1．傳統(tǒng)MIS技術(shù)的優(yōu)與劣
    
    傳統(tǒng)MIS技術(shù)應(yīng)用已經(jīng)十分廣泛，大家所熟悉的鐵路與民航的訂票系統(tǒng)，銀行的帳戶系統(tǒng)，企業(yè)的財(cái)務(wù)軟件，物資，銷售，人事管理軟件，甚至最近逐漸興起的大型的企業(yè)管理軟件ERP，都是MIS技術(shù)的不同應(yīng)用。這樣的系統(tǒng)有一個(gè)共同點(diǎn)，那就是很好地滿足了單一用戶處理單一任務(wù)(單一角色)的應(yīng)用需求。也就是說鐵路出票員只需要做一種操作，出票。如果一個(gè)用戶需要處理多種任務(wù)，擔(dān)任多種角色，那么這種技術(shù)所提供的解決方案會(huì)讓用戶感到難以學(xué)習(xí)，難以操作。此外，傳統(tǒng)MIS技術(shù)也難以很好的實(shí)現(xiàn)流程性系統(tǒng)，所謂流程是指一項(xiàng)工作分為不同階段由不同的人來協(xié)作完成。但是現(xiàn)實(shí)當(dāng)中，一個(gè)用戶擔(dān)任多種角色的情況還是很多的，流程性系統(tǒng)也是常見的，這就呼喚新的技術(shù)來解決這一難題。    
    
    2．應(yīng)用需求
    
    在過去，如果要把數(shù)據(jù)庫應(yīng)用流程化，是很難實(shí)現(xiàn)的，因?yàn)樵谕ǔＧ闆r下，流程性軟件是用LotusNotes開發(fā)的，而數(shù)據(jù)庫應(yīng)用軟件則采用PowerBuilder或VisualBasic這類快速開發(fā)工具來開發(fā)。由于兩類程序使用不同的開發(fā)平臺(tái)，因此無法將兩者統(tǒng)一起來。    
    然而在實(shí)際應(yīng)用中，數(shù)據(jù)庫應(yīng)用流程化的要求是普遍存在的，因?yàn)槿魏纹髽I(yè)或機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)都是由不同環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)流程組成，用戶既希望軟件系統(tǒng)能解決獨(dú)立環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)問題，也希望系統(tǒng)能自動(dòng)將各個(gè)環(huán)節(jié)串聯(lián)起來，使一個(gè)環(huán)節(jié)工作成果能自動(dòng)被下一個(gè)環(huán)節(jié)利用，這就是最基本的工作流需求。從另一方面來說，每一個(gè)環(huán)節(jié)常常需要采用數(shù)據(jù)庫技術(shù)來解決問題，這就帶來了在工作流中應(yīng)用數(shù)據(jù)庫技術(shù)的要求。    
    以某檢察院的辦公辦案系統(tǒng)為例，該項(xiàng)目中用戶需求呈現(xiàn)出明顯的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用流程化傾向。一個(gè)案件從接案、立案、偵查、起訴到執(zhí)行，全部由不同的部門完成。在這里，案件的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，如案犯情況、舉報(bào)人、舉報(bào)線索等都存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫中，便于數(shù)據(jù)的多次重復(fù)利用和查詢統(tǒng)計(jì)。傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫軟件可以完成各部門、各環(huán)節(jié)的單獨(dú)處理，但在這個(gè)實(shí)例中，各個(gè)環(huán)節(jié)并不是獨(dú)立的，而是相互關(guān)聯(lián)的，后面環(huán)節(jié)的事件既不能比前面環(huán)節(jié)的事件發(fā)生早，也不能延遲過多，因?yàn)榇嬖诜�律時(shí)限，并且流程中存在循環(huán)。再者，每個(gè)部門的流程種類很多，每個(gè)工作人員可能要處理多個(gè)環(huán)節(jié)上的任務(wù)，這使得使用者必須在復(fù)雜的菜單系統(tǒng)中來回尋找各種功能、進(jìn)行多次查詢，這樣的系統(tǒng)勢必讓用戶學(xué)習(xí)困難，使用困難，難以滿足用戶的需求。
    

