0 引言

    業(yè)務(wù)流程管理是將生產(chǎn)流程、業(yè)務(wù)流程、各類行政申請(qǐng)流程、財(cái)務(wù)審批流程等70%以上需要兩個(gè)人以上協(xié)作實(shí)施的任務(wù)全部或者部分由計(jì)算機(jī)處理，并使其簡(jiǎn)單化、自動(dòng)化的業(yè)務(wù)過(guò)程。本文設(shè)計(jì)的通用流程模塊是北京某公司統(tǒng)一內(nèi)容管理平臺(tái)的一個(gè)重要模塊，它包括內(nèi)容管理和業(yè)務(wù)流程管理兩個(gè)核心，而B(niǎo)PM平臺(tái)以表單為載體，以附件為補(bǔ)充，以人為中心，實(shí)現(xiàn)了公司員工間信息的方便交流，并可實(shí)時(shí)監(jiān)控流程狀態(tài)。其涉及的業(yè)務(wù)流程主要包括文件收發(fā)、生產(chǎn)相關(guān)、通用流程等。通用流程模塊應(yīng)用Form Designer設(shè)計(jì)流程表單，應(yīng)用FileNet存儲(chǔ)企業(yè)內(nèi)文檔資料，并可由文檔發(fā)起流程，從而實(shí)現(xiàn)內(nèi)容驅(qū)動(dòng)流程的自動(dòng)化過(guò)程。

1 需求分析

    BPM流程設(shè)計(jì)的目的是為建立企業(yè)內(nèi)上下級(jí)的一體化業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)電子化業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)和審批。通用流程模塊是基于工作流的，用于該公司文件的編、校、審、批流程，支持多級(jí)組織層級(jí):公司集團(tuán)總部、業(yè)務(wù)單位、員工，保證集團(tuán)不受時(shí)間和空間的限制進(jìn)行信息傳遞，提高工作效率，有效地避免了傳統(tǒng)的編、校、審、批流程的局限性，如:審批領(lǐng)導(dǎo)出差、組織層級(jí)調(diào)整、審批部門分散等問(wèn)題。

    通用流程涉及以下幾種角色:流程平臺(tái)用戶、校核人、會(huì)簽人、簽發(fā)人、文檔處、分發(fā)領(lǐng)導(dǎo)/部門/項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人等。其流程示意圖如圖1所示。

 
圖1 通用流程圖

    流程平臺(tái)用戶登錄并發(fā)起通用流程，填寫流程表單，上傳附件，提交部門校核人校核，或直接提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。如流程內(nèi)容涉及其他部門，需要選擇相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)簽，會(huì)簽具有一票否決權(quán)，退回即流程結(jié)束。由信息文檔處檢查錯(cuò)誤，進(jìn)行分發(fā)或提交給流程發(fā)起人確認(rèn)后再進(jìn)行分發(fā)，最后流程表單、流程歷史和上傳的附件存人內(nèi)容存檔庫(kù)。

2 相關(guān)技術(shù)

    通用流程模塊基于IBM FileNet P8平臺(tái)，主要應(yīng)用P8產(chǎn)品的內(nèi)容引擎和流程引擎。采用Oracle DataModeler作為統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)環(huán)境和工具。應(yīng)用Lotus Forms組件設(shè)計(jì)流程表單并與用戶交互。LDAP數(shù)據(jù)庫(kù)用來(lái)存儲(chǔ)并管理FileNet平臺(tái)用戶及其權(quán)限。其系統(tǒng)架構(gòu)如圖2所示。

 
圖2 系統(tǒng)架構(gòu)圖

    2.1  FileNet介紹

    IBM FileNet P8作為企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)使企業(yè)靈活地管理其經(jīng)營(yíng)所需的內(nèi)容和業(yè)務(wù)流程，并能有效地與現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行整合。能自動(dòng)捕獲、存儲(chǔ)、管理、處理信息，提高信息安全性。FileNet使得企業(yè)流程簡(jiǎn)化，由內(nèi)容驅(qū)動(dòng)企業(yè)流程，實(shí)現(xiàn)流程的自動(dòng)化。FileNet P8平臺(tái)包含內(nèi)容引擎( Content Engine )、流程引擎( Process Engine )、工作臺(tái)(Workplace XT)等模塊。本項(xiàng)目應(yīng)用內(nèi)容引擎和流程引擎組件。

