一、企業(yè)文件管理的現(xiàn)狀

    隨著中國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，中國市場(chǎng)的競爭日益激烈，競爭的方式將從企業(yè)的外延比如統(tǒng)一、高效的營業(yè)服務(wù)系統(tǒng)，向企業(yè)的內(nèi)涵比如管理決策方面轉(zhuǎn)移。國內(nèi)企業(yè)近幾十年投入巨資大力發(fā)展rr應(yīng)用．已經(jīng)初步建成了各自統(tǒng)一的營業(yè)服務(wù)系統(tǒng)和企業(yè)內(nèi)部信息傳遞管理系統(tǒng)，經(jīng)過多年的運(yùn)行積累，存儲(chǔ)了海量的信息資源。由于歷史的原因，這些海量的信息資源管理分散、共享困難，形成彼此隔離的信息孤島。科學(xué)管理和合理開發(fā)這些信息資源尤其是大量的、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)信息。是國內(nèi)企業(yè)界面臨的巨大挑戰(zhàn)。

    推動(dòng)業(yè)務(wù)發(fā)展的是信息。即存入傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中的“結(jié)構(gòu)化”數(shù)據(jù)和包括可用信息庫中內(nèi)容的“非結(jié)構(gòu)化”數(shù)據(jù)。顧名思義。非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的管理也就是文件管理。

    企業(yè)中有價(jià)值信息。真正能夠以數(shù)據(jù)的形式被數(shù)據(jù)庫管理的部分是非常有限的，調(diào)研估計(jì)僅占到15％到20％，而大量的信息都是以非結(jié)構(gòu)化形式散落在企業(yè)的各個(gè)角落。這些非結(jié)構(gòu)化形式的信息我們稱之為內(nèi)容。包括：使用紙張的信件和申請(qǐng)表格、電子郵件和傳真；計(jì)算機(jī)產(chǎn)生的結(jié)算單、貨物清單和報(bào)表；電子數(shù)據(jù)表格、演示文稿和字處理文檔；另外，還有各種多媒體記錄，如客戶服務(wù)電話的數(shù)字音頻記錄或公司培訓(xùn)視頻資料。公司能否在Intemet經(jīng)濟(jì)中獲得成功取決于它控制和利用各種信息的能力。如何高效、低成本地管理好這些信息，并快速實(shí)現(xiàn)信息的整合，利用所有這些業(yè)務(wù)信息以取得更高的投資回報(bào)。是企業(yè)信息管理十分關(guān)注的課題。

二、文件管理的發(fā)展

    概括說來，文件管理技術(shù)及應(yīng)用經(jīng)歷了下述三個(gè)發(fā)展階段。從中可以清晰地看出其對(duì)企業(yè)市場(chǎng)競爭力的重要影響：第一個(gè)階段：以物理介質(zhì)(紙文檔資料或磁帶)的方式來進(jìn)行業(yè)務(wù)管理，利用率很低，成本較高；第二個(gè)階段：初步數(shù)字化(如縮微系統(tǒng))管理信息資產(chǎn)，部分滿足查詢需求，但無法和業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成，很難集中管理；第三個(gè)階段：完全數(shù)字化管理信息資產(chǎn)。提高利用效率、集成并優(yōu)化業(yè)務(wù)處理流程。

三、文件管理的行業(yè)應(yīng)用

    3．1金融，銀行業(yè)

    調(diào)查表明，銀行90％ 的業(yè)務(wù)都離不開文檔資料，50％以上的業(yè)務(wù)是以文檔為中心來進(jìn)行審批和流轉(zhuǎn)，目前最為缺乏的就是對(duì)所有的原始憑證、客戶資料、報(bào)表等以紙張形式存在的信息資產(chǎn)(非結(jié)構(gòu)化信息)的管理。

    3．2電信，傳媒業(yè)

    幾乎所有的電信業(yè)務(wù)都會(huì)產(chǎn)生大量的文檔資料：50％ 以上的業(yè)務(wù)系統(tǒng)基于文檔來驅(qū)動(dòng)。而在傳媒業(yè)，所以的業(yè)務(wù)都依賴磁帶這種物理介質(zhì)。企業(yè)需要對(duì)原始憑證、客戶資料、報(bào)表及影，視頻、HTML等非結(jié)構(gòu)化的信息資產(chǎn)的管理．

    3．3政府，公用事業(yè)

    現(xiàn)有的處理基礎(chǔ)架構(gòu)主要是以紙張辦公為基礎(chǔ)的處理流程．無法同步 導(dǎo)致成本增加、周期變長。文檔管理缺乏與公眾的交互式系統(tǒng)，需要建立一個(gè)新的檢索體系結(jié)構(gòu)，以集成現(xiàn)有的檔案，并支持業(yè)務(wù)應(yīng)用。其它行業(yè)如制造，流通、醫(yī)療衛(wèi)生等也面臨著同樣的需求，同時(shí)還有已有計(jì)算機(jī)系統(tǒng)如SAP R／3，Lotus Domino，Microsoft Exchang產(chǎn)生的與業(yè)務(wù)相關(guān)的文檔管理問題。文件管理系統(tǒng)，將客戶的應(yīng)用水平直接提升到第三個(gè)階段，以對(duì)整個(gè)企業(yè)的內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一集中的管理和再利用，并且和業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行緊密集成，從而節(jié)省運(yùn)營成本，提高工作效率、服務(wù)質(zhì)量和企業(yè)競爭力。

