一、個人知識管理概述
為什么要進(jìn)行個人知識管理
我們常常會有這樣的經(jīng)歷：昨天剛看過的一份關(guān)鍵資料，今天起草報告時要用到，自己卻怎么找也找不到，而不得不另起爐灶，進(jìn)行痛苦的“創(chuàng)新工作”。IDC（International Data Corporation 美國國際數(shù)據(jù)公司）的研究報告顯示，知識工作者做的90%的所謂“創(chuàng)新工作”是重復(fù)工作，因為這些知識已經(jīng)存在。事實上，很多人都有這樣一個感受：大部分東西重新起草比去尋找這個已存在的東西還省力氣。另一份研究報告顯示：知識工作者三分之一的時間用在了尋找某些他們永遠(yuǎn)沒有找到的信息上。
這些問題是為什么呢？本人認(rèn)為造成個人工作中效率低下的原因是因為沒有對個人的知識進(jìn)行有意識的、系統(tǒng)的、有效的管理。當(dāng)今時代，信息的數(shù)量十分龐大，我們工作中需要的知識也很廣泛，大部分工作是要去做那些創(chuàng)新性的工作而不可能去日復(fù)一日的重復(fù)某項活動或操作，因此我們每個人工作都會用到各種知識，對知識的數(shù)量和質(zhì)量要求很高，而我們對這些眾多的知識沒有或者無法進(jìn)行管理，最后造成工作的低效率。正如比爾蓋茨所言：“收集、管理和使用信息的方式，決定了你的輸贏。”
為什么要進(jìn)行個人知識管理？德魯克說過，沒有人為你負(fù)責(zé)，除了你自己，而你唯一的資本就是知識。這里我還需要補(bǔ)充一句就是，你唯一的能力就是應(yīng)用知識創(chuàng)造價值的能力。知識管理的目的是要使知識集中化、系統(tǒng)化、有序化，便于組織和個人提取、利用和共享，從而提升組織或個人的競爭能力，促進(jìn)組織或個人目標(biāo)的達(dá)成。同樣，個人知識管理的目的可以概括為：使個人的顯性知識系統(tǒng)化、隱性知識顯性化，便于隨時對知識進(jìn)行完善、提取、分享、應(yīng)用和創(chuàng)新，從而塑造并提升個人的核心競爭力，有利于職場競爭以及長期的職業(yè)生涯發(fā)展，進(jìn)而實現(xiàn)人生目標(biāo)和人生價值。
在“信息爆炸”的現(xiàn)今社會，個人要確保跟上時代節(jié)拍而免于被無情淘汰必須“持續(xù)地學(xué)習(xí)”，可以說個人獲取和利用知識的程度在很大程度上決定了他的個人價值。但是，人類天生具有遺忘的特性，雖然人的一生有機(jī)會獲取眾多的知識，但真正精通的往往只是經(jīng)常使用的很有限的一小部分，其余大部分知識往往只能記住一個概況，到有用的時候再去查找獲取。因此，積累、獲取和檢索知識的能力在這個世紀(jì)顯得非常重要，個人知識管理對每個現(xiàn)代人來說都有著非同一般的意義，主要體現(xiàn)在：
1、建立了個人知識體系，便于有針對性地進(jìn)行個人知識的積累和完善；
2、有利于個人發(fā)掘隱性知識，將隱性知識轉(zhuǎn)化為顯性知識，避免因知識的遺忘而流失；
3、有利于個人知識的檢索和提取，減少個人時間與精力的耗費，提高工作效率；
4、有利于將知識資源應(yīng)用于實際工作以獲得良好的工作績效，將知識轉(zhuǎn)化為能力；
5、展現(xiàn)了個人的學(xué)習(xí)能力，并通過參與知識創(chuàng)新、知識交流，謀求更多的發(fā)展機(jī)會；
6、持續(xù)性地學(xué)習(xí)并更新個人專業(yè)知識、提高工作技能，提升了個人價值和核心競爭力。
什么是個人知識管理
也許你未必知道這么一個概念，但你日常也一定在使用，比如你分門別類的記錄你自己的文檔，文件，數(shù)據(jù)等，這就是知識管理的雛形。你是為了方便管理、查找、使用乃至共享和創(chuàng)新這些知識，這就是知識管理的精神。的確，知識管理就在我們身邊，比如，知識卡片、讀書筆記、文章寫作、博客轉(zhuǎn)載、日志分享等都是個人知識管理行為。
