ERP系統(tǒng)的成功實施靠的是三分技術，七分管理，十二分數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)在整個系統(tǒng)中所占的份量由此略見一斑。在所有的基礎數(shù)據(jù)中，倉庫的基礎數(shù)據(jù)又是非常重要的，庫存數(shù)據(jù)的準確性與否對企業(yè)生產(chǎn)計劃的順利執(zhí)行、物料需求計劃的編制有著直接的影響，一不小心，就可能因為庫存數(shù)據(jù)不準，導致生產(chǎn)停工待料，倉庫物料呆滯積壓，采購重復催料等致命現(xiàn)象的發(fā)生。在ERP系統(tǒng)的運行過程中，如何保證單據(jù)錄入及時、數(shù)據(jù)準確，是困擾企業(yè)管理者，特別是倉管員的一個難題。

    通過庫存盤點，加強對賬物的抽查，是改善倉庫基礎數(shù)據(jù)質(zhì)量的關鍵環(huán)節(jié)，但必須注意其中的技巧，如果操作的方法欠妥，它的效果將會事半功倍。通過盤點來改善倉庫基礎數(shù)據(jù)的質(zhì)量雖然是一種有效的手段，但千萬不能盲從，它是有一定前提的，就是倉儲管理的基礎要好，這主要反映在以下幾個方面，首先，物料存放區(qū)域的劃分必須十分清楚，如合格品區(qū)、退貨區(qū)、待檢區(qū)等，每類物料都應該有標準的庫位，實現(xiàn)了按照庫位擺放，這樣可以避免因為找不到物料而產(chǎn)生的灰色地帶，物料找不到，后患無窮，除了影響到生產(chǎn)外，還會引起重復催料和重復采購，導致呆滯物料的產(chǎn)生，長期下去，形成惡性循環(huán)，使倉管員的工作效率非常低下。其次是合理的物料編碼體系的建立，使物料的描述狀態(tài)清清楚楚，明明白白，如果沒有這套標準的體系，幾百種通用小五金件管理起來非常麻煩，登記管理很不規(guī)范，同一種零部件往往在公司的記錄本上記錄的名字都不一樣，管理起來效率比較低下，常常是生產(chǎn)等著上線，各種零部件庫存的數(shù)量經(jīng)常無法準確掌握，其他的各種大件、通用件、類似件的管理也是很被動。另外，在建立物料編碼體系時，一定要杜絕一物多碼或者是一碼多物情況的產(chǎn)生，否則在盤點的時候，是很難區(qū)分開來，即使能夠區(qū)分開，也要花費大量的時間精力，嚴重影響到盤點的進程，最后就是倉儲管理的基本規(guī)范要落實到日常行動上，如加強對倉管員現(xiàn)場賬物情況的抽查，并以此作為績效考核的依據(jù)，還有為了避免閑雜人員進入倉庫，必須實行門禁管理，只允許物料員進出倉庫，堅持單據(jù)的及時傳遞和處理，當日的單據(jù)當日必須處理完，發(fā)放的物料一次性出庫原則，等等，這些都是維護好盤點勝利成果的必要條件。

    根據(jù)現(xiàn)場庫存數(shù)據(jù)質(zhì)量的情況不同，盤點的方法也是有所區(qū)別的，如果庫存的基礎數(shù)據(jù)質(zhì)量非常差，并且非�；靵y，必須采取靜態(tài)盤點的方式。如果是針對ERP系統(tǒng)的切換而進行的盤點，為了保證基礎數(shù)據(jù)的準確性，也必須進行靜態(tài)盤點，它的特點是停止一切動態(tài)數(shù)據(jù)的產(chǎn)生，截止期內(nèi)，要求生產(chǎn)線停產(chǎn)，供應商停止送貨，倉庫停止一切收發(fā)業(yè)務。如果車間的物料不能全部退倉，車間現(xiàn)場的物料也在盤點的范圍之內(nèi)，因此，靜態(tài)盤點是一項非常艱巨的任務，對正常生產(chǎn)的的影響是比較大的，所以一般都是一年盤點一次，時間安排在生產(chǎn)的淡季或者是年終的時候，因為參與的人員較多，還可能有其它部門相關人員參與，因此事前一定要計劃好，包括盤點要用到的一些單據(jù)、表格和相關的工具等，并成立盤點小組，每個小組由一個倉管員擔任組長，負責本組盤點的進度，以及處理在盤點過程中出現(xiàn)的一些問題。盤點完成后，盤點小組還需要核對盤點數(shù)量跟庫存帳數(shù)量是否相符，若不符合，就需要調(diào)整庫存數(shù)量，發(fā)現(xiàn)有疑問的地方，還需要進行核對、復盤，因此，整個調(diào)整的工作量會比較大，時間會比較長，但是為了使ERP系統(tǒng)盡快的上線并正常運行，還是要求能夠在最短時間內(nèi)完成核對和數(shù)量調(diào)整等工作。一般情況下，我們可以根據(jù)產(chǎn)品的類別等生成多張盤點單據(jù)，在盤點完成后，進行數(shù)量核對時，可以把盤點單據(jù)分發(fā)給各個部門的人員，每個人負責一份資料，進行核對與調(diào)整。盤點數(shù)量調(diào)整完畢后，還需要進行成本的調(diào)整。如某種材料在帳上的數(shù)量為10000套，其庫存成本為100。盤點后的數(shù)量為9900套，少了100套。那么庫存成本應該為多少呢？企業(yè)就要根據(jù)自己的處理規(guī)則，進行成本的調(diào)整。ERP系統(tǒng)可以根據(jù)預先設置好的參數(shù)進行自動的批處理并得出會計分錄。雖然說是自動生成的，但還是需要我們?nèi)ブ鲃舆M行成本調(diào)整作業(yè)的相關審核工作。

