一、前言
2008年，我國財政部、審計署、證監(jiān)會、保監(jiān)會和銀監(jiān)會五個部門聯(lián)合發(fā)布《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，并相繼出臺“企業(yè)內(nèi)部控制評價指引”、“企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引”、“企業(yè)內(nèi)部控制審計指引”，五部委要求在我國大中型企業(yè)和上市企業(yè)中率先實施這些規(guī)范性文件。在全球經(jīng)濟(jì)不景氣的情況下，內(nèi)部控制對于企業(yè)防范經(jīng)營風(fēng)險具有重要的意義。
隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，由人來控制的傳統(tǒng)內(nèi)部控制方法已經(jīng)逐漸適應(yīng)不了現(xiàn)在復(fù)雜的控制程序和控制環(huán)境，這是由于傳統(tǒng)內(nèi)部控制在執(zhí)行過程中，個人素質(zhì)有差異，具有一定主觀性，這對重要環(huán)節(jié)具有較大影響，導(dǎo)致管理的效率過低，控制成本增加，阻礙內(nèi)部控制目標(biāo)實現(xiàn)。ERP系統(tǒng)的出現(xiàn)對企業(yè)內(nèi)部控制的完善具有重要意義。運用ERP管理系統(tǒng)來加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制已經(jīng)成為當(dāng)下企業(yè)管理的重要發(fā)展趨勢。因此，在這樣的時代背景下就如何運用ERP管理系統(tǒng)加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制進(jìn)行探討具有重要的現(xiàn)實意義。本文首先對ERP管理系統(tǒng)和內(nèi)部控制進(jìn)行了簡單的介紹，然后分析了ERP管理系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部控制中發(fā)揮的重要作用，最后就如何運用ERP管理系統(tǒng)加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制提出了相應(yīng)的對策建議，以期為有關(guān)崗行提供參考。
二、ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的慨述
1. ERP的概念
ERP就是企業(yè)資源計劃。指在建立信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，用系統(tǒng)的管理思想，將企業(yè)的內(nèi)部信息系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理、供應(yīng)鏈管理、網(wǎng)上交易等有效地集合在一起，高效的利用了企業(yè)各方面的資源，是企業(yè)經(jīng)營決策的全能的系統(tǒng)工具。ERP具有以下四個特點：一是集成了內(nèi)部資源。ERP站在企業(yè)的高度，將全部的業(yè)務(wù)流程看成一個緊密相關(guān)的供應(yīng)鏈條。并且將企業(yè)的內(nèi)部劃分開成幾個互相協(xié)同工作的子系統(tǒng)。二是固化和優(yōu)化了運作流程。ERP在實施過程中，將優(yōu)化的管理流程和業(yè)務(wù)流程固化在系統(tǒng)中，這樣減少了人為的一些差錯，提高了經(jīng)營的效率。
2. 內(nèi)部控制的內(nèi)涵
內(nèi)部控制是指企業(yè)管理層、治理層以及員工一起實施的，旨意在實現(xiàn)企業(yè)資產(chǎn)安全、管理合法、財務(wù)報告及有關(guān)信息真實性和完整性，從而提高企業(yè)經(jīng)營的效果和效率。內(nèi)部控制貫穿在企業(yè)生產(chǎn)的方方面面，主要體現(xiàn)在生產(chǎn)環(huán)節(jié)、營銷活動、人力資源及財務(wù)與會記等管理過程中。在傳統(tǒng)的內(nèi)部控制方法中，企業(yè)的信息處理活動和經(jīng)營活動的記錄主要是由人來完成，通過用報表來反映對經(jīng)營過程中的資金流、物流情況，通過會議的管理經(jīng)營方式，進(jìn)行內(nèi)部控制。
三、ERP管理系統(tǒng)對企業(yè)內(nèi)部控制的重要作用
1.有效地控制成本
ERP管理系統(tǒng)能夠依照標(biāo)準(zhǔn)成本體系預(yù)計的成本標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行采購，并且在產(chǎn)品形成的過程中按照標(biāo)準(zhǔn)成本進(jìn)行控制，能夠隨時顯示出運作成本的多少。如果發(fā)生偏差就可以及時進(jìn)行糾正并且分析原因，然后進(jìn)行整改。這樣，企業(yè)就不用按照原來的成本事后分析法，還可以達(dá)到提高成本控制的有效性和及時性的目的。
2.提高企業(yè)財務(wù)控制的能力
ERP管理系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)，能支持企業(yè)財務(wù)部門對企業(yè)業(yè)務(wù)信息進(jìn)行及時、完整和真實的核算和監(jiān)督。這樣，有利于實現(xiàn)企業(yè)物流、資金流、信息流和工作流的統(tǒng)一，有利于企業(yè)財務(wù)管理實現(xiàn)從核算型到管理型的轉(zhuǎn)變，有利于企業(yè)財務(wù)部門運用業(yè)務(wù)信息掌控企業(yè)各部門的資金運營。
3.提高企業(yè)的管理能力
鑒于ERP管理系統(tǒng)具有運算速度快、數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)存儲容量大、查詢方便等優(yōu)勢，企業(yè)實施ERP管理系統(tǒng)，能方便的企業(yè)對運營風(fēng)險進(jìn)行定期評估，通過評價風(fēng)險，及時掌握企業(yè)內(nèi)部控制中出現(xiàn)的問題，并提出相應(yīng)的改進(jìn)措施。