    (1)流程引擎，用來(lái)定義、修改、管理自動(dòng)化的業(yè)務(wù)流程(也叫工作流);查詢和修改進(jìn)行中的流程;查看其流程歷史;為員工完成工作流提供接口。

    (2)內(nèi)容引擎，用來(lái)捕獲、管理、存儲(chǔ)與業(yè)務(wù)相關(guān)的結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化的電子資產(chǎn)。本項(xiàng)目中用來(lái)存儲(chǔ)工作流(Workflow )定義;任務(wù)類型定義:個(gè)人待辦、公辦待辦、個(gè)人待閱、公辦待閱、委托待辦、受托待辦，個(gè)人已辦、公辦已辦、個(gè)人已閱、公辦已閱、委托已辦、受托已辦等與業(yè)務(wù)相關(guān)文檔屬性的管理;存檔文件的自動(dòng)分類管理;文檔增、刪、改、查等操作權(quán)限的設(shè)置;跟蹤流程進(jìn)行環(huán)節(jié);支持從遠(yuǎn)程文件服務(wù)器中快速讀取，并存于其緩存中，方便其快速檢索。

    2.2  Lotus Forms組件介紹

    模塊采用Lotus Forms Designer設(shè)計(jì)流程表單，它是一個(gè)基于Eclipse的圖形化設(shè)計(jì)工具，用于創(chuàng)建和標(biāo)記XFDL表單，并應(yīng)用Forms Viewer進(jìn)行展現(xiàn)。Lotus Forms組件集成了商業(yè)流程工作流，支持?jǐn)?shù)字簽名和附件功能，能夠很好地和企業(yè)內(nèi)各系統(tǒng)進(jìn)行集成。

3 模塊設(shè)計(jì)

    3.1流程表單設(shè)計(jì)

    通用流程表單設(shè)計(jì)如下:流程表單共包含三頁(yè)，第一頁(yè)為“流程表單首頁(yè)”;第二頁(yè)為“處理單”;第三頁(yè)為“分發(fā)單”。擬稿人填寫表單后發(fā)起任務(wù)，主送、抄送采用選擇控件的方式為用戶提供選擇，并同時(shí)自動(dòng)更新到分發(fā)單中。文件代碼在文檔處進(jìn)行分發(fā)時(shí)按照內(nèi)容管理平臺(tái)中配置的文件代碼規(guī)則進(jìn)行取號(hào)。處理單，主要用于主辦/協(xié)辦/傳閱等環(huán)節(jié)處理任務(wù);分發(fā)單，用于將文檔資料分發(fā)。表單中帶有*項(xiàng)必填，灰色部分為自動(dòng)抓取首頁(yè)輸人的內(nèi)容。

    3.2流程實(shí)現(xiàn)

    (1)發(fā)起任務(wù)。

    ①直接發(fā)起任務(wù)。

    流程平臺(tái)用戶登錄系統(tǒng)平臺(tái)，進(jìn)人系統(tǒng)界面，有發(fā)起任務(wù)、個(gè)人任務(wù)和已處理任務(wù)3類菜單。用戶需要從發(fā)起任務(wù)菜單進(jìn)人發(fā)起通用流程，填寫流程表單，上傳附件，并提交任務(wù)。

    ②由文件發(fā)起流程。

    信息文檔處文件管理員，其系統(tǒng)界面還存在文件管理菜單，打開(kāi)其下級(jí)菜單“待接收文件”選擇相關(guān)文件通過(guò)右鍵可發(fā)起通用流程，實(shí)現(xiàn)內(nèi)容驅(qū)動(dòng)流程。

    (2)處理任務(wù)。

    處理人登錄系統(tǒng)，通過(guò)個(gè)人任務(wù)菜單查看個(gè)人待辦任務(wù)，如果處理人為某一部門，則該任務(wù)出現(xiàn)在該部門負(fù)責(zé)人的公辦待辦任務(wù)欄里。如果處理人為傳閱人，任務(wù)會(huì)出現(xiàn)在個(gè)人待閱或公辦待閱任務(wù)中。如果任務(wù)是他人交辦或者事前委托的，任務(wù)出現(xiàn)在受托待辦中。

    (3)交辦和事前委托。

    針對(duì)公司領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常出差的情況，模塊設(shè)置了交辦和事前委托功能，領(lǐng)導(dǎo)可通過(guò)交辦把任務(wù)交給其他用戶處理，或者通過(guò)事前委托的方式，在出差前對(duì)該流程設(shè)置委托，對(duì)所有用戶發(fā)起的通用流程都直接委托給其他用戶處理。

