熙可集團是一家以食品、農(nóng)業(yè)、全供應鏈整合管理為主營業(yè)務的跨國集團公司。熙可食品是我國最大的酸性水果出口商之一。熙可集團從水果基地選擇、水果種植、水果收獲到水果運輸、產(chǎn)品生產(chǎn)、檢驗等環(huán)節(jié)進行食品的垂直供應鏈整合，且成效卓越。公司的安全標準在國際上處于領先水平，食品質(zhì)量得到了美國、英國、日本等國家的認可。
總部設立在中國上海，分部遍及美洲、歐洲、大洋洲、亞洲和東南亞，目前在國內(nèi)外擁有19家分公司、8家下屬工廠，在全球擁有超過450多名管理人員和10000多名員工。隨著業(yè)務發(fā)展，熙可集團寄已經(jīng)成立以中國為中心，面向全球市場的全球化公司。
圖1 熙可集團
熙可的挑戰(zhàn)
食品安全是食品企業(yè)的生命線。作為一家食品出口公司翹楚，熙可集團需要遵守包括日本食品標準、美國食品標準、歐洲食品標準以及中國國家標準在內(nèi)的，不同國家嚴格的食品檢驗檢疫標準達17項之多。熙可集團不僅需要在食品種植和加工生產(chǎn)等方面嚴格遵守相關標準，在管理上對文檔、配方、質(zhì)量和信息的管理也需要嚴格的標準操作。這就要求熙可集團在整個食品的垂直產(chǎn)業(yè)鏈管理環(huán)節(jié)，從食品種植、食品生產(chǎn)、到內(nèi)部管理均需要各部門、各環(huán)節(jié)同步遵守相應的操作規(guī)范和審計標準。
熙可集團從成立之初就非常重視食品安全，所以在食品種植和食品生產(chǎn)環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制和食品安全追溯借助信息化的工具控制得相當成熟。然而，在熙可集團的內(nèi)部管理上，傳統(tǒng)的各個部門橫向業(yè)務的管理方式已經(jīng)不能適應跨部門、跨公司業(yè)務協(xié)作的發(fā)展要求，這對食品安全管理帶來隱患。
集團擁有包括生產(chǎn)、研發(fā)、財務、人事等多個部門。各部門均有各自業(yè)務流程，當涉及跨部門審批業(yè)務時，傳統(tǒng)以紙質(zhì)、郵件為主的審批方式將效率大大降低，同時，超長且繁瑣的跨部門審批內(nèi)容也加大各部門工作量。
·業(yè)務流程缺乏明確的跨部門授權審核體系，影響業(yè)務的管理進程；
·在執(zhí)行的過程中缺乏標準化的監(jiān)管工具，難以及時發(fā)現(xiàn)問題，對事后的追溯和糾錯也很難發(fā)現(xiàn)。
·對文檔、信息跨部門傳遞的安全不能有效保證；
·手工的文本信息傳遞方式，帶來大量可避免的人為錯誤率的發(fā)生；
·傳統(tǒng)的電話、郵件的通知方式，使管理者不能有效掌握流程進度；
·傳統(tǒng)的跨部門審批管理方式也越來越不適應管理者多地辦公的需求；
Ultimus實現(xiàn)熙可的垂直業(yè)務資源整合
面對眾多的管理挑戰(zhàn)，熙可集團希望通過垂直業(yè)務資源整合的方式，對跨部門管理實施標準化控制。針對跨部門協(xié)作流程建立標準管控體系，統(tǒng)一信息的發(fā)布渠道、整合各類信息資源來保證熙可集團的其他業(yè)務部門解放一部分非核心管理的壓力，更能專注核心管理環(huán)節(jié)，從而提高集團的整體業(yè)務能力和業(yè)務效率。
2009年，當熙可集團迅速意識到垂直資源整合的重要性時，便開始在各知名軟件廠商中尋找合適的信息化工具和解決方案。熙可集團IT總監(jiān)黃橋勇先生在談及與Ultimus公司合作時說“我們先后了解了4家杰出的BPM廠商，最終Ultimus公司的解決方案脫穎而出。首先，Ultimus解決方案的快速發(fā)布能力和溝通效率讓我們對項目的成功實施樹立信心；其次，全面、簡潔、完整的報表界面是我們需要的管理助手；再次，系統(tǒng)的穩(wěn)定性、強大的技術支持以及在業(yè)界良好的客戶評價也是我們所看中的；另外，Ultimus解決方案的高性價比也令人心動；當然，最最重要的是Ultimus的解決方案與我們垂直業(yè)務資源整合的需求最為匹配�！�
