ERP早已不是新鮮事物，但是，在財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的ERP中，如何徹底處理好全部的采購業(yè)務(wù)，對于某些采購和財務(wù)人員至今仍感到迷茫。對于采購人員來講，因為某些企業(yè)中由他們負(fù)責(zé)采購發(fā)票與采購入庫單的匹配工作，在ERP中該部分內(nèi)容比較細(xì)化，甚至還要涉及到復(fù)雜的暫估處理，這使得他們力不從心。對于財務(wù)人員來講，ERP中憑證的處理很細(xì)化，他們對于采購環(huán)節(jié)了解又不徹底，經(jīng)常造成采購業(yè)務(wù)涉及到的財務(wù)科目賬務(wù)不平，折騰半天也找不出個所以然來。
市場上ERP軟件非常多，筆者也無法一一去講述該部分業(yè)務(wù)在ERP中的操作；在本文中，筆者從業(yè)務(wù)處理角度向讀者抽絲剝繭、詳細(xì)解讀這些難點在采購業(yè)務(wù)中的處理，以便“以不變應(yīng)萬變”。
一 、采購結(jié)算、采購暫估的含義
1、采購結(jié)算
具體什么叫采購結(jié)算，我們不去摳概念，那是學(xué)者的事情。我們經(jīng)常看到采購或財務(wù)人員，一手拿采購入庫單、一手拿采購發(fā)票，一核對，然后用曲別針別在一起的過程，這個過程就是采購結(jié)算的核心環(huán)節(jié)。因此，可以把采購入庫單與采購發(fā)票、采購費(fèi)用發(fā)票匹配的過程稱為采購結(jié)算。
在采購結(jié)算中，有兩種情況需要特別說明。一是采購過程中發(fā)生的運(yùn)費(fèi)、保險費(fèi)、裝卸費(fèi)、通關(guān)費(fèi)等，這些費(fèi)用有些企業(yè)直接分?jǐn)偟讲少徹浳锍杀局�，有些企業(yè)把它們歸集到期間費(fèi)用中。二是采購過程中的合理損耗也是采用了這兩種處理方式，有的分?jǐn)偟搅瞬少徹浳锍杀局校械臍w入了期間費(fèi)用。這兩種情況在財務(wù)處理上會進(jìn)入不同的會計科目，但在業(yè)務(wù)處理中差別不大，最多是不同的ERP軟件中操作上有細(xì)微差別，采購人員也不必過多關(guān)心。
2、采購暫估
先用大白話解釋一下，采購暫估就是對采購金額的估計。按照財務(wù)規(guī)定，每月采購的貨物，月底必須入賬。財務(wù)以采購發(fā)票金額做為入賬金額，若本月采購的貨物，月底之前沒有收到采購發(fā)票，就需要把采購金額先估計入賬，等到收到采購發(fā)票后，再根據(jù)采購發(fā)票的實際金額做調(diào)整。這種估計采購金額并按該金額入賬的方式即為采購暫估；因為采購暫估是預(yù)估的應(yīng)付賬款，所以財務(wù)上也稱為暫估應(yīng)付。在采購結(jié)算中，筆者提到采購發(fā)票包含采購貨物發(fā)票和采購費(fèi)用發(fā)票兩部分，若本月的這兩部分發(fā)票都沒有收到，一般貨物金額必須暫估，對于費(fèi)用金額，根據(jù)金額的大小，企業(yè)可以靈活選擇是否進(jìn)行暫估。對于如何估計采購金額，也不是隨便拍腦袋，一般按照采購訂貨時的價格進(jìn)行暫估。
估計的采購金額，等到收到采購發(fā)票后，需要把采購暫估回沖掉。那么，如何做暫估回沖呢？一般有三種方式：單到回沖、單到補(bǔ)差、月初回沖。企業(yè)使用ERP后，最常用的是單到回沖和單到補(bǔ)差這兩種。這三種方式具體是什么，請看下表中筆者的解釋：
表1采購暫估回沖方式
