客戶挑選ERP合作伙伴其實(shí)就是一個(gè)面試的過(guò)程。在這個(gè)面試中，客戶會(huì)提一些比較尖銳的問(wèn)題。作為ERP顧問(wèn)，你若不能給對(duì)方一個(gè)清晰、明確的答案，就意味著你被淘汰了。這里我將陸續(xù)總結(jié)一些我在“被面試”的過(guò)程中，客戶提問(wèn)的一些共性問(wèn)題，供大家參考。

　　我印象最深刻的一個(gè)面試經(jīng)歷是一家日資企業(yè)，他們主要生產(chǎn)五金工具。在面試的過(guò)程中，對(duì)方分管工廠的副總給我下了一個(gè)難題。他說(shuō)，我現(xiàn)在倉(cāng)庫(kù)里如果有2000個(gè)庫(kù)存材料。我如何知道這些材料有沒(méi)有被其他生產(chǎn)訂單所用?我實(shí)際可以用于新訂單的數(shù)量有多少?

　　副總的這個(gè)問(wèn)題可是一針見(jiàn)血，道破了ERP系統(tǒng)中第一個(gè)核心功能，物料需求的計(jì)算。確實(shí)，這個(gè)問(wèn)題也是一直困擾著企業(yè)的難題，特別是那些接單式生產(chǎn)與庫(kù)存式生產(chǎn)并存的企業(yè)。正確區(qū)分庫(kù)存材料的性質(zhì)，哪些材料已經(jīng)被其他訂單預(yù)定了，哪些是還可以被其他訂單所用，這對(duì)于有序的進(jìn)行生產(chǎn)是非常重要的。

　　ERP應(yīng)對(duì)之道：通過(guò)幾大量來(lái)精確定位庫(kù)存數(shù)量。

　　在具體講解ERP系統(tǒng)解決方式之前，我先向企業(yè)介紹了幾個(gè)概念，這是理解這個(gè)功能的前提。

　　一是計(jì)劃領(lǐng)料量。他是指已經(jīng)有了生產(chǎn)計(jì)劃，但是還沒(méi)有下過(guò)生產(chǎn)訂單所需要的材料量。

　　二是預(yù)計(jì)領(lǐng)料量。他是指已經(jīng)下了生產(chǎn)訂單，但是，還沒(méi)有領(lǐng)材料的數(shù)量或者指材料沒(méi)有領(lǐng)齊的數(shù)量。

　　三是計(jì)劃采購(gòu)量。是指已經(jīng)按生產(chǎn)計(jì)劃或者銷售計(jì)劃生成了采購(gòu)計(jì)劃，但是還沒(méi)有下采購(gòu)單的數(shù)量。

　　四是預(yù)計(jì)請(qǐng)購(gòu)量。有些企業(yè)物料的采購(gòu)必須有需求部門開(kāi)出請(qǐng)購(gòu)單，然后采購(gòu)部門才能采購(gòu)。也就是中，從生產(chǎn)計(jì)劃到采購(gòu)單，中間有一個(gè)請(qǐng)購(gòu)的過(guò)程。這個(gè)預(yù)計(jì)請(qǐng)購(gòu)量就是已經(jīng)下了請(qǐng)購(gòu)單，但是還沒(méi)有下采購(gòu)單的數(shù)量。

　　五是預(yù)計(jì)進(jìn)貨量。他是指已經(jīng)下了采購(gòu)單，但是供應(yīng)商還沒(méi)有送貨的采購(gòu)數(shù)量。有的人也把他叫做在途量。

　　六是庫(kù)存數(shù)量。他就是我們通常所說(shuō)的企業(yè)庫(kù)存帳上的數(shù)量。但是，往往這個(gè)庫(kù)存數(shù)量已經(jīng)被其他訂單所占用。我們?cè)诳紤]材料需求的時(shí)候，也不能以這個(gè)庫(kù)存數(shù)量為基礎(chǔ)進(jìn)行考慮。

　　首先，我們要考慮庫(kù)存數(shù)量中，到底有多少數(shù)量已經(jīng)被其他訂單所占用。庫(kù)存數(shù)量減去預(yù)計(jì)領(lǐng)料量減去計(jì)劃領(lǐng)料量得出來(lái)的結(jié)果，就是現(xiàn)在庫(kù)存中實(shí)際可以利用的數(shù)量。這比較好理解。也即是說(shuō)，現(xiàn)在庫(kù)存帳上的數(shù)量，包括三部分，一是我已經(jīng)下了生產(chǎn)計(jì)劃，但是還沒(méi)有開(kāi)工生產(chǎn)的訂單;二是我已經(jīng)在開(kāi)工生產(chǎn)，但是，我材料可能還沒(méi)有領(lǐng)齊;剩下來(lái)的部分才是我們真正可用于其他生產(chǎn)訂單的庫(kù)存材料。

　　但是，我們使用后會(huì)發(fā)現(xiàn)，這么計(jì)算出來(lái)的結(jié)果有時(shí)候往往是負(fù)數(shù)。如我現(xiàn)在已有生產(chǎn)計(jì)劃還沒(méi)開(kāi)工的單據(jù)需要某個(gè)材料2000件，已經(jīng)開(kāi)工但是還沒(méi)領(lǐng)齊的生產(chǎn)訂單需要該材料1000件，我?guī)齑鏀?shù)量只有2000件。最后算出來(lái)的差額是倉(cāng)庫(kù)還少了1000件。那是不是說(shuō)明我還有去請(qǐng)購(gòu)1000件呢?

