OA的全稱是辦公自動化(Office Automation)，也稱協(xié)同工作平臺。目前，隨著OA系統(tǒng)核心技術(shù)、WEB技術(shù)及客戶端展示技術(shù)的發(fā)展，成熟的OA系統(tǒng)界面友好、維護簡單、功能強大、高效安全。能使復(fù)雜、繁瑣的辦公室事務(wù)變得自動化、流程化、數(shù)字化。大大提高企業(yè)各部門的工作效率。通過采用純WEB技術(shù)，用戶僅需懂得使用瀏覽器便可以使用OA系統(tǒng)，能在很短的時間里發(fā)揮良好效益。OA系統(tǒng)不僅是一個無紙化的軟件，而是一個管理工具。通過它來貫徹企業(yè)管理制度的執(zhí)行，傳播企業(yè)文化，通過流程的規(guī)范、知識的沉淀、員工的配合和協(xié)作來促進企業(yè)中人與組織的和諧發(fā)展，對于企業(yè)至關(guān)重要。
但由于市場上各類OA產(chǎn)品技術(shù)路線各異，如何選擇一款性價比合適。且符合企業(yè)現(xiàn)狀，容易被接受的產(chǎn)品成為OA選型工作的難題。
1 選型原則
企業(yè)在進行OA系統(tǒng)選型時，需要從主流技術(shù)、功能性、開放性、存儲管理、應(yīng)用案例和企業(yè)實際等角度進行。
1.1 基于主流技術(shù)
要求OA系統(tǒng)是基于Domino、J2EE或.Net等技術(shù)架構(gòu)，盡量以B/S的方式實現(xiàn)，以便于員工訪問。支持分布式部署，在不同地域部署OA系統(tǒng)，形成邏輯上的一個大OA系統(tǒng)，且共享員工花名冊、權(quán)限控制及電子化工作流，以滿足多地多用戶并發(fā)的使用的需求。支持多語言，以滿足多語言用戶訪問需求：提供成熟的API接口或以web service的方式對外提供服務(wù)，以便為其他應(yīng)用提供服務(wù)。
1.2 功能全面
要求OA系統(tǒng)至少包括如下功能：企業(yè)內(nèi)部門戶、員工花名冊、電子化工作流、電子郵件、即時通信、知識管理、權(quán)限管理等功能。
1.3 開放性強，支持靈活擴展
要求OA系統(tǒng)盡量獨立于特定的硬件、操作系統(tǒng)，容易升級，而且開放的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)可以和企業(yè)已有的信息資源(如ERP系統(tǒng))集成。能夠根據(jù)企業(yè)的需求快速靈活地增加、修改或刪除電子化工作流，滿足企業(yè)管理的變化，保護已有OA投入。
1.4 支持定額管理
當OA系統(tǒng)的用戶量非常龐大的時候，每位用戶能使用的存儲空間、能夠傳輸?shù)奈募笮�、各類附件存放在系統(tǒng)中的時間等都需要仔細規(guī)劃，否則OA系統(tǒng)的在線存儲中存放的數(shù)據(jù)將會越來越龐大，但其中大部分很可能是不被經(jīng)常訪問或者完全失效、過時的數(shù)據(jù)，給OA系統(tǒng)的運行效率、存儲管理以及信息化開銷都帶來挑戰(zhàn)。如果OA產(chǎn)品能夠支持各類定額管理，配合相應(yīng)的管理制度。則可以輕松規(guī)避這些問題。
1.5 支持靈活的存儲備份策略
OA系統(tǒng)是個頻繁使用的系統(tǒng)，且通常要求全天運行，當系統(tǒng)因故障中斷時。能夠快速恢復(fù)，其中數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)是十分重要的部分。要求OA系統(tǒng)能夠配合主流的備份軟件靈活地定制備份和恢復(fù)策略，靈活應(yīng)對各類異常情況。特別說明的是，有些OA系統(tǒng)，并未工作流中的附件、圖片、音視頻文件存放在數(shù)據(jù)庫中，而是將這些文件存儲在文件系統(tǒng)中，僅在數(shù)據(jù)庫中存儲了這些文件的索引信息。這是十分危險的。針對這類OA系統(tǒng)，要求其應(yīng)用備份恢復(fù)策略時能自動對這些文件做相應(yīng)處理，不需要人工干預(yù)。
1.6 有成功的應(yīng)用實例
國內(nèi)OA市場已經(jīng)非常成熟，不下十家知名的OA品牌。一般來說，優(yōu)秀的OA產(chǎn)品應(yīng)用會比較廣泛，在選型過程中，盡可能地考察這一產(chǎn)品在相關(guān)的領(lǐng)域中的應(yīng)用效果，比較與其他產(chǎn)品的優(yōu)缺點、市場占有率等，為選型提供參考。
