和隨機(jī)性強(qiáng)。這給采購(gòu)的計(jì)劃性構(gòu)成了很大的挑戰(zhàn)。很多酒店采取零星采購(gòu)或緊急采購(gòu)，采購(gòu)缺乏計(jì)劃性，常常造成庫(kù)存不足，影響使用部門(mén)的正常使用或庫(kù)存過(guò)多、存放時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，導(dǎo)致產(chǎn)品過(guò)了保質(zhì)期無(wú)法使用。
2、品種繁多、情況復(fù)雜。酒店行業(yè)需要采購(gòu)的物品非常多，這不僅給產(chǎn)品的管理造成數(shù)據(jù)分析上的壓力，還讓采購(gòu)過(guò)程變得更加復(fù)雜，容易滋生暗箱操作、回扣等腐敗現(xiàn)象。
3、供應(yīng)商種類(lèi)多，數(shù)量龐大，篩選難。由于涉及采購(gòu)的物品種類(lèi)非常多，加上采購(gòu)要求“貨比N家”，酒店行業(yè)面臨的供應(yīng)商隊(duì)伍非常龐大，管理起來(lái)非常有難度，傳統(tǒng)的實(shí)地比貨模式也已經(jīng)跟不上時(shí)代的要求。
4、一些新鮮食材類(lèi)時(shí)效性高。新鮮食材類(lèi)的價(jià)格每天都處于變化之中，同時(shí)保質(zhì)期較短，需要以最快的速度完成采購(gòu)工作，對(duì)于采購(gòu)效率有更高的要求，但是目前的很多酒店由于審批環(huán)節(jié)繁瑣、信息溝通不透明等原因造成采購(gòu)效率低下。
三、酒店采購(gòu)要求多、快、好、省
1、產(chǎn)品管理。酒店行業(yè)龐大的物品種類(lèi)需求給采購(gòu)造成很大的壓力，需要有一個(gè)功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)，儲(chǔ)存企業(yè)所需所有物品的詳細(xì)信息，方便企業(yè)快速發(fā)起采購(gòu)行動(dòng)。
2、供應(yīng)商篩選。供應(yīng)商數(shù)量的龐大給供應(yīng)商的篩選造成很大的挑戰(zhàn)，酒店需要有一套完善的流程來(lái)對(duì)供應(yīng)商資格進(jìn)行審核以及對(duì)合作中的供應(yīng)商進(jìn)行考核，確保優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商提供優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品。
3、快速報(bào)價(jià)。由于價(jià)格處于不斷變化之中，酒店行業(yè)的新鮮食材類(lèi)采購(gòu)需要滿足快速報(bào)價(jià)的需求，確保企業(yè)采購(gòu)的詢(xún)價(jià)是實(shí)時(shí)且精準(zhǔn)的。
4、成本控制。采購(gòu)成本在酒店行業(yè)成本中占據(jù)很大的比例，采購(gòu)成本的控制往往來(lái)自于價(jià)格的優(yōu)勢(shì)，因此需要一套先進(jìn)的價(jià)格體系，支撐企業(yè)以最優(yōu)價(jià)格采購(gòu)到最優(yōu)產(chǎn)品。
5、采購(gòu)全過(guò)程管理。作為一份“肥差”，酒店行業(yè)的采購(gòu)更加容易滋生腐敗，需要引入信息化手段對(duì)采購(gòu)的全過(guò)程進(jìn)行管理，實(shí)時(shí)跟蹤采購(gòu)過(guò)程，確保采購(gòu)?fù)该骰约靶实奶嵘?/p>
6、庫(kù)存管理。采購(gòu)的隨機(jī)性給酒店物品的存儲(chǔ)帶來(lái)挑戰(zhàn)，需要有一個(gè)完善的庫(kù)存管理功能，能夠?qū)崟r(shí)反映庫(kù)存情況，支持庫(kù)存調(diào)撥出保質(zhì)期先過(guò)期的產(chǎn)品。
7、菜譜管理。酒店行業(yè)廚房每道菜的用料采購(gòu)比較特殊，需要根據(jù)廚師所寫(xiě)菜譜進(jìn)行采購(gòu)。一個(gè)功能先進(jìn)的菜譜管理顯得非常有必要，能夠讓采購(gòu)人員根據(jù)每道菜所需原材料和比例進(jìn)行科學(xué)采購(gòu)。
四、信息化的引入將提升酒店采購(gòu)的效率與質(zhì)量
針對(duì)酒店行業(yè)的采購(gòu)管理需求，一體化管理軟件8thManage從酒店行業(yè)采購(gòu)的特點(diǎn)出發(fā)，為其提供了一套涵蓋產(chǎn)品管理、供應(yīng)商管理、招投標(biāo)管理、采購(gòu)計(jì)劃管理、采購(gòu)過(guò)程管理、菜譜管理、點(diǎn)選式報(bào)表等功能的全面采購(gòu)管理解決方案，讓酒店行業(yè)實(shí)現(xiàn)開(kāi)源節(jié)流、降本增效的戰(zhàn)略目標(biāo)。