　　其實(shí)不然。因?yàn)樯厦孢@個(gè)計(jì)算，還沒(méi)有考慮的預(yù)計(jì)請(qǐng)購(gòu)、預(yù)計(jì)進(jìn)貨、計(jì)劃采購(gòu)等數(shù)量。也就是說(shuō)，可能這缺的1000件材料，采購(gòu)部門已經(jīng)采購(gòu)，只是還沒(méi)有到企業(yè)倉(cāng)庫(kù)。若我們?cè)倜叭蝗フ?qǐng)購(gòu)或者采購(gòu)的話，那不是會(huì)造成庫(kù)存的浪費(fèi)嗎?

　　所以，在考慮物料需求的時(shí)候，還要把預(yù)計(jì)請(qǐng)購(gòu)量、預(yù)計(jì)進(jìn)貨量、計(jì)劃采購(gòu)量等幾個(gè)因素考慮進(jìn)去，如此，才能夠計(jì)算出我真正的需要采購(gòu)的數(shù)量。

    在以上考慮的各個(gè)數(shù)量中，我沒(méi)有把自己生產(chǎn)的半成品等考慮進(jìn)去。若企業(yè)所用的材料，有些是自己生產(chǎn)的半成品，則還要考慮兩個(gè)量，一是預(yù)計(jì)生產(chǎn)量，二是計(jì)劃生產(chǎn)量。根據(jù)字面意思都很好理解，預(yù)計(jì)生產(chǎn)量是指已經(jīng)開(kāi)了生產(chǎn)訂單但是還沒(méi)有完工入庫(kù)的數(shù)量;而計(jì)劃生產(chǎn)量是指已經(jīng)有了生產(chǎn)計(jì)劃但是還沒(méi)有開(kāi)工生產(chǎn)的數(shù)量。

　　當(dāng)我們查詢庫(kù)存時(shí)，發(fā)現(xiàn)庫(kù)存帳上數(shù)量有2000件。在我們手工管理的時(shí)候，很難分清這些庫(kù)存材料我到底還可以用多少，以后可能還有多少進(jìn)貨，我這次還需要采購(gòu)多少，等等。但是，有了ERP系統(tǒng)后，這將變得超簡(jiǎn)單。我們只需要點(diǎn)一下這個(gè)材料的占用明細(xì)，系統(tǒng)就會(huì)根據(jù)相關(guān)的單據(jù)信息，自動(dòng)幫用戶分析出，這2000件庫(kù)存材料中，我已經(jīng)有了訂單的或者有了生產(chǎn)計(jì)劃的有多少;我剩下的還有多少可以用;我在未來(lái)的幾天內(nèi)預(yù)計(jì)還沒(méi)有多少的進(jìn)貨，等等。這些信息就會(huì)一目了然的反應(yīng)在企業(yè)用戶面前。這大大提高了用戶對(duì)于庫(kù)存數(shù)量的管控力度。

    副總聽(tīng)了我的解釋后，比較滿意。但是，看他神色，顯然還不滿足。果然，其接下去問(wèn)了更加專業(yè)的問(wèn)題。他問(wèn)我，庫(kù)存帳上數(shù)量有一部分是已經(jīng)被其他訂單或者生產(chǎn)計(jì)劃所占用的。那我能不能具體查詢出，到底是被哪些生產(chǎn)計(jì)劃說(shuō)著生產(chǎn)訂單所占用的呢?因?yàn)橛袝r(shí)候遇到急單的時(shí)候，我們可能會(huì)需要挪用其他訂單的相同材料。我們需要系統(tǒng)提供具體的明細(xì)資料，如此，我們就可以方便的判斷出可以挪用那張訂單的材料。

    ERP應(yīng)對(duì)之道：

　　一般來(lái)說(shuō)，我們是不贊成企業(yè)生產(chǎn)訂單相互之間挪用材料的，這會(huì)造成管理的混亂。但是，企業(yè)若認(rèn)為真的有必要這么做的話，ERP還是可以幫助解決的，只是，在系統(tǒng)操作上，會(huì)增加一定的工作量。

