表2.2 項目實施監(jiān)理的任務(wù)和方法

1、項目前期監(jiān)理
項目前期監(jiān)理主要是指項目在啟動之前，就需要對項目進行監(jiān)督和控制。在這個階段，企業(yè)一般會對整個項目抱有較高的期望值，但是對項目的實施進程、項目所需要的投入及在實施過程中可能遇到的阻力和困難沒有了解或了解不多。因此，在這個階段，項目實施監(jiān)理的任務(wù)首先是要幫助企業(yè)去建立二個概念，一是ERP系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)什么，二是怎么去實現(xiàn)一個ERP系統(tǒng)。
具體來說，項目實施監(jiān)理在這一階段的任務(wù)是： 1）確保項目的總體范圍和目標(biāo)及對項目的期望值，是合理的和可以達到的； 2）確保雙方（企業(yè)、系統(tǒng)和服務(wù)供應(yīng)商）對項目實施的認識是一致的； 3）確保雙方能夠保證項目實施所需要的投入； 4）確保雙方對今后項目實施過程中可能遇到困難和阻力有充分的估計并有對策。
為了實現(xiàn)上述要求，企業(yè)和服務(wù)供應(yīng)商必須要認真負責(zé)地制定項目實施的計劃和目標(biāo)，項目實施監(jiān)理應(yīng)該對項目實施的計劃和目標(biāo)進行把關(guān)，分析并確認這個計劃和目標(biāo)是合理的和切實可行的。一個切實的和可行的計劃，必須要包括以下幾項內(nèi)容：
1） 項目實施的總目標(biāo)；
2） 項目實施的各個階段定義和分階段的目標(biāo)；
3） 達到這些分階段目標(biāo)的時間表；
4） 達到這些目標(biāo)所需要的資源保證，和達到每一個目標(biāo)的責(zé)任者；
5） 評價達到這些目標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)和方法；
6） 高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)了這一計劃和目標(biāo)。
項目前期監(jiān)理的工作方法可以概況為以下三步曲：
1）讓企業(yè)對ERP項目有清楚的認識。
2）由雙方共同制定總體計劃和目標(biāo)，定義實施的時間、范圍、要求、確認投入的資源。
3）在對總體計劃分析評判和把關(guān)后，讓企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并承諾在實施過程中的支持
2、項目過程監(jiān)理
項目過程監(jiān)理主要是指在項目實施過程中，對項目實施進行監(jiān)督和控制，其主要作用和任務(wù)是：控制項目實施過程中投入的各種資源和達到的目標(biāo)，使之達到項目實施計劃的要求。 當(dāng)一個切實可行的總體實施計劃和目標(biāo)被制定和批準(zhǔn)以后，如何監(jiān)督和控制就成了一個重要的問題。根據(jù)在許多項目中的實施的經(jīng)驗，基本上可以這樣講，很少有一個項目是完全按照實施計劃來進行的，因為再好的計劃也不可能預(yù)見所有的問題并事先制定出對策。所以對實施過程的監(jiān)督和控制，主要著眼于以下幾個方面：
1）要使實施各方都明白計劃是嚴肅的；
2）即使計劃是嚴肅的，但也是可以調(diào)整的，調(diào)整計劃必須合理并得到高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；
3）化整為零，按每一個實施的小階段對投入的資源和達到的目標(biāo)進行監(jiān)督控制；
4）發(fā)生問題是正常的，不控制問題是不正常的；
5）控制問題的方式有追究責(zé)任、調(diào)整資源、改變方法、調(diào)整計劃、停止計劃。 在項目的實施過程中，監(jiān)督和控制的依據(jù)是計劃和目標(biāo)，監(jiān)督和控制的目的是要使實施工作按計劃進行并達到預(yù)期的目標(biāo)。當(dāng)有問題發(fā)生時，其直接的表現(xiàn)就是實施結(jié)果偏離了原來的計劃和目標(biāo)，在這種情況下，項目監(jiān)理的工作，就是要及早發(fā)現(xiàn)這種偏離，并分析原因。如果是因為原來的計劃和目標(biāo)制定得不合理，或者發(fā)生了預(yù)料之外的情況而又無法克服，這樣就必須調(diào)整計劃和目標(biāo)。如果不是原來的計劃和目標(biāo)的問題，則一定是資源的問題，這里所講的資源是指廣義的資源，如時間、人力、資金、技術(shù)和工具等。企業(yè)在實施ERP項目時，資源發(fā)生問題是最常見的，而好的項目監(jiān)理，可以在開始發(fā)生問題時就發(fā)現(xiàn)問題，并懂得如何分清責(zé)任，和如何及時控制資源的合理投入。
項目過程監(jiān)理的工作方法可以概括為以下三部曲：
1）將一個大階段分成多個小階段，按照每一個小階段進行監(jiān)理；
2）監(jiān)督和控制每一個小階段的計劃可行性，監(jiān)督和控制按照計劃的資源投入；
3）監(jiān)督和控制問題的發(fā)生，分清責(zé)任者，并且監(jiān)督和控制調(diào)整的措施及其執(zhí)行情況。
3、項目后期監(jiān)理