四、文件管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

    4．1文件管理系統(tǒng)目標(biāo)

    4．1．1建立統(tǒng)一的文件存儲(chǔ)平臺(tái)

    可以將散落在各企業(yè)、各部門的檔案、資源、文件采用統(tǒng)一的存儲(chǔ)平臺(tái)進(jìn)行存儲(chǔ)，提供對(duì)文件資源的全方位的保護(hù)。

    4．1．2建立統(tǒng)一的規(guī)劃、設(shè)計(jì)和監(jiān)控平臺(tái)

    該平臺(tái)可以提供統(tǒng)一的平臺(tái)環(huán)境。使企業(yè)管理人員可以快速完成檔案類目定義、歸檔入庫、版本權(quán)限、安全管控的工作。通過簡單的配置操作即可實(shí)現(xiàn)文檔的全面管理．并且可以針對(duì)不同的部門、文件設(shè)定獨(dú)立的管理監(jiān)控策略。

    4．1．3建立細(xì)致的文件安全保障體系

    由于各類文件資源的特殊性。建立細(xì)致的數(shù)據(jù)安全保障體系是系統(tǒng)實(shí)施的重點(diǎn)。系統(tǒng)的權(quán)限管理應(yīng)該可以細(xì)化到最小粒度，并且可以根據(jù)管控級(jí)別實(shí)現(xiàn)對(duì)終端用戶桌面文件的管控。

    4．2文件全生命周期的管理

    企業(yè)文件管理系統(tǒng)實(shí)際上就是管理企業(yè)文件的全生命周期(企業(yè)文檔包含文件文檔、檔案、知識(shí)等)，如上圖所示，系統(tǒng)從文件的創(chuàng)建，獲取、基本的管理應(yīng)用、全面的存儲(chǔ)機(jī)制、展現(xiàn)傳遞直到歸檔，銷毀等全生命周期的過程，有以下三方面的特點(diǎn)：(1)整合大量的離散的文件數(shù)據(jù)；(2)兼容不同的文檔格式，并且能同時(shí)支持多格式的文件內(nèi)容；(3)易于訪問，易于管理，形成企業(yè)有效的統(tǒng)一信息平臺(tái)。

    4．3業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)模型

    針對(duì)文件管理系統(tǒng)平臺(tái)的業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)，進(jìn)行文檔存儲(chǔ)、管理和利用的角色分別有生產(chǎn)者(Producer)、管理者(Management)和消費(fèi)者(Consumer)。其中：生產(chǎn)者：是提供需要保存信息的人或客戶系統(tǒng)。生產(chǎn)者通過系統(tǒng)的攝取過程(Ingest)向文檔庫提交要保存的信息，包括元數(shù)據(jù)。這個(gè)過程接受提交的數(shù)據(jù)并準(zhǔn)備到檔案系統(tǒng)中存儲(chǔ)；管理者：由設(shè)置系統(tǒng)整體政策的人組成。這一角色確立文檔采集的范圍，明確分類條目的保存許可、管控策略等；消費(fèi)者：指與系統(tǒng)服務(wù)交互以獲取特定保存信息的人或系統(tǒng)。包括了終端用戶和特定的應(yīng)用系統(tǒng)。

    4．4安全管理體系

    平臺(tái)級(jí)別的安全管控體系，從最終用戶，文檔內(nèi)容管理者，文檔審計(jì)監(jiān)控，系統(tǒng)管理人員等各角度出發(fā)，建立一套完整的授權(quán)以及安全管理策略。安全策略的核心包括三個(gè)層面的安全控制，包括在線文檔的記錄權(quán)限控制，離線外發(fā)文檔的安全控制，以及服務(wù)器文檔安全的控制。

五、總結(jié)

    文件管理是企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分。企業(yè)中數(shù)量巨大的信息資源，實(shí)現(xiàn)信息全面整合和共享，成為提高整體應(yīng)用水平的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。文件管理系統(tǒng)應(yīng)用可以有效的管理非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)(內(nèi)容)，方便的訪問非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)信息，進(jìn)行信息共享。

核心關(guān)注：拓步ERP系統(tǒng)平臺(tái)是覆蓋了眾多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、行業(yè)應(yīng)用，蘊(yùn)涵了豐富的ERP管理思想，集成了ERP軟件業(yè)務(wù)管理理念，功能涉及供應(yīng)鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理，全面涵蓋了企業(yè)關(guān)注ERP管理系統(tǒng)的核心領(lǐng)域，是眾多中小企業(yè)信息化建設(shè)首選的ERP管理軟件信賴品牌。

轉(zhuǎn)載請(qǐng)注明出處：拓步ERP資訊網(wǎng)http://www.oesoe.com/

本文標(biāo)題：淺析文件管理在企業(yè)信息化建設(shè)中的應(yīng)用

本文網(wǎng)址：http://www.oesoe.com/html/support/1112187460.html