　　在ERP系統(tǒng)中，有個(gè)批次管理的功能。也就是說(shuō)，你在做生產(chǎn)計(jì)劃的時(shí)候，賦予每個(gè)生產(chǎn)計(jì)劃一個(gè)唯一的生產(chǎn)批號(hào)，這個(gè)生產(chǎn)批號(hào)就會(huì)帶到采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)單、進(jìn)貨單、庫(kù)存帳;同時(shí)，也會(huì)帶到領(lǐng)料單、入庫(kù)單及庫(kù)存帳上。到時(shí)候，我們通過(guò)這個(gè)批號(hào)，就可以從頭查到尾、從尾查到頭。

　　在我們查詢庫(kù)存數(shù)量的時(shí)候，若采用了批號(hào)管理的話，則庫(kù)存數(shù)量帳上，就會(huì)顯示每個(gè)批號(hào)所占用的數(shù)量為多少。

　　為了方便描述，我舉個(gè)例子來(lái)進(jìn)行說(shuō)明。如企業(yè)現(xiàn)在準(zhǔn)備在下月初開(kāi)始生產(chǎn)某個(gè)產(chǎn)品1000套，需要某種材料2000件。在制定該生產(chǎn)計(jì)劃時(shí)，如我給其設(shè)置了一個(gè)批號(hào)F20080401001;則在生成采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，會(huì)把該批號(hào)帶到采購(gòu)計(jì)劃上，并且，采購(gòu)計(jì)劃也會(huì)生成一個(gè)批號(hào)，P20080401001。該采購(gòu)計(jì)劃生成請(qǐng)購(gòu)單、采購(gòu)單、進(jìn)貨單時(shí)，都會(huì)沿用這個(gè)采購(gòu)計(jì)劃批號(hào)。若現(xiàn)在企業(yè)該材料的庫(kù)存為3000件。我們?cè)诓樵儙?kù)存時(shí)，在庫(kù)存明細(xì)帳報(bào)表上，會(huì)顯示某某材料、采購(gòu)批號(hào)為P20080401001、生產(chǎn)批號(hào)為F20080401001所占用的庫(kù)存數(shù)量為多少，等等。

　　采用了批號(hào)管理后，我們不僅可以知道該庫(kù)存材料我現(xiàn)在還可以用多少，而且，還可以了解已經(jīng)被占用的材料到底是用于哪些生產(chǎn)計(jì)劃或者生產(chǎn)訂單的。如此，我們就可以非常方便的進(jìn)行材料的重新分配。不過(guò)，在材料分配的時(shí)候，要注意，批號(hào)的重新定位。

　　批號(hào)管理的功能是非常強(qiáng)大的。如若一張采購(gòu)單現(xiàn)在是分三次進(jìn)貨，若我們每次進(jìn)貨的話，都給與一個(gè)進(jìn)貨批號(hào)，則在查詢庫(kù)存時(shí)，我們就可以清楚的知道，該筆庫(kù)存是那張采購(gòu)單下的、分別于幾日到貨多少、幾日到貨多少。這對(duì)于追蹤質(zhì)量問(wèn)題很重要。如我們?cè)诔善窓z驗(yàn)時(shí)，發(fā)現(xiàn)該產(chǎn)品由于某種材料質(zhì)量不良，導(dǎo)致不良品的產(chǎn)生。若不采用批號(hào)管理，我們很難查出該產(chǎn)品的原材料是什么時(shí)候進(jìn)廠的，有沒(méi)有經(jīng)過(guò)檢驗(yàn)程序;同時(shí)，也很難追蹤到該筆材料還有沒(méi)有被用于其他產(chǎn)品上，等等。

　　批號(hào)管理在一些質(zhì)量有嚴(yán)格要求的行業(yè)，如食品行業(yè)，都是一些強(qiáng)制性的管理規(guī)定。我們都知道，通過(guò)牛奶盒上的產(chǎn)品批號(hào)，可以查詢到該瓶牛奶是在哪條生產(chǎn)線生生產(chǎn)的、是什么時(shí)候進(jìn)的原材料、是哪個(gè)供應(yīng)商提供原材料、甚至是哪條奶牛提供的，都可以查詢的到。這對(duì)于事后質(zhì)量的追蹤非常有幫助。

　　精確定位庫(kù)存數(shù)量，一目了然的知道庫(kù)存材料將被用于哪些訂單或者計(jì)劃，這對(duì)于生產(chǎn)企業(yè)來(lái)說(shuō)，是一個(gè)非常實(shí)用的功能。有了它，無(wú)疑是給企業(yè)管理人員一面放大鏡，當(dāng)倉(cāng)庫(kù)管理發(fā)現(xiàn)什么問(wèn)題時(shí)，他們就可以清楚的察覺(jué)到。最重要的是，這位企業(yè)實(shí)現(xiàn)零庫(kù)存生產(chǎn)提供了可能性。這對(duì)于提高企業(yè)庫(kù)存管理水平有著非常重要的意義。同時(shí)，正如該企業(yè)副總說(shuō)的，有了這些資料，就方便他們對(duì)庫(kù)存材料進(jìn)行必要的重新分配。

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本文標(biāo)題：ERP系統(tǒng)如何精確定位庫(kù)存數(shù)量

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