    除了靜態(tài)盤點外，我們?nèi)粘９ぷ髦杏玫米疃嗟倪�是循環(huán)盤點或者是抽盤（又稱為動態(tài)循環(huán)盤點），因為靜態(tài)盤點對生產(chǎn)影響大，耗費周期長，為了不影響正常的生產(chǎn)運作，又能對庫存的物料進行整理，最好的辦法就是循環(huán)盤點。循環(huán)盤點就像分吃一塊大蛋糕，若要一口吃完，可能有點累。但是，若把蛋糕切成一小塊一小塊地吃，今天吃一塊，明天吃一塊，那就不會累。它是把企業(yè)的庫存產(chǎn)品按種類或隨機分成幾類，一次只盤點一類，如此循環(huán)下去。循環(huán)盤點雖不能減輕盤點工作量，但是，可以把盤點工作量進行分解。如，企業(yè)若要盤點整個倉庫的庫存，可能需要兩天的時間，但是，利用循環(huán)盤點，則可把工作量變?yōu)樗膫�半天，這樣就可以把對企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營的影響降至最少。循環(huán)盤點既可以按類進行循環(huán)，也可以讓系統(tǒng)自動幫助分類，它不需要太多的人員參與，一般是倉管員自己負責所管轄的物料，利用空余時間來進行，對于發(fā)現(xiàn)的差異要及時調(diào)整。循環(huán)盤點的頻率一般是一個季度一次，也可以根據(jù)企業(yè)的實際情況來安排，針對A類物料，要求一個月進行一次，B類物料兩個月盤點一次，C類物料一個季度盤點一次。倉管員在盤點前，要準備好當天所盤點物料的清單，對這些物料進行鎖定，控制好當天這些物料發(fā)生業(yè)務的單據(jù)，盤點過程中不要在系統(tǒng)中有這些物料的業(yè)務發(fā)生，等當天盤點結束后，晚上再補錄這些單據(jù)，千萬不能遺漏。另外一種盤點方法就是抽盤，所謂抽盤，就是指沒有固定規(guī)律和時間限制來對倉庫的物料或者是車間庫存進行盤點，主要是針對ERP系統(tǒng)的異常數(shù)據(jù)進行核查，以及對倉管員的工作績效進行考核等，它不是全盤，只是抽查一些物料的賬物是否相符、庫位是否相符和6S現(xiàn)場管理是否到位，在抽盤過程中，針對倉管員在管理中存在的問題要及時指出，并幫助其改正，這其中有一種情況是很容易忽略的，那就是ERP系統(tǒng)里帳存數(shù)量為零的物料，一般情況下，大家認為庫存是沒有的，但有時帳可能與實際不符，賬上沒有的，倉庫里有實物，這就是我們經(jīng)常講的“帳沒有進系統(tǒng)”，碰到這種情況，抽盤的依據(jù)非常重要，就是一定要以現(xiàn)場的實物為依據(jù)來抽查，將抽查的結果與系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)再進行匹配，這樣才能保證抽查的全面性。

    總之，倉庫盤點作為ERP系統(tǒng)基礎數(shù)據(jù)整理的重要手段，是一項非常細致的工作，它要求用數(shù)據(jù)來說話，敷衍不得，否則就會驗證“垃圾進，垃圾出”那句老話。作為一名倉管員，要非常明確“日事日畢；上午事上午畢；下午事下午畢；一小時內(nèi)事一小時畢”的處事態(tài)度，養(yǎng)成良好的工作習慣，不斷堅持庫存基礎數(shù)據(jù)的整理，才能保證ERP系統(tǒng)平穩(wěn)高效的運行。

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本文標題：ERP軟件基礎數(shù)據(jù)整理之倉庫盤點

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