個人知識管理（Personal Knowledge Management，簡稱PKM）是將組織的知識管理思想應(yīng)用到個人而形成的一種方法論。通過個人知識管理，讓個人擁有的各種資料、隨手可得的信息變成更多有價值的知識，從而最終利于自己的工作和生活。其實，在每個人的工作及學(xué)習(xí)生活中都已經(jīng)有了知識管理的影子，但這時候的PKM還處于蒙昧狀態(tài)，我們?nèi)绻茉谌粘５墓ぷ髦懈佑幸庾R的對個人知識進(jìn)行管理，那么PKM是一件很簡單的事情。
PKM的最早概念是由美國的Paul Dorsey教授提出來的，他指出:“個人知識管理應(yīng)該被看作既有邏輯層面又有實際操作層面的一套解決問題的技巧與方法”。本人借鑒組織知識管理的概念，對個人知識管理的概念描述為：個人知識管理是指個人為了提升個人的競爭優(yōu)勢，建立自我的知識體系，并不斷進(jìn)行知識的獲取與整理、存儲與更新、交流與分享、應(yīng)用與創(chuàng)新的過程。它使得知識被最大限度的利用，并且在知識管理的過程中得到了增值。信息時代的個人知識管理就是利用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)信息技術(shù)來進(jìn)行知識管理的過程。
個人知識管理的背景
知識管理是一個非常熱門的話題。實際上，人類自古以來都在不斷地進(jìn)行著知識管理活動，知識的多少也一直被認(rèn)為是評價一個人能力高低的重要方面。對知識進(jìn)行管理的歷史甚至可以追溯到人類社會的最早時期。甲骨文的出現(xiàn)，即標(biāo)志著人們開始了對知識的管理。進(jìn)入農(nóng)業(yè)社會以后，出現(xiàn)了竹簡、絹帛和紙質(zhì)的書本對知識進(jìn)行記錄并代代相傳。進(jìn)入工業(yè)社會后，出現(xiàn)了各種先進(jìn)的印刷設(shè)備以及大規(guī)模的圖書館等知識管理的手段。
【戚繼光的知識管理】戚繼光的偉大不僅在于他的戚家軍戰(zhàn)無不勝，更在于他的無私。戚繼光將生前的練兵、打仗的心得都總結(jié)下來，編撰成書，留與后人。《練兵紀(jì)實》、《武備新書》等光輝著作發(fā)揮了巨大的作用，成了曾國藩的指路明燈。曾國藩仔細(xì)研讀了戚留下來的兵書，按照戚家軍的練兵方法并結(jié)合實際，練出了名震天下的湘軍。
20世紀(jì)末，由于科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展和競爭的加劇，許多企業(yè)處于外部環(huán)境的劇變之中，迫切需要通過利用知識資產(chǎn)來進(jìn)行產(chǎn)品創(chuàng)新、服務(wù)創(chuàng)新、管理創(chuàng)新，因此，對知識的管理研究逐漸為許多企業(yè)所重視。許多研究者都把目光放在企業(yè)知識管理方面，而實際上，要發(fā)揮知識的作用，必須要依靠個人的力量，通過對知識的融會貫通和舉一反三，將實際知識應(yīng)用到具體的操作領(lǐng)域。
因此，即便組織實施知識管理，最終成功與否還是在于每個人的參與程度和個人的知識管理水平。因此，知識管理既是組織的事情，也是個人的事情。特別是在進(jìn)入知識經(jīng)濟(jì)與信息時代之后，人們?nèi)绾胃鶕?jù)自身的需要對海量的信息與知識進(jìn)行相應(yīng)的管理已成為一個重要的課題。
個人知識管理的原則
1、目標(biāo)驅(qū)動原則
知識管理的目的是為了提升個人的核心競爭力，因此個人知識管理應(yīng)該緊緊圍繞個人的核心競爭力所需要的知識儲備而有目的地進(jìn)行，要專注于個人核心知識體系而不是抓住什么就是什么，否則，知識無涯，何處是岸？
2、先廣后深原則
盡管知識管理要求專注于自己的核心領(lǐng)域，但是，任何知識都不是獨立存在的，特別是“知識爆炸”時代的來臨，各種知識之間更是有著錯綜復(fù)雜的邏輯聯(lián)系。因此，為了避免“一葉障目，不見泰山”，知識管理應(yīng)先積累廣度再向深度發(fā)展，以形成“金字塔狀”的知識結(jié)構(gòu)系統(tǒng)。
