第4章 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)——企業(yè)運(yùn)營(yíng)的關(guān)鍵
ERP作為計(jì)劃與控制信息系統(tǒng)，要進(jìn)行大量的信息處理。任何一個(gè)制造企業(yè)都有大量的生產(chǎn)與技術(shù)數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)必須經(jīng)過加工、處理才能產(chǎn)生有用的信息供決策者使用。因此，這些原始數(shù)據(jù)如何準(zhǔn)確、及時(shí)、快速、可靠地送入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是至關(guān)重要的。人們常用“進(jìn)去的是垃圾，出來的也是垃圾”來形容由于原始數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確而產(chǎn)生錯(cuò)誤信息的現(xiàn)象。經(jīng)驗(yàn)證明，數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確是許多企業(yè)實(shí)施應(yīng)用ERP失敗的重要原因。因此，在實(shí)施應(yīng)用ERP的過程中，一定要下決心采取必要的措施，保證各項(xiàng)數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。
從準(zhǔn)確度的要求來說，ERP系統(tǒng)所涉及的數(shù)據(jù)可以分為兩類：嚴(yán)格的和寬松的。
嚴(yán)格的數(shù)據(jù)如果達(dá)不到所要求的準(zhǔn)確度，則會(huì)迅速而嚴(yán)重地?fù)p害ERP的實(shí)施和應(yīng)用。寬松的數(shù)據(jù)并非可以放任，只是準(zhǔn)確度的要求稍為寬松，但是也必須在一個(gè)合理的范圍內(nèi)。
嚴(yán)格的數(shù)據(jù)包括庫存記錄、物料清單、工藝路線、客戶訂單、生產(chǎn)訂單、采購訂單等。寬松的數(shù)據(jù)則包括提前期、訂貨批量、安全庫存、標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)定額、工作中心能力、市場(chǎng)預(yù)測(cè)等。
本章只介紹ERP系統(tǒng)運(yùn)行所需要的幾類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)：物料主文件、物料清單、工作中心、工藝路線、提前期和庫存記錄，以及為支持供應(yīng)鏈管理所需的供應(yīng)商主文件和客戶主文件。其中庫存記錄數(shù)據(jù)是動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，其他是相對(duì)靜態(tài)數(shù)據(jù)。事物總是處于運(yùn)動(dòng)變化之中，變化是絕對(duì)的。因此，對(duì)相對(duì)靜態(tài)數(shù)據(jù)也必須定期維護(hù)，以保證數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。
4.1 物料主文件
ERP系統(tǒng)中，“物料”一詞有著廣泛的含義，它是所有產(chǎn)成品、半成品、在制品、原材料的總稱。
物料主文件的作用是標(biāo)識(shí)和描述用于生產(chǎn)過程中的每一物料的屬性和信息。它是ERP系統(tǒng)最基本的文件之一。物料主文件中的數(shù)據(jù)項(xiàng)有物料代碼以及同工程設(shè)計(jì)管理、物料控制和計(jì)劃管理有關(guān)的信息。現(xiàn)分述如下：
(1)物料代碼是物料的標(biāo)識(shí)，因此，它是對(duì)每種物料的唯一編號(hào)。物料代碼是人和計(jì)算機(jī)使用所有其他數(shù)據(jù)元素的基礎(chǔ)。這主要用于記錄在生產(chǎn)活動(dòng)中運(yùn)動(dòng)的物料。生產(chǎn)控制要求每項(xiàng)生產(chǎn)活動(dòng)和庫存變化都記入計(jì)算機(jī)，由于處理數(shù)量很大，物料代碼應(yīng)盡量簡(jiǎn)短，以防止或減少輸入和處理的錯(cuò)誤。
企業(yè)在數(shù)據(jù)準(zhǔn)備階段的一項(xiàng)非常重要的工作就是確定物料代碼的編碼原則和編碼方法。不但要考慮當(dāng)前的需求，而且要考慮今后的變化。