二 、如何處理采購結(jié)算與采購暫估
因為采購結(jié)算、采購暫估兩個環(huán)節(jié)銜接緊密，它們也是采購業(yè)務(wù)中財務(wù)、業(yè)務(wù)處理的銜接點，筆者把二者放在一塊兒進(jìn)行解說。
1、采購結(jié)算、采購暫估的分類
對于一筆貨物來講，若本月收到貨物，也收到了貨物發(fā)票和費(fèi)用發(fā)票，就不需要做暫估處理，直接結(jié)算即可；若本月僅收到貨物，未收到貨物發(fā)票或費(fèi)用發(fā)票，月底需要對貨物金額做暫估，費(fèi)用金額視企業(yè)要求而定是否進(jìn)行暫估。等到收到貨物發(fā)票或費(fèi)用發(fā)票的月份，先回沖暫估，再做結(jié)算；針對極個別先收到發(fā)票，本月未收到貨物的情況，先把發(fā)票做應(yīng)付賬款處理即可，等到收到貨物后直接做結(jié)算。
根據(jù)采購人員收到貨物和發(fā)票的不同時間，常用的采購結(jié)算與采購暫估具體可以分為如下幾種情況：
表2 采購結(jié)算與采購暫估情況分析
2、采購結(jié)算、采購暫估的詳細(xì)處理
在細(xì)說每種情況的處理之前，筆者先解釋一下采購費(fèi)用發(fā)票的處理原則。采購費(fèi)用發(fā)票，可以攤?cè)氩少彸杀�，可以歸集到期間費(fèi)用。歸集到期間費(fèi)用時，不需要對應(yīng)到每筆采購貨物，不需要采購結(jié)算，也不會涉及采購暫估了。但是，采購費(fèi)用發(fā)票如果攤?cè)氩少彸杀�，它一般按照需要攤�(cè)氲拿糠N貨物的數(shù)量或金額進(jìn)行分?jǐn)�。采購費(fèi)用金額能對應(yīng)到每筆采購貨物最好，若實在對應(yīng)不上也需要清楚的知道應(yīng)該分?jǐn)偟侥男┓N類的貨物中；因此，采購費(fèi)用發(fā)票攤?cè)氩少彸杀緯r，一定需要做采購結(jié)算處理。采購費(fèi)用攤?cè)氩少彸杀緯r是否需要暫估呢？企業(yè)一般根據(jù)采購費(fèi)用金額大小而定，金額較小時一般不暫估，等收到采購費(fèi)用發(fā)票后，直接結(jié)算即可。
因為采購費(fèi)用歸集到期間費(fèi)用無需暫估，所以在如下的詳細(xì)處理介紹中，筆者按照采購費(fèi)用攤到采購成本的方式進(jìn)行闡述。
1. 貨票同到
對于貨物、貨物發(fā)票、費(fèi)用發(fā)票同時到來的情況最好處理，此種情況不涉及暫估處理，僅需做采購結(jié)算。三者匹配完畢后，采購費(fèi)用按照入庫單上每種貨物的數(shù)量或金額直接攤?cè)氩少彸杀尽＝Y(jié)算完畢，大多數(shù)ERP軟件，會生成一張采購結(jié)算單，同時給參與結(jié)算的貨物打上已結(jié)算的標(biāo)識。
2. 貨與部分票同到
針對貨物全到、貨物發(fā)票全到、費(fèi)用發(fā)票部分到的情況，一般與“貨票同到”處理情況相同，把上述三者先做結(jié)算，剩余部分做暫估。后續(xù)收到剩余部分的費(fèi)用發(fā)票時，再做一次費(fèi)用結(jié)算處理；但此時一般把后續(xù)收到的費(fèi)用發(fā)票金額直接攤?cè)虢Y(jié)存的貨物成本中，不再追蹤當(dāng)時貨物的采購入庫單據(jù)。因為在ERP中，當(dāng)時的貨物入庫單據(jù)已經(jīng)做過一次結(jié)算，并進(jìn)行了賬務(wù)處理，哪怕進(jìn)行追蹤也無法更新當(dāng)時貨物單據(jù)的金額。還有另一個重要原因是攤?cè)虢Y(jié)存成本的方式，一般不影響貨物出庫的成本計算（影響貨物出庫成本的特殊情況是：“個別計價”核算出庫成本的情況）。
