在企業(yè)管理中，數(shù)據(jù)和信息是不可或缺的決策支撐，企業(yè)需要及時、有效、標準化的數(shù)據(jù)作為管理分析的依據(jù)，信息化系統(tǒng)應(yīng)運而生。任何一個信息化項目的實施都是以數(shù)據(jù)作為核心基礎(chǔ)的，如同血液貫穿整個信息化項目的始終，作用不容小覷。正所謂工欲善其事，必先利其器，如果要讓信息化項目這把企業(yè)管理的“利器”所向披靡就必須讓數(shù)據(jù)保持高質(zhì)量、高效率、高容量。
毋庸置疑，數(shù)據(jù)是信息化項目的根基
很多企業(yè)信息化項目上線前通常采用的都是手工方式進行管理，數(shù)據(jù)呈現(xiàn)分散、重復、不標準等人為特點，但是當信息化上線后就必須將人工數(shù)據(jù)語言轉(zhuǎn)化成系統(tǒng)化的語言，面對標準化，規(guī)范化的系統(tǒng)語言要求，數(shù)據(jù)來源、組成、轉(zhuǎn)換、標準化都成為了信息化項目成敗的癥結(jié)所在。
其實數(shù)據(jù)的重要性問題是老生常談。對于經(jīng)歷過信息化歷程的企業(yè)來說他儼然已經(jīng)變成了口號，而對于信息化的新手這句話又變得有點教條，越是如此，數(shù)據(jù)準備的重要性就往往被忽略或者藐視。人們常常高呼著“三分技術(shù)、七分管理、十二分數(shù)據(jù)”的響亮口號卻沒能正視數(shù)據(jù)問題給信息化項目帶來的高失敗率，令人反思。
高準確度和高質(zhì)量的數(shù)據(jù)是信息化系統(tǒng)成功運行的基石。劣質(zhì)數(shù)據(jù)的危害無處不在，甚至可以直接導致系統(tǒng)運行的混亂。人們往往覺得編碼規(guī)則和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)，威脅就不復存在了，其實系統(tǒng)運行才是檢驗數(shù)據(jù)質(zhì)量和準確度的試金石，當工單半途終止，大量產(chǎn)品堆積在現(xiàn)場，盤點的時候成千上萬的虛假盤盈虧等狀況出現(xiàn)的時候，或許已經(jīng)造成了無法挽回的數(shù)據(jù)災(zāi)難，為了避免混亂，必須在一開始就有一套完整的數(shù)據(jù)準備規(guī)則，確保數(shù)據(jù)的準確性和高質(zhì)量才能為信息化系統(tǒng)營造良好的初始化運行環(huán)境。
完整性和及時性的數(shù)據(jù)是信息化系統(tǒng)高效運行的保證。靜態(tài)數(shù)據(jù)的完整性和動態(tài)數(shù)據(jù)的及時更新應(yīng)該也是對于信息化系統(tǒng)實施而言十分重要的工作。完整的靜態(tài)數(shù)據(jù)可以全面反映企業(yè)運營現(xiàn)狀，任何關(guān)鍵數(shù)據(jù)的缺失都可能導致決策的失誤，轉(zhuǎn)換到系統(tǒng)中必然會影響系統(tǒng)的決策水平。動態(tài)數(shù)據(jù)的及時性補充是系統(tǒng)真實反映企業(yè)當下實際情況的重要來源，保障好數(shù)據(jù)的及時性才能保證信息化系統(tǒng)運行的高效率。
數(shù)據(jù)整理是信息化系統(tǒng)實施的重要前期戰(zhàn)役。要從冗長復雜的人工數(shù)據(jù)中按照一定的規(guī)則導入系統(tǒng)是一項十分艱巨的工作，所以數(shù)據(jù)的前期整理在信息化項目的實施過程中有著十分重要的地位。有效的數(shù)據(jù)整理策略是從工作量大、耗費時間長、涉及數(shù)據(jù)面廣、最易出錯的數(shù)據(jù)整理工作中解脫的重要方法。
循序漸進，信息化項目數(shù)據(jù)準備“七步訣”