物料代碼的位數(shù)有一定限制，各個(gè)商品軟件規(guī)定的位數(shù)也不盡相同，但一般不超過20位。位數(shù)過長(zhǎng)會(huì)增加錄入時(shí)間，而且容易出錯(cuò)。
物料代碼應(yīng)是無含義的順序數(shù)字編號(hào)。其優(yōu)點(diǎn)是：簡(jiǎn)短、存儲(chǔ)量少(6位數(shù)可滿足100萬種物料的編碼需求)，保證唯一性，不影響發(fā)展變化，全部用數(shù)字可防止數(shù)字同字母的混淆(如0與O，2與Z，1與I)，減少差錯(cuò)。
但是，在手工管理的環(huán)境下，人們往往采取如下方案：用開頭的2位數(shù)字代表產(chǎn)品，然后用2位數(shù)字代表規(guī)格，再用4位數(shù)字代表材料，等等。然而，不管初始設(shè)計(jì)者如何富于遠(yuǎn)見，隨著時(shí)間的推移，總會(huì)有一些情況出人意料。例如，本來認(rèn)為第二部分需要用2位數(shù)字就夠了，現(xiàn)在卻需要3位，因此，有含義的物料編碼系統(tǒng)很快就失敗了。另外，有含義的編碼也往往過于復(fù)雜。例如，HO-14325-64-17458911A是一個(gè)物料代碼，由人來處理這樣的代碼，恐怕必須有一本專門的手冊(cè)。所以，即使在手工管理的環(huán)境下，有含義的編碼思想也不盡合理。在使用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的環(huán)境下，物料代碼的功能只是作為唯一的標(biāo)識(shí)符，而不是描述符。沒有理由認(rèn)為諸如產(chǎn)品及其物料屬性的描述如不納入物料代碼，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中就無法處理。因此，在ERP系統(tǒng)中物料代碼應(yīng)是無含義的。
物料編碼應(yīng)遵循以下原則：每項(xiàng)物料均應(yīng)有唯一的物料代碼；要簡(jiǎn)明，不要太長(zhǎng)；沒有含義，只是標(biāo)識(shí)符而不是描述符。
(2)除物料代碼之外，每一種物料還有許多其他的屬性。在物料主文件中，系統(tǒng)通過以下幾方面的信息描述這些屬性。
·同工程設(shè)計(jì)管理有關(guān)的信息——如圖號(hào)、物料名稱、重量、體積、版次、生效日期和失效日期等。
·同物料管理有關(guān)的信息——如來源類型(自制或外購)、采購與存儲(chǔ)的計(jì)量單位及轉(zhuǎn)換系數(shù)、損耗率、分類碼、訂貨批量、存放位置(倉庫、貨位)、批號(hào)、安全庫存量、訂貨策略及訂貨量的調(diào)整因子、采購員代碼等。對(duì)外購件來講，還應(yīng)有物料在供方的代碼。
·同計(jì)劃管理有關(guān)的信息——如各種提前期(排隊(duì)、加工、等待、準(zhǔn)備、檢驗(yàn)、累計(jì)等)、需求時(shí)界與計(jì)劃時(shí)界、預(yù)測(cè)代碼、獨(dú)立需求或相關(guān)需求、計(jì)劃員代碼、分組碼等。
·同成本管理有關(guān)的信息——如賬號(hào)、材料費(fèi)、人工費(fèi)、外協(xié)費(fèi)、間接費(fèi)、累計(jì)成本和計(jì)劃價(jià)格等。
4.2 物料清單
4.2.1 物料清單概述
物料清單(bill of material，BOM)是產(chǎn)品結(jié)構(gòu)文件，它不僅列出某一產(chǎn)品的所有構(gòu)成項(xiàng)目，同時(shí)還要指出這些項(xiàng)目之間的結(jié)構(gòu)關(guān)系，即從原材料到零件、組件、直到最終產(chǎn)品的層次隸屬關(guān)系。每個(gè)制造企業(yè)都有物料清單。在化工、制藥和食品行業(yè)可能稱為配方、公式或包裝說明，但說的都是同樣的事情，即如何利用各種物料來生產(chǎn)產(chǎn)品。
表4.1所列的是某企業(yè)物料代碼為WA01的絞車零件清單。這不是BOM，因?yàn)樗幢砻鳂?gòu)成產(chǎn)品WA01的零件之間的層次關(guān)系。
表4.1 零件清單(WA01絞車)
圖4.1表明了WA01絞車的層次結(jié)構(gòu)。這是一個(gè)三層的樹狀結(jié)構(gòu)，第0層是最終產(chǎn)品WA01本身，第1層是它的直接組件，第2層是組成直接組件的零件。在以后的討論中，有時(shí)將使用“父項(xiàng)”、“子項(xiàng)”這樣的術(shù)語來說明不同的物料在產(chǎn)品結(jié)構(gòu)中的層次關(guān)系。例如，在圖4.1中，WA01作為父項(xiàng)，第一層上的所有物料均是其子項(xiàng)；如果把A100作為父項(xiàng)，則1000、1100和1200是其子項(xiàng)。括號(hào)中的數(shù)字指明構(gòu)成一個(gè)父項(xiàng)所需的該子項(xiàng)的數(shù)量。
