隨著我國國民經(jīng)濟信息化過程的加快，我國在信息化建設方面投入了大量的社會資源，但由于用戶自身技術、能力、人員等方面的不足。系統(tǒng)建設過程中又缺乏有效的監(jiān)督管理機制。致使許多工程項目在質量、進度、投資等方面都無法得到很好的保證和控制。項目中途下馬或完工后難以達到預期建設目標的情況屢見不鮮。近年來，隨著信息工程監(jiān)理制度的引入，由用戶委托專業(yè)的第三方監(jiān)理機構對工程的全過程進行有效的監(jiān)督管理，使工程建設全過程處于嚴格的監(jiān)控之下。從而有效地降低了建設風險，控制了建設經(jīng)費。保證了工程進度和質量。

信息系統(tǒng)工程監(jiān)理概述

　　信息系統(tǒng)工程是指信息化工程建設中的信息網(wǎng)絡系統(tǒng)、信息資源系統(tǒng)、信息應用系統(tǒng)的新建、升級、改造工程。信息系統(tǒng)工程監(jiān)理，就是本著”服務性、獨立性、公正性和科學性”的原則，依照國家有關政策法規(guī)，國際、國內(nèi)行業(yè)標準以及信息系統(tǒng)工程建設合同條款的規(guī)定，從技術和管理的角度。對工程實施過程進行控制和管理，促使開發(fā)進度和質量按計劃(合同)如期實現(xiàn)，促進用戶與系統(tǒng)集成商的有效溝通。敦促雙方履行合約。保護雙方的正當權益。確保項目實施的科學、合理和節(jié)約。

信息系統(tǒng)工程監(jiān)理文件編制與檔案管理

　　(一)信息工程監(jiān)理文件編制、收集存在的問題

　　信息系統(tǒng)工程監(jiān)理按工作流程劃分為四個階段：工程招標、工程設計、工程實施、工程驗收。每一階段的監(jiān)理工作都包含了三控(質量控制、進度控制、成本控制)；兩管(合同管理、信息管理)：一協(xié)調(業(yè)主與集成商的工作協(xié)調)。

　　工程監(jiān)理文件資料是監(jiān)理單位在工程項目施工階段進行三控制、兩管理、一協(xié)調活動的紀錄，它是工程質量的內(nèi)在反映：是工程延期、索賠、質量、安全事故原因分析及責任追究的重要憑證：是監(jiān)理單位的最終產(chǎn)品：是工程技術人員和各有關部門實施工程管理、制定技術標準和規(guī)范的重要參考資料。本人參與了一些工程的監(jiān)理、竣工驗收和工程監(jiān)理資料的查閱。發(fā)現(xiàn)工程監(jiān)理資料存在的一些問題。這些問題不解決，監(jiān)理檔案整理就不能規(guī)范，并將給今后的系統(tǒng)維護帶來困難。監(jiān)理文件資料編制出現(xiàn)的問題歸納可為以下幾個方面：

　　1、部分內(nèi)容的不真實、填寫不規(guī)范：由于個別系統(tǒng)集成商捏造數(shù)據(jù)，掩蓋質量問題，或監(jiān)理人員不熟悉信息技術、不了解監(jiān)理規(guī)范以及施工規(guī)范和質量標準。造成產(chǎn)品性能指標或數(shù)據(jù)不真實。有時監(jiān)理人員沒有了解具體表格的填寫要求，盲目填寫。

　　2、編寫不及時：由于總監(jiān)師對資料編制工作不重視、人員安排不當，檢查指導不力，使資料編制工作嚴重落后于工程進度。在項目驗收時突擊整理。粗制濫造，漏洞百出。

　　3、對系統(tǒng)集成商提交的工程技術資料審查不嚴：由于監(jiān)理人員工作責任心不強、對系統(tǒng)集成商報來的工程技術資料未嚴格審核，就盲目予以認可：在審批施工方案時，對不切合實際的施工方案、施工進度、組織措施未能提出改進建議，使施工計劃無法落實。