全面產(chǎn)品信息庫(kù)，方便企業(yè)開(kāi)展采購(gòu)工作。8thManage能夠?yàn)榫频晏峁┮粋�(gè)全面的產(chǎn)品信息庫(kù)，將酒店經(jīng)營(yíng)所需要的產(chǎn)品信息錄入系統(tǒng)中，并進(jìn)行維護(hù)，包括為產(chǎn)品分類(lèi)、編碼、上傳圖片、更新價(jià)格、設(shè)置最少采購(gòu)量以及支持產(chǎn)品多單位換算等，當(dāng)企業(yè)發(fā)起采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，可以快速地從產(chǎn)品信息庫(kù)中導(dǎo)入產(chǎn)品的信息，同時(shí)采購(gòu)人員可以快速查看到各種物品的可用數(shù)量、基準(zhǔn)價(jià)等信息，讓酒店的采購(gòu)更加有針對(duì)性。
多環(huán)節(jié)供應(yīng)商篩選，確保找到最優(yōu)供應(yīng)商。針對(duì)酒店行業(yè)供應(yīng)商多的情況，系統(tǒng)提供了一個(gè)供應(yīng)商預(yù)選機(jī)制，通過(guò)群發(fā)郵件發(fā)動(dòng)多個(gè)供應(yīng)商參與在線問(wèn)卷調(diào)查以及系統(tǒng)的自動(dòng)評(píng)分，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行初步的篩選，并通過(guò)第三方調(diào)查等主觀方式綜合評(píng)估供應(yīng)商的資質(zhì)。針對(duì)酒店行業(yè)對(duì)食品安全的重視，8thManage增加許可證的管理功能，將沒(méi)有食品安全許可證的供應(yīng)商淘汰掉。此外，系統(tǒng)還提供供應(yīng)商考核機(jī)制，對(duì)正在合作中的供應(yīng)商從貨品遲交率、抱怨率、拒交率以及采購(gòu)單價(jià)與基準(zhǔn)價(jià)差距等多個(gè)維度進(jìn)行考評(píng)。
快速向供應(yīng)商詢(xún)價(jià)，及時(shí)捕捉市場(chǎng)變化情況。對(duì)于酒店行業(yè)所需新鮮食材價(jià)格處于不斷變化之中的情況，8thManage提供了快速報(bào)價(jià)的功能，采購(gòu)人員可在系統(tǒng)上向供應(yīng)商提出報(bào)價(jià)請(qǐng)求，并在供應(yīng)商登錄界面發(fā)出報(bào)價(jià)提醒。同時(shí)，系統(tǒng)還提供APP應(yīng)用，供應(yīng)商可以通過(guò)手機(jī)登錄系統(tǒng)進(jìn)行產(chǎn)品的報(bào)價(jià)，方便供應(yīng)商隨時(shí)隨地進(jìn)行業(yè)務(wù)操作，達(dá)到了快速報(bào)價(jià)的功能。
多種比價(jià)方式，全面控制酒店成本。為確保酒店能夠以最優(yōu)的價(jià)格采購(gòu)到物品，8thManage為酒店的每一項(xiàng)產(chǎn)品都搭建了多套價(jià)格體系，包括產(chǎn)品基準(zhǔn)價(jià)、一定時(shí)期內(nèi)失效的產(chǎn)品單價(jià)以及發(fā)起采購(gòu)請(qǐng)求向供應(yīng)商獲得的產(chǎn)品單價(jià)，并通過(guò)橫縱向多維度的比價(jià)，找出產(chǎn)品的最優(yōu)價(jià)格。在采購(gòu)請(qǐng)求界面中，系統(tǒng)設(shè)置了預(yù)算檢驗(yàn)的功能，當(dāng)預(yù)算成本超支時(shí)，采購(gòu)請(qǐng)求將不被審批通過(guò)，起到了成本控制的作用。
全程跟蹤采購(gòu)過(guò)程，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)效益最大化。對(duì)于酒店行業(yè)來(lái)說(shuō)，每天需要進(jìn)行采購(gòu)的物品非常繁多，往往需要制訂幾百乃至上千的采購(gòu)計(jì)劃，對(duì)于采購(gòu)的效率有著非常高的要求。基于系統(tǒng)的產(chǎn)品庫(kù)、報(bào)價(jià)單庫(kù)等信息，8thManage支持快速建立采購(gòu)計(jì)劃，一般只需要填寫(xiě)采購(gòu)數(shù)量（其他信息由系統(tǒng)自動(dòng)生成），即可快速完成采購(gòu)計(jì)劃的建立。同時(shí)，還支持采購(gòu)的全過(guò)程跟蹤，采購(gòu)計(jì)劃頁(yè)面直接鏈接到產(chǎn)品的報(bào)價(jià)過(guò)程、采購(gòu)單、庫(kù)存流轉(zhuǎn)等，方便采購(gòu)人員在采購(gòu)計(jì)劃建立后，實(shí)時(shí)查詢(xún)采購(gòu)的進(jìn)展情況。采購(gòu)過(guò)程實(shí)時(shí)透明的信息還有利于防止暗箱操作等行為的發(fā)生。