圖4.1 多級(jí)產(chǎn)品結(jié)構(gòu)層次
表4.2是WA01的單層物料清單(single-level BOM，其所以稱為單層是因?yàn)橹涣谐隽藰?gòu)成產(chǎn)品的直接組件。如果該公司決定采用外購組件來生產(chǎn)絞車，那么使用單層BOM就可以了。如果該公司決定自己生產(chǎn)組成這些直接組件的零件，則應(yīng)當(dāng)使用表4.3所示的多層BOM(multi-level BOM)。
表4.2 WA01的單層物料清單
表4.3 WA01的多層縮排式BOM
ERP環(huán)境下，作為MRP系統(tǒng)計(jì)算物料需求過程中的控制文件，物料清單是非常重要的。物料清單的準(zhǔn)確度至少應(yīng)達(dá)到98%，才能滿足要求。
物料清單用來描述產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)，凡是在產(chǎn)品的生產(chǎn)過程中需要用到、需要進(jìn)行計(jì)劃的物料項(xiàng)目，均應(yīng)作為產(chǎn)品結(jié)構(gòu)不同層次上的子項(xiàng)而置于物料清單之中。換言之，如果一個(gè)物料項(xiàng)目的需求要根據(jù)產(chǎn)品或最終項(xiàng)目的獨(dú)立需求進(jìn)行計(jì)算，則應(yīng)當(dāng)把它包含在物料清單中。
下列項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)包含在物料清單之中：原材料、半成品、子裝配件、輔件(如螺釘、螺母、墊圈等)、消耗品、工具、包裝材料、參考材料(圖紙、說明等)、副產(chǎn)品(by-product)、聯(lián)產(chǎn)品(co-product)等。其中，副產(chǎn)品如沖剪過程中出現(xiàn)的邊角料，聯(lián)產(chǎn)品如提取汽油過程中出現(xiàn)的煤油。
物料清單是在零件清單的基礎(chǔ)之上形成的。后者用來指明制造一項(xiàng)產(chǎn)品需要什么零部件和物料項(xiàng)目，所以，上述所列的項(xiàng)目中有些容易想到，如原材料、半成品和子裝配件，而其他則未必。然而，事實(shí)上，即使這些物料不全在物料清單中，也必須有人以手工的方法來對(duì)它們進(jìn)行計(jì)劃，以滿足生產(chǎn)過程的需求。區(qū)別僅在于使用手工的方法難以得到合理的計(jì)劃。
一般來說，在實(shí)際應(yīng)用中的物料清單應(yīng)當(dāng)包括如下數(shù)據(jù)項(xiàng)，如父項(xiàng)物料代碼和描述、子項(xiàng)物料代碼和描述、使用點(diǎn)和工序號(hào)、子項(xiàng)類型、子項(xiàng)數(shù)量和數(shù)量類型、自制還是外購、有效日期、子項(xiàng)提前期偏置、損耗率等。
其中，使用點(diǎn)指出在制造父項(xiàng)時(shí)子項(xiàng)應(yīng)到達(dá)的工作中心。
子項(xiàng)類型指明子項(xiàng)是作為普通物料消耗在父項(xiàng)的制造過程中，還是作為工具、圖紙、副產(chǎn)品、聯(lián)產(chǎn)品等。
數(shù)量類型用來說明所給出的數(shù)量是用于一個(gè)單位的父項(xiàng)還是一份訂單。多數(shù)情況下，子項(xiàng)數(shù)量類型是用于一單位父項(xiàng)的，但對(duì)于工具、圖紙以及生產(chǎn)過程的消耗品，其數(shù)量則應(yīng)是用于一份訂單的。
子項(xiàng)提前期偏置指出該子項(xiàng)物料相對(duì)于其父項(xiàng)的提前期可以延遲到位的時(shí)間。因?yàn)槿绻a(chǎn)某個(gè)父項(xiàng)需要多個(gè)子項(xiàng)，而父項(xiàng)的生產(chǎn)是一個(gè)比較長(zhǎng)的過程，那么在父項(xiàng)生產(chǎn)開始時(shí)未必需要所有子項(xiàng)均到位。例如，父項(xiàng)為A，其子項(xiàng)為B、C和D，假設(shè)A的提前期為10天，而A的生產(chǎn)先從對(duì)B和C的加工開始，4天以后才用到D，那么子項(xiàng)B和C提前期偏置為0，而D的提前期偏置為4天。這對(duì)于D及其子項(xiàng)的計(jì)劃管理是很有意義的。