1.7 符合企業(yè)現(xiàn)狀
OA系統(tǒng)最終要為企業(yè)所用，并不是最優(yōu)秀、技術(shù)基礎(chǔ)最好的產(chǎn)品就是最滿足本企業(yè)需要的。而需要仔細考察企業(yè)本身需求、管理習慣、員工計算機水平和操作技能等各種因素，選擇一款能被企業(yè)快速接受、上手使用、擴展靈活的產(chǎn)品。
2 建設(shè)目標
企業(yè)進行OA建設(shè)的目標通常是：通過先進成熟的計算機和通信技術(shù)手段建立的一個高質(zhì)量、高效率、智能化的辦公輔助系統(tǒng)，為領(lǐng)導(dǎo)管控和員工日常辦公提供信息服務(wù)，提高辦公效率，減輕工作人員丁作負擔，節(jié)約辦公經(jīng)費，從而實現(xiàn)集團的辦公無紙化、資源信息化、決策科學(xué)化。①實現(xiàn)信息共享，提升交流溝通效率；②實施流程電子化管理，規(guī)范管理水平；③創(chuàng)造數(shù)字化辦公環(huán)境。實現(xiàn)遠程辦公和移動辦公；④提高內(nèi)部資源利用率，降低辦公與運營成本；⑤承上啟下，連接各相關(guān)部門單位；⑥企業(yè)對內(nèi)實行信息門戶建設(shè)，加強對內(nèi)的宣傳，樹立企業(yè)的形象。
3 OA產(chǎn)品主要技術(shù)架構(gòu)
OA系統(tǒng)是一種重要的應(yīng)用軟件，目前各類應(yīng)用軟件已經(jīng)傾向于組件化的設(shè)計思想，以降低各邏輯組件間的耦合性。設(shè)計思想中最為流行的、為絕大部分現(xiàn)有應(yīng)用系統(tǒng)所采用的是：“MVC”(Model View Controller)設(shè)計思想。OA系統(tǒng)實現(xiàn)此思想時根據(jù)所采用的具體開發(fā)技術(shù)又分為三種架構(gòu)：Domino架構(gòu)、J2EE架構(gòu)、Net架構(gòu)。
3.1 MVC設(shè)計思想
MVC英文即Model View Controller。即把一個應(yīng)用的輸入輸出、處理、存儲流程按照Model、View、Controller的方式進行分離，這樣一個應(yīng)用被分成三個層——模型層、視圖層、控制層。
如圖1 View(視圖)代表用戶交互界面，用以接受用戶的請求，并將處理結(jié)果呈現(xiàn)給用戶。在OA系統(tǒng)中。表現(xiàn)為用戶見到的輸入頁面和展示頁面：Controller(控制)從用戶接收請求，然后將數(shù)據(jù)交由Model處理，或者從Model中獲取處理結(jié)果，然后選擇相應(yīng)的View呈現(xiàn)給用戶。在OA系統(tǒng)表現(xiàn)為后臺的流程流轉(zhuǎn)：Model(模型)可以看作是業(yè)務(wù)邏輯處理服務(wù)提供者和數(shù)據(jù)存儲(數(shù)據(jù)庫)，在OA系統(tǒng)中表現(xiàn)為數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)存儲。其中，業(yè)務(wù)邏輯處理/數(shù)據(jù)處理是OA系統(tǒng)的核心。
圖1 交互界面
MVC是構(gòu)筑軟件優(yōu)秀的設(shè)計思想，將業(yè)務(wù)處理與顯示分離。各層之間松耦合，日后當進行擴展或者整合的時候，可以用搭積木一樣的方式來進行。
3.2 Domina架構(gòu)
Domino屬于IBM陣營的技術(shù)，最初由Lotus公司開發(fā)。后被IBM收購而更加發(fā)揚光大，是OA領(lǐng)域最成熟的技術(shù)。目前基于Domino技術(shù)開發(fā)的OA系統(tǒng)，通常是將Domino作為Model。不需另行開發(fā)，再在Domino之上通過其提供的工具開發(fā)Controller和View，其中的View目前大部分是Web頁面形式。這種架構(gòu)其實就是在Domino精華之上加了一層殼，實質(zhì)還是原來的Domino系統(tǒng)。
優(yōu)勢：可以運行于各種操作系統(tǒng)平臺之上：有成熟強大的Domino做為Model，便于系統(tǒng)運維；Domino集成了電子郵件系統(tǒng)，不需要另外搭建電子郵件平臺，也不需要搭建任何其他的應(yīng)用服務(wù)器；支持支持集團企業(yè)分布式部署、靈活的流程增加修改刪除功能、提供二次開發(fā)接口、支持多語言。
