今年底，中國郵政ERP系統(tǒng)將完成全國推廣工作，屆時ERP系統(tǒng)的功能模塊全面投產(chǎn)應(yīng)用，這將有助于促進(jìn)財務(wù)核算的自動化，初步實現(xiàn)業(yè)務(wù)信息與財務(wù)信息的有效融合。然而，由于中國郵政獨特而復(fù)雜的業(yè)務(wù)場景，外圍系統(tǒng)集成條件的不夠充分以及基礎(chǔ)數(shù)據(jù)清理工作量較大導(dǎo)致清理未完全到位等因素，ERP系統(tǒng)上線后還存在一些有待完善的地方，對未來系統(tǒng)的運行管理帶來一定的潛在風(fēng)險。本文從技術(shù)與管理層面梳理了潛在風(fēng)險點，探討了提升系統(tǒng)運行及管理的優(yōu)化舉措，以期保障ERP系統(tǒng)的平穩(wěn)運行。

技術(shù)風(fēng)險

    系統(tǒng)及軟硬件支撐方面存在軟件風(fēng)險和硬件風(fēng)險。ERP系統(tǒng)是以財務(wù)為核心的管理系統(tǒng)，集成了大量業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息，一旦某個模塊功能發(fā)生故障，會干擾其他關(guān)聯(lián)模塊的正常運行，給財務(wù)支撐帶來較大的壓力。

    初期系統(tǒng)上線時，部分功能設(shè)置仍存在漏洞，客戶化開發(fā)的報表未經(jīng)充分測試或僅通過少數(shù)關(guān)鍵用戶加以測試正式投入使用，潛在影響了財務(wù)集成數(shù)據(jù)的可靠性；各單位月末集中處理財務(wù)數(shù)據(jù)時，服務(wù)器處理器及I/O總線等關(guān)鍵參數(shù)超過負(fù)載比例較高。待后續(xù)增加服務(wù)器數(shù)量時，未有效分配特殊期的系統(tǒng)請求量，一旦數(shù)據(jù)請求超過服務(wù)器負(fù)載，易造成系統(tǒng)癱瘓，也帶來了潛在的關(guān)賬風(fēng)險。

    業(yè)財集成方面存在數(shù)據(jù)核對、數(shù)據(jù)不規(guī)范及系統(tǒng)監(jiān)控風(fēng)險。業(yè)財集成過程存在著轉(zhuǎn)換、傳輸、接收等數(shù)據(jù)控制環(huán)節(jié)，其中每個環(huán)節(jié)都可能產(chǎn)生問題數(shù)據(jù)。在推廣過程中，集成數(shù)據(jù)存在傳輸重復(fù)或漏傳現(xiàn)象，致使業(yè)財對賬核對流程較為復(fù)雜，各單位在不清楚集成原理及正確核對方法的情況下，核對集成數(shù)據(jù)存在較大困難，不可避免地出現(xiàn)錯漏，將對數(shù)據(jù)核對結(jié)果帶來風(fēng)險；ERP系統(tǒng)運行初期，各單位人工核對數(shù)據(jù)的壓力較大，財務(wù)關(guān)賬檢查可能未達(dá)到真正的審核效果，各種非實際業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)入ERP生成憑證，無相關(guān)實際說明支撐引發(fā)財務(wù)憑證的不規(guī)范；由于集成數(shù)據(jù)經(jīng)歷了多個傳輸環(huán)節(jié)，短期內(nèi)未建立有效的技術(shù)監(jiān)控機制，造成財務(wù)人員在ERP界面發(fā)現(xiàn)集成數(shù)據(jù)報錯，被動地反饋給其他部門查找原因，嚴(yán)重影響了財務(wù)報表編制及報表數(shù)據(jù)的質(zhì)量。