損耗率也稱為殘料率，用來指明當(dāng)把一項(xiàng)物料作為子項(xiàng)用于其父項(xiàng)的生產(chǎn)過程中時(shí)，其損耗的程度，用百分?jǐn)?shù)表示。這有助于計(jì)劃該項(xiàng)物料的準(zhǔn)確需求數(shù)量。例如，A是父項(xiàng)，B是A的子項(xiàng)，且制造一個(gè)A需求一個(gè)B，但是B的損耗率為10%。那么，如果要生產(chǎn)100個(gè)A，只提供100個(gè)B是不夠用的。此時(shí)MRP系統(tǒng)會(huì)根據(jù)所指明的殘料率自動(dòng)地把對(duì)B的需求量調(diào)整為111。
4.2.2 物料清單的準(zhǔn)確性
物料清單是一個(gè)制造企業(yè)的核心文件。各個(gè)部門的活動(dòng)都要用到物料清單，生產(chǎn)部門要根據(jù)物料清單來生產(chǎn)產(chǎn)品，庫房要根據(jù)物料清單進(jìn)行發(fā)料，財(cái)務(wù)部門要根據(jù)物料清單來核算成本，銷售和訂單錄入部門要通過物料清單確定客戶定制產(chǎn)品的構(gòu)形，維修服務(wù)部門要通過物料清單了解需要什么備件，質(zhì)量控制部門要根據(jù)物料清單保證產(chǎn)品正確生產(chǎn)，計(jì)劃部門要根據(jù)物料清單來計(jì)劃物料和能力的需求等等。
為了使ERP系統(tǒng)正常運(yùn)行，物料清單必須完整和準(zhǔn)確。否則，就不能做到在正確的時(shí)間以正確的數(shù)量生產(chǎn)或采購正確的物料。這將引起一系列嚴(yán)重后果：
·交貨期得不到保證，客戶服務(wù)水平低下。
·增加庫存，積壓資金。由于物料清單不準(zhǔn)確，為了保證生產(chǎn)的正常進(jìn)行，唯一所能采取的措施就是多存物料了。
·生產(chǎn)率降低。生產(chǎn)車間不能在正確的時(shí)間按正確的數(shù)量得到正確的物料，生產(chǎn)時(shí)時(shí)受阻。
·成本增加。額外的錢花在不必要的庫存上，催貨人員東奔西跑尋找物料解決短缺問題，物料清單的維護(hù)成本增加。
·企業(yè)內(nèi)各部門協(xié)調(diào)困難，因?yàn)槲锪锨鍐问瞧髽I(yè)內(nèi)部聯(lián)系和協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)。
·影響員工的士氣。
·浪費(fèi)資源。關(guān)鍵的資源包括人、物料、能力、資金和時(shí)間。任何一個(gè)企業(yè)內(nèi)的資源都是有限的，正確的物料清單是有效地利用資源的基礎(chǔ)。
多種物料清單并存是制造企業(yè)中常見的現(xiàn)象。工程清單和生產(chǎn)部門所使用的物料清單不同，領(lǐng)料單和核算成本的文件不同，計(jì)劃部門所用的又是另外一套。工程部門制定和修改物料清單，其他部門也更新物料清單。在車間里，每位工長(zhǎng)口袋中都有一個(gè)小本記載著實(shí)際用于構(gòu)成產(chǎn)品的清單。每個(gè)部門都按自己的需要維護(hù)著自己的清單，這些清單都是“真實(shí)”的，但相互不一致，其結(jié)果是企業(yè)很混亂。
事實(shí)上，各部門所使用的這些物料清單只不過是整個(gè)企業(yè)統(tǒng)一的物料清單的各種分類形式。這種統(tǒng)一的物料清單稱為主物料清單(master BOM)，主物料清單是企業(yè)關(guān)于一項(xiàng)產(chǎn)品或產(chǎn)品族的數(shù)據(jù)庫。
主物料清單能滿足各個(gè)部門的需求。當(dāng)主生產(chǎn)計(jì)劃員需要一份計(jì)劃清單或車間需要一份領(lǐng)料單時(shí)，這兩份不同的文件均可由主物料清單產(chǎn)生出來。如果企業(yè)內(nèi)外有人問什么產(chǎn)品中使用了什么零件、組件或成分，主物料清單也能回答這樣的問題。
建立主物料清單的好處是非常大的。既便于維護(hù)，又為各部門的通訊協(xié)調(diào)奠定了基礎(chǔ)。
由于企業(yè)很多部門都依據(jù)統(tǒng)一的物料清單進(jìn)行工作。所以，在所有的數(shù)據(jù)中，物料清單對(duì)企業(yè)的影響最大，系統(tǒng)對(duì)它的準(zhǔn)確性要求也最高。在一個(gè)成功地使用ERP系統(tǒng)的企業(yè)中，物料清單的準(zhǔn)確度應(yīng)在98%以上。物料清單如果不準(zhǔn)確，運(yùn)行ERP的結(jié)果會(huì)完全失去意義。
為了保證物料清單的準(zhǔn)確性，應(yīng)有一定的檢測(cè)方法。下面是一些常用的檢測(cè)方法。
(1)現(xiàn)場(chǎng)審查：讓產(chǎn)品工程師到裝配現(xiàn)場(chǎng)去，把實(shí)際的裝配情況和物料清單進(jìn)行比較。這些工程師們要和工長(zhǎng)以及裝配工密切合作，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤立即糾正。
