1 概述

    工作流(Workflow)的概念起源于生產(chǎn)組織和辦公自動(dòng)化，是針對(duì)日常工作中具有固定程序的活動(dòng)而提出的一個(gè)概念，目的是將工作分解成定義良好的任務(wù)、角色，按照定義的規(guī)則或流程執(zhí)行這些任務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)提高辦事效率、降低生產(chǎn)成本、提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平和競(jìng)爭(zhēng)力等目標(biāo)。因此，工作流是一類(lèi)能夠完全或者部分自動(dòng)執(zhí)行的經(jīng)營(yíng)過(guò)程。它根據(jù)一系列過(guò)程規(guī)則，使文檔、信息或者任務(wù)能夠在不同的執(zhí)行者之間進(jìn)行傳遞和執(zhí)行。通過(guò)工作流，SmarTeam用戶可以接收任務(wù)，瀏覽相關(guān)的文檔，觀察文檔的工作歷史，執(zhí)行其他必要的操作，并將文件傳遞到流程的下一個(gè)節(jié)點(diǎn)，加快了審批流程。要實(shí)現(xiàn)工作流程管理，首先要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際流程建立計(jì)算機(jī)工作流程模型。其工作流具體執(zhí)行過(guò)程如圖1所示。

    圖1 工作流具體執(zhí)行過(guò)程

2 優(yōu)化前提

    在實(shí)際應(yīng)用中，工作流管理在提供強(qiáng)大的管理和跟蹤能力的同時(shí)，加快了審批和更改過(guò)程，提高了審批效率，但是也存在一定的問(wèn)題。

    (1)SmarTeam用戶并不能及時(shí)獲知工作流最新動(dòng)態(tài)，無(wú)法獲得工作流反饋信息，而只能通過(guò)客戶端或者WEB瀏覽器打開(kāi)SmartBox信箱來(lái)獲得信息。這在一定程度上阻礙了工作流的順利執(zhí)行，甚至有可能會(huì)因?yàn)闆](méi)有在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)打開(kāi)SmartBox獲得消息而影響整個(gè)工作流的執(zhí)行。

    (2)所有參與人員無(wú)法對(duì)該工作流對(duì)應(yīng)文件的修改等操作進(jìn)行即時(shí)討論，只能通過(guò)SmartBox的郵件進(jìn)行溝通。工作流參與人員的協(xié)調(diào)性很差。

    (3)長(zhǎng)時(shí)間開(kāi)啟客戶端將占用系統(tǒng)資源，造成資源浪費(fèi)。

    在這種要求下，本文針對(duì)工作流反饋機(jī)制提出了優(yōu)化方案，對(duì)SmarTeam進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，利用網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)和即時(shí)提醒機(jī)制，開(kāi)發(fā)了工作流反饋優(yōu)化系統(tǒng)，讓SmarTeam用戶及時(shí)獲得工作流最新工作狀態(tài)和反饋信息，并能夠和其他用戶對(duì)工作流和對(duì)應(yīng)文件進(jìn)行討論溝通，增強(qiáng)協(xié)調(diào)性。同時(shí)，該系統(tǒng)通過(guò)計(jì)時(shí)器定時(shí)掃描捕捉工作流最新動(dòng)態(tài)，將系統(tǒng)資源占用率降到最低。系統(tǒng)工作流程如圖2所示。

    圖2 系統(tǒng)工作流程

3 優(yōu)化技術(shù)

    SmarTeam擁有強(qiáng)大的二次開(kāi)發(fā)接口API函數(shù)，在利用VB6.0的基礎(chǔ)上，編制開(kāi)發(fā)了工作流反饋優(yōu)化系統(tǒng)。首先，通過(guò)工作流捕捉來(lái)獲取其最新?tīng)顟B(tài)，然后，根據(jù)優(yōu)化系統(tǒng)工作流程來(lái)確定如何通知相關(guān)人員，最后，相關(guān)人員在收到系統(tǒng)通知提醒后打開(kāi)工作流，掌握工作流流程狀態(tài)，為相關(guān)工作做好準(zhǔn)備并及時(shí)完成任務(wù)。

    3.1 工作流狀態(tài)捕捉

    當(dāng)捕捉到現(xiàn)有工作流的狀態(tài)后，將會(huì)依據(jù)工作流的狀態(tài)向下一節(jié)點(diǎn)人員發(fā)送信息或是通知所有人員；工作流反饋優(yōu)化系統(tǒng)使用2個(gè)計(jì)時(shí)器捕捉新的工作流和已工作的工作流的信息，在最短時(shí)問(wèn)內(nèi)通知相關(guān)人員。因此，定時(shí)器的定時(shí)捕捉將會(huì)大大降低系統(tǒng)資源的占用，有利于整個(gè)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

    捕捉工作流狀態(tài)的部分程序如下：

    3.2 優(yōu)化系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)通信功能

    通過(guò)工作流反饋優(yōu)化系統(tǒng)，客戶端人員在相應(yīng)權(quán)限下可以自由和項(xiàng)目管理人員、其他人員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)即時(shí)通信，及時(shí)對(duì)文件的添加、更改和刪除等操作進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。同時(shí)，為了保證服務(wù)器對(duì)客戶端人員和信息的控制，所有客戶端之間點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的通信必須通過(guò)服務(wù)器進(jìn)行信息通訊申請(qǐng)。其網(wǎng)絡(luò)通信窗口如圖3所示。

    圖3 網(wǎng)絡(luò)通信窗口

    3.3 查看工作流

    當(dāng)SmarTeam用戶接收到信息后，可以直接查看相關(guān)流程圖而沒(méi)有必要打開(kāi)客戶端或者WEB瀏覽器，以節(jié)省系統(tǒng)資源，在工作流執(zhí)行到該節(jié)點(diǎn)之前做好準(zhǔn)備。

    查看工作流的部分程序如下：

4 結(jié)束語(yǔ)

    通過(guò)優(yōu)化技術(shù)，可以使SmarTeam用戶能夠更好地使用工作流，配合項(xiàng)目管理，有效提高了工作效率，并且允許SmarTeam用戶在權(quán)限范圍內(nèi)和其他人員網(wǎng)絡(luò)通信，極大地方便了用戶的溝通。利用工作流反饋優(yōu)化系統(tǒng)，工作流能夠?yàn)镾marTeam用戶提供與SmarTeam無(wú)縫集成的、基于Windows的可快速實(shí)施的工作流程管理。

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本文標(biāo)題：基于SMARTEAM的工作流反饋優(yōu)化技術(shù)探討

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