一個信息化系統(tǒng)的上線，要準備哪些數(shù)據(jù)？數(shù)據(jù)準備策略如何規(guī)劃？數(shù)據(jù)如何錄入？等等一些列的問題擺在眼前的時候，如何循序漸進的開展數(shù)據(jù)準備工作，什么才是信息化項目數(shù)據(jù)準備的最優(yōu)化流程？人們試圖總結(jié)出一些通用的法則，以資參考。
人們常說開門“七件事”，柴米油鹽醬醋茶。想要整理出高質(zhì)量、高效率、高容量的數(shù)據(jù)同樣也有七件不得不做的“七步訣”。
圖1 信息化項目數(shù)據(jù)準備“七步訣”
第一步、成立數(shù)據(jù)小組，制定工作計劃
任何一個復雜而龐大的工作都離不開一個團隊的共同努力，嚴密的工作計劃，優(yōu)化的工作流程，合理的組織結(jié)構(gòu)是順利完成工作的保障。數(shù)據(jù)小組是數(shù)據(jù)準備工作的中心，所以從構(gòu)成到職能，到具體工作細節(jié)都必須要有明確的規(guī)范。
數(shù)據(jù)組成員構(gòu)成及素質(zhì)要求。數(shù)據(jù)準備小組通常是由企業(yè)IT部門人員和業(yè)務(wù)部門人員共同構(gòu)成。這樣兼具了懂管理熟業(yè)務(wù)這兩大要素，在進行數(shù)據(jù)收集、整理、維護的過程中保證數(shù)據(jù)工作的全面性和有效性。IT和業(yè)務(wù)的結(jié)合可以明確數(shù)據(jù)來源，清楚劃分數(shù)據(jù)權(quán)責避免推諉現(xiàn)象，加強部門間的協(xié)同合作，使得數(shù)據(jù)可以快速有效的提交到數(shù)據(jù)組中。
數(shù)據(jù)小組的權(quán)責劃分必須明確，各司其職才能事半功倍。數(shù)據(jù)組必須擔當整個數(shù)據(jù)整理周期內(nèi)的所有關(guān)于數(shù)據(jù)的準備、檢測、篩選、測試、匯總、導入的工作，制定相關(guān)數(shù)據(jù)整理的規(guī)則規(guī)范，并對整個數(shù)據(jù)收集的過程嚴加管控，溝通各部門協(xié)調(diào)數(shù)據(jù)整理工作。
第二步、圈定數(shù)據(jù)范圍，確定數(shù)據(jù)原則
企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)復雜，首要任務(wù)就是將有用數(shù)據(jù)從一推亂麻的數(shù)據(jù)堆中提煉出來，根據(jù)信息化項目的需要和企業(yè)特性，按照一定的劃分整理歸類。確定數(shù)據(jù)的過程中必須遵循一定的原則：
1.數(shù)據(jù)與系統(tǒng)的兼容性原則。手工數(shù)據(jù)和系統(tǒng)需要數(shù)據(jù)之間還是存在部分矛盾的，所以在數(shù)據(jù)收集和整理的過程中必須保證數(shù)據(jù)的合法性，確保數(shù)據(jù)進到系統(tǒng)能被系統(tǒng)所接受，合理的進行系統(tǒng)運轉(zhuǎn)；
2.數(shù)據(jù)的合理性原則。實施人員常常強調(diào)系統(tǒng)表現(xiàn)必須和生產(chǎn)實際相符合，指的就是提供或者導入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)必須合理，必須符合正在或已經(jīng)發(fā)生的事實存在。
3.數(shù)據(jù)應(yīng)保持高容量。所謂的高容量并不是指是數(shù)據(jù)就得納入到數(shù)據(jù)工作中，而是指在數(shù)據(jù)整理和收集過程中要確保數(shù)據(jù)范圍的完備性，系統(tǒng)所需要的數(shù)據(jù)越完整，所帶給企業(yè)的效益就越突出；
4.數(shù)據(jù)的實時更新原則。數(shù)據(jù)的收集過程并不是一錘定音的，企業(yè)中存在很多的動態(tài)變化，數(shù)據(jù)的整理過程也是在不斷更新完善中變得準確和全面的。所以數(shù)據(jù)準備工作中，無論是動態(tài)數(shù)據(jù)還是靜態(tài)數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)準備階段都必須實時更新，不斷完善，不斷補充。
