一、前言
信息化作為當(dāng)今企業(yè)運營的關(guān)鍵運營支撐環(huán)節(jié)，已經(jīng)成為共識。隨著信息化不斷深入應(yīng)用，企業(yè)管理層逐步會意識并不斷地反問：信息系統(tǒng)上線是否就標(biāo)志著大功告成？信息系統(tǒng)運行一段時間后，是否需要不斷評估并優(yōu)化？如何著手進行？
其實，每個信息系統(tǒng)都有著其局限性，生、老、病、死的生命周期，信息系統(tǒng)也概莫能例外。每個信息系統(tǒng)的設(shè)計，是由當(dāng)時所處的信息技術(shù)、以及企業(yè)的需求現(xiàn)狀為前提，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)運營的時刻變化，需要我們時刻審視信息系統(tǒng)的運營，不斷地去發(fā)現(xiàn)和思考：這個系統(tǒng)是否能滿足企業(yè)的管理現(xiàn)實需要？是否有阻礙企業(yè)運營管理效率提升的設(shè)計隱患？為推動信息系統(tǒng)的深入應(yīng)用，企業(yè)是否需要提供更強有力地支撐？
由此可見，系統(tǒng)和人的兩方面因素，是影響并決定著管理信息系統(tǒng)最終目標(biāo)是否達成的根據(jù)因素。
那么，如何才能達成對管理信息系統(tǒng)的運行現(xiàn)狀進行評價并不斷改善呢？本文將嘗試從應(yīng)用成熟度評估及其效果應(yīng)用推進兩方面進行分析和闡述。
二、應(yīng)用成熟度評估體系
此處的應(yīng)用，是企業(yè)內(nèi)部管理信息系統(tǒng)的簡稱。應(yīng)用成熟度評估，即對管理信息系統(tǒng)應(yīng)用情況的評估與分析。而要對應(yīng)用成熟度進行評估，就需要深入了解每個應(yīng)用的功能細節(jié)的應(yīng)用情況，才能做到目標(biāo)明確，不斷優(yōu)化和提升。
根據(jù)對大量企業(yè)信息化實際應(yīng)用情況的調(diào)研，結(jié)合筆者的經(jīng)驗，對信息系統(tǒng)的每個功能的具體應(yīng)用情況，可以從三個維度進行調(diào)研：
1）第一個維度為使用現(xiàn)狀：即每個功能模塊的使用情況調(diào)查，即對信息系統(tǒng)的使用情況與效果進行摸底；
2）第二個維度為操作能力：即對使用人員掌握的情況進行摸底，區(qū)分清楚其使用信息系統(tǒng)的能力和意愿；
3）第三個維度為優(yōu)化意見：即為提升該功能模塊的應(yīng)用效果，需要后續(xù)提供的支撐或改進因素。
根據(jù)每個維度對功能細節(jié)的評估，以下給出具體示例，具體的分值和因素，可以根據(jù)具體的管理信息系統(tǒng)進行調(diào)整。
第一個維度：使用現(xiàn)狀
對于每個功能應(yīng)用的使用情況，可以簡單分為如下幾個應(yīng)用等級進行調(diào)研和評估：（下面的每個數(shù)字表示調(diào)研時的分值，具體分值也可自行設(shè)定。）
0：沒有使用
1：偶爾使用
2：使用一般（數(shù)據(jù)大多通過補錄完成，滯后于實際業(yè)務(wù)）
3：使用一般（實際業(yè)務(wù)通過系統(tǒng)完成，數(shù)據(jù)和實際業(yè)務(wù)同步，未啟用實時審批流程）
4：使用較好（和業(yè)務(wù)緊密配合，通過實時在線審批流程完成，數(shù)據(jù)的實時性、完備性達到較高水準(zhǔn)）
5：熟練使用（形成習(xí)慣和文化）
這樣，可以得到每個功能模塊的使用現(xiàn)狀，并可以進行定量分析。第二個維度：操作能力
這個維度主要是為了調(diào)研操作員工對于管理信息系統(tǒng)具體功能的掌握情況，以及其使用的意愿情況，為后續(xù)確定提升策略提供參考。
1：不太懂，不太了解；
2：不會用，不太會操作；
3：不愿用，操作比較麻煩。
通過對這個維度的調(diào)研和分析，可以得到操作人員對每個功能的操作能力情況，可以清楚地知道后續(xù)需要對哪個功能進行重點培訓(xùn)和引導(dǎo)，提升員工操作能力和意愿。