3、系統(tǒng)思考原則
任何知識都不是獨立存在的，都或多或少存在著相互依賴、相互牽連、相互交叉、相互派生的邏輯關(guān)系，因此，在知識管理的過程中，要跳出局部知識的狹小視野，以全局觀對知識進(jìn)行系統(tǒng)化思考，同時理順各部分知識之間的關(guān)系，這樣才能從全局的高度更深入地理解和認(rèn)識知識，使得各局部知識之間相互論證、相互支撐，而不是相互沖突、相互矛盾。
4、整理消化原則
知識的積累并不只是簡單的復(fù)制與粘貼，在Web2.0年代，這樣做幾乎沒有任何意義。我們使勁地下載，使勁的復(fù)制粘貼，收集各種能收集到的資料——問題是，有多少被自己真正消化了呢？你所存儲的知識起碼你應(yīng)該簡單看過、知道是在講什么，如果要求更高一點，要進(jìn)行深入的學(xué)習(xí)、研究后再融入自己的知識結(jié)構(gòu)系統(tǒng)。但在這個過程中，一定不要被原有素材的繁瑣和復(fù)雜所嚇倒，而要能夠在自己的透徹研究之后，結(jié)合自己的觀點，以簡單樸素的語言進(jìn)行二次描述。
【觀點】不能用簡單樸素的語言所表述的知識，證明你還沒有深入理解。
5、反復(fù)堅持原則
馬云說，今天非常殘酷，明天更殘酷，后天很美好，但是絕大部分人死在明天晚上。知識管理的過程是反復(fù)“迭代”的過程，是一個由“漸修”帶來“頓悟”的過程，是一個“量變”引起“質(zhì)變”的過程。因此，沒有持續(xù)不變的“漸修”和“量變”，就沒有豁然開朗的“頓悟”和“質(zhì)變”，而“頓悟”和“質(zhì)變”也僅僅只是開始，知識管理貫穿人生全程。
6、動態(tài)更新原則
要建立一個適合自己發(fā)展的最佳的知識結(jié)構(gòu)并不是一件容易的事。動態(tài)更新原則體現(xiàn)的是知識的發(fā)展規(guī)律，不能期望建立一個一勞永逸的知識結(jié)構(gòu)。在信息時代，知識的更新更加頻繁，一個人昨天建立的知識結(jié)構(gòu)，如果今天不充實更新，它的價值就會降低。因此，只有用動態(tài)更新原則要求自己，“活到老，學(xué)到老”，不斷在舊有的知識結(jié)構(gòu)中疊加新的內(nèi)容，才能把握更多稍縱即逝的機(jī)會。
二、個人知識管理過程
知識結(jié)構(gòu)體系的建立
我們從讀小學(xué)到大學(xué)，幾乎都聽命于老師和家長，大學(xué)畢業(yè)后我們才真正開始建立自我發(fā)展的方向，而從此開始知識結(jié)構(gòu)和社會經(jīng)驗的積累情況，便會很大程度地影響人的一生。一個人在大學(xué)里所研修的專業(yè)固然重要，但我們清楚進(jìn)大學(xué)選擇專業(yè)時，還有許多盲點和誤區(qū)，完全可以通過工作以后的時間進(jìn)行新的調(diào)整。
個人知識管理的目標(biāo)是提升自我的核心競爭力，體現(xiàn)知識創(chuàng)造價值，因此就需要再次強(qiáng)調(diào)了不能脫離了某個場景或領(lǐng)域來單獨的談個人知識管理，否則就失去了目標(biāo)和方向。要想具備某種才能，必須要有相應(yīng)的某種知識結(jié)構(gòu)。有了自己的知識結(jié)構(gòu)之后：①有利于有目的地進(jìn)行知識的學(xué)習(xí)和技能的完善；②有了對知識結(jié)構(gòu)的事先分類，那么，知識的獲取、整理、存儲和更新就可以有序進(jìn)行。
因此，應(yīng)根據(jù)目標(biāo)的需要，有所取舍，有所側(cè)重，不能為學(xué)習(xí)而學(xué)習(xí)，為讀書而讀書，為知識而不加選擇地吸納知識。那么，怎樣建立一個合理的知識結(jié)構(gòu)呢？
如下圖，我們可以建立三個層次的知識體系結(jié)構(gòu)。
最高層是“專業(yè)技能”層，是個人核心競爭力所關(guān)注的區(qū)域，如本人的人力資源管理領(lǐng)域。
