電子文件異質備份是對電子文件信息的保護，就是逐步將電子文件轉換成其它載體(如紙質、膠片等)保存，即要采取多種技術手段和措施對文件實施信息保護。電子文件異質備份是一門涉及學科及技術門類眾多的技術工作，是一項復雜的系統(tǒng)工程，需要綜合利用管理、法律制度、技術、人才、經(jīng)濟、安全等手段進行全方位的論證、規(guī)劃、實施和評估，以保證電子文件異質備份的有效進行。文章分別從論證、規(guī)劃、實施、評估、管理、法律制度、技術、人才、經(jīng)濟和安全等方面提出實施電子文件異質備份的一些可行策略，從宏觀到微觀，構建電子文件異質備份的整合策略模型。其中，論證、規(guī)劃、實施、評估是主線，管理、法律制度、技術、人才、經(jīng)濟、安全是保障，貫穿電子文件異質備份全過程。
1在論證層面，深入調研，進行科學論證
電子文件異質備份，存在各種不確定的因素，涉及到各種技術。因此必須在備份之前，充分考慮到各種可能性，對各項計劃及各方面情況實行科學論證。首先是方案論證，也就是對整個異質備份工作的計劃進行論證，因為計劃一旦出錯，或出現(xiàn)哪怕只是細微疏漏，都可能對電子文件異質備份的安全造成不可估量的嚴重后果，其次是技術論證，包括保管技術、存儲技術和安全利用技術等各種檔案安全技術的研發(fā)與使用，要求電子文件異質備份工作必須遵照各單位自身的實際情況，對電子文件異質備份過程及環(huán)境進行安全分析，然后對其技術應用進行科學論證。
2在規(guī)劃層面，整體規(guī)劃，分步實施
實施電子文件異質備份從一開始就要在深入調研、科學論證基礎上，認真搞好整體規(guī)劃設計。要著眼于長遠建設目標，緊密結合工作實際，根據(jù)業(yè)務工作的需要、數(shù)據(jù)量的增量、軟硬件環(huán)境、經(jīng)費投入等分步實施，在建設中量力而行，邊建邊用，逐步滾動發(fā)展。由此而產生的規(guī)劃、部署，是組織實施電子文件異質備份建設的基本依據(jù)，決定著其建設方向、工作質量和發(fā)展效益。
3在實施層面，加強電子文件信息資源開發(fā)，以差異化、多元化策略開展異質備份
3.1 加強電子文件信息資源開發(fā)，實現(xiàn)其內容的二次轉移
電子文件異質備份的目的就是為了滿足人們對電子文件所含信息內容長期的檢索需要，同時，我們需要持續(xù)地開發(fā)電子文件信息資源，剔除失去保存利用價值的信息內容，更好地備份有價值的信息，并通過提供二次內容的開放利用來不斷檢驗電子文件長期保存是否有效。這樣既有效安全地對電子文件進行了異質備份，又使電子文件信息內容最大限度地得以利用。
3．2以差異化策略進行選擇性備份
隨著各種信息系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)的使用，電子文件數(shù)量呈指數(shù)級增長，然而并不是所有的電子文件都需要進行異質備份，也不可能對所有的電子文件加以保護。受經(jīng)濟條件和技術水平限制，這面臨一個異質備份的“取合”問題。因而，需要制定一個“挑選”的方案，來解決這一問題，要針對不同機構、不同技術環(huán)境和不同價值特征的電子文件，采取不同的異質備份方案。電子文件異質備份應有輕重緩急，要嚴格控制異質備份的范圍，抓住檔案本質，對具有檔案特性的電子文件先進行異質備份。電子文件異質備份需要根據(jù)不同的電子文件特點制定差異化策略，根據(jù)源文件和備份文件的映射關系設定永久保存級、服務級、鏈接級三個級別，選擇不同的技術措施和方法進行差異備份。
3．3以多元化策略進行異質備份
電子文件異質備份方式選擇，宜采用多元化策略，根據(jù)需要選用不同的異質備份方式。電子文件多元化備份可以應付風險的多元性，更加可靠地保全檔案數(shù)據(jù)。在實際的應用中，可以根據(jù)業(yè)務需要、數(shù)據(jù)多少、硬件環(huán)境、經(jīng)費投入等選擇不同的異質備份方式。
4在評估層面，構建質量和績效評估體系