　　4、收集不全：施工階段的工程監(jiān)理資料包括項目合同、設計文件、監(jiān)理規(guī)劃及實施細則、技術交底與會審紀要、施工組織計劃表、工程開工(復工)審報表及工程暫停令、設備核驗資料、工程進度計劃、設備、材料、配件的質量證明文件、工程變更資料、隱蔽工程驗收資料、工程量清單、工程款支付憑證、監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、報驗申請表、會議紀要、來往函件、監(jiān)理日記、監(jiān)理月報、質量缺陷與事故的處理文件、項目施工階段質量評估等專題報告、監(jiān)理工作總結等方面的資料。由于管理、制度、責任及人員等原因，經(jīng)常發(fā)生資料收集的疏漏，直接影響了資料的完整性。

信息工程監(jiān)理文件編制問題解決辦法

　　為了進一步加強監(jiān)理工作管理，規(guī)范和統(tǒng)一資料的編制工作，確保工程的順利驗收，為用戶提供符合要求的施工監(jiān)理資料。就應采取以下措施。對資料中存在的各種問題進行有效的預防。

　　1、強化對工程施工監(jiān)理資料的監(jiān)控，始終把它作為保證工作質量的一項重要工作抓緊抓好。在編制監(jiān)理工作計劃時，對于監(jiān)理資料的編制做出具體安排和部署，有計劃、有步驟地克服資料中存在的各類問題，使資料編制工作不斷規(guī)范化。

　　2、及時收集，力求齊全。由于工程監(jiān)理資料原始數(shù)據(jù)來源于各協(xié)作方，數(shù)據(jù)分散、信息量大，除了需要監(jiān)理方的監(jiān)理工程師、總監(jiān)、公司管理人員的密切配合外，還需要建設方和系統(tǒng)集成商的相關部門協(xié)調配合。

　　必須要求系統(tǒng)集成商與工程進度同步提交施工技術資料。同時加強內(nèi)部管理工作，要求各專業(yè)監(jiān)理工程師及時收集資料，作好記錄，認真填寫各種表格，使工程施工技術資料和監(jiān)理資料都處于受控狀態(tài)。

　　3、在資料編制中應做到：
　　
　　(1)隨時掌握設備、材料進場情況和工程進度。利用設備、材料進場初驗時機收集資料。對已收到的文件、資料要做好紀錄，妥善保管。

　　(2)仔細核查，不留隱患。核查主要設備、材料的資料內(nèi)容是否齊全。是否符合合同要求。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應按規(guī)定的程序正確處理。特別要注意將設計、施工、監(jiān)理單位等三方共同研究的處理方案，施工單位的處理紀錄。權威性部門的檢測報告等歸入編制資料中。

信息工程監(jiān)理檔案資料分類辦法

　　監(jiān)理檔案是建設項目檔案的重要組成部分，是業(yè)主所委托的監(jiān)理單位在實施項目建設管理過程中的文字記載。監(jiān)理檔案反映了施工過程中的控制、管理和協(xié)調的全過程。監(jiān)理檔案管理是項目監(jiān)理工作的重要任務之一，存在于施工、驗收各個階段，是與工程同步進行的，也是考核監(jiān)理工作的重要依據(jù)。因此，規(guī)范信息系統(tǒng)工程監(jiān)理的檔案管理為項目建設提供質量保證至關重要。

　　要按照國家及有關部門規(guī)定。結合本單位實際，編制本企業(yè)監(jiān)理檔案資料編制實施細則。在細則中明確各分項目的編制辦法，各類資料的具體要求及編制人員的職責，使規(guī)定具體化、資料編寫標準化。資料分類及編制工程竣工后，監(jiān)理資料應分類組卷。監(jiān)理資料按監(jiān)理規(guī)范要求分為下列幾大類：

