1.1.1. 功能概述
支付往來賬款在此錄入和維護(hù)。如果和現(xiàn)金系統(tǒng)聯(lián)用錄入付款單時，自動產(chǎn)生現(xiàn)金、銀行存款日記賬。
付款單和發(fā)票及應(yīng)付單或付款申請單能進(jìn)行實(shí)時沖銷。在付款單管理模塊有聯(lián)查功能，選取某一記錄雙擊可以查看付款單的明細(xì)記錄。如果系統(tǒng)參數(shù)設(shè)定好付款必須有付款申請單才能付款，則付款單審核時，系統(tǒng)自動產(chǎn)生沖銷日志。沖銷和生成憑證模塊處于屏蔽狀態(tài)。
付款單管理界面如圖3-13所示。由兩部分組成。上半部分是付款單信息，下半部分是付款單明細(xì)記錄 。
圖3-13
1.1.2. 準(zhǔn)備事項
1、 設(shè)置好系統(tǒng)參數(shù)：在應(yīng)付系統(tǒng)錄入應(yīng)付單。付款時是否必須要有付款申請單才能付款。
2、 定義好會計科目、付款方式、貨幣、憑證模板、
3、 設(shè)置好部門、員工信息。
4、 準(zhǔn)備好采購發(fā)票、應(yīng)付單、付款申請單。
5、 菜單’窗口’中選取了’保存后自動新增’，那么錄入新單存后，系統(tǒng)自動給出一份空白錄入單。
6、在菜單’窗口’中選取了’刪除時提示’，則在刪除記錄時，系統(tǒng)會給出提示記錄。否則刪除時不提示。
1.1.3. 注意事項
1、 工資系統(tǒng)生成的付款單在付款單管理界面查不到記錄。只能在報表中查詢。
2、 如果付款單進(jìn)行了實(shí)時核銷則在修改時，除了正常的控制外，不能修改供貨商的名稱、金額、貨幣。
3、 如果已設(shè)定付款時必須要有付款申請單才能付款，則在付款時必須引入付款申請單才能付款，否則不能付款。
1.1.4. 項目說明
付款單錄入界面所有帶*號的項目是必錄項目。主要錄入項目說明如下：
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項目名稱 |
項目說明 |
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1 |
公司編號 |
當(dāng)前實(shí)體編號 。用戶不能維護(hù)。 |
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2 |
審核流程 |
如果在系統(tǒng)管理中定義有審核流程則在錄入發(fā)票時必錄入，否則不錄入。 |
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3 |
單據(jù)日期 |
系統(tǒng)默認(rèn)日期是當(dāng)前登錄系統(tǒng)的日期。用戶可以維護(hù)。但單據(jù)日期不能小于當(dāng)前期間。 |
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4 |
單據(jù)號 |
如果在系統(tǒng)管理系統(tǒng)參數(shù)中定義為自動生成，則在錄入發(fā)票時系統(tǒng)自動給 出單據(jù)號，用戶不能維護(hù)。否則城要用戶手工錄入單據(jù)號。 |
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5 |
付款類型 |
付款類型有三種：采購付款、預(yù)付款、應(yīng)付單付款，對此用戶在錄入付款時可任選一種，但對付款單類型不能維護(hù)。系統(tǒng)默認(rèn)值為采購付款。 |
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6 |
項目類型 |
當(dāng)付款類型為應(yīng)付單付款時，項目類型為必錄項目。此時項目類型的三種由系統(tǒng)給出，用戶不可以維護(hù)。 |
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7 |
業(yè)務(wù)類型 |
當(dāng)付款類型為應(yīng)付單付款時，輸入項目類型后必須輸入對應(yīng)的業(yè)務(wù)類型。在業(yè)務(wù)類型欄打開其下拉資料調(diào)應(yīng)付單業(yè)務(wù)類型信息，選取一種業(yè)務(wù)類型即可。 |
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8 |
貨幣 |
支付款項的幣別。在貨幣欄打開下拉資料選取一種貨幣即可。系統(tǒng)默認(rèn)值為本位幣。 |
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10 |
匯率 |
當(dāng)選取貨幣，系統(tǒng)自動取出其對應(yīng)的匯率。但用戶可以維護(hù)。 |
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11 |
應(yīng)付單的號 |
當(dāng)付款類型為應(yīng)付單付款時，應(yīng)付單帶有顯示信息按扭。顯示信息的內(nèi)容隨項目類型不同而孌化。當(dāng)付款類型為其它的付款類型時則沒有顯示信息按扭，應(yīng)付單號可錄可不錄。 |
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12 |
供貨商編號 |
當(dāng)付款類型為應(yīng)付單付款，且項目類型為供貨商，或為其它的付款類型時供貨商編號必須錄入。在供貨商編號欄，雙擊或按F3鍵調(diào)出供貨商資料，選擇某客即可，或手工錄入供貨商編號。 |
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13 |
部門編號 |
當(dāng)付款類型為應(yīng)付單付款，且項目類型為部門時，部門編號必須錄入。在部門編號欄，雙擊或按F3鍵調(diào)出部門資料，選擇某部門即可，或手工錄入部門編號。 |
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14 |
業(yè)務(wù)員編號 |
當(dāng)付款類型為應(yīng)付單付款，且項目類型為員工時，員工編號必須錄入。在員工編號欄，雙擊或按F3鍵調(diào)出員工資料，選擇某員工即可，或手工錄入員工編號。 |