針對貨物全到、貨物發(fā)票部分到的情況，無論費(fèi)用發(fā)票情況怎么樣，一般把到票的那一部分貨物做結(jié)算處理，沒有到票的部分做暫估處理。在處理中，一般把費(fèi)用發(fā)票按照分?jǐn)傄?guī)則直接攤?cè)胴浳锏慕Y(jié)存成本中。
3. 先貨后票
先貨后票的情況，本月先做暫估，等收到貨物發(fā)票后先回沖暫估，再做結(jié)算處理。對于費(fèi)用發(fā)票，若進(jìn)行了暫估也需要先回沖暫估，再做結(jié)算處理。費(fèi)用結(jié)算時，一般也是僅調(diào)整貨物的結(jié)存成本。比如：在用友ERP-U8中，費(fèi)用結(jié)算處理時，通過一筆僅有金額無數(shù)量的“入庫調(diào)整單”，調(diào)整貨物的結(jié)存成本。
4. 先票后貨
先票后貨的情況，比較少。但是，存在此情況時，一般把發(fā)票先做應(yīng)付處理即可，等到收到貨物后，再做結(jié)算。
5. 未開票退貨
此種情況也稱為“紅藍(lán)入庫單結(jié)算”。因為采購入庫后，業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)結(jié)束了，但財務(wù)處理還沒有結(jié)束，最終需要通過結(jié)算往財務(wù)環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)。因為貨物已退給供應(yīng)商，不會再收到采購發(fā)票，所以要從財務(wù)意義上結(jié)束這筆業(yè)務(wù)，需要進(jìn)行入庫單據(jù)和退貨單據(jù)的匹配工作，即：紅藍(lán)入庫單結(jié)算。
6. 開票后退貨
開票后退貨，原則上會收到供應(yīng)商的退貨發(fā)票，若實在沒有退貨發(fā)票，一般是換貨而非退貨。對于換貨業(yè)務(wù)，如果原來的采購入庫單在ERP中已經(jīng)開票，建議在形式上走退貨流程，依據(jù)退貨單做紅字采購發(fā)票，并二者做結(jié)算。
三 、采購結(jié)算中的特殊情況處理
上述六種情況，都算采購結(jié)算與暫估中的正常情況。其實，在采購結(jié)算中還有一些“疑難雜癥”或不按套路出牌的情況；采購損耗在采購結(jié)算環(huán)節(jié)中就是“疑難雜癥”的典型代表，供應(yīng)商不給開發(fā)票可以稱做典型的“不按套路出牌”的情況。那么，對于這兩種情況應(yīng)該如何處理呢？
1. 采購損耗
采購損耗，分為合理損耗與非合理損耗。對于合理損耗，雙方協(xié)商由誰來承擔(dān)，若采購方承擔(dān)，可以攤?cè)氩少彸杀净驓w入期間費(fèi)用；攤?cè)氩少彸杀緯r，在采購結(jié)算環(huán)節(jié)，平攤到對應(yīng)的采購金額中即可，它會稍微抬高貨物的采購單價；若歸入期間費(fèi)用，根據(jù)損耗依據(jù)直接在財務(wù)中做憑證即可。若合理損耗由供應(yīng)商承擔(dān)，一般在采購結(jié)算中抵消該部分采購金額即可，從而降低貨物的采購單價。
對于非合理損耗，一般由供應(yīng)商承擔(dān)，同樣也是在采購結(jié)算中抵消采購金額，從而減少應(yīng)付賬款。
2. 供應(yīng)商無法開具采購發(fā)票