5.先靜后動數(shù)據(jù)整理原則。靜態(tài)數(shù)據(jù)是相對穩(wěn)定的存在于企業(yè)內(nèi)部的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，收集企業(yè)相對容易，而動態(tài)數(shù)據(jù)受業(yè)務(wù)變化的影響相對收集困難，所以數(shù)據(jù)準備必須保證基礎(chǔ)的靜態(tài)數(shù)據(jù)的前提下進行動態(tài)數(shù)據(jù)準備。
第三步、制定數(shù)據(jù)準備方案，推進方案執(zhí)行
數(shù)據(jù)準備方案就是數(shù)據(jù)準備工作的指導思想，在信息化項目的不同階段給予正確的工作規(guī)劃。深化對企業(yè)業(yè)務(wù)了解，熟悉信息化系統(tǒng)配置都是數(shù)據(jù)準備方案中必須注意的重要前提。方案的制定固然重要，但是積極的推動方案切實有效的執(zhí)行才是關(guān)鍵。在推動方案的過程中必須注意：1.在企業(yè)內(nèi)部必須樹立數(shù)據(jù)的“威嚴”，至上而下從“一把手”到員工倒要充分認識數(shù)據(jù)收集工作的重要性和艱巨性，只有全員意識的提高才能保障數(shù)據(jù)來源的高質(zhì)量；2.廣泛的開展數(shù)據(jù)培訓，保證基層數(shù)據(jù)來源的真實性，確保數(shù)據(jù)準備工作的高效率。3.制定完整的權(quán)責制度、獎勵機制和應(yīng)急措施，在充分調(diào)動企業(yè)全員參與的積極性的同時，做好突發(fā)事件或緊急狀況的預(yù)防措施，為數(shù)據(jù)準備方案的有效執(zhí)行提供制度保障。
第四步、執(zhí)行數(shù)據(jù)校驗，完善數(shù)據(jù)質(zhì)量
數(shù)據(jù)小組收集到的數(shù)據(jù)來源于各個業(yè)務(wù)組成部分，不可能保證數(shù)據(jù)百分百一次準確的呈現(xiàn)，所以數(shù)據(jù)的校驗或者說復盤就是必須的工作，校驗的過程可能不止一次，必須視數(shù)據(jù)情況而定。數(shù)據(jù)初始來源基本是在各個業(yè)務(wù)部門，這部分初始數(shù)據(jù)的收集也是由相關(guān)責任部門完成，在進行完第一輪收集的時候必須進行一次全面的內(nèi)部復驗，盡可能保證第一手的數(shù)據(jù)
精確無誤、完整無缺。針對靜態(tài)數(shù)據(jù)可采用多輪檢驗，部門互檢，數(shù)據(jù)小組抽檢的方式多輪保證，對于動態(tài)數(shù)據(jù)允許一定程度的誤差，在多輪檢驗的基礎(chǔ)上根據(jù)后續(xù)數(shù)據(jù)導入情況實時修正，但是對于一個系統(tǒng)而言，盡可能少的初始化動態(tài)數(shù)據(jù)有利于保證數(shù)據(jù)質(zhì)量和后續(xù)運行。
第五步、小范圍數(shù)據(jù)導入測試，檢驗數(shù)據(jù)結(jié)果
通常進行數(shù)據(jù)導入測試的階段已經(jīng)進入到了系統(tǒng)實施期，數(shù)據(jù)校驗的階段已經(jīng)是對數(shù)據(jù)的完整性、準確性等特征有了考核，小范圍數(shù)據(jù)導入測試就是針對數(shù)據(jù)和系統(tǒng)環(huán)境適應(yīng)性做的一個檢測。摘取某一業(yè)務(wù)流程的全過程，調(diào)集相關(guān)人員將數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)中，檢驗運行的結(jié)果和運行環(huán)節(jié)中問題。或者將企業(yè)一些常用的業(yè)務(wù)流程數(shù)據(jù)進行導入測試，小范圍內(nèi)檢測數(shù)據(jù)和系統(tǒng)之間的運行效果。