中間層是“通用技能”層，是我們所必須具備的一些通用技能，如自我管理技能（時間管理、情緒及壓力管理等）、通用管理技能（領(lǐng)導(dǎo)技能、溝通、團(tuán)隊建設(shè)、執(zhí)行等）、企業(yè)管理知識（戰(zhàn)略管理、企業(yè)文化、組織管理、品牌管理、標(biāo)準(zhǔn)管理等等）。
最底層是“知識面”層，這個層應(yīng)該越寬越好，主要內(nèi)容是與專業(yè)技能聯(lián)系較為緊密的其他相關(guān)領(lǐng)域，比如，相對本人的人力資源管理領(lǐng)域，本人的“知識面”層還應(yīng)該包含企業(yè)管理的其他的方方面面。在這個領(lǐng)域，甚至可以把自己的興趣愛好包括進(jìn)來，所有感興趣的東西都可以放在這個區(qū)域中，但需要注意的是，對這個區(qū)域的精力投放要嚴(yán)格控制，達(dá)到理解程度即可，以防本末倒置。
知識的獲取與整理
不積跬步，無以致千里；不積小流，無以成江海。無論對于學(xué)習(xí)組織或?qū)W習(xí)者本人，知識的獲取都是實施知識管理的基礎(chǔ)，而且，若要獲得并維持競爭優(yōu)勢，也必須不斷地吸納外部知識。知識是一點一滴積累起來的，當(dāng)積累到一定程度后，便可以通過積極思考，進(jìn)行融會貫通。知識學(xué)習(xí)過程就是一個積累、貫通、再積累、再貫通，循環(huán)往復(fù)以至無窮的過程。
知識的獲取來源主要有：①互聯(lián)網(wǎng)；②傳統(tǒng)圖書；③參與培訓(xùn)；④互助學(xué)習(xí)小組；⑤人際網(wǎng)絡(luò)；⑥個人隱性知識的顯性化，即將自己的工作經(jīng)驗、學(xué)習(xí)心得整理撰寫出來，這點非常重要！
資料搜集了很多，知識也學(xué)習(xí)了很多，但這些資料和知識怎么進(jìn)行有效的整理呢？知識的整理是對原有資料、信息、知識進(jìn)行深入學(xué)習(xí)和消化吸收后進(jìn)行編輯整理的過程。這是一個非常耗時、耗力的知識梳理過程，有許多瑣碎的工作要做，如果沒有將個人知識管理進(jìn)行到底的決心，個人的知識管理就很容易半途而廢！
知識的存儲與更新
對知識整理的結(jié)果就是形成一系列的文檔。這些文檔是異常珍貴的，為了便于這些文檔的檢索，首先就是要根據(jù)知識結(jié)構(gòu)體系建立“知識地圖”，明確各知識文檔之間的邏輯、從屬關(guān)系。其次，將這些已完成的文檔進(jìn)行存儲，形成個人知識庫。為了確保自己辛勤的勞動成果不被丟失，這些文檔盡量在多處同時進(jìn)行備份（如115網(wǎng)盤、新浪網(wǎng)盤、華為網(wǎng)盤、個人郵箱等）。
在計算機(jī)芯片制造領(lǐng)域有一個著名的摩爾定律，其運(yùn)算速度每18個月就可以提升一倍。在這個“知識爆炸”的年代，人類知識的更新速度比之古代已不知快了多少倍。有人提出大學(xué)學(xué)歷應(yīng)該有失效期，唯有終身學(xué)習(xí)才能保證一個人的知識結(jié)構(gòu)不致老化到落后于時代，在個人知識管理中專業(yè)知識的更新管理更是異常的重要，估計超過50%的人并不從事大學(xué)專業(yè)的工作，專業(yè)知識可能發(fā)生多次轉(zhuǎn)向。三分建設(shè)，七分維護(hù)。知識更新最難的是需要持之以恒。要不斷添加新的知識分類和知識資源；不斷修改和刪除部分知識資源；持續(xù)與他人進(jìn)行知識的互動交流等。
知識的交流與分享
個人知識管理不能脫離團(tuán)隊和群體。知識管理的精髓就在于知識的分享和交流，特別是在這個網(wǎng)絡(luò)時代，單個人的知識總是有限的，而全人類的知識是無窮的。知識的分享過程是一個雙贏的過程，我們不僅能夠?qū)⒅R分享給別人，也能夠通過知識的互動交流，實現(xiàn)自我知識體系的鞏固和完善。同時，知識的交流傳播也是一個展示自己才學(xué)的機(jī)會，客觀上促進(jìn)了個人品牌的傳播與推廣。你的知識傳播的越廣，你的個人影響力也就越大。
