1 引言
隨著經(jīng)濟(jì)全球化和市場竟?fàn)幍娜找婕ち遥?a href="http://www.oesoe.com/" title="" target="_blank" >ERP管理成為我國企業(yè)管理方式的一個熱點(diǎn)。為了充分利用鼓新的信息化科技乎段，全面提升、優(yōu)化、規(guī)范各項(xiàng)管理工作，建立適應(yīng)信息化需求的扁平、高效組織管理模式，濟(jì)南鋼鐵股份有限公司(簡稱濟(jì)鋼)自2003年2月啟動ERP項(xiàng)日，2004年初包括采購、銷售、庫存、財(cái)務(wù)等模塊的ERP一期上線。濟(jì)鋼的ERP選用了Oracle公司的Oracle11.5.9經(jīng)過1年的運(yùn)行，取得了明顯成效。
2 單據(jù)狀態(tài)
Oracle Purchasing即采購管理是ERP的重要組成部分，主要功能為編制采購需求計(jì)劃，根據(jù)計(jì)劃創(chuàng)建采購訂單并跟蹤訂單的執(zhí)行情況，處理訂單的接收和退貨，建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案等，包括了整個采購活動的各個環(huán)節(jié)。
主要采購單據(jù)包括申請、標(biāo)準(zhǔn)和計(jì)劃采購訂單、采購協(xié)議、發(fā)放等。單據(jù)的審批狀態(tài)有：（1）未完成：指不完整的采購單據(jù)，即在單據(jù)錄入窗口錄入創(chuàng)建了單據(jù)，但尚未提交審批。（2）處理中：在單據(jù)編輯窗口錄入后提交審批，正處于審批工作流中的單據(jù)。（3）已拒絕：在審批工作流中，被審批人拒絕的單據(jù)。（4）已退回：采購申請被采購員退回。（5）要求重新審批：采購訂單與發(fā)放在批準(zhǔn)后，如果單據(jù)創(chuàng)建人對單據(jù)的主要數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，則系統(tǒng)會自動修改單據(jù)狀態(tài)為要求重新審批，需要創(chuàng)建人將單據(jù)重新提交審批，方可進(jìn)行訂單的進(jìn)一步處理。
3 單據(jù)控制
在Oracle Purchasing中，單據(jù)的控制活動主要有刪除、取消、暫掛、關(guān)閉、凍結(jié)等。系統(tǒng)一般設(shè)置為只有單據(jù)創(chuàng)建人具有訪問、修改單據(jù)的權(quán)限，其它人只分配杳看單據(jù)的權(quán)限。
（1）刪除。對于未提交審批的單據(jù)，可以以在單據(jù)創(chuàng)建窗口直接刪除整個單據(jù)、單據(jù)行、發(fā)運(yùn)。對于已提交審批的單據(jù)，可以刪除其中后來添加的未批準(zhǔn)的行、發(fā)運(yùn)和分配。刪除后，訂單所關(guān)聯(lián)的申請會自動返回申請集，可以使用"自動創(chuàng)建單據(jù)"窗口，把這些未執(zhí)行的申請重新分配給其它采購訂單或發(fā)放。刪除操作執(zhí)行后，單據(jù)數(shù)據(jù)直接從系統(tǒng)中刪除，無法再從相應(yīng)界面與數(shù)據(jù)表中杳到。
（2）取消。單據(jù)創(chuàng)建人可以通過完全或部分取消單據(jù)頭、行、發(fā)運(yùn)、分配，來終止或部分終止與供應(yīng)商的現(xiàn)有合約關(guān)系。如果取消了采購訂單實(shí)體，則不能接收或支付被取消的物料和服務(wù)，但可以支付取消前已接收的訂單。另外，不能修改被取消的實(shí)體或其組件。如果某申請行已有關(guān)聯(lián)的采購訂單，則此行不能被取消。取消操作屬不可撤消的操作，只有確保所有需要的活動均完成之后，才可以取消單據(jù)或其組件。單據(jù)被取消后，在單據(jù)匯總界面仍然顯示相應(yīng)數(shù)據(jù)，但單據(jù)不可訪問。通過系統(tǒng)設(shè)置，采購員可以在取消訂單的同時，選擇是否同時取消采購申請，否則，申請會自動返回申請集。
例如：與某供應(yīng)商訂購了某物料A與B，隨后因設(shè)計(jì)變更，不再需要物料B，這時可取消包含物料B的訂單行。如果物料A訂購數(shù)量為30件，而生產(chǎn)只需要20件，在接收20件并完成后續(xù)事務(wù)處理后，可以取消訂單行，則剩下的10件就會取消，而已接收的20件仍然有效。
