企業(yè)的整體經(jīng)營活動由各個不同運(yùn)動的分子構(gòu)成，這些運(yùn)動的分子形成了圍繞企業(yè)業(yè)務(wù)流程而存在的三個分支流。只有從優(yōu)化流程的角度去分析清楚各個分支流可以達(dá)到的目標(biāo)，才能真正找到利用信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的有效途徑。

    今天，企業(yè)經(jīng)營管理中最需要的是信息。企業(yè)應(yīng)用信息技術(shù)的目的就是為了及時、準(zhǔn)確、可靠地掌握內(nèi)外部環(huán)境信息，并更好地駕馭和利用這些信息，從而達(dá)到提高企業(yè)管理水平、增強(qiáng)企業(yè)競爭力和為客戶提供更加優(yōu)質(zhì)滿意服務(wù)的目的。
    我國自20世紀(jì)70年代引入管理信息系統(tǒng)以來，在建設(shè)和應(yīng)用上取得了一定的經(jīng)驗(yàn)，但總體應(yīng)用效果并不盡如人意。20多年來，國內(nèi)企業(yè)在MIS/MRPⅡ上已投入了80多億元人民幣的花費(fèi)，卻收效甚微。其中一個重要原因是系統(tǒng)大多是在功能或者組織結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上開發(fā)的，而沒有從流程優(yōu)化整合的角度、從技術(shù)驅(qū)動的角度去考慮，如何利用信息系統(tǒng)更好地幫助企業(yè)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。
    作為一個企業(yè)，圍繞其整體經(jīng)營活動主要存在三種流的流動：即物流、事務(wù)流、資金流�？梢哉f，這三種流的走向體現(xiàn)了企業(yè)的整體業(yè)務(wù)流程，而這三種流的好壞直接反映出整個企業(yè)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)劣。所以在企業(yè)信息化建設(shè)的過程中，要深入分析這三種流存在的合理性及其上下鏈條乃至三種流之間的相關(guān)效應(yīng)，更好地利用信息技術(shù)來優(yōu)化這三個流。

    首先，利用信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)用信息流替代資金流。
 
    過去企業(yè)內(nèi)部資金往來通常是通過各種票據(jù)、賬單等方式來實(shí)現(xiàn)。運(yùn)用信息技術(shù)可以用電子貨幣代替資金票據(jù)，在企業(yè)內(nèi)外部開展電子貨幣形式的業(yè)務(wù)往來。最早的電子商務(wù)EDI就成功實(shí)現(xiàn)了企業(yè)間的電子貨幣往來，所以運(yùn)用信息處理技術(shù)可以達(dá)到物流與資金流的統(tǒng)一。
    近幾年來ERP（企業(yè)資源計(jì)劃）軟件的迅猛發(fā)展，使電子數(shù)據(jù)貨幣從內(nèi)容到形式都有了進(jìn)一步的發(fā)展。在ERP產(chǎn)品中，資金流被信息流所代替，票據(jù)貨幣被電子貨幣所代替，并且這種資金流已經(jīng)不是單獨(dú)存在的，它在數(shù)據(jù)庫中的存儲狀態(tài)是作為物流上運(yùn)動分子的屬性而存在。這樣的物流中包含了資金流，實(shí)現(xiàn)了物料信息與資金信息的集成，使得傳統(tǒng)的賬務(wù)處理同發(fā)生賬務(wù)的事務(wù)結(jié)合起來，不僅能說明賬務(wù)的資金現(xiàn)狀，而且還可以追溯資金的來龍去脈——例如將體現(xiàn)債務(wù)債權(quán)關(guān)系的應(yīng)付賬、應(yīng)收賬同采購業(yè)務(wù)和銷售業(yè)務(wù)集成起來，同供應(yīng)商或客戶的業(yè)績或信譽(yù)集成起來，同銷售和生產(chǎn)計(jì)劃集成起來等等。按照物料位置、數(shù)量或價值變化，定義“事務(wù)流”，使與生產(chǎn)相關(guān)的財務(wù)信息直接由生產(chǎn)活動生成。

    其次，信息流除了能夠代替資金流還能夠代替事務(wù)流。

    事務(wù)流通常發(fā)生在高層決策和控制以及中層的管理與運(yùn)作上，由于受個人掌握和駕馭信息能力的限制，經(jīng)常需要很多中間環(huán)節(jié)進(jìn)行信息溝通。如作為企業(yè)中間管理層，其主要就是上情下達(dá)、下情上呈和進(jìn)行部門間的協(xié)作溝通。傳統(tǒng)意義上企業(yè)內(nèi)部的事務(wù)流是通過電話、板報、通知、傳口信以及面對面溝通等方式來完成。這種溝通方式由于存在中間環(huán)節(jié)多信息傳遞速度慢的缺點(diǎn)，不能夠滿足對信息詳實(shí)準(zhǔn)確的要求。運(yùn)用信息處理技術(shù)和設(shè)備可以變原來的事務(wù)流為信息流，由信息流體現(xiàn)出企業(yè)各方面的事務(wù)運(yùn)作，比如可以通過內(nèi)部郵件系統(tǒng)來傳發(fā)數(shù)據(jù)和信息， 通過網(wǎng)上會議、視頻會議系統(tǒng)可以使一個企業(yè)的員工在各個地方都可以參加企業(yè)會議，這樣就可以有效安排時間，免去人員的車馬之勞，同時極大地降低了差旅費(fèi)用和會議開銷。
    目前集成性的辦公自動化系統(tǒng)（OA）越來越受到企業(yè)的重視，這種辦公自動化系統(tǒng)（OA）的主要功能有: 檔案管理、人事管理、信息綜合發(fā)布、工程計(jì)劃管理、郵件服務(wù)等。辦公自動化系統(tǒng)是ERP的重要補(bǔ)充，它能夠與ERP集成，可以基于B/S方式。OA的主要目的是在企業(yè)內(nèi)形成暢通的信息溝通渠道，加強(qiáng)對知識的管理和擴(kuò)散。OA可以使企業(yè)內(nèi)部的事務(wù)流信息更加快速地流轉(zhuǎn)和傳遞，提高整個企業(yè)的辦事效率和管理水平。因此，實(shí)現(xiàn)辦公自動化是企業(yè)信息化建設(shè)的首選環(huán)節(jié)。

    最后，利用信息流可以更好地跟蹤物流。

    對于一個企業(yè)來說，物流改革的一個目標(biāo)是點(diǎn)到點(diǎn)，以此來反映物品價值點(diǎn)的變化，而這僅僅通過信息流是不能辦到的，這就要靠建立更加合理的物品管理體系和物流配送體系來實(shí)現(xiàn)。但利用信息技術(shù)可以達(dá)到另一個物流優(yōu)化的目標(biāo)，即能夠記錄和跟蹤物流信息，使企業(yè)可以在任何的時間，知道任何物品的地點(diǎn)和狀態(tài)。甚至通過物流與資金流的結(jié)合，可以跟蹤到當(dāng)前物品所體現(xiàn)的價值。這樣通過信息技術(shù)的運(yùn)用可以更好地把握企業(yè)物流信息，為物流進(jìn)行持續(xù)不斷優(yōu)化提供信息。
    因此，采用技術(shù)驅(qū)動的方式，用信息流體現(xiàn)企業(yè)價值鏈的信息技術(shù)應(yīng)用方式，可以更好地達(dá)到優(yōu)化流程，提高企業(yè)管理水平的目的。

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本文標(biāo)題：優(yōu)化流程是IT應(yīng)用成功的關(guān)鍵

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