外協(xié)加工是制造企業(yè)經(jīng)常發(fā)生的業(yè)務(wù)。一般來說，被加工的物料直接存放在加工商的場地，企業(yè)不方便進(jìn)行統(tǒng)一的管理，很容易造成物料浪費(fèi)、庫存成本提高、材料周轉(zhuǎn)率下降，影響企業(yè)的正常資本運(yùn)營。如何及時有效的管理和控制外協(xié)加工的物料及加工商的庫存，成為企業(yè)外協(xié)加工管理的重要工作。不同的管理系統(tǒng)有不同的解決方案，本文探討SAP中的一種外協(xié)加工管理方法。
    在SAP的解決方案中，首要的思想是把放在工廠外部的外協(xié)加工物料納入整個系統(tǒng)的庫存進(jìn)行統(tǒng)一管理。所以首先要在系統(tǒng)中虛擬外協(xié)加工商的庫存(Stock at Subcontractor)。根據(jù)該種物料的性質(zhì)將其作為原材料或半成品庫中的子庫，企業(yè)的物料管理或財務(wù)部門就可以對該虛擬庫中物料的流入及流出進(jìn)行實時的監(jiān)控。該虛擬庫存是物料標(biāo)準(zhǔn)消耗情況下的標(biāo)準(zhǔn)庫存。比照虛擬庫，我們通過對加工商實際物料的盤點，能夠及時的掌握、分析和控制物料的浪費(fèi)率，結(jié)合系統(tǒng)主庫中相應(yīng)的被加工原料及其制成品的庫存，就能夠?qū)ν鈪f(xié)加工物料進(jìn)行有效的動態(tài)管理。
    下面結(jié)合流程圖舉例說明在SAP R/3系統(tǒng)中的應(yīng)用。
    某企業(yè)外協(xié)加工產(chǎn)品Dummy,該產(chǎn)品需要消耗A，B，C三種材料，均由該企業(yè)提供。


    ·首先由材料部門根據(jù)系統(tǒng)運(yùn)行MRP的結(jié)果釋放或建立外協(xié)采購需求。
    SAP系統(tǒng)根據(jù)錄入的銷售訂單及銷售預(yù)測做出物料需求計劃（Material Requirement Planning)，并將結(jié)果釋放到相應(yīng)的崗位。生產(chǎn)計劃訂單被釋放到生產(chǎn)部門，由材料主管轉(zhuǎn)換成生產(chǎn)訂單，車間具此安排生產(chǎn)。材料采購需求被釋放到采購部門。
    · 采購部門根據(jù)審批后的采購需求建立外協(xié)采購定單。
    采購需求由相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)簽字或授權(quán)，采購主管根據(jù)具體的材料建立不同的采購訂單。
    在SAP系統(tǒng)中，采購定單主要分為標(biāo)準(zhǔn)定單（Standard PO)、外協(xié)加工定單(Subcontractor PO)及委托定單(Consignment PO). 其他的種類可以根據(jù)具體需要定義。
    不同的采購訂單系統(tǒng)處理采取不同的處理方式。標(biāo)準(zhǔn)定單，在收到貨物時，系統(tǒng)增加庫存中的材料，另一方面增加暫估應(yīng)付賬款。外協(xié)加工訂單，系統(tǒng)收貨時增加庫存材料，同時根據(jù)BOM沖減庫存中的原材料。
    · 根據(jù)外協(xié)采購定單,倉庫部門將A、B、C三種材料運(yùn)送至外協(xié)加工商處。
    · 材料部門依據(jù)外協(xié)采購定單及出庫單，在系統(tǒng)中將材料從原料庫轉(zhuǎn)移到加工商的虛擬庫中。
    · 加工商加工完成Dummy后送回，由倉庫部門驗收合格后入庫。
    · 材料部門根據(jù)收貨單在系統(tǒng)中進(jìn)行收貨。 收貨同時，系統(tǒng)自動增加Dummy的庫存，并根據(jù)收貨數(shù)量及標(biāo)準(zhǔn)物料清單（Bill of Material）自動計算出該批產(chǎn)品所需的A，B，C材料的標(biāo)準(zhǔn)耗量，并相應(yīng)的沖減虛擬庫存。如果采用移動平均法計算存貨，系統(tǒng)會將三種材料的采購價值加上相應(yīng)的人工費(fèi)及其他外協(xié)費(fèi)用計算出Dummy的移動平均價，同時將人工費(fèi)及其他外協(xié)費(fèi)用轉(zhuǎn)到財務(wù)模塊的應(yīng)付賬款。
    · 收到外協(xié)加工的發(fā)票后，要依據(jù)采購訂單錄入SAP系統(tǒng)。 系統(tǒng)首先核對訂單的采購數(shù)量、實際收到的貨物數(shù)量與發(fā)票的數(shù)量是否一致，如果收貨數(shù)量與發(fā)票數(shù)量不一致系統(tǒng)則拒絕接受，需要查明差異原因，修改發(fā)票或調(diào)整貨物；如收貨數(shù)量小于訂單數(shù)量，系統(tǒng)可以部分收貨。大于訂單數(shù)量則需要修改訂單。系統(tǒng)依據(jù)發(fā)票金額將暫估應(yīng)付賬款科目轉(zhuǎn)為應(yīng)付賬款科目。
    · 企業(yè)定期的盤點加工商的庫存，并與系統(tǒng)中的標(biāo)準(zhǔn)庫存相比較。 盤點后編制庫存盤點報告，列出實際庫存，標(biāo)準(zhǔn)庫存及差異。差異分析是非常重要的財務(wù)手段，也是實施標(biāo)準(zhǔn)成本體系的財務(wù)控制目標(biāo)。根據(jù)物料的差異可以計算每種材料的浪費(fèi)率。對不同材料的浪費(fèi)率的分析，可以及時發(fā)現(xiàn)并解決生產(chǎn)中的不合理的浪費(fèi)問題，將浪費(fèi)率控制在合理范圍。
    在圖1中，我們可以看到虛擬庫中每種材料的總數(shù)量、金額、幣種等。雙擊每種材料的條目會進(jìn)入該材料的明細(xì)記錄。