第六步、全面數(shù)據(jù)導入，全方位查漏補缺
數(shù)據(jù)的全面導入意味著數(shù)據(jù)的準備工作到了尾聲。全面數(shù)據(jù)導入才是系統(tǒng)正常運作的開始，數(shù)據(jù)的大規(guī)模導入是一個龐大、枯燥且瑣碎的工作，很多異常和報錯都是在這個階段出現(xiàn)的，當然很多數(shù)據(jù)質(zhì)量問題也最容易被暴露。數(shù)據(jù)導入方式無非就是手工和利用工具導入兩種。
手工的方式是大多數(shù)企業(yè)會采用的。簡單的人工投入即可完成，不需要太多和太高的技術(shù)要求，有很多明顯的錯誤也可以在人工錄入階段得到再次的審核。但是一個系統(tǒng)所需要的數(shù)據(jù)是龐大的，可想而知錄入數(shù)據(jù)的工作量是多么驚人，這在很大程度上對于數(shù)據(jù)錄入的準確度帶來了風險。手工的錯誤幾乎是無法避免這也使得手工輸入需要花費大量的時間做復核。
另外一種就是專門的工具導入，這樣最大的亮點就是工作效率很高，人力需求較少但是往往可能因為一個字符缺損就會導致數(shù)據(jù)導入的全盤失敗，且很難被人發(fā)現(xiàn)，無形中增加了檢查的時間。
數(shù)據(jù)錄入完畢后，系統(tǒng)運行中的錯誤應(yīng)及時修正，查漏補缺。盡管數(shù)據(jù)錄入本身是很重要的工作，但是一套完整且有效監(jiān)督的數(shù)據(jù)導入工作法則，以及嚴謹?shù)挠媱澓徒M織工作也是數(shù)據(jù)錄入階段不可或缺的重要環(huán)節(jié)。
第七步、數(shù)據(jù)運行維護及修正
數(shù)據(jù)導入完成并不是數(shù)據(jù)工作的結(jié)束，數(shù)據(jù)伴隨著整個系統(tǒng)運行的全周期。數(shù)據(jù)的運行維護才是真正的開始。往往前期進入到系統(tǒng)的數(shù)據(jù)還是少部分，大部分數(shù)據(jù)是在實施完成后進入使用階段后慢慢堆積的，數(shù)據(jù)問題也是在數(shù)據(jù)不斷增加中慢慢顯現(xiàn)的。所以說數(shù)據(jù)的運行維護是一項長期的工作，在不斷的數(shù)據(jù)增加中不斷檢驗，不斷修正才是系統(tǒng)正常高效運行的前提保障。
舉一反三，ERP實施從數(shù)據(jù)準備開始
ERP在我國的應(yīng)用已經(jīng)經(jīng)過了幾十年的時間，但是應(yīng)用成效一直不容樂觀，除了本身對于ERP的盲目追捧等因素外，系統(tǒng)實施過程中的種種亂象也是高失敗率的罪魁禍首。有數(shù)據(jù)表明，在ERP實施的眾多案例中，高達70%的都是因為在數(shù)據(jù)上出現(xiàn)問題，導致了系統(tǒng)無法繼續(xù)運行或者只能倉促上線完成系統(tǒng)實施。
表1 ERP 主要模塊數(shù)據(jù)分類
ERP是管理企業(yè)物流，資金流、信息流的系統(tǒng)，所以在數(shù)據(jù)收集中涉及到企業(yè)的方方面面：系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，人力資源數(shù)據(jù)、財務(wù)數(shù)據(jù)、客戶數(shù)據(jù)、生產(chǎn)數(shù)據(jù)、銷售數(shù)據(jù)、采購數(shù)據(jù)、庫存物料數(shù)據(jù)等等，先要保質(zhì)保量的準備這些數(shù)據(jù)沒有一套科學的方法是很難完成的。所以ERP實施前的數(shù)據(jù)準備“七步訣”是重要的工作法則，針對ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)問題做如下分析：
