行政管理是企業(yè)行政系統(tǒng)為了企業(yè)的生存與發(fā)展而依靠一定的法律、制度、原則及方法對企業(yè)進行職能性管理的總和。
1 流程
1．1 流程的定義
業(yè)務(wù)流程是指企業(yè)以輸入各種資源和顧客需求為起點、到企業(yè)創(chuàng)造出對顧客有價值的產(chǎn)品(或服務(wù))為重點的一系列活動。企業(yè)通過業(yè)務(wù)流程的運作，可以為客戶直接創(chuàng)造價值，保證自身經(jīng)營目標的實現(xiàn)。
業(yè)務(wù)流程管理是將生產(chǎn)流程、業(yè)務(wù)流程、各類行政申請流程、財務(wù)審批流程、人事處理流程、質(zhì)量控制及客服流程等70％以上需要兩人協(xié)作實施的任務(wù)全部或部分由計算機處理，并使其簡單化、自動化的業(yè)務(wù)過程。
根據(jù)行業(yè)的特性，業(yè)務(wù)流程可以分為管理流程、設(shè)計流程、制造流程等。
管理流程包括企業(yè)開展各種活動的相關(guān)程序。企業(yè)通過管理活動對業(yè)務(wù)進行監(jiān)督、控制、協(xié)調(diào)、服務(wù)，間接地為企業(yè)創(chuàng)造價值。常見的管理流程有6種類型如圖1所示。本文探討的主要方向是行政管理業(yè)務(wù)流程。
圖1 管理流程的6種類型
1．2 流程對企業(yè)管理的意義
(1)提高企業(yè)的整體競爭力。
(2)支撐企業(yè)戰(zhàn)略的實現(xiàn)。
(3)有助于企業(yè)管理的規(guī)范化與標準化。
(4)引導企業(yè)管理職能的轉(zhuǎn)型。
2 行政管理
2．1 行政管理定義
行政管理是企業(yè)行政系統(tǒng)為了企業(yè)的生存與發(fā)展而依靠一定的法律、制度、原則及方法對企業(yè)進行職能性管理的總和。
2．2 流程如何選擇
企業(yè)在進行流程梳理之前，首先要對企業(yè)目前存在的問題進行診斷與分析，找出企業(yè)問題的關(guān)鍵所在。對于這些關(guān)鍵的、亟待解決的問題，需要首先建立流程，這些流程稱為“關(guān)鍵流程”。在選擇關(guān)鍵流程時，要從以下3個方面考慮：(1)績效較低的流程。(2)比較重要的流程。(3)容易實施的流程。
3 行政管理業(yè)務(wù)
3．1 行政管理業(yè)務(wù)范圍
通常情況下，行政管理業(yè)務(wù)包括會議管理、公關(guān)接待管理、文電管理、檔案管理、印章與證照管理、車輛使用管理、辦公耗材管理、行政辦公費用管理等，如圖2所示。
圖2 行政管理業(yè)務(wù)范圍
3．2 行政管理業(yè)務(wù)內(nèi)容
(1)會議管理。會議管理業(yè)務(wù)主要包括會議計劃編制流程、會議費申請流程、會議準備流程、會議開展流程、會議善后流程。通常情況下，企業(yè)內(nèi)部存在著多種不同的會議類型，會議管理中也可以根據(jù)會議類型進行業(yè)務(wù)流程的分類，比如公司內(nèi)部工作例會、領(lǐng)導／干部會議、視頻會議、公司外部會議等。
(2)公關(guān)接待管理。企業(yè)建立公關(guān)事務(wù)管理流程的主要目的是使企業(yè)保持與員工、客戶、公眾的良好溝通，獲得各界的支持，樹立企業(yè)形象，提高企業(yè)的知名度、美譽度等。而日常接待工作比較繁雜，涉及的方面較為廣泛。分為內(nèi)外事接待與公關(guān)事務(wù)處理兩部分。
內(nèi)／外事接待業(yè)務(wù)主要包括接待方案編審流程、參觀接待流程、禮品申請使用流程、客飯安排流程、住宿安排流程。按照接待的性質(zhì)，日常的接待也可以分為預約接待流程、臨時接待流程、參觀接待流程。