在2009年里，Ultimus很快與熙可集團IT部門、業(yè)務優(yōu)化部組成聯(lián)合實施小組，率先開始了公司的信息化流程管理的建設工作。在實施小組的通力配合下，通過三年的時間，共推進六期BPM信息化項目工程，將信息化流程管理范圍覆蓋合同審批、財務管理、ITEM管理、人事管理、研發(fā)流程管理、行政管理、IT流程管理的43支業(yè)務流程，同時在國內(nèi)的12家分公司實施應用。
圖2 熙可集團IT框架圖
熙可集團BPM的實施
熙可集團非常重視BPM項目，為了保證該項目的成功落地，熙可集團首先成立了“業(yè)務優(yōu)化部”，所謂“業(yè)務優(yōu)化部”是各業(yè)務部門的骨干人員，他們對各部門的工作流程非常熟悉，由這支專業(yè)的人員牽頭負責集團內(nèi)部跨部門間的流程優(yōu)化工作是再合適不過的；另外，請來第三方咨詢機構(gòu)，建立科學的方法論為集團作嚴謹?shù)目绮块T授權審批體系。
在這兩項強大的管理支持下，Ultimus實施顧問與熙可集團的IT部門對集團的業(yè)務需求有了清晰而全面的認識，在Ultimus解決方案的支持下，項目得到迅速推進。往往一個業(yè)務流程在短短一兩周內(nèi)就能測試、上線。
合同審批管理——合同管理對食品行業(yè)尤為重要，合同管理中不僅涉及金額、數(shù)量、交貨期等關鍵信息，另外對于非常關注食品安全標準的熙可集團而言，合同內(nèi)的食品質(zhì)量體系標準也尤為重要。公司首先將金額最大、涉密信息最多的合同審批體系納入BPM系統(tǒng)中管理。系統(tǒng)涉及到公司的全部不同類合同流程以及在集團旗下9家分公司應用與推廣。目前，公司合同審批流程已完全納入系統(tǒng)化進行。
財務費用審批管理——通過BPM系統(tǒng)，熙可集團將過去有關財務費用報銷的部分完全剝離財務系統(tǒng)管理。通過BPM系統(tǒng)在技術上實現(xiàn)與ERP系統(tǒng)中的生產(chǎn)管理和費用管理完全整合。財務費用審批由原來9個節(jié)點部門/人員完成的審批工作，目前僅需要4個節(jié)點部門/人員就能完成。BPM系統(tǒng)還與網(wǎng)上銀行做了接口，財務人員發(fā)出確認支付的指令后，系統(tǒng)能夠?qū)⒅Ц督痤~的數(shù)據(jù)，通過網(wǎng)上支付形式自動轉(zhuǎn)入員工個人銀行賬戶，非常方便且智能。
ITEM（產(chǎn)品編碼）申請管理——集團借助BPM系統(tǒng)對ITEM進行統(tǒng)一管理，改變過去產(chǎn)品編碼申請難、多頭管理、錯誤高的情況。在BPM系統(tǒng)中建立創(chuàng)建ITEM規(guī)范索引，通過特定的流程審批后，新的ITEM即時在系統(tǒng)中生效。同時，BPM系統(tǒng)直接將信息同步至ERP系統(tǒng)中，減少中間冗余的信息傳遞環(huán)節(jié)，降低出錯率，提高信息傳遞效率。
人事審批管理——熙可集團將HR系統(tǒng)中的人事審批環(huán)節(jié)也進行了管理剝離，將員工出入職審批管理、休假審批管理、加班審批管理、員工調(diào)動審批管理等流程納入BPM系統(tǒng)中。例如，新員工跨部門、跨公司的職位調(diào)動，通過完成BPM系統(tǒng)流程的申請與審批后，員工新的工作權限即可生效。
研發(fā)流程審批管理——BPM系統(tǒng)與公司的PLM系統(tǒng)進行集成，目前PLM系統(tǒng)專注負責與研發(fā)相關的數(shù)據(jù)、文檔的管理工作，而有關食品的研發(fā)申請和審批流程已完全納入BPM中進行。
IT審批管理——人員賬號權限的開通、計算機維修申請、固定資產(chǎn)采購等業(yè)務流程也在BPM中進行。
行政審批管理——包括訪客管理、行政車輛調(diào)度等流程管理。