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15 |
部門 |
業(yè)務(wù)的管理部門必錄項目。錄入方式同部門編號。 |
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16 |
業(yè)務(wù)員 |
業(yè)務(wù)的經(jīng)手人必錄項目。錄入方式同業(yè)務(wù)員編號。 |
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17 |
實(shí)付金額 |
用戶實(shí)際支付的款項。 |
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18 |
付款方式 |
在付款方式欄，打開下拉按扭調(diào)出付款方式信息，選取一種即可。當(dāng)付款方式為票據(jù)時城要錄入票據(jù)種類及票據(jù)號。付款方式在本系統(tǒng)其它基礎(chǔ)資料中維護(hù)。 |
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19 |
銀行賬戶 |
當(dāng)您定義好付款方式為銀行存款時付款銀行。在銀行賬戶項目雙擊或用F3鍵調(diào)出銀行信息，選取一個銀行，或手工錄入一銀行即可。 |
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20 |
結(jié)算號 |
當(dāng)付款方式為非現(xiàn)金時必須錄入原始付款單的單據(jù)號。 |
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21 |
折扣金額 |
只有當(dāng)采購發(fā)票或應(yīng)付單上注明有折扣時，折扣金額項目才能維護(hù)。否則不能。 |
1.1.5. 操作說明
支付款項時在付款單錄入模塊錄入，對付款單的維護(hù)則在付款單查詢模塊中進(jìn)行。當(dāng)系統(tǒng)參數(shù)已設(shè)定好付款時必有付款申請才能付款時，付款單只能從付款申請中引入，否則既可以從付款申請單引入也可手工錄入。操作步驟如下：
1、 新增：進(jìn)入付款單錄入模塊或在如圖3-13所示的界面上單擊菜單新增。其界面如圖3-14所示。錄入界面隨付款類型不同而不同。
1） 付款類型為采購付款（系統(tǒng)默認(rèn)值）時界面如圖3-14；界面信息由兩部分組成：上半部分是付款的信息，下半部分是當(dāng)前供貨商的應(yīng)付未付款項，可以用來進(jìn)行實(shí)時核，用戶可以維護(hù)的項目限于本次沖銷。用戶錄入相關(guān)項目后單擊菜單儲存即可。
如果是從付款申請單中引入則引入界面如圖3-15所示。
圖3-14
圖3-15
2） 當(dāng)付款收未類型為預(yù)付款時，其錄入界面如圖3-16。用戶錄入相關(guān)項目后單擊菜單儲存即可。從付款申請單中引入的界面參見圖3-15。
圖3-16
3） 當(dāng)付款單類型為應(yīng)付單付款時，其界面如圖3-16所示。用戶錄入相關(guān)項目后單擊菜單儲存即可。在錄入界面上單擊引入按扭其界面如圖3-15所示，選取一張單據(jù)單擊確定按扭，再單擊菜單儲存即可。
2、 修改：在如圖3-13所示的界面上，選取一條單據(jù)狀態(tài)為新單的記錄單，擊菜單修改，即 可實(shí)現(xiàn)對當(dāng)前記錄的修改。在修改狀態(tài)下，公司編號、單據(jù)號、單據(jù)日期不能修改。
3、 刪除：在如圖3-13所示的界面上選取一條或多條單據(jù)狀態(tài)為新單的記錄單，擊菜單刪除
即可以刪掉當(dāng)前記錄。如果已生成現(xiàn)金或銀行存款日記賬，刪除時也一起清掉。
4、 審核：在如圖3-13所示的界面上選取一條或多條單據(jù)狀態(tài)為新單的記錄單，擊菜單審核
當(dāng)前記錄的單據(jù)狀態(tài)由新單改為審核。如果系統(tǒng)參數(shù)設(shè)定必須要有付款申請才能付款，則付款單審核的同時，系統(tǒng)會反寫付款申請單的單據(jù)狀態(tài)為部分完成或完成，并產(chǎn)生沖銷記錄。
5、 取消：在如圖3-13所示的界面上選取一條或多條單據(jù)狀態(tài)為審核的記錄單，擊菜單取消
當(dāng)前記錄的單據(jù)狀態(tài)由審核改為新單。如果系統(tǒng)參數(shù)設(shè)定必須要有付款申請才能付款，則付款單取消的同時，系統(tǒng)會將對應(yīng)的付款申請單的單據(jù)狀態(tài)由部分完成或完成改為審核，并取消沖銷記錄。
6、 憑證：在如圖3-13所示的界面上選取一條或多條單據(jù)狀態(tài)為審核的記錄單，擊菜單憑證
，系統(tǒng)將當(dāng)前記錄生成憑證，并給出憑證編號。
1.1.6. 數(shù)據(jù)查詢
在單據(jù)管理界面查詢的方式有三種：移至、查詢、自定義查詢。查詢界面如圖3-17所示。界面查詢條件有單據(jù)日期、單據(jù)號、供貨商/項目編號、部門編號、業(yè)務(wù)員編號、單據(jù)狀態(tài)。系統(tǒng)默認(rèn)的查詢條件是當(dāng)前期間、所有供貨商/項目、所有部門、所有業(yè)務(wù)員、各種狀態(tài)的所有單據(jù)。用戶要以根據(jù)需要對此進(jìn)行組合查詢，請參見《公共操作手冊》’中的相關(guān)內(nèi)容。
圖3-17
1.1.7. 數(shù)據(jù)輸出
應(yīng)付單可以套打，套打格式用戶可以設(shè)計，也可以用系統(tǒng)默認(rèn)式。請參見《單據(jù)打印設(shè)置手冊》。
核心關(guān)注：拓步ERP系統(tǒng)平臺是覆蓋了眾多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、行業(yè)應(yīng)用，蘊(yùn)涵了豐富的ERP管理思想，集成了ERP軟件業(yè)務(wù)管理理念，功能涉及供應(yīng)鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理，全面涵蓋了企業(yè)關(guān)注ERP管理系統(tǒng)的核心領(lǐng)域，是眾多中小企業(yè)信息化建設(shè)首選的ERP管理軟件信賴品牌。
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