管理風(fēng)險

    權(quán)限功能設(shè)置上有權(quán)限管理、權(quán)限轉(zhuǎn)移及參數(shù)調(diào)整風(fēng)險。為方便各單位有效解決系統(tǒng)功能設(shè)置問題，項目組將管理員職責(zé)賦予某些關(guān)鍵用戶，而個別關(guān)鍵用戶又將系統(tǒng)管理員權(quán)限下放到最終用戶，增加了系統(tǒng)功能管理的風(fēng)險；為滿足集團公司月末關(guān)賬任務(wù)要求，各單位的業(yè)務(wù)審批可能流于形式，將審批權(quán)限直接轉(zhuǎn)交其他人員，內(nèi)部財務(wù)憑證監(jiān)管難以落實，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的真實性及準(zhǔn)確性面臨審計風(fēng)險；在獲得系統(tǒng)訪問權(quán)限下，員工可能誤操作調(diào)整系統(tǒng)的設(shè)置參數(shù)，導(dǎo)致系統(tǒng)中關(guān)于企業(yè)的商業(yè)機密數(shù)據(jù)（客戶、供應(yīng)商等）透明化，有可能給企業(yè)帶來重大損失。

    流程設(shè)計改造也有風(fēng)險。在方案設(shè)計過程中，基于系統(tǒng)操作的簡易程度，對現(xiàn)有流程加以微調(diào)、修補，從設(shè)計的合理性層面可能考慮較少，一定程度影響業(yè)財集成的效果，為運行后業(yè)務(wù)流程調(diào)整帶來二次設(shè)計的風(fēng)險；部分業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成時較為倉促，短期內(nèi)系統(tǒng)改造難度較大，諸多業(yè)務(wù)流程改造仍基于原有的管理模式，未從根本上對業(yè)務(wù)流程加以梳理與改造。

    人員流動頻繁也會帶來實施人員和關(guān)鍵用戶的流動風(fēng)險。在項目實施階段，多數(shù)項目實施人員臨時抽調(diào)到ERP項目組，項目組缺乏與郵政企業(yè)對接的績效考核辦法及晉升渠道，實施人員留在項目組的主觀意愿不高，借調(diào)期結(jié)束后，已經(jīng)熟悉項目情況的實施人員大多數(shù)選擇返回原工作崗位，對項目的影響較大；ERP推廣上線階段，要求各單位選派關(guān)鍵人員參與培訓(xùn)學(xué)習(xí)，各單位由于概念不清，大多臨時組織上報人員名單，參加培訓(xùn)的人員回去后可能從事另外的工作，致使二次培訓(xùn)無法在省內(nèi)開展。

    還有運維力量不足的風(fēng)險。在目前各�。▍^(qū)、市）郵政和速遞板塊上報的問題中，運維人員發(fā)現(xiàn)很多問題是重復(fù)問題，降低了運維支撐的工作效率。這主要源于初期郵政方解決問題的能力有限，問題答復(fù)依賴于實施方顧問，且對問題及答復(fù)未進(jìn)行有效歸納、整理，未形成逐步完善的知識庫；在實施階段，運維隊伍無法深入到ERP實施中，與實施方溝通聯(lián)系不緊密，知識轉(zhuǎn)移的效果不明顯。部分運維人員不清楚系統(tǒng)功能原理與設(shè)計方案，僅片面了解系統(tǒng)軟件的基本操作，尚未達(dá)到二級運維的支撐要求。

應(yīng)對風(fēng)險的舉措思考

    優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，重視業(yè)務(wù)制度建設(shè)。依據(jù)業(yè)務(wù)拓展需求討論研究關(guān)鍵流程，以市場為導(dǎo)向，以客戶為中心，充分考慮客戶在產(chǎn)品、價格、退款程序、售后服務(wù)等方面的需求，從業(yè)務(wù)活動視角組織業(yè)財雙方梳理流程，深入探討集成模式下業(yè)務(wù)的操作流程，完善ERP模式下業(yè)財閉環(huán)的作業(yè)管理方法；結(jié)合ERP管理理念修訂業(yè)務(wù)操作規(guī)范與管理辦法，將流程優(yōu)化的效果納入相關(guān)部門管理制度中；做好業(yè)務(wù)流程調(diào)整與ERP系統(tǒng)集成的配套工作，加強業(yè)務(wù)操作風(fēng)險的管控體系建設(shè)，讓制度的落實與ERP的固化應(yīng)用相匹配。