    (4)查看任務(wù)流程歷史。

    用戶可以通過(guò)已處理任務(wù)菜單查看個(gè)人已辦、公辦已辦、個(gè)人已閱、公辦已閱、受托已辦、委托已辦等已處理任務(wù)，并可以通過(guò)流程歷史Tab頁(yè)查看流程進(jìn)行的歷史信息，流程歷史中記載了流程從發(fā)起到當(dāng)前節(jié)點(diǎn)的所有信息，包括處理人、處理時(shí)間、意見(jiàn)等。

    (5)存檔。

    文檔處對(duì)流程進(jìn)行分發(fā)后，上傳的附件會(huì)自動(dòng)分類并存人內(nèi)容存檔庫(kù)中，文檔屬性記錄了主題名、文件代碼等字段。同時(shí)不同用戶對(duì)文件具不同的操作權(quán)限。流程結(jié)束后，流程表單和流程歷史表單均會(huì)存檔。

    3. 3文件歸檔

    隨通用流程上傳的附件以及流程表單和流程歷史表單均需要以PDF的形式歸檔到統(tǒng)一內(nèi)容管理平臺(tái)系統(tǒng)中，支持對(duì)部分類型的附件在系統(tǒng)非繁忙時(shí)間進(jìn)行自動(dòng)分類并進(jìn)行歸檔，并自動(dòng)加載文檔的相關(guān)屬性字段。文件歸檔涉及多系統(tǒng)的交互，并且都是通過(guò)Web的方式進(jìn)行，需要有較強(qiáng)的控制能力并能很好地進(jìn)行調(diào)試修改，因此有以下幾點(diǎn)考慮:

    (1)基于FileNet、文檔庫(kù)和PDF轉(zhuǎn)化器都有成熟的Java接口，采用Java本地程序方式，通過(guò)本地臨時(shí)文件方式進(jìn)行模塊間信息交換。

    (2)通過(guò)CE API跟FileNet的內(nèi)容引擎交互，并通過(guò)Web Service的方式與后臺(tái)交互。

    (3)采用Adobe ES工具的客戶端，通過(guò)Web Service跟PDF轉(zhuǎn)換程序交互，無(wú)需特殊的本地庫(kù)支持。

    文件歸檔過(guò)程需要經(jīng)歷以下6個(gè)步驟:

    (1)流程結(jié)束自動(dòng)觸發(fā)歸檔進(jìn)程;

    (2)查詢內(nèi)容引擎，確定需要存儲(chǔ)的通用流程任務(wù)名稱;

    (3)從內(nèi)容引擎中取出此流程任務(wù)相關(guān)的需要存檔的文件，并記錄文檔的相關(guān)屬性;

    (4)根據(jù)流程表單，對(duì)文檔自動(dòng)分類;

    (S)對(duì)附件、表單進(jìn)行PDF轉(zhuǎn)換;

    (6)存檔PDF文件并加載文件屬性字段。

4 結(jié)束語(yǔ)

    本文介紹基于FileNet平臺(tái)的通用流程模塊的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)，采用Oracle Data Modeler作為統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)環(huán)境和工具。應(yīng)用Lotus Fo~組件進(jìn)行流程表單的設(shè)計(jì)來(lái)與用戶進(jìn)行交互。應(yīng)用LDAP數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)并管理FileNet平臺(tái)用戶及其權(quán)限，該模塊的設(shè)計(jì)有效地避免了隨著企業(yè)規(guī)模擴(kuò)大而帶來(lái)的流程繁瑣的弊端，能夠以高效率、低成本的方式使得企業(yè)內(nèi)部編、校、審、批流程得到簡(jiǎn)化和自動(dòng)化。

核心關(guān)注：拓步ERP系統(tǒng)平臺(tái)是覆蓋了眾多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、行業(yè)應(yīng)用，蘊(yùn)涵了豐富的ERP管理思想，集成了ERP軟件業(yè)務(wù)管理理念，功能涉及供應(yīng)鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理，全面涵蓋了企業(yè)關(guān)注ERP管理系統(tǒng)的核心領(lǐng)域，是眾多中小企業(yè)信息化建設(shè)首選的ERP管理軟件信賴品牌。

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本文標(biāo)題：FileNet平臺(tái)下企業(yè)通用ERP流程模塊的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

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