盤點的意義與種類

    所謂盤點,是由人員直接實際點算并確定料件的數(shù)量,以驗證賬面數(shù)量是否正確的管理或?qū)彶樾袨椤１P點工作在制造型或流通型企業(yè)里隨處可見,因為料帳合一是企業(yè)進行管理工作的最基本條件。依照進行的目的及方式不同,它被分為以下幾種:
    ?年終(中)盤點:定期舉行大規(guī)模、全面性的盤點工作,根據(jù)相關(guān)的規(guī)定,一般企業(yè)每年年終應(yīng)該實施全面的盤點,上市公司部分在年中還要實施一次全面的盤點。
    ?循環(huán)盤點:采用信息化管理的企業(yè),為了確保料帳隨時一致,將料件依照重要性區(qū)分成不同等級后賦予不同循環(huán)盤點碼,再運用信息工具進行周期性的循環(huán)盤點。
    ?抽樣盤點:由審查單位或其他管理單位所發(fā)起的突擊性質(zhì)的盤點,目的在對倉儲管理單位是否落實管理工作進行審核。抽樣盤點可針對倉庫、料件屬性、倉庫管理員等不同方向進行。
    ?臨時盤點:因為特定目的對特定料件進行的盤點等。
    為了協(xié)助盤點,信息系統(tǒng)應(yīng)提供的管理功能
    盤點工作是信息系統(tǒng)能夠提供大量協(xié)助的典型管理范疇,因此為了協(xié)助盤點工作,信息系統(tǒng)應(yīng)提供以下的管理功能:

    1.循環(huán)盤點碼管理功能:
    用戶可將料件依照重要性區(qū)分成不同等級后賦予不同循環(huán)盤點碼,舉例如下:
    重要程度盤點周期循環(huán)盤點碼
    非常高每天D
    高每周一W1
    高每周二W1
    :
    :
    中每月第一天M01
    中每月第二天M02
    :
    :
    以2002年8月20日(周二)為例,當天要循環(huán)盤點的料件種類就是循環(huán)盤點碼為
    “D”,“W2”,“M20”以及其它用戶定義的料件
    許多管理方法先進的企業(yè)都使用循環(huán)盤點的作法,每天投入一點人力,以重點管理的方式來確保料帳一致,以免臨時發(fā)覺數(shù)量短缺而投入更龐大的管理成本來應(yīng)付。

    2.以彈性的方式生成盤點底稿:
    這彈性包含了:可按循環(huán)盤點碼,工廠、倉庫、料件、料件種類(會計、倉管、商品、生管等分類)、批號等生成盤點底稿,而且,還能指定盤點范圍為上次盤點日或某日期之后有異動者等等。上述的彈性能幫助用戶全方位地掌握盤點工作。

    3.盤點期間仍能允許存貨異動
    有時候大型的盤點一做就是兩三天,其間,可能會發(fā)生緊急出貨或緊急領(lǐng)料的狀況,若以手工作業(yè),遇到這種狀況非常麻煩。但是為了減少麻煩而禁止于盤點期間進行存貨異動時卻失去彈性,無法處理緊急情況。一個設(shè)計良好的信息系統(tǒng),要能夠通過“盤點數(shù)量重新賦予”允許在盤點期間進行存貨異動,卻又能確保盤點的正確性(有許多設(shè)計不理想的信息系統(tǒng)是無法有這種彈性的)。

    4.盤點底稿更新與否不影響存貨異動
    依據(jù)相關(guān)的規(guī)定,盤點的結(jié)果與原帳面有差異時,應(yīng)該報請審批,但是報批的程序通常需要相當?shù)臅r間,因此,系統(tǒng)的設(shè)計就要允許在盤點底稿未更新的狀況下仍能進行存貨的異動,因為用戶不可能為了等審批而不做生意的。

    5.自動更新盤點底稿并產(chǎn)生存貨調(diào)整單據(jù)
    一旦盤點差異通過了審批,表示用戶可以正式承認盤點中發(fā)現(xiàn)的差異(包含盤盈及盤損),此時,系統(tǒng)應(yīng)該能夠提供盤點底稿自動更新的功能并自動產(chǎn)生存貨調(diào)整單據(jù),以簡化工作并提高效率。    
    許多企業(yè)在實施易飛ERP后,通過循環(huán)盤點碼及盤點數(shù)量重新賦予等功能的運用，大幅提升管理效果,減少了錯誤發(fā)生的機會并確保料帳合一。

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本文標題：如何以信息系統(tǒng)協(xié)助進行盤點工作

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