劣勢：從數(shù)據(jù)存儲的角度來看，Domino不是通過流行的關(guān)系型數(shù)據(jù)的機制來存儲數(shù)據(jù)的，在大批量數(shù)據(jù)的處理能力上略顯不足。
3.3 J2EE架構(gòu)
J2EE全稱為Java 2 EntERPrise Edition，后改名為：Java EE，即Java Platform EntERPrise Edition。J2EE原屬于SUN陣營，去年SUN為Oracle公司所收購。Java語言的流行、開源應(yīng)用的蓬勃發(fā)展，使得J2EE是目前最流行的應(yīng)用開發(fā)架構(gòu)，也是將MVC思想實現(xiàn)地最徹底的新技術(shù)。J2EE提供了一系列的規(guī)范，可以與多種產(chǎn)品和技術(shù)無縫集成。
目前基于J2EE開發(fā)的OA系統(tǒng)，通常是將某種關(guān)系型數(shù)據(jù)庫以及自行開發(fā)OA的核心即業(yè)務(wù)邏輯處理作為Model，自行開發(fā)Controller和View。
優(yōu)勢：可以運行于各種操作系統(tǒng)平臺之上；處理大批量業(yè)務(wù)時效率較高；模塊間耦合度極低，開放性好，二次開發(fā)性強；支持多語言、在GPL及其類似協(xié)議下開放源代碼或者提供成熟的二次開發(fā)接口。
劣勢：廠家自行開發(fā)OA業(yè)務(wù)邏輯處理組件，廠家的實力和產(chǎn)品成熟度較Domino架構(gòu)相比有差距；OA系統(tǒng)需另外配備郵件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和應(yīng)用服務(wù)器。這三部分都開銷不菲；當增加或修改流程時，運維沒有Domino方便，有些產(chǎn)品需要專門的數(shù)據(jù)庫專家和程序設(shè)計人員才能進行運維工作。
3.4 Net架構(gòu)
Net屬于Microsoft陣營，在應(yīng)用開發(fā)領(lǐng)域，是J2EE架構(gòu)近年來的競爭對手。兩者的設(shè)計思想很多地方相互學(xué)習，十分類似。最大的不同在于：.Net架構(gòu)用Microsoft的技術(shù)實現(xiàn)，只能運行于Windows平臺之上，而J2EE架構(gòu)用Java語言實現(xiàn)。可以運行于任何平臺之上，能和任何符合其規(guī)范的產(chǎn)品或技術(shù)“搭積木”。
目前基于Net開發(fā)的OA系統(tǒng)，和J2EE類似，通常是將某種關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(通常是MS SqlServer)、自行開發(fā)OA的核心即業(yè)務(wù)邏輯處理作為M0del，自行開發(fā)Controller和View。
優(yōu)勢：處理大批量業(yè)務(wù)時效率較高；模塊耦合度低，二次開發(fā)性強；可以使用Windows自帶的應(yīng)用服務(wù)器IIS(Internet Information Server)。不需另外購買；支持多語言、提供成熟的二次開發(fā)接口。
劣勢：僅能運行于Windows平臺之上：廠家自行開發(fā)OA業(yè)務(wù)邏輯處理組件，廠家的實力和產(chǎn)品成熟度較Domino架構(gòu)相比有差距：OA系統(tǒng)需另外配備數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、郵件系統(tǒng)，這兩部分開銷不菲；當增加或修改流程時，運維沒有Domino方便，有些產(chǎn)品需要專業(yè)的數(shù)據(jù)庫專家和程序設(shè)計人員才能進行運維工作。
通過OA領(lǐng)域此三種流行技術(shù)架構(gòu)分析，Domino與J2EE架構(gòu)具有更好的靈活性和擴展性，可以作為首選考慮，綜上所述，在OA產(chǎn)品選型過程中，可以參照本文提出的七個原則，并結(jié)合產(chǎn)品的技術(shù)架構(gòu)進行。
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