關(guān)于編碼原則。編碼原則的制定是保障ERP數(shù)據(jù)唯一性和完成數(shù)據(jù)系統(tǒng)識別和檢索的重要手段。所以，無論是ERP中的靜態(tài)數(shù)據(jù)（物料基本信息，客戶供應(yīng)商信息，財務(wù)科目、庫別信息等）還是動態(tài)數(shù)據(jù)（制令工單計劃、銷售信息、采購物料信息等）在準備收集之前，有一套完備的編碼原則相當重要，也是“企業(yè)語言”轉(zhuǎn)化為“系統(tǒng)語言”不可獲取的媒介。因此編碼工作應(yīng)注意：1.編碼的科學性、實用性2. 編碼的可擴展性、唯一性。
關(guān)于BOM數(shù)據(jù)。BOM所展現(xiàn)的數(shù)據(jù)是一個產(chǎn)成品所需要的原物料及插件構(gòu)成，以及工序之間的層級關(guān)系。每一階需要哪些數(shù)據(jù)信息，如何換算等都是BOM數(shù)據(jù)必須體現(xiàn)的。BOM的主件數(shù)據(jù)包含，成品或半成品名稱、代碼、單位、規(guī)格、屬性等，組成料件數(shù)據(jù)包含材料型態(tài)、組件名稱，組成用量、損耗率等，這些對于生產(chǎn)計劃制定，生產(chǎn)過程拋磚都是關(guān)鍵數(shù)據(jù)，一旦數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題，可能導致后面全部環(huán)節(jié)出錯。
關(guān)于庫存數(shù)據(jù)。庫存數(shù)據(jù)是ERP系統(tǒng)中的動態(tài)數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的更新隨著生產(chǎn)的變化而變化，所以數(shù)據(jù)采集維護的及時性十分關(guān)鍵，期初庫存數(shù)據(jù)的采集只要劃定一個時間節(jié)點將固定庫存導入然后補錄出庫單據(jù)即可，最大的難點在于系統(tǒng)運行期間的庫存數(shù)據(jù)維護，系統(tǒng)原物料的進出往往無法符合生產(chǎn)領(lǐng)用料的習慣，存在一定的滯后性，特別是一些常用料件或者五金配件的領(lǐng)用，往往是這邊料已經(jīng)使用了系統(tǒng)數(shù)據(jù)卻還沒有更新，導致數(shù)據(jù)漏錄現(xiàn)象，更嚴重的是到了盤點的時候出現(xiàn)一堆虛擬的盤盈盤虧。
關(guān)于物料數(shù)據(jù)收集。在ERP項目數(shù)據(jù)準備過程中，物料數(shù)據(jù)的收集應(yīng)該令很多人無從下手過。小到物料的計量單位、換算單位大到物料類型、屬性、規(guī)格、采購提前期、安全庫存等等都必須逐一收錄。所以針對物料數(shù)據(jù)可以按照一定的步驟完成：1.確定企業(yè)物料狀況，按照關(guān)鍵級別分類，確定需要進入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)范圍。2.分配物料盤點計劃，統(tǒng)計進入系統(tǒng)的物料數(shù)據(jù)信息，進行多輪的復盤、抽盤。3.測試導入物料數(shù)據(jù)并做運行測試。4.數(shù)據(jù)運維的管理。
總的來說，數(shù)據(jù)準備工作并沒有千篇一律的法則，系統(tǒng)不同，企業(yè)型態(tài)不同等都會帶來數(shù)據(jù)準備工作的重點難點的差異，但無論是怎么樣的差異，數(shù)據(jù)的重要性是放四海而皆準的道理，只有從源頭把握好數(shù)據(jù)，信息化項目建設(shè)才能邁出成功的第一步。
轉(zhuǎn)載請注明出處：拓步ERP資訊網(wǎng)http://www.oesoe.com/
本文網(wǎng)址：http://www.oesoe.com/html/consultation/10820224154.html
相關(guān)文章