四、運用ERP管理系統(tǒng)加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制的對策
1.企業(yè)實施ERP前的評估
企業(yè)在實施ERP管理系統(tǒng)之前要對企業(yè)目前所處的狀況、內(nèi)部控制措施和企業(yè)實施ERP管理系統(tǒng)的條件等進(jìn)行評估。一方面要確立明確的目標(biāo)責(zé)任，并就企業(yè)實施ERP管理系統(tǒng)進(jìn)行立項分析：另一方面要明確ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制的實施辦法和關(guān)鍵控制點，而不能把原有的業(yè)務(wù)流程簡單地電子化。在內(nèi)部控制中實施ERP管理系統(tǒng)要求企業(yè)在項目實施前要規(guī)范自身的業(yè)務(wù)流程，明確各項業(yè)務(wù)的權(quán)利和責(zé)任，并能清晰地把握ERP環(huán)境下各業(yè)務(wù)的具體分工，只有這樣才能保證項目實施的速度和質(zhì)量。
2.企業(yè)實施ERP的風(fēng)險
ERP是企業(yè)信息化的工具和手段，企業(yè)在實施ERP管理系統(tǒng)的過程中難免會出現(xiàn)各種意外和風(fēng)險，這些風(fēng)險主要集中在以下方面：ERP系統(tǒng)設(shè)計的安全性不足，導(dǎo)致內(nèi)控措施失效和商業(yè)機(jī)密的泄露；ERP系統(tǒng)的功能設(shè)計得不科學(xué)、變更與維護(hù)程序的不規(guī)范引起的效率的降低；ERP系統(tǒng)硬件管理的不當(dāng)造成企業(yè)權(quán)益或資產(chǎn)的損失；ERP系統(tǒng)供應(yīng)商因監(jiān)控不當(dāng)?shù)仍蛟斐傻倪`約行為；實施ERP系統(tǒng)沒有持續(xù)的跟進(jìn)造成ERP系統(tǒng)實施的中止。這些潛在的風(fēng)險取決于企業(yè)對ERP開發(fā)商及具體ERP產(chǎn)品的選擇。如何選擇技術(shù)成熟、服務(wù)良好的ERP管理系統(tǒng)，并評估該產(chǎn)品是否適合企業(yè)是擺在各企業(yè)面前的重要課題。
3.企業(yè)實施ERP的組織條件
對于企業(yè)來說，應(yīng)用ERP管理系統(tǒng)是一次較為重大的企業(yè)內(nèi)部管理的變革，ERP系統(tǒng)涉及企業(yè)管理理念、業(yè)務(wù)流程、管理方法等各個方面，實施ERP系統(tǒng)不是單一部門的任務(wù)，而是覆蓋全部部門、全部員工的一次變革。因此，ERP管理系統(tǒng)的順利實施離不開企業(yè)組織上的支持。首先，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該意識到ERP管理系統(tǒng)對于加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制的重要作用，要動員全體員工參與到ERP的實施中。其次，企業(yè)實施ERP管理系統(tǒng)，必須保證有關(guān)人員具備足夠的知識儲備和技能儲備，即企業(yè)必須對相關(guān)人員進(jìn)行有關(guān)的培訓(xùn)，這種培訓(xùn)不僅包含技術(shù)層面的指導(dǎo)，還包括觀念上的灌輸。最后，企業(yè)應(yīng)該建立專門的部門來指導(dǎo)和支持ERP業(yè)務(wù)流程的再造。
4.企業(yè)實施ERP的流程再造
實施ERP管理系統(tǒng)，企業(yè)必須對原有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組和再造，這樣做的主要目的是“增值”，改進(jìn)后的流程要能達(dá)到降低運營成本、提高運營效率的效果。值得注意的是，ERP流程再造并非一日之功，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身業(yè)務(wù)的變化和ERP應(yīng)用的不斷深入，與時俱進(jìn)對ERP管理系統(tǒng)進(jìn)行持續(xù)的優(yōu)化和改進(jìn)。
5.企業(yè)實施ERP過程中的監(jiān)控
運用ERP管理系統(tǒng)的目的是加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制。與此同時，實施ERP管理系統(tǒng)，同樣需要對其進(jìn)行有效的監(jiān)控。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、實施人員和業(yè)務(wù)部門定期召開例會，協(xié)商如何解決ERP項目實施中出現(xiàn)的問題；展開階段性評審，對ERP項目的實施進(jìn)行分階段評估；把ERP系統(tǒng)的流程、數(shù)據(jù)與企業(yè)實際情況進(jìn)行對照，找出差距所在等手段都可以達(dá)到對ERP管理系統(tǒng)的監(jiān)控目的。
五、結(jié)論
ERP管理系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部控制中扮演著越來越重要的角色。其對提高企業(yè)信息質(zhì)量、保障制度的執(zhí)行和保證企業(yè)資產(chǎn)的安全具有重要意義，但我們也應(yīng)該意識到，ERP管理系統(tǒng)并非萬能的，其自身也存在一些潛在風(fēng)險。企業(yè)能否利用ERP管理系統(tǒng)達(dá)到加強(qiáng)內(nèi)部控制的目的，取決于管理者和企業(yè)組織對該項目的支持，取決于ERP管理系統(tǒng)使用者的綜合素質(zhì)，取決于企業(yè)經(jīng)營方式、文化傳統(tǒng)等特定因素。綜上所述，只要將企業(yè)的管理思想與ERP技術(shù)完善結(jié)合，才能有效加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部控制。
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本文標(biāo)題：企業(yè)如何運用ERP管理系統(tǒng)加強(qiáng)內(nèi)部控制？
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