以保護數(shù)據(jù)的程度和成本為基點，從實際的需求出發(fā)，從管理、技術、制度建設、經(jīng)費投入等多個層面設計出一套新型、科學合理且具操作性的電子文件異質備份質量和績效評估指標體系。通過電子文件異質備份質量評估機制，建立電子文件異質備份績效評比機制．先進評比和典型示范機制，構建電子文件異質備份質量和績效評估體系。這是一項專門、深入、研究性的工作。在電子文件異質備份規(guī)劃執(zhí)行過程中強調統(tǒng)籌規(guī)劃，層層分解、細化，與評比、考核相結合，以加強對電子文件異質備份的控制力，避免分散建設和低水平重復建設。
5在管理層面，加強管理保障
5．1 國家和各級檔案館應設立專門機構，負責電子文件異質備份工作
國家應針對電子文件異質備份工作成立或指定專門機構，統(tǒng)一計劃和指導電子文件異質備份建設。國家各級檔案館應設立專門機構，負責電子文件異質備份工作。由于電子文件異質備份需要進行大量的專業(yè)技術工作，可以建立若干國家、省市自治區(qū)級電子文件異質備份中心，對一些大型檔案館而言，也可以考慮成立專門的電子文件異質備份中心，從事對電子文件異質備份業(yè)務及實用性試驗研究。電子文件異質備份中心應充分研究并明確職責，尤其要加強履行電子文件異質備份全程保護，及督查職能，明確專業(yè)職能部門在電子文件異質備份工作中的作用、分工和協(xié)作，檔案館內一些涉及電子文件異質備份的重要建設項目、業(yè)務項目及技術項目應統(tǒng)籌管理，從一開始就充分研究和考慮電子文件異質備份的需求。同時，構建布局合理、覆蓋廣泛的電子文件異質異地備份體系，避免人力資源、物力資源的無謂耗散。
5．2建立電子文件異質備份工作責任制，提高風險管理意識
總的來說，從產生電子文件時選取的文件格式、讀取技術和軟硬件平臺，到流轉過程中統(tǒng)一標準的使用和規(guī)范化操作，再到保管和提供利用時實施具體的備份工作，電子文件異質備份的責任分布在產生，流轉、保管、利用的各個階段，電子文件形成者、保管者和提供利用者都是電子文件異質備份工作的參與者。在電子文件的管理過程中，各個階段的管理者應當明確職責，強化責任，做好電子文件異質備份的風險規(guī)劃。
6在法律制度層面，建立健全標準化體系和制度
標準是建設的遵循和依據(jù)，與科學規(guī)劃同步進行的應是電子文件異質備份標準體系建設。電子文件異質備份涉及到多種技術的整合應用，各種技術之間既是相互獨立的，更是相互關聯(lián)，相互作用的，需要建立起標準體系。各種標準的制定應該考慮到各個技術環(huán)節(jié)的關聯(lián)性。標準體系的建設，可從實際工作急需的標準人手，加快標準制定進度，同時還要充分考慮不同技術間的關聯(lián)性，承接性，避免簡單地進行標準的堆積、羅列，出現(xiàn)相互矛盾的情況囝。當前，在電子文件的建設標準，異質標準等方面還存在不少空白。為此，應區(qū)分不同情況，周密制定并抓緊構建電子文件異質備份的標準體系，用標準約束行為、保證質量、促進落實。應該規(guī)定各級檔案館對重要的電子文件實行異質備份，并且明確電子文件異質備份的各種規(guī)章制度，從而實現(xiàn)電子文件異質備份的標準化、規(guī)范化。
7在技術層面，切實搞好技術保障
7．1 選擇合適的存儲載體和開發(fā)應用新式耐久的數(shù)字媒體
國家檔案局頒布的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》規(guī)定：“把帶有歸檔標識的電子文件集中，拷貝至耐久性的載體上”，“本標準推薦采用的載體，按優(yōu)先順序分別是：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、硬磁盤、可擦寫光盤等�！贬槍﹄娮游募攸c、價值和用途的不同，在可承受的經(jīng)費成本、管理成本內，應當選用合適的存儲載體來對電子文件進行異質備份。同時，技術部門應發(fā)揮技術優(yōu)勢，開發(fā)新式、耐用、低成本的數(shù)字媒體，代替舊的數(shù)字存儲媒體。