公關(guān)事務(wù)處理業(yè)務(wù)主要包括公關(guān)活動策劃流程、公關(guān)媒體選擇流程、公關(guān)接待流程、危機公關(guān)處理流程。
(3)文電管理。文電管理即文書事務(wù)管理，企業(yè)的文書包括決定、報告、通知、請示、批復、函、簡報、會議紀要、外來信件、外來公文等。文電管理業(yè)務(wù)主要包括收文與發(fā)文：收文辦理流程、公文發(fā)布流程(包含文書起草和文書會簽)；傳真收發(fā)：傳真接收流程、傳真發(fā)送流程；郵件收發(fā)：郵件接收流程、郵件發(fā)送流程；機要文件收發(fā)：機要文件接收流程、機要文件發(fā)送流程；信函收發(fā)：信函接收流程、信函寄送流程。
(4)檔案管理。檔案管理是文書資料管理的一項重要內(nèi)容，企業(yè)文件資料都應(yīng)具有一定的完整性、保密性和實效性，需要進行妥善管理。檔案管理業(yè)務(wù)主要包括檔案收集整理流程、檔案編目與檢索流程、檔案編輯與研究流程、檔案借閱與歸還流程、檔案銷毀流程、檔案保密流程等。
(5)印章與證照管理。企業(yè)的印章包括公章法人章、財務(wù)專用章、合同專用章、發(fā)票專用章、高層領(lǐng)導個人名章以及其他業(yè)務(wù)章等。企業(yè)證照是指企業(yè)的營業(yè)執(zhí)照以及各項資格證書等。企業(yè)的印章、證照代表了企業(yè)全部或某方面的意志。須正確使用與保管，以免給企業(yè)帶來重大損失和法律風險。分為印章管理業(yè)務(wù)和證照管理業(yè)務(wù)兩部分。
印章管理業(yè)務(wù)主要包括印章刻制流程、印章停用流程、印章申請使用流程。
證照管理業(yè)務(wù)主要包括證照辦理流程、證照變更流程、證照使用登記流程。
(6)車輛使用管理。車輛管理是行政辦公日常管理的主要內(nèi)容之一，主要包括車輛調(diào)撥使用流程、車輛加油報銷流程、車輛保養(yǎng)維護流程、車輛維修流程、車輛報廢流程、車輛年檢流程等。
(7)辦公耗材管理。辦公耗材包括辦公設(shè)備與辦公用品，企業(yè)的行政辦公設(shè)備包括計算機及其附屬設(shè)備、傳真機、復印機、電話、音響、攝像設(shè)備、投影儀等，企業(yè)行政辦公用品包括筆、訂書機、復寫紙、復印紙、印泥、筆記本、檔案袋、碳粉、墨盒、硒鼓、計算器等。辦公耗材管理業(yè)務(wù)主要包括辦公耗材申購流程、辦公耗材采購流程、辦公耗材驗收入庫流程、辦公耗材領(lǐng)用流程、辦公耗材報廢流程等。
(8)行政辦公費用管理。行政辦公費用包括辦公費用、接待費用、出差費用等。行政辦公費用支出在企業(yè)費用總支出中所占比重較大，伸縮性也較強，企業(yè)須對其進行嚴格的控制。行政辦公費用管理業(yè)務(wù)主要包括行政費用預算編制流程、行政費用控制報告編制流程、接待費用申請使用流程、出差費用使用報銷流程等。
4 流程建模
流程建模主要分為6個步驟，如圖3所示。
圖3 流程建模的主要步驟
(1)需要識別業(yè)務(wù)主線，進行業(yè)務(wù)分析，從流程功能、流程內(nèi)容和顆粒度上劃分流程的類型和層次。依據(jù)業(yè)務(wù)主線和流程分類的方式，確定明確的框架。在此基礎(chǔ)上，識別關(guān)鍵流程，它必須是對企業(yè)核心競爭能力構(gòu)成直接影響的流程。
(2)業(yè)務(wù)流程識別以后，需要對不合理的流程進行再設(shè)計。進行流程調(diào)研，分析作業(yè)情況，與相關(guān)部門共同設(shè)計流程和關(guān)鍵控制。
