0 引言
近幾年來。我國在ERP信息系統(tǒng)建設和信息產業(yè)發(fā)展方面取得了巨大的成績，一大批ERP信息系統(tǒng)相繼建成并投入使用，產生了巨大的社會和經濟效益。但隨著一些信息化工程的不斷實施，信息化工程在建設過程中也存在著如下一些問題：①系統(tǒng)質量不能滿足應用的基本需求；②工程進度拖后延期；③項目資金使用不合理或嚴重超出預算；④項目文檔不全甚至嚴重缺失；⑤在項目實施過程中系統(tǒng)業(yè)務需求一變再變：⑥在項目實施過程中經常出現(xiàn)推諉扯皮的現(xiàn)象；⑦系統(tǒng)存在著安全漏洞和隱患；⑧重硬件輕軟件，重開發(fā)輕維護，重建設輕使用。這些問題嚴重阻礙著信息化建設進程，產生了很多豆腐渣工程，使國家和用戶單位蒙受了重大的經濟損失。為了減少ERP信息系統(tǒng)建設的風險，規(guī)范信息工程建設市場，保證工程投資的效益，對信息工程建設進行有組織、規(guī)范化的監(jiān)理就顯得非常重要。
在這種背景下，ERP信息系統(tǒng)的監(jiān)理逐漸引起了各方的高度關注，越來越多的業(yè)主方開始在他們的工程建設中引入監(jiān)理。但是，ERP信息系統(tǒng)的監(jiān)理畢竟是一個新生事物，相關各方對監(jiān)理的認識還存在著各種各樣的誤區(qū)，因此監(jiān)理公司在執(zhí)行監(jiān)理的過程中，有可能遇到各種各樣的情況，中途參與監(jiān)理就是其中一個典型。
1 ERP信息系統(tǒng)監(jiān)理的過程分析
1.1 ERP信息系統(tǒng)監(jiān)理的工作流程
ERP信息系統(tǒng)工程監(jiān)理的一般流程是監(jiān)理單位經過監(jiān)理招投標，中標后接受業(yè)主單位委托，雙方簽訂監(jiān)理合同，主要內容包括監(jiān)理項目對象、雙方權利義務、監(jiān)理收費、爭議的解決方式等；監(jiān)理公司成立監(jiān)理項目部，確定項目總監(jiān)和監(jiān)理工程師；監(jiān)理項目部熟悉情況，收集項目有關資料，作為開展監(jiān)理工作的依據，并制訂項目的監(jiān)理規(guī)劃；在監(jiān)理規(guī)劃指導下，制訂監(jiān)理實施細則；根據監(jiān)理規(guī)劃和監(jiān)理實施細則，規(guī)范地開展監(jiān)理工作，實施ERP信息系統(tǒng)工程監(jiān)理的具體工作內容；監(jiān)理工作完成后，進行監(jiān)理工作總結。其流程如圖1所示。
圖1 ERP信息系統(tǒng)監(jiān)理工作流程
1.2 ERP信息系統(tǒng)監(jiān)理的主要內容
“四控、三管、一協(xié)調”是信息工程監(jiān)理的主要內容。目前，ERP信息系統(tǒng)建設主要分為信息網絡系統(tǒng)建設和信息應用系統(tǒng)建設2大類。不同的系統(tǒng)其過程也是不一樣的。網絡系統(tǒng)建設一般要經歷準備階段、設計階段、實施階段和驗收階段。應用系統(tǒng)建設一般也要經歷這4個階段，但具體的內容卻并不一樣。對于不同系統(tǒng)的不同階段，監(jiān)理工作的側重點也是不同的，具體的差別如表1所示。
表1 不同ERP信息系統(tǒng)監(jiān)理的區(qū)別
針對每個階段，監(jiān)理工作都有投資控制、進度控制、質量控制、變更與風險控制，合同管理、信息管理、安全管理、協(xié)調關系等任務，從而來保障工程項目按預期目標完成。但是，由于中途介入的監(jiān)理其所經歷的過程不完整，監(jiān)理工作中存在比較大的隱患和風險，監(jiān)理人員處理不當容易引起糾紛，所以必須采取相應的對策來保證監(jiān)理工作的順利進行。
2 ERP信息系統(tǒng)監(jiān)理中途介入的情況分析
2.1 監(jiān)理中途介入的起因分析
