1 引言
企業(yè)在研發(fā)產(chǎn)品的活動(dòng)中，產(chǎn)品文檔是重要的技術(shù)檔案。產(chǎn)品設(shè)計(jì)過程中產(chǎn)生的文件、圖紙、數(shù)據(jù)等，是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)的重要內(nèi)容。一個(gè)產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目可能會(huì)生成上百甚至更多與設(shè)計(jì)相關(guān)的文檔，產(chǎn)品設(shè)計(jì)文檔貫穿產(chǎn)品開發(fā)的整個(gè)生命周期，設(shè)計(jì)文檔的編寫規(guī)范化、管理標(biāo)準(zhǔn)化是企業(yè)管理制度的重要內(nèi)容。
2 文檔管理要素和解決方案規(guī)劃
2.1 文檔管理要素
一個(gè)新產(chǎn)品的研發(fā)周期包括產(chǎn)品策劃、概念設(shè)計(jì)、整體設(shè)計(jì)、細(xì)節(jié)設(shè)計(jì)、測(cè)試與改進(jìn)、造型設(shè)計(jì)、工藝設(shè)計(jì)、產(chǎn)品樣機(jī)、批量生產(chǎn)等階段。同時(shí)還涉及產(chǎn)品檢驗(yàn)、生產(chǎn)許可證申報(bào)、市場(chǎng)營(yíng)銷等事務(wù)。所有這些過程，都會(huì)產(chǎn)生大量的文檔資料，需要通過科學(xué)的管理制度和合理的技術(shù)手段對(duì)文檔進(jìn)行分類整理、存儲(chǔ)，以便于設(shè)計(jì)人員、管理人員對(duì)其進(jìn)行修訂、查找和利用。
文檔管理涉及以下要素：
(1)文檔類型和內(nèi)容分類；
(2)對(duì)于每種糞型的文檔使用的標(biāo)準(zhǔn)化格式模板；
(3)對(duì)于每種類型的文檔提供的元數(shù)據(jù)；
(4)文檔版本管理；
(5)文檔的訪問權(quán)限；
(6)文檔創(chuàng)建、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布或處置工作流；
(7)文檔格式轉(zhuǎn)換；
(8)文檔作為企業(yè)記錄進(jìn)行存檔備案。
2.2 產(chǎn)品文檔管理解決方案
文檔管理方案應(yīng)有助于改進(jìn)文檔的創(chuàng)建和管理，具備易于使用、自適應(yīng)、快速部署等功能，應(yīng)支持元數(shù)據(jù)并使用元數(shù)據(jù)來驅(qū)動(dòng)文檔檢索功能。此外，企業(yè)組織中的成員都可以訪問文檔管理功能并從中獲益。
2.2.1 參與者角色定義
規(guī)劃文檔管理解決方案的第一步是標(biāo)識(shí)用戶，確定產(chǎn)品研發(fā)過程中相關(guān)人員的角色，包括：創(chuàng)建文檔、審閱文檔、編輯文檔、使用文檔、審批文檔、管理記錄等。
2.2.2 文檔分類
通過對(duì)文檔的內(nèi)容和用途進(jìn)行歸類有助于用戶在設(shè)計(jì)過程中對(duì)文檔進(jìn)行組織和查找。文檔的分類信息包括：(1)文檔類型，如產(chǎn)品功能設(shè)計(jì)、產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)、零部件設(shè)計(jì)圖、備忘錄或產(chǎn)品說明等；(2)文檔用途，如用于產(chǎn)品設(shè)計(jì)、用于商務(wù)活動(dòng)等；(3)作者；(4)文檔的格式；(5)文檔的敏感度分級(jí)；(6)文檔的存放位置。根據(jù)需要，還可以定義其他的分類。
2.2.3 文檔的元數(shù)據(jù)描述
元數(shù)據(jù)就是“關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)”或者是“關(guān)于企業(yè)數(shù)據(jù)的信息”。元數(shù)據(jù)描述是以概念、主題、層次等形式建立的信息結(jié)構(gòu)，是對(duì)文檔的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、性質(zhì)、表現(xiàn)等信息的抽象。通過對(duì)產(chǎn)品文檔進(jìn)行元數(shù)據(jù)抽象從而提供對(duì)有關(guān)數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行歸檔的機(jī)制。
