筆者借鑒“傻瓜相機(jī)”無需培訓(xùn)就能使用的道理，將管理方法與管理流程形成管理思想融入表單設(shè)計(jì)中，固化成表式版本文件，再通過各級(jí)管理層的不斷使用，逐漸形成潛移默化的工作習(xí)慣，成為基層管理的新手段。這種方法的特點(diǎn)是表單通過“執(zhí)行方”的填寫、傳遞、分析、問題處置與反饋流轉(zhuǎn)，將結(jié)果證據(jù)、監(jiān)管責(zé)任及工作質(zhì)量形成有效的閉環(huán)管理，并賦予此表單從崗位到班組、從車間到企業(yè)管理層，不限專業(yè)的通用性，從而減少了各級(jí)管理記錄的重復(fù)性與工作量，強(qiáng)化了各級(jí)責(zé)任人的管理意識(shí)，消除了責(zé)任雙方的扯皮現(xiàn)象，大大提高了管理工作效率，使各級(jí)組織的自控管理能力得到顯著提升。

    當(dāng)“表單”為空白狀態(tài)時(shí)，即是指導(dǎo)“執(zhí)行方”完成工作、呈現(xiàn)結(jié)果進(jìn)行過程控制的“文件”；而每個(gè)欄目項(xiàng)的填寫要求就是實(shí)施管理行為的一種規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)；“表單”的流轉(zhuǎn)路徑、流轉(zhuǎn)對(duì)象、控制節(jié)點(diǎn)即形成了管理控制的流程；填寫準(zhǔn)確、充分、及時(shí)的“表單”最終成為組織驗(yàn)證“執(zhí)行方”工作結(jié)果的客觀證據(jù)；這樣，長(zhǎng)期有效管理的運(yùn)作方式不僅促使管理者發(fā)現(xiàn)改進(jìn)機(jī)會(huì)，實(shí)現(xiàn)管理工作中的不斷改善；同時(shí)，也輔助企業(yè)加快規(guī)范化、制度化建設(shè)的基本步伐。

    “表單”由“過程控制檢查考核表”（見表1）、“糾正／預(yù)防措施表”（見表2）和“不符合整改單”（見表3）三張表組成一套運(yùn)行表單。

    其運(yùn)作程序如下：

    “執(zhí)行方”按規(guī)定周期履行檢查職責(zé)，并將結(jié)果匯總填寫表l，對(duì)所發(fā)現(xiàn)的潛在不符合項(xiàng)及不符合項(xiàng)需進(jìn)行跟單整改時(shí)，自查情況應(yīng)用“糾正／預(yù)防措施表”（表2），他查情況接收“不符合整改單”（表3），并按照表單要求嚴(yán)格進(jìn)行整改填寫、驗(yàn)證，完成閉環(huán)管理，表單最終回饋到執(zhí)行方手中完成表1所有欄目信息的填寫即為完成一次有效的閉環(huán)。各級(jí)職能如此監(jiān)管也就確保無一疏漏。

    三張表的使用功能及要求如下：

    表1：“過程控制檢查考核表”由15個(gè)信息項(xiàng)組成。其中：“編碼”：為組織規(guī)定的固定記錄標(biāo)識(shí)之一；“編號(hào)”：為組織設(shè)定或使用方按部門記錄編制。“檢查標(biāo)準(zhǔn)”：根據(jù)組織標(biāo)準(zhǔn)名稱標(biāo)示，檢查時(shí)對(duì)應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)欄打鉤，并在“口檢查／口考核部門”對(duì)應(yīng)欄處打鉤、填寫部門名稱。

表1 過程控制檢查考核表

    “檢查考核內(nèi)容”一欄的填寫要求明了、準(zhǔn)確、完整，包括問題出處、狀態(tài)、影響、結(jié)果等信息，便于被檢對(duì)象確認(rèn)。

    “不符合條款”一欄：在“執(zhí)行方”不明整改依據(jù)或存有爭(zhēng)議的情況下，由“檢查方”進(jìn)行及時(shí)的判斷和填寫，以便歸口管理部門進(jìn)行指導(dǎo)糾正與跟蹤驗(yàn)證之用。此欄目的應(yīng)用、填寫可以使“檢查”與“被檢查”雙方對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的條款達(dá)到熟知運(yùn)用的效果。

    “跟蹤方式”填寫“溝通”或“跟單”兩種方式。“溝通”用于簡(jiǎn)單地糾正問題的處置方式；“跟單”用于需要建立糾正措施的問題處置方式。

    需要說明的是：?jiǎn)栴}處置跟單分為“糾正／預(yù)防措施表”和“不符合整改單”兩種表單形式，填寫規(guī)定為：凡屬部門自查自糾、自我建設(shè)行為發(fā)現(xiàn)的問題處置應(yīng)用“糾正／預(yù)防措施表”進(jìn)行跟蹤管理，并由部門自行保留記錄；凡屬部門外他方檢查發(fā)現(xiàn)的問題處置應(yīng)用“不符合整改單”進(jìn)行跟蹤管理，并需向中心歸口管理部門備案。這一區(qū)分消除了“執(zhí)行方”自我建設(shè)、自我糾正問題真實(shí)呈現(xiàn)的顧慮；同時(shí)，歸口管理部門對(duì)“執(zhí)行方”潛在問題預(yù)防措施的建立與消除結(jié)果進(jìn)行加分獎(jiǎng)勵(lì)，調(diào)動(dòng)了“執(zhí)行方”自控管理的積極性。

    “整改狀態(tài)”一欄：填寫“閉環(huán)”則表示問題經(jīng)檢查人跟單驗(yàn)證完畢；“未關(guān)閉”則表示整改進(jìn)行中，以提示歸口管理部門需及時(shí)溝通與督查。

表2 糾正／預(yù)防措施表

    “考核扣分”一欄：填寫部門月度績(jī)效考核結(jié)果。

    該表全部信息填寫完成后，作為本部門月度績(jī)效管理臺(tái)賬加以保存，成為經(jīng)受各方檢查的管理證據(jù)。

    表2：“糾正／預(yù)防措施表”由13項(xiàng)關(guān)鍵信息項(xiàng)組成。該表可作為“不符合項(xiàng)”與“潛在不符合項(xiàng)”跟蹤管理的通用表，使用時(shí)在“措施類別”一欄對(duì)應(yīng)處打鉤以示區(qū)別。此表單為部門自用表，填寫規(guī)則可按照不同組織、部門管理程度要求規(guī)范填寫，前提是保證所提供信息真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰、完整，確保流轉(zhuǎn)、傳遞順暢無誤。在問題原因分析一欄，要求被檢對(duì)象準(zhǔn)確界定問題類別，以便于為本部門進(jìn)行問題類別統(tǒng)計(jì)、形成綜合分析與持續(xù)改進(jìn)提供有效信息。

    表3：“不符合整改單”也由13項(xiàng)關(guān)鍵信息項(xiàng)組成。填寫規(guī)則與表2大體相同。區(qū)別在于該表是用于部門以外他方檢查或內(nèi)部審核活動(dòng)之用。

表3 不符合整改單

    這三張表單將各級(jí)管理行為、管理職責(zé)、管理績(jī)效有機(jī)地聯(lián)系在一起，客觀呈現(xiàn)。同時(shí)，降低了基層管理的難度，消除了行政指令帶來的諸多管理的負(fù)面影響，簡(jiǎn)化了形式，豐富了內(nèi)容。

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本文標(biāo)題：傻瓜式管理--三張表單使管理工作簡(jiǎn)便易行

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