項目后期監(jiān)理，是指在項目實施完成以后，再對項目整個實施過程進行回顧、分析和評判，考察項目實施結(jié)果，分析項目實施的得與失。這個工作的主要作用是：
1）分析整個系統(tǒng)實施工作和計劃目標(biāo)的吻合程度；
2）分析系統(tǒng)的實施效果；
3）分析系統(tǒng)還存在哪些需要改進和提高的地方；
4）總結(jié)出一套適合本企業(yè)的大型管理系統(tǒng)的實施方法。
項目后期監(jiān)理的工作方法可以概括為以下三部曲：
1）準(zhǔn)備和完善整個項目實施的所有文檔資料；
2）檢查和評判項目實施的結(jié)果和效益；
3）對照項目實施的總體計劃，分析差異；監(jiān)督改進措施的制定及實現(xiàn)。
四、 項目實施監(jiān)理的人員和角色
綜上所述，項目實施監(jiān)理和ERP項目實施的成敗，是有密切關(guān)系的，項目實施監(jiān)理是對整個項目實施全過程進行監(jiān)督和控制。那么項目實施監(jiān)理這一角色應(yīng)該由誰來擔(dān)當(dāng)呢？一般來說，企業(yè)實施ERP項目，會有三方面的人員參與：企業(yè)內(nèi)部人員、ERP系統(tǒng)供應(yīng)商的支持服務(wù)人員、其他第三方的人員。
企業(yè)內(nèi)部人員，很明確是指企業(yè)內(nèi)部的參加項目實施的人員，如高層領(lǐng)導(dǎo)、項目組長、項目組成員等；ERP系統(tǒng)供應(yīng)商的支持服務(wù)人員，是指ERP軟件和服務(wù)供應(yīng)商（特別指服務(wù)供應(yīng)商）的支持服務(wù)人員，按照一般經(jīng)驗，服務(wù)供應(yīng)商會為企業(yè)指定一些服務(wù)人員組成一個項目支持小組，并且會指定一位項目經(jīng)理以領(lǐng)導(dǎo)這個小組；其他第三方人員，是指一些與項目實施有關(guān)的其他人員。
項目實施監(jiān)理的擔(dān)當(dāng)人員，可以來自于這三方之中，也可以來自于這三方之外。實際上，在一個ERP項目當(dāng)中，這三方的根本利益并不是完全一致的，因此，如果要從這三方之中選擇一位（或一方）來承擔(dān)項目的實施監(jiān)理任務(wù)時，應(yīng)該首先考慮由企業(yè)中人來擔(dān)任，因為項目畢竟是企業(yè)的項目。但這樣做，對企業(yè)的要求就比較高，企業(yè)必須了解ERP，知道怎樣去實施一個大型的管理項目。如果企業(yè)本身在項目實施的監(jiān)督和控制方面能力有限，也可以考慮由非企業(yè)內(nèi)的人員來擔(dān)當(dāng)項目實施監(jiān)理的角色。在一些情況下，也可以將項目前期監(jiān)理、項目過程監(jiān)理和項目后期監(jiān)理的角色分開，由不同的方面（或人員）來擔(dān)當(dāng)。不論怎樣，企業(yè)在考慮和決定由誰來承擔(dān)項目實施監(jiān)理的任務(wù)時，應(yīng)該考慮以下幾點：
1）項目實施監(jiān)理方（或人員），應(yīng)該對ERP和ERP項目的實施有較深的認識；
2）項目實施監(jiān)理方（或人員），應(yīng)該是有經(jīng)驗的、比較公正的和負責(zé)任的；
3）項目實施監(jiān)理方（或人員），對參與項目實施的各方情況都比較熟悉，并善于溝通；
4）項目實施監(jiān)理方（或人員）所代表的利益，和企業(yè)的利益不能太對立，也不能太無關(guān)；
5）對項目實施監(jiān)理方（或人員）通過實施監(jiān)理活動所獲取的各種利益進行限定。
而作監(jiān)理單位（或人）應(yīng)具備如下條件：
1、獨立的“法人”經(jīng)濟實體，具有承接監(jiān)理的法律條件，即具備責(zé)任性和被考核性。項目立項開始就保持三方的聯(lián)合評價工作，各階段重要報告必須三方聯(lián)合批準(zhǔn)才能實施。對于損害甲方的監(jiān)理人員和公司依法追究責(zé)任。
2、具備軟硬件技術(shù)上的知識和經(jīng)驗，同時具備管理人才和經(jīng)驗?zāi)芰Α?BR>3、具有一定的較為成熟的工程實施，特別是軟件工程的經(jīng)驗和“監(jiān)理”經(jīng)驗。
4、監(jiān)理公司具有制約雙方的權(quán)利。具有必要的手段來強制執(zhí)行。
同時，國家相應(yīng)部門也應(yīng)當(dāng)出臺一些相應(yīng)法律法規(guī)來規(guī)范信息產(chǎn)業(yè)項目的商業(yè)行為。例如：國家頒布相應(yīng)的法律法規(guī)來規(guī)范企業(yè)實現(xiàn)計算機信息系統(tǒng)建設(shè)，實現(xiàn)100%的監(jiān)理覆蓋率等保證監(jiān)理人員地位的措施。
綜上所述，ERP項目的實施監(jiān)理是需要引起企業(yè)及各方面共同重視的。隨著ERP在中國的應(yīng)用越來越深入，ERP軟件供應(yīng)商的背景、經(jīng)驗、特點和長處及ERP軟件的功能也越來越明了，因此，企業(yè)在決定實施ERP項目時，可能選擇支持服務(wù)供應(yīng)商，要比選擇ERP軟件供應(yīng)商更為重要；而是否對項目實施進行全面的監(jiān)理和選擇誰來進行監(jiān)理，甚至比選擇支持服務(wù)供應(yīng)商還要重要。