2.2.4 文檔管理中的工作流
工作流的主要功能是針對(duì)具體業(yè)務(wù)流程按照預(yù)定規(guī)則和步驟在多個(gè)參與者之間自動(dòng)傳遞文檔、信息或者任務(wù)，以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)。利用工作流機(jī)制有助于協(xié)同處理文檔及管理項(xiàng)目任務(wù)。工作流可以幫助企業(yè)遵循一致的業(yè)務(wù)流程做法，通過管理這些業(yè)務(wù)流程中涉及的任務(wù)和步驟，以提高組織的效率和生產(chǎn)力。
在文檔管理中，可使用工作流將文檔從一個(gè)人傳送給另一個(gè)人，因此每個(gè)人均可完成其文檔管理任務(wù)，如審閱文檔、審批文檔發(fā)布或管理文檔處置，還可建立收集反饋工作流將草稿文檔傳送給一組人員以獲取反饋意見。
2.2.5 版本管理
版本控制是管理設(shè)計(jì)文檔的重要工作，利用版本管理手段，可以跟蹤設(shè)計(jì)變更，防止文件丟失、允許回溯到早期版本，并能對(duì)版本進(jìn)行分支、合并和管理。
3 在Sharepoint 2010平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品文檔管理
SharePoint 2010是微軟推出的最新協(xié)同工作平臺(tái)，提供強(qiáng)大的文檔管理功能，支持規(guī)則定制、協(xié)同創(chuàng)作、文檔庫特別配置等復(fù)雜的功能要求。基于Sharepoint平臺(tái)，企業(yè)能夠科學(xué)合理地管理各類文檔，參與者可根據(jù)其角色能夠充分地利用文檔資源。
3.1 與產(chǎn)品文檔管理相關(guān)的配置工作
3.1.1 創(chuàng)建用戶組
在SharePoint平臺(tái)中，是通過將相關(guān)人員加入到SharePoim網(wǎng)站中的不同用戶組，并對(duì)這些組進(jìn)行權(quán)限設(shè)置來實(shí)現(xiàn)的。
創(chuàng)建用戶組步驟為：?jiǎn)螕簟熬W(wǎng)站操作”，選擇“網(wǎng)站設(shè)置”，選擇“網(wǎng)站權(quán)限”，選擇“新建用戶組”，創(chuàng)建“產(chǎn)品設(shè)計(jì)”用戶組，并設(shè)置必要的操作權(quán)限，如圖1所示。
圖1 創(chuàng)建“產(chǎn)品設(shè)計(jì)”用戶組
3.1.2 創(chuàng)建文檔庫
文檔庫是SharePoint網(wǎng)站用戶共享的文件集合。大多數(shù)文檔管理功能都是通過文檔庫提供的。創(chuàng)建文檔庫的操作步驟為：選擇“庫”，選擇“創(chuàng)建”，選擇“文檔庫”，如圖2所示。
圖2 創(chuàng)建文檔庫
在完成了文檔庫的創(chuàng)建之后，需要為庫的“欄”進(jìn)行設(shè)計(jì)，文檔庫的欄就是關(guān)于文檔的元數(shù)據(jù)，如圖3所示。
圖3 設(shè)置文檔庫欄
從圖3中可以看到，對(duì)文檔庫設(shè)置了“類型”、“資源類型”、“內(nèi)容類型”、“版本”等欄。
3.1.3 創(chuàng)建文檔集
SharePoint Server 2010提供一個(gè)名為文檔集的對(duì)象，文檔集是用于管理工作產(chǎn)品的特殊類型的文件夾，它可管理由多個(gè)文檔組成的工作產(chǎn)品，旨在幫助用戶按更有意義且更有效的方式組織內(nèi)容。利用文檔集的共享元數(shù)據(jù)、工作流和版本控制等功能，可以有效管理工作產(chǎn)品或內(nèi)容集的開發(fā)。
要?jiǎng)?chuàng)建專用于某產(chǎn)品的文檔集，需要先創(chuàng)建一個(gè)基于文檔集的內(nèi)容類型，并將所建的內(nèi)容類型添加到文檔庫的內(nèi)容類型選項(xiàng)中，如圖4所示。
圖4 新建內(nèi)容類型
進(jìn)入所建立的文檔庫，選擇“新建”，從下拉菜單的選項(xiàng)中選擇所建的內(nèi)容類型，就完成了文檔集的創(chuàng)建，如圖5所示。
圖5 創(chuàng)建文檔集
3.2 實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品文檔管理的專門操作
3.2.1 定制托管元數(shù)據(jù)
