在ERP(EntERPrise Resourse Planning企業(yè)資源計(jì)劃)行業(yè)內(nèi)流傳著這么一句經(jīng)典的名言”輸入的是垃圾，輸出的也是垃圾” ，同時(shí)許多經(jīng)驗(yàn)豐富的實(shí)施顧問談到ERP實(shí)施體會時(shí)說，要成功實(shí)施ERP系統(tǒng)，”三分靠技術(shù)，七分靠管理，十二分靠數(shù)據(jù)” 。ERP并不是萬能的，ERP系統(tǒng)只有在數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整、及時(shí)的情況下才能發(fā)揮作用，否則只能帶來錯(cuò)誤的結(jié)果，可以肯定的說準(zhǔn)確的管理數(shù)據(jù)是ERP系統(tǒng)運(yùn)行的依據(jù)。

    第一次判定ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度是從實(shí)施開始的那一次基準(zhǔn)數(shù)據(jù)錄入開始的：

1 實(shí)施前的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理

    收集完整而準(zhǔn)確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，是ERP成功實(shí)施的必要條件。實(shí)施ERP并不只是購買和安裝一套軟件，在正式運(yùn)行之前有很多工作要做，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集準(zhǔn)備就是一項(xiàng)很重要的工作。

    ERP系統(tǒng)如果沒有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的支持就成了無源之水無本之木，是無法運(yùn)行的。而且如果支持系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是錯(cuò)誤的或不完整的，那么系統(tǒng)運(yùn)行后也只能得到錯(cuò)誤結(jié)果和不完整的信息，更不能提供給需求者有效的信息。因此，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備可以說直接影響到系統(tǒng)能否正常運(yùn)行，不可輕視。有了這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，將能夠反應(yīng)出企業(yè)擁有資源的現(xiàn)狀，生產(chǎn)能力現(xiàn)狀以及工作流程現(xiàn)狀。認(rèn)識到基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集在實(shí)施ERP項(xiàng)目中的地位和作用的同時(shí)，更要注重研究基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集的具體方法，并且按照數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的原則和要求將所需數(shù)據(jù)收集準(zhǔn)確完整，才能保證ERP項(xiàng)目的順利實(shí)施�；�礎(chǔ)數(shù)據(jù)是ERP正常運(yùn)行的基礎(chǔ)。但ERP上線后，系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)是不是能夠反映現(xiàn)實(shí)情況，就要看期初數(shù)據(jù)能不能及時(shí)準(zhǔn)確地錄入系統(tǒng)了。在這個(gè)階段需要ERP實(shí)施顧問起到督促鼓勵(lì)及指導(dǎo)的作用，同時(shí)強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的重要性，企業(yè)高層積極參與。大量的基準(zhǔn)數(shù)據(jù)進(jìn)行ERP系統(tǒng)登錄是及其枯燥的工作，卻又必不可少。在ERP系統(tǒng)上線后的一個(gè)月內(nèi)，需要通過核對手工賬和實(shí)物，檢查系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，并查出差異所在，進(jìn)行調(diào)整。

    由于期初數(shù)據(jù)反映的是某個(gè)時(shí)間點(diǎn)的數(shù)據(jù)，因此過早準(zhǔn)備是沒有意義的，這些事務(wù)處理數(shù)據(jù)都是動態(tài)的，每天都在變化。因此期初數(shù)據(jù)準(zhǔn)備需要安排一個(gè)精密的合理的時(shí)間表。在上線之前一個(gè)月內(nèi)進(jìn)行全面的庫存盤點(diǎn)，并在財(cái)務(wù)上進(jìn)行盤盈盤虧處理。