在BPM系統(tǒng)實施的過程中，聯(lián)合實施小組做了非常多細致的工作保證系統(tǒng)的順利實施與安全運行。Ultimus聯(lián)合熙可IT部門制作了大量中英文的培訓手冊和視頻，每年對業(yè)務部門進行多次系統(tǒng)培訓，保證系統(tǒng)的順利實施。另外，公司設立一年兩次的系統(tǒng)需求反饋機制，員工能夠針對系統(tǒng)的使用情況向公司提出更優(yōu)良的反饋建議，IT部門與Ultimus一同對反饋意見進行系統(tǒng)的升級與優(yōu)化。為保證系統(tǒng)運作安全，系統(tǒng)引入動態(tài)口令卡的登錄方式，審批用戶需要輸入一段動態(tài)的口令后才能安全登錄，以確保系統(tǒng)賬戶的安全管理。
流程管理使業(yè)務核心化成效卓越
目前，熙可集團的BPM系統(tǒng)實現(xiàn)了與ERP、BI、PLM、HR等管理信息化系統(tǒng)充分集成。BPM系統(tǒng)幫助熙可集團其他系統(tǒng)核心管理內(nèi)容固化，將非核心管理部分以垂直資源整合的方式進行集中管理。通過實施流程管理使熙可集團業(yè)務在各個方面成效卓越。
圖3 熙可集團BPM流程界面
流程標準化——過去公司的授權體系不清，實施BPM系統(tǒng)后，各項流程均在系統(tǒng)中有標準的定義與流向，業(yè)務根據(jù)系統(tǒng)的流程進行標準化運作即可，公司的許多規(guī)章制度也在系統(tǒng)中得到固化和靈活升級。
改進業(yè)務速度——有了明確的流程體系的支撐，在信息化工具的幫助下，業(yè)務的速度大大提高。以財務費用審批為例，過去差旅費用審批需要20天，現(xiàn)在6天內(nèi)就可以完成整個費用報銷流程。合同審批速度也大大提高。
流程優(yōu)化和消除不必要任務——BPM幫助熙可集團根據(jù)業(yè)務需求對流程進行優(yōu)化，增加必要流程或刪減不必要的任務。例如增加ITEM流程，刪除了原有的人事部門審批員工出差的申請流程等。流程的調(diào)整使業(yè)務指向更加明晰。
降低工作量——BPM系統(tǒng)實現(xiàn)了熙可集團的垂直資源整合需求，將各部門的非核心流程進行剝離，大大降低原有各部門的管理壓力和工作量。
信息安全顯著提升——由電子化、系統(tǒng)化的信息管理方式代替原有手工、紙質(zhì)的管理模式，使信息的追溯、查詢和存儲更為安全。
增加人性化管理——員工可以隨時隨地通過系統(tǒng)查看流程進度。
未來擴展應用
目前，BPM系統(tǒng)是熙可集團下屬12家分公司員工的業(yè)務對外窗口，涉及到全部的跨部門審批的工作都在BPM中進行。熙可集團IT總監(jiān)黃橋勇先生說“這些分公司員工基本上每個人會使用一到兩個信息系統(tǒng)，其中一個肯定是BPM系統(tǒng)�！�
黃橋勇先生介紹說，熙可集團的BPM系統(tǒng)是基于B/S結(jié)構(gòu)（Browser/Server，瀏覽器/服務器模式），系統(tǒng)靈活且開放。應公司全球化的發(fā)展進程要求，BPM系統(tǒng)在未來將進行全球化業(yè)務范圍推廣。他說“我們下一步計劃將BPM項目持續(xù)的向國內(nèi)外其他分公司進行推廣；目前，系統(tǒng)并未與工廠層面進行對接，與MES系統(tǒng)集成也是我們未來計劃的一部分；另外，我們打算將系統(tǒng)模塊化的功能處理得更加細致，同時，對簡單的核心流程的審批實現(xiàn)移動應用。”
關于Ultimus公司
Ultimus 是企業(yè)流程管理（BPM）和工作流程自動化軟件及服務全球的領導廠商，提供最優(yōu)秀的企業(yè)流程自動化和流程改進的解決方案。幫助全球超過1,600 多家客戶部署了Ultimus BPM 系統(tǒng)，解決了他們在企業(yè)流程管理所面臨的各種挑戰(zhàn)。Ultimus 在中國的客戶包括：DHL 亞太區(qū)、GE 中國、聯(lián)合利華(Unilever)、微軟(Microsoft) 和西門子(Siemens) 等等。
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本文標題：熙可集團BPM系統(tǒng)與ERP、BI、PLM、HR信息化系統(tǒng)集成應用研究
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