在產(chǎn)品開發(fā)過程中，會(huì)涉及專業(yè)領(lǐng)域的專門用語，SharePoint Server 2010中引入了一個(gè)名為托管元數(shù)據(jù)的新欄類型，用于用戶設(shè)置專用術(shù)語。托管元數(shù)據(jù)有助于更加一致地使用術(shù)語，確保文檔的一致性。
在SharePoint應(yīng)用程序中啟用托管元數(shù)據(jù)時(shí)，會(huì)自動(dòng)創(chuàng)建Managed Metadata Service和連接。此服務(wù)將標(biāo)識(shí)要用作術(shù)語庫的數(shù)據(jù)庫，而該連接將提供對(duì)此服務(wù)的訪問。
通過Managed Metadata Service術(shù)語庫管理工具可創(chuàng)建、導(dǎo)入和管理術(shù)語集以及術(shù)語集內(nèi)的術(shù)語。
3.2.2 在文檔集中添加托管理元數(shù)據(jù)欄
打開文檔庫，選擇“設(shè)置”，選擇“創(chuàng)建欄”，選擇“托管元數(shù)據(jù)”，在搜索框中輸入術(shù)語集的名稱，查到要用的術(shù)語集，然后按“確定”。
在完成了上述操作后，向文檔集上載文檔，就會(huì)被要求填寫相應(yīng)托管元數(shù)據(jù)欄的內(nèi)容。
3.2.3 啟動(dòng)工作流
SharePoint 2010的工作流處理功能為用戶提供了多種工作流模式，用戶可根據(jù)需要利用現(xiàn)成的模版創(chuàng)建部署工作流，大大簡(jiǎn)化了工作流的定義過程。
審批工作流是最常用的一種工作流，表現(xiàn)為參與者針對(duì)有關(guān)的文檔或項(xiàng)目進(jìn)行審閱的業(yè)務(wù)流程。審批工作流與文檔內(nèi)容類型相關(guān)聯(lián)，將文檔或項(xiàng)目發(fā)送給參與者進(jìn)行審批。由于審批工作流可以分配任務(wù)、發(fā)送提醒、跟蹤參與者和創(chuàng)建整個(gè)流程的記錄，從而使流程的執(zhí)行效率更高。當(dāng)一個(gè)文檔被上載到文檔庫后，審批工作流即會(huì)創(chuàng)建文檔審批任務(wù)、將這些任務(wù)分配給工作流參與者，然后向參與者發(fā)送電子郵件通知。
每個(gè)審批者都分配了審閱內(nèi)容并決定如何處置的任務(wù)。審批者可以批準(zhǔn)或拒絕該文檔、將審批任務(wù)重新分配給其他人或請(qǐng)求對(duì)文檔進(jìn)行更改等。
3.2.4 版本控制
審批流程需要經(jīng)過一個(gè)或多參與者對(duì)文檔進(jìn)行審閱并修改，產(chǎn)生新的版本，版本控制系統(tǒng)對(duì)不同的版本進(jìn)行保存。當(dāng)庫中的文件發(fā)生更改時(shí)，版本控制使工作成員能夠存儲(chǔ)、跟蹤和恢復(fù)這些項(xiàng)和文件，還可以返回到各個(gè)文件以前的修訂版本。SharePoint使用版本控制進(jìn)行下列操作：
(1)記錄版本記錄：當(dāng)啟用版本控制時(shí)，可以查看項(xiàng)目或文件何時(shí)更改，以及由誰進(jìn)行了更改。還可以查看屬性或者有關(guān)文件的信息何時(shí)被更改。
(2)將以前的版本恢復(fù)為當(dāng)前版本：當(dāng)前版本中出現(xiàn)了差錯(cuò)或需要恢復(fù)已刪除的部分文檔�？梢苑奖愕赜靡郧暗陌姹咎鎿Q當(dāng)前版本。
(3)查看以前的版本：可以不用覆蓋當(dāng)前版本即可查看以前的版本。
啟用版本控制的操作步驟為：打開相應(yīng)的文檔庫，點(diǎn)擊“設(shè)置”，選擇“文檔庫設(shè)置”，選擇“版本控制設(shè)置”。
4 結(jié)語
通過分析企業(yè)在產(chǎn)品開發(fā)過程中的文檔管理的要素，對(duì)產(chǎn)品文檔管理方案進(jìn)行了規(guī)劃。借助SharrePoint 2010平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了基于元數(shù)據(jù)的文檔分類歸擋管理、工作流實(shí)現(xiàn)和版本控制等，為企業(yè)知識(shí)管理提供了一種新的途徑。
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本文標(biāo)題：文檔管理在產(chǎn)品協(xié)同設(shè)計(jì)中的應(yīng)用與實(shí)踐
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