一、企業(yè)簡介
滬東重機(jī)有限公司是中國船舶工業(yè)股份有限公司全資子公司，主營業(yè)務(wù)為各類大型、超大型遠(yuǎn)洋運(yùn)輸船舶、海軍艦艇和海洋工程提供船用低速柴油機(jī)、大功率中速柴油機(jī)及其配件的設(shè)計、開發(fā)、生產(chǎn)和服務(wù)；同時為市政建設(shè)提供隧道盾構(gòu)、核電站用應(yīng)急發(fā)電機(jī)組及柴油機(jī)陸用電站、GE排氣缸、大型鑄鋼、鑄鐵件等多門類產(chǎn)品及其零部件的生產(chǎn)和服務(wù)。作為國內(nèi)生產(chǎn)規(guī)模最大和技術(shù)開發(fā)能力最強(qiáng)的船用大功率柴油機(jī)生產(chǎn)和研發(fā)基地，公司迄今已有50多年的船舶動力建造歷史，是目前國內(nèi)船用柴油機(jī)行業(yè)的龍頭，2012年公司實現(xiàn)營業(yè)收入29.74億元；資產(chǎn)總額66.15億元；完成工業(yè)總產(chǎn)值29.73億元，公司產(chǎn)品結(jié)構(gòu)在過去兩年中也發(fā)生了很大變化，柴油機(jī)產(chǎn)品當(dāng)中智能機(jī)的比例大幅提升，2012年智能機(jī)臺份數(shù)為2010年的4倍。面對新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，公司積極調(diào)整組織機(jī)構(gòu)和運(yùn)營模式，通過職能調(diào)整進(jìn)一步做大非柴業(yè)務(wù)，通過建立集配中心增強(qiáng)企業(yè)倉儲、物流能力和效率，全球服務(wù)中心，帶動公司柴油機(jī)營銷和備配件銷售，不斷促進(jìn)企業(yè)轉(zhuǎn)型升級、相關(guān)多元化發(fā)展。
二、項目目標(biāo)與實施原則
根據(jù)公司要求和形勢，該項目的目標(biāo)是：通過開發(fā)全面預(yù)算管理系統(tǒng)，實現(xiàn)預(yù)算項目申報、預(yù)算評審、評審結(jié)果下達(dá)、分項拆分備案、費(fèi)用審批或超額評審、統(tǒng)計分析等信息系統(tǒng)功能，支撐對預(yù)算年度內(nèi)預(yù)算的編制、上報、審核、批準(zhǔn)、執(zhí)行、反饋、分析、考核和總結(jié)等，并以推進(jìn)全面預(yù)算管理系統(tǒng)為契機(jī)，建立起公司多層次的全面預(yù)算管理體系。
在上述總體要求下，該信息化項目的建設(shè)需要實現(xiàn)如下目標(biāo)：
*建立起企業(yè)多層級的全面預(yù)算管理體系，規(guī)范企業(yè)預(yù)算費(fèi)用科目，并明確歸口管理部門和二級專業(yè)管理部門；
*公司所有的預(yù)算費(fèi)用全部通過信息系統(tǒng)審批、下達(dá)；
*公司專業(yè)管理部門應(yīng)通過信息系統(tǒng)管理其預(yù)算費(fèi)用的拆分、備案及評審過程；
*合同評審、費(fèi)用請款、費(fèi)用超額評審、新增預(yù)算項評審等費(fèi)用執(zhí)行情況全部在信息系統(tǒng)中走審批流程，以實現(xiàn)費(fèi)用使用部門向?qū)I(yè)管理請款和專業(yè)管理部門向歸口部門申請調(diào)整費(fèi)用總額等管理工作；
為了使該項目盡快推進(jìn)，公司領(lǐng)導(dǎo)采取多種形式進(jìn)行宣傳：明確建立全面預(yù)算管理體系的重要意義，強(qiáng)調(diào)智能化管理和協(xié)同管理的思想，并詳細(xì)說明具體內(nèi)容和要求，提出實施的辦法和措施，這些宣傳為推行《全面預(yù)算管理》打下了扎實的思想基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，在具體實施該項目時，企業(yè)也明確該項目的推進(jìn)原則：
*先實施再改進(jìn)：該項目的實施實際上首先是管理模式的改變，由原來的財務(wù)部一級扁平化管理調(diào)整為歸口管理、專業(yè)管理和執(zhí)行三級管理體系，因此，先保證按照既定的模式推進(jìn)運(yùn)行起來，再逐步優(yōu)化改進(jìn)。
*先保證從無到有：在預(yù)算編制、執(zhí)行等環(huán)節(jié)，因有人工方式改為信息系統(tǒng)管理模式，諸多細(xì)節(jié)必將暴露，因此，先不追究數(shù)據(jù)質(zhì)量，保證信息系統(tǒng)中有數(shù)據(jù)，使信息系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)起來，用時間效應(yīng)來逐步提升數(shù)據(jù)質(zhì)量。