盡管在ERP信息系統(tǒng)建設中引入監(jiān)理很有必要，但它卻是近2、3年來才興起的一門新興行業(yè)(此前只有建筑監(jiān)理)，很多項目的業(yè)主方對其在ERP信息系統(tǒng)建設中所起的作用知之甚少。某事業(yè)單位在ERP信息系統(tǒng)網絡工程建設招投標階段，監(jiān)理公司曾主動和其聯(lián)系過。但該單位因為種種原因拒絕監(jiān)理的介入。但隨著項目建設在實施階段的逐漸深入，該事業(yè)單位發(fā)現(xiàn)工程建設中暴露的問題越來越多，而自身又沒有能力解決，才重新重視起監(jiān)理的作用，從而決定在工程建設中途引入監(jiān)理。
2.2 監(jiān)理中途介入后所面臨的一些問題
監(jiān)理中途介入后，監(jiān)理人員面臨如下問題：
(1)監(jiān)理工作的開始階段在工程的實施階段，對于工程項目在準備階段和設計階段的情況幾乎是一無所知；
(2)缺少一些必備的監(jiān)理文檔，比如監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃和監(jiān)理實施細則等；
(3)由于項目雙方的原因，有可能對監(jiān)理工作的開展造成一些阻力。比如：建設方對監(jiān)理工作存在一些認識誤區(qū)，認為監(jiān)理人員應該全天旁站，時刻監(jiān)督承建方的工作，并要求監(jiān)理人員幫助承建方的工作。而承建方也可能因為監(jiān)理的中途介入而產生抵觸情緒，出現(xiàn)不配合監(jiān)理工作的現(xiàn)象，比如不按時提交工程進度計劃表和項目的有關文檔資料等；
(4)由于商業(yè)利益的沖突，不時會有其它設備供商進入旅工現(xiàn)場，干擾監(jiān)理工作和施工進度。
3 相關對策
為了有效解決這些問題，保證項目的質量，最大可能地規(guī)避監(jiān)理工作中可能產生的風險，有必要采取如下相關對策。
3.1 監(jiān)理準備工作
3.1.1 盡快組建監(jiān)理項目部
根據業(yè)主委托監(jiān)理合同的內容，并結合該工程建設特點。監(jiān)理公司成立了相應的工程建設監(jiān)理項目部進駐施工現(xiàn)場，并將該監(jiān)理機構的組織形式、人員構成及對總監(jiān)理工程師的任命書面通知建設單位。
3.1.2 收集工程檔案資料
讓業(yè)主方提供項目的招投標文件、設計文件、施工合同、工程預算書等資料。同時要求承建方提供網絡施工的組織設計方案和進度計劃表，主要技術人員和管理人員名單，以及有關工程檔案資料，并要求承建單位補辦開工申請。
3.1.3 編寫監(jiān)理規(guī)劃
總監(jiān)理工程師根據收集的工程檔案資料主持編制詳細的監(jiān)理規(guī)劃，明確項目監(jiān)理機構的工作目標，確定了具體的監(jiān)理工作制度、程序、方法和措施；當涉及到建設單位和承包單位工作時，監(jiān)理工作程序應符合委托監(jiān)理合同和施工合同的規(guī)定。監(jiān)理規(guī)劃完成后經公司技術負責人審核批準后，在召開第一次工地會議前報送建設單位，由其進行審批。
3.1.4 召開第一次三方監(jiān)理工作會議
監(jiān)理人員努力督促并積極參加由建設單位主持召開的第一次三方監(jiān)理工作會議，會議主要內容有：
(1)承建單位介紹施工現(xiàn)場的組織機構、人員及分工，以及工程籌建和施工情況；
(2)建設單位根據委托監(jiān)理合同宣布對總監(jiān)理工程師的授權；
(3)總監(jiān)理工程師介紹監(jiān)理規(guī)劃的主要內容和實施監(jiān)理工程的主要人員；
(4)研究確定施工過程中監(jiān)理例會召開的周期、地點、主要議題以及參加會議的主要人員等。
3.1.5 盡快熟悉項目情況