    數(shù)據(jù)質(zhì)量是數(shù)據(jù)的生命，因?yàn)殄e(cuò)誤的數(shù)據(jù)沒有任何現(xiàn)實(shí)的意義，反而是系統(tǒng)無法上線或者掉線的導(dǎo)火索。保證數(shù)據(jù)質(zhì)量是時(shí)時(shí)刻刻要做的事情。ERP實(shí)施的成功率不高，在這其中由于ERP數(shù)據(jù)不準(zhǔn)造成失敗更是占了很大的比例。所以必需控制住數(shù)據(jù)質(zhì)量，但不管如何努力，數(shù)據(jù)都不大可能百分百的準(zhǔn)確。我們所談的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確是指數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤率控制在可以接受的范圍之內(nèi)，并逐步求精。企業(yè)要有一套高效的管理制度保證及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理數(shù)據(jù)差異。在ERP實(shí)施期間，企業(yè)也要為數(shù)據(jù)的損失做好“買單”的準(zhǔn)備，有時(shí)重復(fù)工作是不可避免的，也可能會因處理賬實(shí)不符而需要財(cái)務(wù)費(fèi)用。在ERP應(yīng)用期間，短期的對不上賬，只要是控制在范圍之內(nèi)，就可以接受，俗話說“一段濁水、一段清水” ，只要堅(jiān)持嚴(yán)格管理和定期核查，數(shù)據(jù)質(zhì)量很快就會提高。

2 系統(tǒng)越權(quán)功能的開發(fā)

2.1 內(nèi)部顧問的成長

    在ERP系統(tǒng)實(shí)施之初，企業(yè)出于對未來的考慮，會選派一些各職能部門對本職工作盡職盡力的骨干人員作為ERP系統(tǒng)的關(guān)鍵人員，也就是未來的內(nèi)部顧問，隨著知識的沉淀，工作經(jīng)驗(yàn)的日益增長，對ERP系統(tǒng)的使用已經(jīng)是爐火純青。企業(yè)在進(jìn)行系統(tǒng)簡單的二次開發(fā)過程中，完全可以由內(nèi)部顧問獨(dú)立完成，不需要軟件供應(yīng)商的參與(前提是軟件供應(yīng)商授予權(quán)限)。這樣為企業(yè)在成本方面節(jié)減了不少。

2.2 越權(quán)功能的誕生

    看到了企業(yè)內(nèi)部顧問的能力如此之高，公司領(lǐng)導(dǎo)感到了欣慰，同時(shí)也給一些投機(jī)取巧的人創(chuàng)造了機(jī)會。不僅僅是企業(yè)內(nèi)部人員，也涉及到了外協(xié)廠的庫存保管員。這些人員會想盡各種各樣的辦法請求追加一些系統(tǒng)功能，用來處理庫存帳務(wù)不一致的問題。甚至有的系統(tǒng)開發(fā)了這樣的一種功能：不同的部件之間在ERP系統(tǒng)上可以直接轉(zhuǎn)換。這種功能從誕生之日起就收到很多人歡迎，對于維護(hù)庫存的準(zhǔn)確性更少人關(guān)心，只要發(fā)現(xiàn)庫存差異就可以使用這種類似的功能進(jìn)行平賬，如此員工們有了依賴性，方便了懶惰的，不負(fù)責(zé)任的員工，也影響了努力工作的員工，使得員工對本職工作失去了熱情，產(chǎn)生了消極的影響，混亂了庫存現(xiàn)況。

2.3 改善對策

    2.3.1 權(quán)限謹(jǐn)慎發(fā)放

    嚴(yán)格控制系統(tǒng)權(quán)限，進(jìn)行系統(tǒng)權(quán)限申請的過程中，進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，簽訂保證書，禁止濫用系統(tǒng)權(quán)限，違規(guī)者嚴(yán)厲處罰，上級領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。

    2.3.2 權(quán)限外部管理

    重要權(quán)限的管理不進(jìn)行內(nèi)部管理，交由軟件供應(yīng)商維護(hù)，這樣的話，在申請權(quán)限的過程中會經(jīng)過更專業(yè)的審核，加大了權(quán)限的申請難度。