(3)定義詳細業(yè)務(wù)流程，主要包括流程的構(gòu)成元素、活動之間的關(guān)系、活動的邏輯結(jié)構(gòu)。流程主要有6個要素：輸入資源、活動、活動之間的關(guān)聯(lián)、輸出結(jié)果、顧客、價值。在實際的流程中，一般涉及到主要責任部門(細化到崗位)、表單、制度、質(zhì)量體系、信息系統(tǒng)等。
(4)繪制具體的流程圖。一般通過專門的工具來實現(xiàn)，常用的有Visio或流程建模工具ARIS、MetastormProVision等。需要組織與流程相關(guān)的業(yè)務(wù)人員認真研究、理解和分析流程的準確性。建模之后應(yīng)進行分析與仿真，分析是從理論上保證流程的正確性，而仿真則是由實踐結(jié)果符合期望值時得出流程正確的結(jié)果。
(5)在流程運行試驗的基礎(chǔ)上，根據(jù)進一步收集到的信息，結(jié)合實踐經(jīng)驗，并針對管理需求深入分析和診斷問題，提出對各問題的解決力一案，形成診斷報告，然后對流程進行合并、簡化、刪除等改進。
(6)最終確定所有的流程圖，由公司管理層正式公示，并將所有的流程圖匯集成冊。
5 通過業(yè)務(wù)流程加強行政管理
在實施流程管理的過程中，如何通過業(yè)務(wù)流程的管理來加強行政管理，有以下幾點建議：
(1)建立合適的企業(yè)文化。企業(yè)在實施流程管理時，需要改變過去的傳統(tǒng)觀念和習慣做法，建立起一種能夠適應(yīng)這種轉(zhuǎn)變的，以“積極向上、追求變革、崇尚效率”為特征的企業(yè)文化，以便使每個流程中的各項活動都能實現(xiàn)最大化的增值，為企業(yè)經(jīng)濟效益的提升做出貢獻。
(2)提高領(lǐng)導者對流程管理的認識。要讓領(lǐng)導者認識到實施流程管理是企業(yè)提高運營效率和經(jīng)濟效益的重要措施，是企業(yè)戰(zhàn)勝競爭對手的主要手段。只有提高對流程管理的認識，企業(yè)的流程再造得以推動，實施才能見到效果。
(3)加強培訓，使企業(yè)上下共同提高對流程管理的認識。在實施流程管理的過程中，企業(yè)高、中層管理人員是推動流程管理的骨干。同時，廣大員工也是貫徹、推動流程管理的重要力量，通過培訓，提高員工的自覺性，使員工自覺地遵守新流程所建立起來的管理秩序和規(guī)則。
6 結(jié)束語
行政管理業(yè)務(wù)流程是每個企業(yè)都應(yīng)該重點關(guān)注的內(nèi)容。只有做好內(nèi)部管理工作，提高企業(yè)的運營效率，才能幫助企業(yè)有效運轉(zhuǎn)，從而提高經(jīng)濟效益并滿足外部客戶的需求。
核心關(guān)注：拓步ERP系統(tǒng)平臺是覆蓋了眾多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、行業(yè)應(yīng)用，蘊涵了豐富的ERP管理思想，集成了ERP軟件業(yè)務(wù)管理理念，功能涉及供應(yīng)鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理，全面涵蓋了企業(yè)關(guān)注ERP管理系統(tǒng)的核心領(lǐng)域，是眾多中小企業(yè)信息化建設(shè)首選的ERP管理軟件信賴品牌。
轉(zhuǎn)載請注明出處：拓步ERP資訊網(wǎng)http://www.oesoe.com/
本文標題：關(guān)于企業(yè)通用行政管理ERP業(yè)務(wù)流程的探討
本文網(wǎng)址：http://www.oesoe.com/html/consultation/10819610782.html
相關(guān)文章