   
    
    檢察院案件處理簡化流程圖(實(shí)際流程圖遠(yuǎn)為復(fù)雜)

    
    再以某電站維修管理信息系統(tǒng)為例，該系統(tǒng)以一個(gè)國外商業(yè)套裝軟件為基礎(chǔ)。該套裝軟件涵蓋企業(yè)設(shè)備維修管理的各個(gè)方面，包括設(shè)備與備件、參數(shù)與測量、故障與風(fēng)險(xiǎn)、倉庫與采購、維修策略與優(yōu)化、工作過程跟蹤、工具與人力調(diào)度。    
    其中，工作過程跟蹤模塊用來解決客戶的維修工作票管理系統(tǒng)。然而工作過程跟蹤模塊非常復(fù)雜，流程中每個(gè)環(huán)節(jié)都分得很細(xì)，但環(huán)節(jié)上的任務(wù)比較單一。

    
    電站維修工作過程簡化流程圖(實(shí)際流程圖非常復(fù)雜)

    
    
    
    3．解決方案:電子郵件+數(shù)據(jù)庫=工作流管理信息系統(tǒng)(WMIS)
    
    工作流管理信息系統(tǒng)實(shí)際上是利用電子郵件來串聯(lián)一項(xiàng)工作的不同階段，各階段的工作通過相應(yīng)的電子表格體現(xiàn)出來，這些表格包含完成這些工作所需的信息。每位員工收到表格后，將填寫該項(xiàng)工作當(dāng)前階段的各個(gè)輸入選項(xiàng)；當(dāng)一個(gè)表格的各個(gè)輸入項(xiàng)被填寫之后，該表格就以電子郵件形式發(fā)送給下一階段的工作人員；下一階段的工作人員將會(huì)在他們的郵箱中看到自己所負(fù)責(zé)工作的當(dāng)前狀況，并且可以選擇其中任意一項(xiàng)工作(郵件)展開下一步，即打開下一步工作應(yīng)當(dāng)填寫的表格。這樣，整個(gè)工作流程就表現(xiàn)為一系列電子郵件，而這些電子郵件中顯示和輸入的數(shù)據(jù)都來自數(shù)據(jù)庫。    
    最新的工作流技術(shù)能把數(shù)據(jù)庫技術(shù)和基于電子郵件的流程管理技術(shù)結(jié)合起來，既能在郵件中訪問企業(yè)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，又能在數(shù)據(jù)庫軟件中生成相關(guān)的郵件。這種結(jié)合MIS技術(shù)和工作流技術(shù)的新技術(shù)可稱為工作流MIS(WMIS)。在實(shí)際應(yīng)用中，計(jì)劃人員既可以在企業(yè)管理信息軟件(MIS)也可以在電子郵件軟件中生成采購申請(qǐng)郵件，然后發(fā)給有關(guān)負(fù)責(zé)人；負(fù)責(zé)人收到郵件后，可以直接在郵件上答復(fù)申請(qǐng)，在答復(fù)時(shí)他還可以通過超連接跳轉(zhuǎn)到MIS中去察看有關(guān)細(xì)節(jié)。一旦申請(qǐng)郵件被答復(fù)，計(jì)劃人員不僅能在MIS中看到批準(zhǔn)狀況，也可以在郵件箱中看到答復(fù)意見。此外，負(fù)責(zé)人在答復(fù)的同時(shí)還可以根據(jù)申請(qǐng)，自動(dòng)產(chǎn)生一些相關(guān)的協(xié)同工作并分派給其他的人。有關(guān)WMIS的更多資料可參考http://wkflwMIS.topcool.net/index.html。
        
