正如在上期講座中提到的,企業(yè)認為ERP建起來就萬事大吉,一切變動等到上ERP II的時候再說。很多時候,企業(yè)發(fā)現(xiàn)他們的ERP沒有達到最佳效果,卻不設法加以改善。結(jié)果,他們獲得的ROI(投資回報)不夠高,而TCO(總體擁有成本)又超支。要彌補這些,企業(yè)應著手改進已有的ERP,改善他們的現(xiàn)狀,并為未來的協(xié)同交互做好準備。改善ERP部分程度上就是向ERP II的轉(zhuǎn)化。
那些能從過去實施錯誤中吸取教訓,并調(diào)整方法、推進變革的企業(yè),才能夠獲得成功并不斷進步。
被忽略的環(huán)節(jié)
在管理處于生命周期不同階段的典型系統(tǒng)時,企業(yè)采用的技巧很不相同(如圖1)。借助外部力量(包括系統(tǒng)集成商和供應商的技術(shù)專家)的幫助,計劃、采購和實施一個新系統(tǒng)通常都能執(zhí)行得不錯。一旦該解決方案“運轉(zhuǎn)”起來,“ERP的飛行”仿佛進入了“平穩(wěn)期”。然而,隨后的改善并最終淘汰該系統(tǒng)的階段往往才是企業(yè)的難關(guān)。
圖1 系統(tǒng)應用的生命周期
對ERP的改進或優(yōu)化,往往會因為缺少資金、企業(yè)不感興趣或者對提高ROI、降低TCO缺乏足夠的認識而被束之高閣。而對系統(tǒng)的淘汰,企業(yè)往往沒有足夠的規(guī)劃,有的甚至根本就不考慮。
通常,企業(yè)期望“打包”的應用系統(tǒng)實施后能在幾年之內(nèi)依然適合業(yè)務需求。為了增加應用系統(tǒng)的價值,企業(yè)應該經(jīng)常改進系統(tǒng),并根據(jù)業(yè)務需求的變化和新技術(shù)的出現(xiàn),在合適的時候制定出淘汰系統(tǒng)的策略。今天實施的ERP解決方案也許能用很長時間,但是解決方案的有些功能是有限的,而且新技術(shù)和產(chǎn)品的改進會使它們過時。這些都應該在整體管理策略中時常加以考慮。
改進ERP的步驟
要優(yōu)化ERP,企業(yè)應該采取五個步驟(如圖2)。
圖2 改進ERP的步驟
識別核心問題出在那里。系統(tǒng)的哪個地方達不到業(yè)務的需求?對哪個部分使用者感覺最糟糕?
找到解決問題的辦法。系統(tǒng)的問題通常有多種表現(xiàn)方式。找到問題后,要想出解決辦法,重要的是從培訓、變革流程到個性化設計等方面通盤考慮。很多時候,通過培訓和流程變革就能解決問題的時候,企業(yè)總以為是系統(tǒng)出了問題。企業(yè)應該在其它途徑都考慮過后,最后才考慮進行個性化設計。
根據(jù)成本和收益確定行動優(yōu)先次序。ROI通常是特別關(guān)鍵的指標,因為ERP實施往往都達不到預想的節(jié)約成本的目的。
計劃制定的時間跨度要小,并關(guān)注結(jié)果。為了保證使用者一如既往地接受該系統(tǒng),應該采用動靜小但有效的措施解決使用者的問題。
讓使用者參與執(zhí)行。系統(tǒng)日常的使用者對問題看得最透徹。讓他們和最有經(jīng)驗的集成商一起針對問題尋找解決方案。
優(yōu)化ERP的方法
通過以下優(yōu)化方法將提高企業(yè)的生產(chǎn)能力,加強他們的ERP系統(tǒng)的內(nèi)部價值,也更能得到系統(tǒng)使用者的支持。
人員優(yōu)化
企業(yè)必須解決在ERP實施初期出現(xiàn)的人員優(yōu)化問題,否則,將給ERP II的實施留下后患(如表)。
優(yōu)化機會 | 90%的erp項目失敗之處 | 會犧牲70%erp ii項目的風險 |
產(chǎn)品培訓 | 滿足擴展的使用人群和復雜事務的需要 | 增加的使用者數(shù)量和擴展到企業(yè)之外的事務 |
流程培訓 | 訓練不同流程環(huán)節(jié)上的使用者應對來自業(yè)務上游和下游的影響 | 多個流程之間相互依賴的程度提高,而流程的失敗會影響多個企業(yè) |