總監(jiān)理工程組織專業(yè)監(jiān)理工程師全面熟悉和掌握該工程的網絡設計方案和施工合同內容，并撰寫監(jiān)理實施細則。對網絡設計方案存在的問題，應通過建設單位向設計單位提出建議，督促設計單位編制設計變更文件，經與承包單位和建設單位協(xié)調變更費用和工期后。由總監(jiān)理工程師審核簽發(fā)工程變更單，交承包單位組織實施。如果施工合同中存在漏洞，應及時召開三方監(jiān)理會議，討論解決的辦法，盡快實施合同變更。
3.2 積極開展監(jiān)理工作
(1)進行現(xiàn)場勘察，實行材料報驗制度�，F(xiàn)場勘察的主要目的是熟悉施工現(xiàn)場，檢查綜合布線的質量，查看進場設備的運轉情況。對于已經進場的軟、硬件設備，監(jiān)理人員應認真審核其合格證書和生產廠家以及序列號，查看是否與合同相符。重點是查看承包方購買的軟件產品，查看其是否與系統(tǒng)已經安裝的軟件相一致。實踐中我們就發(fā)現(xiàn)承包方購買的數據庫是Windows平臺的，而系統(tǒng)中實際安裝的數據庫卻是在Linux平臺下！
在設備抽檢合格的情況下，要求承包方填寫工程材料/設備/配件報審表，在監(jiān)理工程師核驗后方可使用；對沒有驗收或者驗收不合格的工程材料、設備和配件不準使用。已經使用的，要予以更換。
(2)審核施工現(xiàn)場人員的工作資質，并做好相應的記錄。由于該項目的網絡設備涉及多個廠家，對于廠商派來的技術人員，監(jiān)理人員應對其進行資質審核，查看其工作證，了解其技術經歷是否與本工程的技術要求相符合，并登記其姓名和聯(lián)系方式。對于沒有工作證的，或無法證實其身份能力的，或其它與施工無關的人一律禁止其入場，保護建設方和承建方的利益不受侵害。
(3)針對承建方消極配合的情況，下發(fā)監(jiān)理通知。針對承建方不按時提交工程進度計劃表資料等不配合監(jiān)理工作的情況，監(jiān)理可以采用監(jiān)理通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單等書面通知的手段，明確監(jiān)理要求，并要求承包單位限期完成，督促其按照規(guī)范的方式開展工作。
(4)審批承包單位報送的施工進度計劃，檢查進度計劃實施，記錄實際進度及其相關情況，并及時與進度計劃實旋對比、分析，及時糾偏。
(5)堅持以文件為主要溝通手段協(xié)調工程建設有關各方關系。
從實際的監(jiān)理工作中我們發(fā)現(xiàn)，組織協(xié)調工作是監(jiān)理過程中的重點，也是難點。組織協(xié)調工作除了采用匯報、交談和三方會議等形式之外，以文件的形式和業(yè)主、承建單位進行協(xié)調是保證工程順利進行的有效方法。比如：監(jiān)理單位可以定期和不定期地向建設單位提供監(jiān)理周報、月報、書面通知回復等監(jiān)理文件，便于建設單位了解工程的進展和存在的問題；對承建單位可以采用一式三份的監(jiān)理通知單、監(jiān)理通知回復單、項目進度計劃審批表、開工令、復工令、停工令、工程款支付證書等文件來約束承建方的行為，保證項目有計劃、有步驟、穩(wěn)妥地向前推進實施。監(jiān)理單位則可以使用收發(fā)文登記表、監(jiān)理日志、備忘錄等文件來規(guī)范自身的監(jiān)理工作�？傊晕募䴙橹饕臏贤ㄊ侄慰梢员M最大可能規(guī)避行業(yè)風險。
4 結束語
通過實施以上措施，有效地解決了ERP信息系統(tǒng)監(jiān)理中途介入后所面臨的一系列問題，最大可能地規(guī)避了監(jiān)理工作當中可能產生的風險，保證了ERP信息系統(tǒng)工程建設的質量。目前，該信息工程已經按時竣工，開始投入使用，運行情況良好。
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