在現(xiàn)實工作中，企業(yè)經(jīng)常要買些低值易耗品，或生產(chǎn)輔料。有時這些供應(yīng)商就是個體戶，他們不愿給客戶開發(fā)票，或需要單獨談開發(fā)票的條件；這就導(dǎo)致企業(yè)購買低值易耗品或生產(chǎn)輔料時收不到采購發(fā)票。針對這些情況，如果企業(yè)在ERP中走采購入庫流程，建議做張?zhí)摂M的采購發(fā)票，然后結(jié)算即可。當(dāng)做財務(wù)憑證時，用供應(yīng)商給開的收據(jù)做為原始憑證即可。
四、期初采購的處理
當(dāng)企業(yè)第一次實施ERP的時候，若采購與應(yīng)付進(jìn)行財務(wù)業(yè)務(wù)一體化，那么就涉及到ERP上線以前未收到采購發(fā)票的采購入庫單的處理問題，期初采購主要指的就是這個問題。針對這部分入庫單不能再重新入一次庫吧？那應(yīng)該如何處理呢？
一般在ERP中有一個期初采購的功能，在該功能節(jié)點下錄入這部分期初采購入庫單，錄入的這些采購入庫單，它不會影響倉庫中的現(xiàn)存量，它的作用僅是等收到采購發(fā)票后，回沖暫估、做采購結(jié)算處理。期初采購入庫單后續(xù)的暫估回沖、采購結(jié)算，與正常的采購入庫業(yè)務(wù)完全一樣。如上，即是期初采購的處理。
五、采購中轉(zhuǎn)科目借貸不平的常見原因
在ERP中，當(dāng)供應(yīng)鏈與財務(wù)模塊集成使用時，采購業(yè)務(wù)的憑證一般在存貨核算模塊和應(yīng)付管理模塊生成，然后傳入總賬；而不像僅做總賬憑證的手工記賬、會計電算化時代一樣，把采購入庫單和采購發(fā)票放在一起直接做個總賬憑證就完事兒。這種財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的憑證生成方式，當(dāng)不考慮暫估時，與直接做總賬憑證方式的對比如下：
圖1 采購憑證填制方式對比
在“財務(wù)業(yè)務(wù)一體化”方式下，采購入庫單、采購發(fā)票都在采購管理模塊中，二者結(jié)算后，采購入庫單、采購發(fā)票分別傳入存貨核算和應(yīng)付管理模塊生成憑證。在“直接做總賬憑證方式”下，拿著紙質(zhì)的采購入庫單和采購發(fā)票，直接手工填制紙質(zhì)憑證或在會計電算化的總賬模塊中填制憑證即可。在這兩種方式下最大的區(qū)別就是：財務(wù)業(yè)務(wù)一體化方式下，采用了“材料采購”科目做中轉(zhuǎn)。原因在于：它把“直接做總賬憑證方式”下的一張憑證拆成了兩張，為了平賬，必須通過一個中轉(zhuǎn)科目。這里需要說明的是：“材料采購”中轉(zhuǎn)科目月末是沒有余額的，因為只有采購入庫單、采購發(fā)票做結(jié)算后才會用到該科目做中轉(zhuǎn)，暫估狀態(tài)下不需中轉(zhuǎn)科目，借方直接記入“原材料或庫存商品”與“應(yīng)交稅金”即可，貸方記入“應(yīng)付賬款”。有時，企業(yè)也用“在途物資”科目做中轉(zhuǎn)；至于“材料采購、在途物資”兩個會計科目在會計準(zhǔn)則下的含義與區(qū)別，本文中不做討論，本文的目的在于把這種業(yè)務(wù)在ERP下的使用難點解釋清楚。
正是因為在“財務(wù)業(yè)務(wù)一體化”方式下，用“材料采購”科目做了中轉(zhuǎn)，增加了處理環(huán)節(jié)，所以稍有不慎，便會引起“材料采購”科目借貸方不平，月末有余額。究其具體情況與原因，筆者總結(jié)如下：