　　1、合同文件類。包括各種協(xié)議文件、招標投標文件、合同文件等。

　　2、設計文件類。包括設計單位編制的可行性研究、初步設計、技術設計等設計文件、圖紙，以及設計變更通知單、工程竣工后的設計文件和圖紙。

　　3、施工文件類。包括系統(tǒng)集成商編制的施工組織設計、施工方案、施工計劃、施工技術措施。

　　4、業(yè)主指示類。包括來自業(yè)主單位的指令、文件、信息及上級機關、主管部門的規(guī)定、批示、決定、指示及審查意見等。

　　5、施工管理及監(jiān)理類。①工程開工令、停工令、返工令、工程大事記；②質量檢查記錄及檢查報告、質量鑒定書：③設備安裝記錄及其質量檢查評定材料；④隱蔽工程記錄：⑤現(xiàn)場監(jiān)理日記、監(jiān)理旬報、月報、季報、總結；⑥各種驗收文件；⑦竣工驗收和交付使用文件等。

　　6、規(guī)程規(guī)范設備儀器類。①技術規(guī)程、規(guī)范、準則及說明文件：②計算、網(wǎng)絡及其他設備的隨機系統(tǒng)軟件、源程序、使用說明書、圖紙、圖片及隨機資料；③出廠檢驗合格證、裝箱單、開箱記錄和備品備件清單：④設備儀器安裝、調試、測試數(shù)據(jù)、性能鑒定和驗收報告等。⑤設備訂貨清單、概要和預算。

　　7、其他。①圍繞項目建設所形成的有關聲像材料：②其他有價值的技術文件材料。
 

信息工程監(jiān)理檔案資料信息化管理

　　開發(fā)信息工程監(jiān)理資料信息收集、儲存、加工處理、分析和檔案管理的應用軟件、實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化、檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡化。建立一套科學的電子檔案業(yè)務管理工作流程、方法及原則，以提高管理效率，規(guī)范管理手段。使信息工程監(jiān)理檔案管理的科學化、便捷性及準確性。

信息系統(tǒng)工程監(jiān)理檔案管理制度建設

　　(一)信息系統(tǒng)工程監(jiān)理檔案管理原則

　　信息工程監(jiān)理是新興的行業(yè)。目前信息工程監(jiān)理的法律法規(guī)尚未健全，但有關國際、國家和行業(yè)標準和規(guī)范為監(jiān)理單位提供了監(jiān)理依據(jù)。監(jiān)理采用的最主要工作方法是控制，而控制的依據(jù)是檔案資料，控制成果的反映也是檔案資料。因此，監(jiān)理業(yè)務檔案是監(jiān)理單位實施工程建設監(jiān)理的真實寫照。又是監(jiān)督系統(tǒng)集成商按項目施工合同要求，控制施工的質量、投資、進度的實際記錄。在其具體管理中應當遵循以下原則：

　　1、真實可靠性原則

　　監(jiān)理人員對自己所形成的檔案文件的真實性、準確性和完整性負責。如實填寫監(jiān)理日記，審核集成商報送的監(jiān)理報表的真實性、準確性、完整性。

　　2、及時有效性原則

　　監(jiān)理業(yè)務檔案應當隨著工程的進展同步形成、并及時整理，監(jiān)理人員在辦理簽證、見證、驗收等監(jiān)理業(yè)務的同時，按照”形成規(guī)范、真實齊全、整理及時、分類有序”的原則形成監(jiān)理文件、檔案資料。

　　3、分工負責的原則

　　工程建設監(jiān)理檔案的管理是一項綜合性、業(yè)務性、技術性都較強的工作，不僅需要監(jiān)理單位在機構建設、人員配備和制度建設上加大管理力度，更需要包括項目總監(jiān)、各專業(yè)監(jiān)理工程師、監(jiān)理員、專職檔案資料員在內(nèi)的各級監(jiān)理人員樹立檔案意識，規(guī)范檔案管理，自覺遵守建設工程監(jiān)理檔案的管理原則，履行各自檔案管理職責，從而提高建設項目檔案管理水平。