    4．解決方案樣板
    
    下圖中以設(shè)備維修管理系統(tǒng)工作票管理模塊為例顯示了WMIS的用戶界面.使用這種解決方案后日常工作都以電子郵件的形式統(tǒng)一的顯示在用戶的收件箱中.用過電子郵件軟件Outlook的人可能知道,在Outlook中可以利用文件夾和視圖來組織安排和顯示郵件,另外當(dāng)有電子郵件到來時(shí)Outlook還會(huì)自動(dòng)顯示提醒和發(fā)出聲音.對(duì)這些特殊的郵件也可以利用這些功能,這樣必定會(huì)使那些擔(dān)任多種角色,處理多種任務(wù)的用戶不在面對(duì)一大堆菜單而發(fā)憷,必定有益于幫助提高我們的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平.

    
    
    
    上圖中顯示了在Outlook電子郵件中集成了數(shù)據(jù)庫技術(shù)后的用戶界面,這不是很像大家常見到的某個(gè)MIS軟件的界面嗎?是的.可是這同時(shí)又是在電子郵件中,其中顯示了您的上一階段的人所做的工作(在WorkApprove頁面上),當(dāng)您完成了您本階段的工作后,您就可以把它發(fā)送給下一階段的同事,他收到并打開您的郵件后系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)展開為下一階段的工作所定制的用戶界面來完成他要做的工作.    
    解決方案樣板難以在一篇文章中詳細(xì)描述,有關(guān)WMIS的更多資料請(qǐng)參考http://wkflwMIS.topcool.net/index.html.
     
    5．WMIS的優(yōu)勢
    
    工作流管理信息系統(tǒng)的主要優(yōu)勢體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：    
    降低勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率
    WMIS使用時(shí)不需要像在傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫應(yīng)用軟件中那樣在許多不同的窗口，菜單及對(duì)話框中尋找、查詢，只需要在一個(gè)統(tǒng)一的收件箱查找所有尚待完成的各項(xiàng)工作。這一特點(diǎn)對(duì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)特別有用，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)往往需要審批多種類型的工作文書。    
    高度自動(dòng)化、協(xié)作化
    WMIS可以大大減少重復(fù)勞動(dòng)。它通過郵件傳遞信息，用數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)信息，因而不再需要人工傳遞文書，并且前一階段工作輸入的信息可以自動(dòng)被下一階段工作利用。    
    無紙化辦公
    許多電子郵件軟件，如Outlook、LotusNotes等都具備數(shù)字加密和數(shù)字簽名功能，經(jīng)過數(shù)字簽名的郵件可以保證其內(nèi)容的不可更改性和來源的真實(shí)性。實(shí)際上，數(shù)字簽名可以實(shí)現(xiàn)較普通印章更為可靠的證明功效，而且更加方便也更容易得到驗(yàn)證。    
    易學(xué)易用
    只要會(huì)使用電子郵件軟件，就能使用WMIS，從而大大減少了培訓(xùn)工作量。這對(duì)用戶和開發(fā)商都有利。此外，用戶可以利用Web瀏覽器訪問電子郵件信箱，這將大大降低對(duì)客戶端的軟硬件配置要求。通過工作流監(jiān)控機(jī)制，用戶可以發(fā)現(xiàn)流程的瓶頸，從而為重新整合企業(yè)的業(yè)務(wù)流程提供依據(jù)。
    
    6．WMIS的應(yīng)用領(lǐng)域
    
    WMIS應(yīng)用領(lǐng)域非常廣泛，包括政府機(jī)關(guān)(檢察院、海關(guān)、稅務(wù)、專利審查、基金管理等)、工廠、保險(xiǎn)索賠處理、投資管理、貸款申請(qǐng)等領(lǐng)域，都可以用工作流信息管理系統(tǒng)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的信息管理系統(tǒng)。
    
    
    

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本文標(biāo)題：工作流管理信息系統(tǒng)(WMIS)

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