*先人工后自動：在預(yù)算使用情況反饋時，先實現(xiàn)人工反饋，再依據(jù)關(guān)聯(lián)信息系統(tǒng)的建設(shè)情況，實現(xiàn)從業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)中直接獲取數(shù)據(jù)的方式實現(xiàn)自動反饋。
*先統(tǒng)計后評估：信息化的最終目的不是為了信息化而信息化，是為了為企業(yè)運(yùn)營提供支撐或決策參考，因此在實施時，先將數(shù)據(jù)進(jìn)入信息系統(tǒng)管理，運(yùn)行一段時間后，再調(diào)整費(fèi)用欄目等內(nèi)容使其和決策支持需求對接起來。
在上述目標(biāo)和原則下，公司明確了全面預(yù)算管理的總體架構(gòu)，如下：
圖1 全面預(yù)算管理的總體架構(gòu)
三、參評信息化項目詳細(xì)情況介紹
1.系統(tǒng)總體架構(gòu)
項目組首先根據(jù)上述各方面的要求，提出了信息系統(tǒng)的總體架構(gòu)，如下：
圖2 信息系統(tǒng)的總體架構(gòu)
該圖表明：公司的全面預(yù)算管理分為預(yù)算項目申報、預(yù)算審批、預(yù)算結(jié)果下達(dá)、預(yù)算項目拆分備案、預(yù)算項目執(zhí)行控制和預(yù)算項目使用情況反饋統(tǒng)計等環(huán)節(jié)。
其中，財務(wù)部作為歸口管理部門只負(fù)責(zé)“一級項目”的申報、評審、統(tǒng)計等管理工作，二級專業(yè)管理部門負(fù)責(zé)該一級科目拆分成二級科目的拆分、備案、評審和控制等工作，即：專業(yè)管理部門有權(quán)決定二級科目的審批和費(fèi)用調(diào)整工作，而一旦涉及其一級科目的超額評審時，必須提交歸口管理部門審批。
另外，專業(yè)管理部門按相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)或模板形成拆分項，將作為執(zhí)行部門使用費(fèi)用的控制依據(jù)，同時通知財務(wù)部備案，這些數(shù)據(jù)作為后面實際發(fā)生費(fèi)用的限額。相應(yīng)的，系統(tǒng)也要求：每一筆成本費(fèi)用的發(fā)生都有在系統(tǒng)中申請并按金額的大小走不同級別的審批流程，如果使用費(fèi)用超出限額必須要走多及審批流程。
2.系統(tǒng)推進(jìn)過程
在明確系統(tǒng)架構(gòu)后，IT部門和業(yè)務(wù)部門分頭行動：一方面，是IT部門如火如荼的系統(tǒng)開發(fā)工作：流程、代碼、測試、調(diào)試、修改，等等，一方面是財務(wù)部門的業(yè)務(wù)梳理工作，將其原來200余項預(yù)算項目進(jìn)行了逐一討論和明確：最終確定了66個大項，500余子項的費(fèi)用科目框架。
在系統(tǒng)開發(fā)結(jié)束后， IT部門和業(yè)務(wù)部門又聯(lián)合起來，多次討論，確定信息系統(tǒng)的推進(jìn)計劃和方案。如下：
*第一期：優(yōu)先完成成本拆分項目、預(yù)算費(fèi)用拆分項目的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理，重點做好下達(dá)、拆分、備案、評審整個過程的控制和執(zhí)行。
*第二期：考慮到產(chǎn)品零部件采購是預(yù)算費(fèi)用的重中之重，而產(chǎn)品零部件采購管理在物流系統(tǒng)中管理，因此，后續(xù)處理目標(biāo)成本中產(chǎn)品零部件采購成本與物流系統(tǒng)中的零部件采購合同模塊對接，實現(xiàn)信息集成。
*第三期：以各項目管理系統(tǒng)為切入點，逐步完善公司級核算項下一層次的預(yù)算管理。
當(dāng)然，信息系統(tǒng)的推進(jìn)是十分繁雜的過程，諸多問題交織。這個環(huán)節(jié)中，IT部門和業(yè)務(wù)部門始終保持緊密聯(lián)系，幾乎每天碰頭一次，就發(fā)現(xiàn)或暴露的問題緊張商討，明確解決方案，其中比較典型的矛盾和解決方案如下。
*預(yù)算項目分類的問題：原來對所有預(yù)算項目都以“工程編號”為歸屬欄目進(jìn)行判斷和歸屬的，運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)有些欄目十分瑣碎，且費(fèi)用額度較小，因此管理中不需要申請工程編號控制。為此，項目組對公司所有的預(yù)算項目進(jìn)行分類：分成產(chǎn)品預(yù)算項目和年度預(yù)算項目兩大類，再對兩大類的管理模式進(jìn)行調(diào)整，分別管理。