你有一個蘋果，我有一個蘋果，我們交換一下，一人還是一個蘋果；你有一個思想，我有一個思想，我們交換一下，一人就有兩個思想。這就是知識分享的好處。分享的精神就是互聯(lián)網(wǎng)的精神，因此，現(xiàn)在的互聯(lián)網(wǎng)時代，個人知識管理不能網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)信息技術(shù)工具。個人知識管理與Web2.0相結(jié)合，是必然的趨勢。當(dāng)前，適合個人知識管理的Web2.0的典型技術(shù)及實踐應(yīng)用有：
1、Blog（博客），如QQ空間、網(wǎng)易博客、百度空間、新浪博客等；
2、Wiki（維客），即開放式網(wǎng)絡(luò)百科全書，如百度百科、互動百科等；
3、文檔共享平臺，如百度文庫、新浪資料、豆丁網(wǎng)、新浪微盤等；
4、SNS（社交服務(wù)網(wǎng)絡(luò)），如微博、Facebook、QQ社區(qū)、人人網(wǎng)等。
知識的應(yīng)用與創(chuàng)新
“百無一用是書生”，在古代，書生應(yīng)該屬于社會中的知識分子，但為什么這些古代的“知識分子”卻是百無一用呢？除了歷史的原因，古代的知識分子學(xué)習(xí)的知識很少能在生產(chǎn)或生活中得到應(yīng)用。作為一名現(xiàn)代人，我們必須明確，我們所有的知識只有一個唯一的目的：使用它，利用知識創(chuàng)造效益，利用知識幫助我們的生活更美好。
因此，我們不能只關(guān)注知識的積累，更要注重知識能量的釋放。知識本身沒有價值，只有被利用時才能展現(xiàn)其價值，知識必須跟任務(wù)、項目結(jié)合起來才能發(fā)揮作用。有句話說，“個人競爭力的源泉不是你現(xiàn)在知道的或者掌握的，而是你選擇方向和快速學(xué)習(xí)的能力，是你能夠?qū)⒅R用足用好的能力”。個人知識管理最終目的，在提高工作效率的基礎(chǔ)上，積極地將所學(xué)知識及時、有效、充分地運(yùn)用到學(xué)習(xí)、工作、生活當(dāng)中，使所學(xué)知識轉(zhuǎn)化為個人發(fā)展的重要能力，并最大限度地促進(jìn)個人的發(fā)展。
而在知識管理的全部過程當(dāng)中，我們的思維不能局限在原有的知識范疇內(nèi)，要能夠根據(jù)自己的深入思考進(jìn)行大膽的創(chuàng)新。創(chuàng)新是個人知識管理的靈魂，是個人能力是否能夠突破一定高度的關(guān)鍵所在。因此，我們要開拓思維，大膽追求新發(fā)現(xiàn)、探索新規(guī)律、創(chuàng)立新學(xué)說、創(chuàng)造新方法。比如，本人自開始進(jìn)行個人知識管理以來，一直堅持將原有的知識材料進(jìn)行深入消化吸收并形成自己的理論體系后再進(jìn)行整理歸納，這期間多有創(chuàng)新，受益匪淺。
核心關(guān)注：拓步ERP系統(tǒng)平臺是覆蓋了眾多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、行業(yè)應(yīng)用，蘊(yùn)涵了豐富的ERP管理思想，集成了ERP軟件業(yè)務(wù)管理理念，功能涉及供應(yīng)鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理，全面涵蓋了企業(yè)關(guān)注ERP管理系統(tǒng)的核心領(lǐng)域，是眾多中小企業(yè)信息化建設(shè)首選的ERP管理軟件信賴品牌。
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本文標(biāo)題：個人知識管理淺論
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