靈活庫(kù)存調(diào)撥，確保物品存儲(chǔ)有序。該系統(tǒng)還支持庫(kù)存調(diào)撥功能，能夠根據(jù)產(chǎn)品的生產(chǎn)日期自定義調(diào)撥出即將到期的物品批次，確保酒店行業(yè)里有一定保質(zhì)期限的食品不變質(zhì)。同時(shí)，8thManage提供庫(kù)存界面，實(shí)時(shí)反映產(chǎn)品的入庫(kù)、出庫(kù)情況，確保酒店物品的存儲(chǔ)井然有序。
靈活菜譜管理機(jī)制，食材采購(gòu)更有針對(duì)性。8thManage提供靈活的菜譜管理機(jī)制，廚師可以在系統(tǒng)上填寫(xiě)每道菜所需的原材料以及比例，采購(gòu)人員則根據(jù)廚師所寫(xiě)菜譜進(jìn)行科學(xué)采購(gòu)。同時(shí)，根據(jù)廚師所寫(xiě)菜譜每種原材料價(jià)格及數(shù)量、比例，酒店人員還可以為每道菜進(jìn)行定價(jià)，確保酒店獲得利潤(rùn)。
通過(guò)引入信息化管理的手段，酒店行業(yè)紛亂復(fù)雜的采購(gòu)問(wèn)題得到迎刃而解，采購(gòu)物品信息全面且井井有條，供應(yīng)商資質(zhì)優(yōu)良且服務(wù)好，詢(xún)價(jià)快速而精準(zhǔn)，價(jià)格合理公正且成本低；采購(gòu)過(guò)程透明化且效率高，庫(kù)存管理“松弛有道”無(wú)積壓，菜譜詳細(xì)定價(jià)易兼采購(gòu)科學(xué)。
關(guān)于8thManage
8thManage由高亞科技研究開(kāi)發(fā)，其創(chuàng)始人及CEO羅葉明先生曾在美國(guó)及中國(guó)香港從事IT行業(yè)工作30多年，并在許多著名企業(yè)和機(jī)構(gòu)，包括香港證券交易所、InterWorld、美國(guó)佩羅系統(tǒng)公司、美國(guó)花旗銀行、DEC、Perkins Elmer 以及貝爾實(shí)驗(yàn)室擔(dān)任核心研發(fā)人員和高層管理人員，在商業(yè)運(yùn)作、企業(yè)管理及軟件開(kāi)發(fā)方面積累了極為豐富的經(jīng)驗(yàn)。
8thManage是一個(gè)先進(jìn)的管理平臺(tái)，采用“一個(gè)設(shè)計(jì)一個(gè)系統(tǒng)(ODOS)”的架構(gòu)，不僅提供全面的功能，包括CRM、PM/PMO、HR、供應(yīng)商管理、ERPⅡ等，而且各個(gè)功能模塊都建立在同一個(gè)平臺(tái)上，完美支持?jǐn)?shù)據(jù)的實(shí)時(shí)整合。同時(shí)，8thManage的所有產(chǎn)品均潛入先進(jìn)的BI功能，對(duì)于現(xiàn)在企業(yè)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)挖掘就有重要的意義。
自2007年6月份正式推向市場(chǎng)至今，8thManage客戶(hù)已遍布中國(guó)(包括中國(guó)內(nèi)地、香港及臺(tái)灣地區(qū))、美國(guó)、加拿大及新加坡等國(guó)家，包括美國(guó)洛克西德•馬丁公司、首都醫(yī)療集團(tuán)、中國(guó)移動(dòng)、安利、中國(guó)自動(dòng)化集團(tuán)、清華大學(xué)、富士施樂(lè)（中國(guó)）、加拿大蒙特利爾銀行、新加坡地鐵公司、衛(wèi)信科技創(chuàng)新公司、香港和記環(huán)球電訊、中聯(lián)電腦服務(wù)公司、臺(tái)灣金融家等，客戶(hù)涉及航天、電信、醫(yī)療、高科技、金融以及交通等行業(yè)或領(lǐng)域。
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本文標(biāo)題：引入信息化手段 酒店采購(gòu)迎來(lái)“出頭天”
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