*關(guān)于審批流程：因各項費(fèi)用歸口科目比較復(fù)雜，且流程不同，用戶使用中多有不便。因此，系統(tǒng)進(jìn)行了統(tǒng)一和改進(jìn)：明確每一筆費(fèi)用的發(fā)生都要走請款流程，部門在使用這些費(fèi)用時加以控制，只能在額度范圍內(nèi)使用審批；一旦超出額度，信息系統(tǒng)提示：費(fèi)用超出需申請額度，責(zé)任部門負(fù)責(zé)申請并提交相關(guān)審批流程。
*關(guān)于費(fèi)用額度修改頻繁：費(fèi)用欄目中分成兩級，二級欄目多達(dá)500項，費(fèi)用調(diào)整十分頻繁。為此，信息系統(tǒng)中在對一級費(fèi)用拆分時自動增加一個欄目“不可預(yù)計費(fèi)”，專業(yè)管理部門可以預(yù)留一定比例的費(fèi)用或?qū)①M(fèi)用終結(jié)后的結(jié)余費(fèi)用都納入該子欄目，這樣在對二級欄目的審批時，可以根據(jù)不可預(yù)計費(fèi)的情況相應(yīng)審批，大大簡化審批流程。
3.系統(tǒng)功能
按照上述規(guī)劃，最終形成了整個全面預(yù)算管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)的主要功能如下：
*預(yù)算費(fèi)用下達(dá)、審批：主要用于財務(wù)部下達(dá)柴油機(jī)成本和每年向各個部門下達(dá)今年的費(fèi)用指標(biāo)，作為公司生產(chǎn)經(jīng)營。
*預(yù)算費(fèi)用拆分和備案：對財務(wù)部下達(dá)的費(fèi)用指標(biāo)接收、按模板拆分、提交責(zé)任部門領(lǐng)導(dǎo)審批并到財務(wù)部備案。
*合同的價格審批：柴油機(jī)的采購零件按備案項進(jìn)行價格審批，并控制不可超出備案金額。
*費(fèi)用請款審批：按下達(dá)的核算項請款申請費(fèi)用提交審批并不可超出下達(dá)金額。
*費(fèi)用超額審批：當(dāng)有發(fā)生的費(fèi)用超出預(yù)算金額時用此功能提交相關(guān)審批。
*各種查詢：就是信息從各種角度匯總展現(xiàn)的界面。
4.信息系統(tǒng)關(guān)聯(lián)關(guān)系
全面預(yù)算管理系統(tǒng)是企業(yè)預(yù)算管理和費(fèi)用控制的核心系統(tǒng)，也是企業(yè)管理信息化的核心信息系統(tǒng)。同時，費(fèi)用的使用控制管理是滲透在各項日常管理工作中的，因此，該系統(tǒng)與公司其他與費(fèi)用有關(guān)的信息系統(tǒng)有密不可分的關(guān)聯(lián)。主要關(guān)聯(lián)的信息系統(tǒng)如下：
圖3 全面預(yù)算管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)間關(guān)系圖
四、效益分析
全面預(yù)算管理系統(tǒng)通過業(yè)務(wù)與信息化的完美融合，促進(jìn)了企業(yè)的管理提升。
通過對業(yè)務(wù)流程的梳理、重新組合核算項目，調(diào)整明確了業(yè)務(wù)管理模式，改進(jìn)和優(yōu)化了業(yè)務(wù)流程。同時，信息系統(tǒng)提供了對預(yù)算費(fèi)用的下達(dá)、拆分、備案、執(zhí)行、控制等管理活動的信息化手段，提高了管理效率，也提高了管理質(zhì)量。更重要的是，通過信息系統(tǒng)的費(fèi)用審批等流程，對公司各項預(yù)算費(fèi)用可以實現(xiàn)預(yù)控，可以提前發(fā)現(xiàn)費(fèi)用執(zhí)行偏差，及時找到對策，保證預(yù)算費(fèi)用的有效、受控并有序執(zhí)行。而且，在利用信息系統(tǒng)積累預(yù)算費(fèi)用和實際發(fā)生費(fèi)用的數(shù)據(jù)后，可以建立目標(biāo)成本資料庫，指導(dǎo)今后的預(yù)算費(fèi)用的科學(xué)編制，進(jìn)而預(yù)測企業(yè)的現(xiàn)金流和利潤狀況等財務(wù)狀況，輔助企業(yè)科學(xué)決策。
全面預(yù)算管理體系的建立，將先進(jìn)的管理模式與信息技術(shù)相結(jié)合，對公司提升管理效益、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程及職能具有重要的指導(dǎo)、借鑒作用。
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