　　(二)信息系統(tǒng)工程監(jiān)理檔案管理制度建設

　　監(jiān)理檔案管理工作是監(jiān)理工作的重要內(nèi)容，因此必須建立科學、規(guī)范的監(jiān)理檔案管理制度。

　　1、總監(jiān)理工程師負責制原則

　　總監(jiān)理工程師對監(jiān)理業(yè)務檔案的真實性、準確性、完整性、系統(tǒng)性負首要責任。其職責是。指定專人負責檔案資料的具體管理并對歸檔檔案資料的真實性、有效性負責；制定編制監(jiān)理規(guī)劃，明確規(guī)定監(jiān)理檔案資料的內(nèi)容、要求、歸檔及移交時間：督促檢查系統(tǒng)集成商整理工程檔案；工程竣工后，按照檔案管理的有關標準、規(guī)范的規(guī)定。向建設單位和本單位檔案機構移交監(jiān)理檔案資料。

　　2、規(guī)范和統(tǒng)一資料的編寫工作

　　建立并不斷完善《信息系統(tǒng)工程監(jiān)理規(guī)范手冊》，并組織監(jiān)理人員學習，熟練掌握資料的編寫標準。明確檔案管理的要求。制定標準化檔案管理辦法，使監(jiān)理檔案管理工作既有指導方法。又有檢查標準，保證監(jiān)理檔案的質量。

　　3、設立監(jiān)理檔案專職管理人員

　　檔案管理人員必須同時具備綜合信息管理、文檔管理、合同管理的能力，因此必須由具有一定檔案管理知識、懂得一般的監(jiān)理業(yè)務、能夠熟練操作計算機、對信息系統(tǒng)工程技術有所了解并具備一定的工作協(xié)調能力的人員擔任檔案管理工作。

　　4、建立核查機制

　　建立監(jiān)理工程師編制、總監(jiān)師檢查、公司審核三級核查制，嚴把監(jiān)理檔案質量。并由公司領導、檔案員、項目總監(jiān)組成的考評小組，每月對各項目組、各項工程施工過程中的監(jiān)理文件編制情況進行全面考評，發(fā)現(xiàn)問題隨時糾正。并給予指導性的幫助，通過考評促進了監(jiān)理檔案管理的規(guī)范化。

　　5、制定文件編制和檔案管理標準

　　制定嚴格的文件、檔案的編制和管理標準。如對監(jiān)理日記。要求記錄人員認真記錄當日施工內(nèi)容、工序進度、質量問題、發(fā)生過的事件以及處理過程、處理結果，做到收集及時，編制系統(tǒng)全面，完整真實。管理分類有序。

　　6、注重監(jiān)理檔案信息資源的綜合利用

　　信息工程監(jiān)理檔案作為監(jiān)理活動的記錄，凝結了員工在從事監(jiān)理工作過程中獲得的知識、體會、經(jīng)驗和數(shù)訓。是企業(yè)最主要的顯性知識，因此它是企業(yè)最重要的知識資源。它的開發(fā)和利用是檔案信息化的核心任務，開發(fā)利用的程度是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。因此，要以知識管理思想指導企業(yè)檔案信息化工作。按照檔案信息產(chǎn)業(yè)化、規(guī)�；�、集約化的發(fā)展思路，利用Intemet網(wǎng)進行營銷運作，使福建省計算中心檔案信息資源融入社會綜合信息資源庫，為社會提供系統(tǒng)的、綜合的、集成的信息服務。支持用戶對各種檔案信息的有效訪問、檢索和查詢，實現(xiàn)信息資源共享。

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本文標題：信息系統(tǒng)工程監(jiān)理檔案管理規(guī)范研究

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