7．2選取易管理、易兼容的媒體格式和軟硬件平臺
隨著計算機技術的發(fā)展、信息存儲技術及其產品不斷更新?lián)Q代。電子文件產生、流轉、保存的軟硬件平臺不斷升級，必須選取一種在可預見的時間段內通用的、易管理、易兼容的媒體格式以及軟硬件平臺對電子文件進行異質備份，并跟進數(shù)字技術發(fā)展趨勢，及時做好更新工作。例如，對文本文件的異質備份應首選國際通用的、公認可靠的PDF格式，對圖形圖像文件的異質備份應當選取技術條件相對成熟的MPEG格式等等。
7．3綜合運用多種技術手段搶救保護電子文件
對瀕臨不可讀或即將毀壞的電子文件，應當綜合運用多種技術手段進行搶救保護性的異質備份。目前常用的幾種技術手段有：仿真、更新、遷移、再生性技術、數(shù)字圖形輸入板等，這些技術手段都有各自的優(yōu)勢和缺陷，應當在充分比較的前提下選擇合適的技術手段對電子文件進行搶救性的異質備份。例如，對于具有長期或永久保存價值的文本及圖形電子文件，如沒有紙質等拷貝件，需要運用再生性技術，制成紙質件或縮微品。
7．4緊跟科學技術發(fā)展趨勢，重視專業(yè)技術的提高
目前，電子文件異質備份中仍然有許多技術問題沒有得到很好的解決，一些新載體電子文件的保護及搶救技術急需研究，專業(yè)的保護修復設備設施缺乏，尤其是缺少現(xiàn)代化的、自動程度高的專業(yè)設備。要積極引進先進技術和先進設備，搞好關鍵技術攻關，提高質量。
8在人才層面，大力培養(yǎng)技術人才
電子文件異質備份是一門涉及眾多學科及技術門類的技術工作。在電子文件的搶救修復工作中，每一次所遇到的問題都是不盡相同的，很多情況下很難找到相似的試驗品，這就要求檔案保護人員應該有豐富的科學知識、全面的專業(yè)技能及深厚的實踐經(jīng)驗。目前，在一些大型的檔案館，越來越多的電子文件需要進行專業(yè)的保護及搶救修復，迫切需要從事電子文件異質備份工作的技術人員，需要加強、加快這類技術人才培養(yǎng)。
9在經(jīng)濟層面，搞好物質保障
電子文件異質備份是一項技術性很強的長期任務，沒有必要的物質保障，這項工作難以展開。應適當加大經(jīng)費投入。安全是最大的節(jié)約，發(fā)生問題付出的代價將是難以計數(shù)的，各級政府部門、檔案管理部門一定要舍得投入。此外，應繼續(xù)加大對中西部地區(qū)的扶持力度，使電子文件異質備份工作協(xié)調穩(wěn)步發(fā)展。
10在安全層面，做好安全保障
(1)強化安全意識，樹立大安全觀。1949年，美國工程師愛德華·墨菲提出著名的“墨菲法則”：事情如果有可能變壞，不管這種可能性多么小，它總會發(fā)生。我們應該牢記這個法則，強化風險意識和責任意識，自覺把異質備份建設作為確保檔案安全的底線工程、基礎工程，常抓不懈。在“不要把雞蛋放在一個籃子里”，采用各種方式方法，實施不同載體多套分備份。
(2)加強人員管理和培訓。目前電子文件異質備份的各項工作主要是由人為操作完成，因此，工作人員的職業(yè)道德素質和業(yè)務素質對電子文件異質備份過程中的信息安全起著關鍵作用。要對工作人員進行嚴格教育，并通過設置不同的操作權限使電子文件異質備份工作人員權責明晰，杜絕越權違規(guī)操作。同時還要加強業(yè)務培訓，使其熟悉操作流程和關鍵技術，提高業(yè)務水平，減少甚至杜絕因誤操作造成的信息破壞和損失。
(3)建立電子文件異質備份歸檔系統(tǒng)。在異質備份工作中，為防止電子文件信息內容被竊取、篡改、破壞，除了要加強對操作人員的管理和培訓外，在技術方面，要建立電子文件異質備份歸檔系統(tǒng)，實現(xiàn)對異質備份的源文件和目標文件的安全管理，并通過設定電子文件的管理和利用權限，進一步保證電子文件的信息安全。
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