    2.3.3 功能擴(kuò)展審核

    通過一次的ERP實(shí)施不可能全面的覆蓋企業(yè)的所有流程，通常企業(yè)業(yè)務(wù)流程擴(kuò)展的時(shí)候，也通常標(biāo)志著ERP進(jìn)行二次開發(fā)的，每次開發(fā)會耗費(fèi)人力，物力，財(cái)力，功能擴(kuò)展進(jìn)行嚴(yán)格審核不僅是為了控制成本，也是為了減少不必要及投機(jī)取巧的二次開發(fā)。

3 庫存盤點(diǎn)的有效性

    庫存盤點(diǎn)是企業(yè)對倉庫物料計(jì)量單位進(jìn)行實(shí)地點(diǎn)算，以摸清家底，保證物料賬實(shí)相符的一項(xiàng)常規(guī)且必要的工作。賬實(shí)相符是企業(yè)倉庫管理及生產(chǎn)管理的基本要求，也是企業(yè)信息化系統(tǒng)有效運(yùn)行的重要前提，關(guān)聯(lián)到生產(chǎn)計(jì)劃，采購計(jì)劃等一系列的重要工作。

3.1 盤點(diǎn)準(zhǔn)備

    失敗的盤點(diǎn)既不能摸清家底、提升管理，又浪費(fèi)了大量的人力和物力，所以盤點(diǎn)前充分準(zhǔn)備、合理籌劃是非常必要的。盤點(diǎn)準(zhǔn)備主要是成立盤點(diǎn)工作組，制定盤點(diǎn)方案，確定盤點(diǎn)范圍、盤點(diǎn)方式、盤點(diǎn)日程表等工作安排。要召開動員會，同時(shí)先對盤點(diǎn)人員進(jìn)行培訓(xùn)，各盤點(diǎn)小組負(fù)責(zé)人、倉管員、盤點(diǎn)人員組織各自的碰頭會，以明確工作安排，盤點(diǎn)物料位置，人員分工等，確保盤點(diǎn)工作務(wù)實(shí)高效。盤點(diǎn)前，物料要先整理歸類，放置在同一區(qū)域，盤點(diǎn)用的報(bào)表、表格、卡片、手叉車、堆高機(jī)、人字梯也要事先準(zhǔn)備好。盤點(diǎn)之前停止一切物流，使ERP的庫存數(shù)據(jù)停留在靜止?fàn)顟B(tài)。

3.2 實(shí)施盤點(diǎn)

    盤點(diǎn)應(yīng)由盤點(diǎn)總指揮統(tǒng)一部署，下設(shè)盤點(diǎn)小組、稽核小組、統(tǒng)計(jì)小組、保障小組等。各盤點(diǎn)小組組長及對應(yīng)倉管員負(fù)責(zé)分管庫位區(qū)域的盤點(diǎn)，各部門部長到崗督促、協(xié)調(diào)盤點(diǎn)過程中的細(xì)節(jié)，盤點(diǎn)過程中遇到任何異常及時(shí)向盤點(diǎn)總指揮報(bào)告，這樣從組織上保證盤點(diǎn)工作責(zé)任到人。稽核組在盤點(diǎn)結(jié)束后對盤點(diǎn)情況進(jìn)行抽查，檢查盤點(diǎn)卡上的物料編碼、庫位、數(shù)量與真實(shí)環(huán)境是否相符，記錄抽查的結(jié)果，并對差異大的物料要求重新盤點(diǎn)。統(tǒng)計(jì)小組則準(zhǔn)確無誤地將盤點(diǎn)卡上的物料編碼、庫位、數(shù)量統(tǒng)計(jì)到專用電子表格。應(yīng)將生產(chǎn)線物料與倉庫物料區(qū)分開來。如有倉庫物料存放于生產(chǎn)線，需要明確標(biāo)示物料所屬部門。對于盤點(diǎn)出的車間不良品應(yīng)按退料手續(xù)辦理退庫，對于倉庫不良品應(yīng)辦理供應(yīng)商退貨，并在退貨后及時(shí)傳遞退料單到錄單員，以便扣減供應(yīng)商貨款。盤點(diǎn)過程中如發(fā)現(xiàn)沒有編碼的物料（如呆滯品、報(bào)廢品），都集中到一個(gè)指定的地方并記錄，以便問題點(diǎn)進(jìn)行檢討后的集中處理。