組織變革 | 讓使用者適應新的角色,應用激勵機制推動變革 | 傳統(tǒng)的有關(guān)信息所有權(quán)和授權(quán)的觀點威脅的不僅是項目的成功,也是企業(yè)的成功。 |
在很多ERP實施中,企業(yè)在處理人的問題時往往做得不夠。針對在實施初期忽略的問題提供培訓,比如以前很少用到的流程、前人經(jīng)驗的學習和應急處理/疑難解答等,能夠提高最終使用者的接受度和系統(tǒng)用途。另外,要有效利用ERP系統(tǒng)中增加的大量信息,使用者對業(yè)務流程和基本業(yè)務功能的理解程度非常關(guān)鍵,而這兩個方面的培訓在實施階段基本上從來都不被考慮。
從整個組織的角度調(diào)整企業(yè)也會有實質(zhì)性的收獲。如果不改變企業(yè)的權(quán)利結(jié)構(gòu)、績效評估標準和職能安排,即使是對橫跨整個企業(yè)的業(yè)務流程進行整體翻新也難見其效。企業(yè)應該重新調(diào)整這些方面,以便支持ERP的精髓——跨部門的流程,并對這些改動的領域提供后續(xù)培訓。
開發(fā)現(xiàn)有功能
有時,終端使用者會提出一些在實施階段沒有考慮到的需求。通常,啟用已有系統(tǒng)中存在但未開發(fā)的功能,或者升級到更高版本就能滿足這些要求。在對系統(tǒng)進行二次開發(fā)之前,企業(yè)要檢查該系統(tǒng)已經(jīng)安裝的版本和其他可獲得的版本,尋找合適的功能。如果這樣行不通,勢必會增加TCO和影響ROI。
圖3 什么時候優(yōu)化意味著二次開發(fā)
某配送公司的報價員想針對不同客戶、不同服務項目出報價單。在實施的階段,這個需求沒有記錄成文(當時認為一個標準版的報價單就足夠了)。要獲得這些信息,這個人要查詢每項內(nèi)容的價格,再根據(jù)每個客戶談判結(jié)果,把信息填進報表。這項工作要花30分鐘到兩個小時,視其中的條目數(shù)量而定。
采用一套標準的銷售報價模塊后,操作時間可以縮減到了5到15分鐘,而這項功能在系統(tǒng)中已經(jīng)存在,只是一開始沒有使用。和獲得的可觀回報相比,這樣的實施成本(包括調(diào)試和培訓)是最小的。通過開發(fā)已有系統(tǒng)的閑置功能,企業(yè)節(jié)省了大筆重新開發(fā)和維護的開支,而取得的效果是同樣的。
有必要做個性化設計嗎?
在項目實施前期,企業(yè)必須決定他們是全盤接受打包的系統(tǒng),還是對此進行適當?shù)牟脺p以滿足業(yè)務流程的獨特需求。哪種方式最好?企業(yè)應該權(quán)衡保留系統(tǒng)的成熟流程和變革系統(tǒng)能獲得的競爭優(yōu)勢這兩個方面,然后確定每個需求在如圖3所示矩陣的哪個位置最能得到滿足。
雖然某些領域里需要對應用系統(tǒng)進行二次開發(fā),企業(yè)在整體決策時要考慮這樣對TCO的影響。當?shù)讓討蒙壔蛐扪a后,為了保持其可用性就需要做二次開發(fā)。再開發(fā)的模塊全部或部分如果將被新的應用系統(tǒng)所取代,就沒必要二次開發(fā)或者要重新修改開發(fā)需求;不受新應用系統(tǒng)影響的二次開發(fā)必須經(jīng)過分析,保證系統(tǒng)的接入點不變,而且整合后的流程還將依照原計劃執(zhí)行。只要是對“打包”的系統(tǒng)進行升級,就必須進行這樣的分析。
如果另外購買其他廠商提供的專用模塊,在管理多個系統(tǒng)的不同版本時會出現(xiàn)類似的問題。任何一個系統(tǒng)升級了,必須確保整合的應用經(jīng)調(diào)整后還能適用。
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本文標題:改進已有的ERP
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