（3）最終關(guān)閉�？梢砸酝ㄟ^最終關(guān)閉已完成的單據(jù)、行和發(fā)運(yùn)，防止對單據(jù)的修改或執(zhí)行活動。單據(jù)最終關(guān)閉后，無法在相應(yīng)的錄入表單窗口訪問該單據(jù)，也不能對最終關(guān)閉的實(shí)體執(zhí)行以下活動：接收、轉(zhuǎn)移、檢驗(yàn)、交貨、更正接收數(shù)量、開票、向供應(yīng)商退貨或退回至接收。可以審批包括最終關(guān)閉實(shí)體的單據(jù)，但不能審批在題頭層最終關(guān)閉的單據(jù)�？梢源蛴∽罱K關(guān)閉的單據(jù)。單據(jù)關(guān)閉后，與訂單關(guān)聯(lián)的申請不會自動返回申請集。單據(jù)最終關(guān)閉是Orac1e Purchasing系統(tǒng)的內(nèi)部控制活動，不會影響與供應(yīng)商的合同關(guān)系，即與供應(yīng)商的合同關(guān)系依然有效。
最終關(guān)閉是不可撤消的活動，只有在確保所有需要的活動均已完成時，刁一能最終關(guān)閉單據(jù)或其組件，一般不建議執(zhí)行此活動。
（4）暫掛與發(fā)放暫掛。只有狀態(tài)為"處理中"的單據(jù)可執(zhí)行暫掛，單據(jù)暫掛可以在撤消審批單據(jù)的同時防止打印、接收、開票和進(jìn)一步審批，直至解除暫掛。例如：在采購訂單提交審批后，發(fā)現(xiàn)合同條款存在一定問題，在同供應(yīng)商協(xié)商期間，可以先"暫掛"單據(jù)，直至問題解決后再執(zhí)行"發(fā)放暫掛"。
（5）凍結(jié)和未凍結(jié)。如果要防止再對采購訂單進(jìn)行任何修改或其它活動，可以凍結(jié)采購訂單，凍結(jié)操作只能在題頭和發(fā)放層執(zhí)行。在凍結(jié)采購訂單后，仍可以接收和支付已訂購的貨物。如果要防止接收或?qū)l(fā)票與此采購訂單匹配，則應(yīng)取消或最終關(guān)閉采購訂單。凍結(jié)操作屬可逆操作，在控制單據(jù)界面執(zhí)行"未凍結(jié)"，可以撤消凍結(jié)單據(jù)。凍結(jié)訂單不能在錄入表單中被訪問。
（6）關(guān)閉、接收關(guān)閉、發(fā)票關(guān)閉。Oracle Purchasing可以根據(jù)系統(tǒng)中"采購選項(xiàng)"窗口中指定的控制選項(xiàng)(接收關(guān)閉允差、接收關(guān)閉點(diǎn)和開票結(jié)算允差)，自動關(guān)閉接收及開票。一旦關(guān)閉指定行的所有發(fā)運(yùn)，Oracle Purchasing將自動關(guān)閉該行；一旦關(guān)閉指定題頭的所有行，Orac1e Purchasing將自動關(guān)閉單據(jù)。除系統(tǒng)的自動關(guān)閉外，還可以在單據(jù)控制界面手工將接收關(guān)閉或發(fā)票關(guān)閉，以控制在某期間內(nèi)的訂單接收及開票。例如：系統(tǒng)設(shè)置關(guān)閉允差為95%，如果訂購了某物料100件，已接收了96件，則系統(tǒng)自動關(guān)閉此行的接收。如果供應(yīng)商第一批送來94件，采購員認(rèn)為剩余的6件可以不再需要，可以人工在單據(jù)控制界面關(guān)閉接收，則此行不可再接收。進(jìn)行"關(guān)閉"后，在單據(jù)控制界面可重新"打開"單據(jù)。
4 單據(jù)控制適用性及控制狀態(tài)檢查
表1為申請與標(biāo)準(zhǔn)采購訂單允許進(jìn)行的有效控制活動。
表2為單據(jù)控制狀態(tài)檢查情況。
Oracle Purchasing中，不同的單據(jù)類型和實(shí)體，允許執(zhí)行的控制活動不同；同一單據(jù)類型，不同的狀態(tài)下，可以執(zhí)行的控制活動也不同。在選擇控制活動時，系統(tǒng)會對單據(jù)執(zhí)行狀態(tài)進(jìn)行檢杳，核實(shí)單據(jù)的狀態(tài)是否有效，來決定是否可以執(zhí)行選定的控制活動。
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本文標(biāo)題：Oracle ERP中的采購單據(jù)狀態(tài)及其控制
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