3.3 盤點(diǎn)結(jié)果

    每家企業(yè)的產(chǎn)品各不相同，生產(chǎn)規(guī)模大小不一，管理復(fù)雜度不均，管理水平也參差不齊，但是盤點(diǎn)的結(jié)果卻幾乎相同，庫存100%準(zhǔn)確不現(xiàn)實(shí)，但不論哪一類庫存的差異肯定都會在允許的誤差以內(nèi)。

3.4 盤點(diǎn)漏洞

    首先，就是盤點(diǎn)人員的選擇，老員工有經(jīng)驗(yàn)，對物料比較熟悉，對賬容易，但同時(shí)也是”老油條”，最容易偷懶；另一方面，接受盤點(diǎn)的部門中也有老員工，都是老員工必定就會有一定的”交情”，老同事開了口，往往都是睜一只眼閉一只眼，如何婉拒。若是啟用新員工作為盤點(diǎn)人員，即使進(jìn)行了盤點(diǎn)前的培訓(xùn)，部件也不可能全部牢記，而且由于自己是新員工，也不敢得罪人，怕影響自己未來的職業(yè)生涯。

    其次，就是在實(shí)施盤點(diǎn)之前，利用系統(tǒng)的越權(quán)功能提前處理是ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，盤點(diǎn)結(jié)果已經(jīng)在預(yù)料之內(nèi)了，那么這樣的話就失去了盤點(diǎn)的意義。

3.5 改善對策

    3.5.1 權(quán)限屏蔽

    嚴(yán)格控制系統(tǒng)權(quán)限，進(jìn)行系統(tǒng)權(quán)限申請的過程中，進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，簽訂保證書，禁止濫用系統(tǒng)權(quán)限，違規(guī)者嚴(yán)厲處罰，上級領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。

    3.5.2 高層抽查

    公司的領(lǐng)導(dǎo)人高度重視盤點(diǎn)工作，組織抽查小組，盤點(diǎn)結(jié)束后親自進(jìn)入盤點(diǎn)現(xiàn)場進(jìn)行抽查。

    3.5.3 獎懲制度

    獎懲制度建立，不僅針對庫存保管員，同樣適用盤點(diǎn)人員，激勵(lì)與約束雙方認(rèn)真對待盤點(diǎn)工作。

    3.5.4 盤點(diǎn)外包

    將盤點(diǎn)的工作交給第三方處理，同時(shí)高層的抽查與獎懲制度必不可少。

    高層領(lǐng)導(dǎo)通常只會在盤點(diǎn)結(jié)束后關(guān)心庫存的準(zhǔn)確程度，展現(xiàn)在他們面前的數(shù)據(jù)都是一些”謊言”，卻換來了”真實(shí)”的慶功酒。

結(jié)束語

    維護(hù)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性不僅是在ERP上線之初所做的工作，系統(tǒng)順利上線不代表一切都結(jié)束，僅僅是個(gè)開始，不應(yīng)該是結(jié)束，更應(yīng)該以”終”為”始”，繼續(xù)努力，維護(hù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度是一個(gè)艱難而又漫長的艱巨任務(wù)。

轉(zhuǎn)載請注明出處：拓步ERP資訊網(wǎng)http://www.oesoe.com/

本文標(biāo)題：如何保證ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性

本文網(wǎng)址：http://www.oesoe.com/html/consultation/1082054111.html