    深化運維管理，提升ERP系統(tǒng)穩(wěn)定性。強化運維機構(gòu)。各級單位要將支持中心納入本單位管理機構(gòu)中，促進(jìn)運維機構(gòu)的部門化、規(guī)范化，明確運維機構(gòu)的職責(zé)分工，充分發(fā)揮ERP運維支撐的職能；加強系統(tǒng)管理。通過創(chuàng)建一個列有ERP所有功能的總清單，按月評估功能使用及系統(tǒng)資源占用情況。在利用率較低的夜間，開展系統(tǒng)壓力測試，為ERP正常運行提供硬件保障。待進(jìn)入月末關(guān)賬高峰期，嚴(yán)控系統(tǒng)管理員設(shè)置權(quán)限，加強最終用戶系統(tǒng)操作的安全性；強化糾錯機制。按照“以系統(tǒng)校驗為主，人工核對為輔”原則，建立和完善跨外圍系統(tǒng)與ERP的定時監(jiān)管機制。針對集成報錯的數(shù)據(jù)，技術(shù)人員及時予以解決，提供差異數(shù)據(jù)的技術(shù)調(diào)整說明，會同業(yè)財部門共同簽字，為財務(wù)對非實際業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行備案，保證財務(wù)月底關(guān)賬的可靠性和真實性。

    鞏固成果資料，建立管理知識庫。構(gòu)建數(shù)據(jù)資料共享體系，全面展示ERP運行成果，各單位按期出具ERP工作簡報，供各部門及運維團隊參考，形成以工作簡報與月結(jié)通報為主線的上下聯(lián)動溝通機制；多渠道開展問題跟蹤研究，定期召開運行質(zhì)量分析會討論相關(guān)問題，待問題得到確定的解決方案后，及時整理、歸納類似問題，并形成知識庫導(dǎo)入運維服務(wù)管理系統(tǒng)中，降低重復(fù)問題的提問頻率。

    強化人員培訓(xùn)，加大人才培養(yǎng)力度。集團公司和相關(guān)部門可定期組織ERP相關(guān)功能的操作培訓(xùn)，拓寬培訓(xùn)人員的范圍，加強業(yè)務(wù)人員和系統(tǒng)操作人員的宣貫培訓(xùn)，并對培訓(xùn)合格人員頒發(fā)合格證，打造一支業(yè)財復(fù)合型應(yīng)用人才隊伍。各單位按照滿足業(yè)財一體化要求的業(yè)務(wù)管理模式，全方位、多形式開展內(nèi)部培訓(xùn)及外部業(yè)務(wù)管理研討，實現(xiàn)人員從前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)的全覆蓋培訓(xùn)，減少前端系統(tǒng)錄入及操作錯誤，加強并規(guī)范前端業(yè)務(wù)信息的錄入流程，確保業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的規(guī)范性與正確性。

    完善考核機制，實施持證上崗制度。在后續(xù)業(yè)財集成與全面運維階段，著力調(diào)動關(guān)鍵人員的積極性與熱情，加強實施與運維人員的考核管理，以便更好地承接ERP知識轉(zhuǎn)移，為各單位的宣貫執(zhí)行及運維支撐奠定基礎(chǔ)。同時，應(yīng)嚴(yán)格制定并實施持證上崗制度，對各崗位人員進(jìn)行普查，郵政企業(yè)、速遞物流板塊地市級分公司限期將ERP各模塊最終用戶持證情況如實上報各自�。▍^(qū)、市）分公司ERP支持中心，省級分公司ERP支持中心會同人力資源部建立崗位動態(tài)檔案，對關(guān)鍵崗位的人員持證上崗情況進(jìn)行檢查，確保持證上崗制度落到實處。

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本文標(biāo)題：重視ERP系統(tǒng)運行的潛在風(fēng)險

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