1． 發(fā)票憑證與入庫單憑證期間不一致
若采購入庫單與采購發(fā)票在某月份做了結(jié)算，兩張單據(jù)需要同時在當(dāng)期內(nèi)生成憑證，若有一方不生成，月末會引起“材料采購”科目借貸不平，導(dǎo)致借方或貸方有余額。這里再次強(qiáng)調(diào)一下，對于采購入庫單暫估的業(yè)務(wù)，是用不到“材料采購”科目的。
2.非采購結(jié)算業(yè)務(wù)使用了“材料采購”科目
無論哪一個中轉(zhuǎn)科目，一定是需要借貸匹配的；建議給中轉(zhuǎn)科目明確使用范圍與用途，不得用于其他情況，這樣才能有效避免中轉(zhuǎn)科目借貸不平。對于用于采購結(jié)算業(yè)務(wù)的中轉(zhuǎn)科目，若在其他業(yè)務(wù)中當(dāng)做非中轉(zhuǎn)科目使用，當(dāng)然極易引起“材料采購”科目的借貸不平。
3. 存在未結(jié)算就直接做憑證的采購發(fā)票
在財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的ERP中，采購發(fā)票需要先與入庫單結(jié)算再生成憑證，若未結(jié)算就直接生成了憑證。而采購入庫單要么仍在暫估狀態(tài)要么需要做暫估，因為暫估處理用不到“材料采購”科目，所以此種情況下會造成“材料采購”科目借貸不平。
4. 費(fèi)用發(fā)票攤?cè)氩少彸杀镜恼{(diào)整單據(jù)，未生成憑證
在采購入庫單與采購貨物發(fā)票做過一次結(jié)算后，收到采購費(fèi)用發(fā)票時，若采購費(fèi)用發(fā)票需要攤?cè)氩少彸杀荆荒芡ㄟ^直接調(diào)整相應(yīng)貨物的結(jié)存成本。在ERP中，一般通過存貨調(diào)整單據(jù)實現(xiàn)成本的調(diào)整，同時采購費(fèi)用發(fā)票做應(yīng)付賬款處理。在此種情況下，若調(diào)整單據(jù)沒有及時生成憑證，也會引起“材料采購”科目借貸不平。
這里講點兒題外話，存貨調(diào)整單據(jù)的使用，在ERP中也會引起存貨明細(xì)賬僅有金額沒有數(shù)量的情況。舉個例子，假如A貨物現(xiàn)在的庫存量是零，若現(xiàn)在有一筆采購費(fèi)用發(fā)票通過存貨調(diào)整單攤?cè)肓薃貨物的成本中，此時就會引起A貨物僅有金額無數(shù)量的情況。但是，此種情況不算異常，不用擔(dān)心，后期它會隨著A貨物的購進(jìn)與使用，在A貨物的出庫成本核算中，進(jìn)行動態(tài)調(diào)整的。比如：A貨物的出庫計價方式為“移動平均”，那么A貨物每次出庫時，ERP都會動態(tài)的計算A貨物的出庫成本的。
六、結(jié)束語
財務(wù)業(yè)務(wù)一體化下，在ERP中采購業(yè)務(wù)的難點不多，但是這些難點還真是不簡單，瑣碎并且對財務(wù)知識要求較高，或許這才是成為難點的真正原因吧！對于這些難點的解說，筆者也感覺比較難，因為自己清楚與如何讓別人清楚這完全是兩種能力或兩個階段。筆者上述的解說，仍比較晦澀，也可能不全面，權(quán)當(dāng)拋磚引玉吧，愿能激起讀者更深入思考與理解！
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本文標(biāo)題：ERP中采購業(yè)務(wù)的難點解析
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