第三個維度：優(yōu)化意見
這個維度的調(diào)研目的，是為滿足功能模塊的深入使用，企業(yè)內(nèi)部需要改進或優(yōu)化的環(huán)節(jié)，從而可以提升相關(guān)功能的使用效果，提供必要的支撐環(huán)節(jié)，或?qū)δ承┲苇h(huán)節(jié)進行優(yōu)化和提升。
1：提供指引：即需要提供與該功能相關(guān)配套的說明、模板等文檔；
2：定期會議：需要內(nèi)部形成定期會議機制，為滿足某些功能的深入應(yīng)用，比如成本管理系統(tǒng)中的目標(biāo)成本調(diào)整，相關(guān)的檢查評估會議等；
3：流程優(yōu)化：隨著企業(yè)運營實際情況的變化，流程也會不斷地調(diào)整，因此也需要不斷地對管理信息系統(tǒng)中的電子審批流程進行定期優(yōu)化和調(diào)整等，企業(yè)內(nèi)部也可以通過定期的流程效率分析會議進行改進；
4：關(guān)聯(lián)績效：某些需要關(guān)聯(lián)到相關(guān)部門或個人的績效的功能，以保障系統(tǒng)數(shù)據(jù)的及時性和實時性，比如項目計劃的及時制定、進度的及時反饋等；
5：功能優(yōu)化：某些功能當(dāng)初的設(shè)計思路已經(jīng)和企業(yè)的實際運作存在著比較大的偏差，需要功能進行修改，甚至重新設(shè)計。
示例：
某企業(yè)成本管理系統(tǒng)使用現(xiàn)狀：大多數(shù)合同數(shù)據(jù)均是以補錄的方式進入系統(tǒng)，合同的在線流程審批使用得非常少。以下為針對該系統(tǒng)的調(diào)研表格設(shè)計與調(diào)研數(shù)據(jù)反饋：
由上表可以看出，合同審批應(yīng)用模塊，目前使用一般，數(shù)據(jù)大多通過補錄完成，滯后于實際業(yè)務(wù)；相關(guān)操作人員反饋是不愿意使用，操作起來比較麻煩；調(diào)研收集的優(yōu)化意見，是需要根據(jù)不同的合同類型設(shè)計不同的審批流程。因此，可以預(yù)計后續(xù)的應(yīng)用提升方向即是：一方面需對合同審批流程進行重新檢查和優(yōu)化；另一方面，需要加大培訓(xùn)力度，讓相關(guān)鍵崗位掌握操作，熟悉使用；同時，為了保障應(yīng)用效果，可以制定相關(guān)的管理制度和規(guī)范，在內(nèi)部推行。
由上面的示例可以看出，通過在內(nèi)部對管理信息系統(tǒng)進行三個維度的全面調(diào)研和分析，可以清晰了解每個功能的使用現(xiàn)狀、操作能力以及優(yōu)化意見，可以為后續(xù)的管理信息系統(tǒng)的效果提升提供精確的方向。
三、小結(jié)
需要說明的是，并不是每個管理信息系統(tǒng)，每個具體功能都具有同樣的重要性，企業(yè)應(yīng)該根據(jù)實際的業(yè)務(wù)情況，操作員工能力與便捷程度，首先要保障核心的功能應(yīng)用在內(nèi)部得到充分使用，對于旁枝末節(jié)的非核心功能，則只需要確定與之相適宜的使用目標(biāo)即可。
當(dāng)然，本文僅提供了對管理信息系統(tǒng)通用的評估體系和方法，在實際的應(yīng)用過程中，需要結(jié)合每個管理信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)特性，設(shè)計與之相對應(yīng)的成熟度等級，客觀而充分地評價管理信息系統(tǒng)的使用情況，確定每個階段所能達到的應(yīng)用等級，實現(xiàn)信息化應(yīng)用效果的持續(xù)提升。
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本文標(biāo)題：IT系統(tǒng)應(yīng)用成熟度評估:如何評估與進行優(yōu)化？
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