    圖1圖2所示，在虛擬庫里還可以追溯每一種物料的歷史記錄，如發(fā)貨及收貨的單據(jù)號碼、外協(xié)訂單記錄、日期、數(shù)量、金額、經(jīng)手人、會計分錄等。單擊每一筆歷史記錄會進(jìn)入相應(yīng)的物料移動憑證、物料主數(shù)據(jù)、供應(yīng)商信息及會計分錄等。

    另外一種更高效的方案是應(yīng)用周期盤點(Cycle Counting)功能，系統(tǒng)根據(jù)物料的在生產(chǎn)過程中的重要性，將物料分為A、B、C、D四類，A類產(chǎn)品為最重要，對生產(chǎn)及經(jīng)營的影響也最大物料，需要經(jīng)常盤點。 B、C、D次之。運(yùn)行周期盤點功能后系統(tǒng)產(chǎn)生盤點憑證，按照憑證中所列物料盤點實際庫存，將結(jié)果錄入系統(tǒng)，SAP會比照系統(tǒng)中的庫存自動計算差異并進(jìn)行調(diào)整。將外協(xié)加工物料納入全部庫存的周期盤點能夠更全面、更系統(tǒng)把握庫存管理中的核心要素，使資源的利用率達(dá)到最高而損耗率降到最低。
    本文提出的ERP系統(tǒng)改進(jìn)外協(xié)加工管理的方案在筆者所在的澳瑞凱（威海）爆破器材有限公司實施近一年時間，效果非常明顯。只要用戶能夠按照系統(tǒng)中的要求，定期的跟蹤盤點，系統(tǒng)就能夠保證庫存一直在系統(tǒng)的控制之中，使你能夠及時的發(fā)現(xiàn)問題，采取措施改進(jìn)。久而久之，你就會發(fā)現(xiàn)花很少精力，卻能取得很大的效果。系統(tǒng)數(shù)據(jù)會越來越精確，系統(tǒng)的可信賴度會越來越高。

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本文標(biāo)題：外協(xié)加工管理在ERP系統(tǒng)中的應(yīng)用

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