(2)辦公室審查：組成一個(gè)由工程師、工長(zhǎng)、物料計(jì)劃員以及成本核算人員組成的小組，共同審查物料清單。發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤立即糾正。
(3)產(chǎn)品拆零：把一件最終產(chǎn)品拆開，把零件及其件數(shù)和物料清單所列出的進(jìn)行比較，并校正所發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤。這可能是一種好方法。但是，如果產(chǎn)品過于龐大且復(fù)雜，如噴氣式飛機(jī)，這種方法可能就不適用了。另一個(gè)缺點(diǎn)是難于識(shí)別子裝配件。
(4)非計(jì)劃的出入庫：當(dāng)生產(chǎn)人員返回庫房去領(lǐng)取更多零件時(shí)，可能是由于他們出現(xiàn)了某些廢品，也可能是由于他們開始時(shí)就沒有領(lǐng)足。如果是后一種情況，則可能是物料清單有錯(cuò)，引起領(lǐng)料單出錯(cuò)。如果在一項(xiàng)產(chǎn)品裝配完畢之后又把某些零件送回庫房，很可能開始就不應(yīng)把這些零件領(lǐng)走。同樣，是由于物料清單的錯(cuò)誤引起了領(lǐng)料單的錯(cuò)誤。在這兩種情況下，一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，都要立即糾正。這種方法對(duì)于物料準(zhǔn)確性的繼續(xù)維護(hù)也是一個(gè)好方法。
4.2.3 物料清單的報(bào)告形式
物料清單的報(bào)告形式就是把產(chǎn)品結(jié)構(gòu)顯示在計(jì)算機(jī)屏幕上的形式。
單層物料清單和多層物料清單是兩種不同的報(bào)告形式。單層物料清單只列出一項(xiàng)物料的所有子項(xiàng)；而多層物料清單則不但列出所有的子項(xiàng)，還要列出所有子項(xiàng)的子項(xiàng)，直到最低層次的外購件。
所有的單層物料清單都是要存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的，但多層物料清單只是物料清單的一種報(bào)告形式，它并不存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中。當(dāng)需要顯示一項(xiàng)物料的多層物料清單時(shí)，則利用存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的單層物料清單信息，把相關(guān)的單層物料清單組合起來。這個(gè)過程從該項(xiàng)物料的單層物料清單開始，首先列出該項(xiàng)物料的所有子項(xiàng)，然后檢查每一個(gè)子項(xiàng)，看一看它是否也有物料清單，如果有，則以同樣的方式列出子項(xiàng)的子項(xiàng)。繼續(xù)這個(gè)展開過程，直到達(dá)到最低層次的物料，從而構(gòu)成多層物料清單，自頂向下地顯示整個(gè)產(chǎn)品(或最終項(xiàng)目)的結(jié)構(gòu)。
除了單層物料清單和多層物料清單之外，ERP系統(tǒng)還提供兩種用于在相反方向上顯示產(chǎn)品(或最終項(xiàng)目)結(jié)構(gòu)的物料清單報(bào)告形式，即單層反查物料清單(single-level where used list)和多層反查物料清單(multi-level where used list)。
單層反查物料清單只列出一項(xiàng)物料的所有父項(xiàng)。而多層反查物料清單不但列出一項(xiàng)物料的父項(xiàng)，還要列出每個(gè)父項(xiàng)的父項(xiàng)，直到最終產(chǎn)品(或最終項(xiàng)目)。這個(gè)過程和構(gòu)造多層物料清單的過程是類似的，只是方向相反。
在實(shí)踐中用得比較多是前三種，即單層物料清單、多層物料清單和單層反查物料清單，這三種物料清單報(bào)告形式是至關(guān)重要的。至于多層反查物料清單則用得不多，因此不甚重要。
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本文標(biāo)題：ERP原理與應(yīng)用教程連載二－－基礎(chǔ)數(shù)據(jù)——企業(yè)運(yùn)營(yíng)的關(guān)鍵
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