ERP_企業(yè)資源計劃系統(tǒng)(EntERPrise Resource Planning)，是指建立在日益發(fā)達的計算機信息及網絡技術基礎之上，以系統(tǒng)化的管理思想為目標，為企業(yè)決策層提供決策依據，同時為生產、銷售和財務部門的運營提供實時數據的管理平臺。國內企業(yè)實施ERP系統(tǒng)一般分為三個階段，第一階段是單純的財務ERP；第二階段是財務+供應鏈，第三階段則再加上外圍的生產管理、HR及CRM等，基本上形成較為完整的企業(yè)資源信息化管理。從上世紀90年代起我國企業(yè)開始實施會計電算化以來。目前很多企業(yè)已經開始由第一階段向第二階段轉變，在此過程中首先需要解決的問題就是要實現財務部門的會計核算和業(yè)務部門的庫存管理有效無縫鏈接，使財務和業(yè)務在符合各自管理重點的同時，保證系統(tǒng)數據整體的有效性。
一、存貨業(yè)務數據流及核算方法
存貨核算主要是以財務會計為中心，從資金的角度管理存貨的出入庫業(yè)務，側重于按照發(fā)票和相關單據核算企業(yè)存貨的入庫成本、出庫成本和結余成本，反映和監(jiān)督存貨的資金占用情況。庫存管理主要是指業(yè)務部門對原材料和產品實體的收發(fā)管理，側重于對型號規(guī)格和數量進行管理，一般企業(yè)的存貨業(yè)務數據流如下圖所示：
圖1 企業(yè)存貨業(yè)務數據流
原材料和產品實體是貨幣資金的載體，由倉儲部門負責對實物和數量進行管理，定期與財務部門存貨核算的結果進行對賬(財務部按照發(fā)票和入庫單據記賬)，只有兩個部門的數據完全一致才能實施有效管理。但在實際運用中財務部和倉庫管理的結賬時間不同，財務部門對各類存貨出庫所采用的計價方式不同，再加上用友ERP系統(tǒng)在存貨核和庫存兩個模塊之間的設置不同。經常會出現總賬模塊、存貨模塊和庫存模塊之間的余額很難保證完全一致，數據不統(tǒng)一，使ERP系統(tǒng)不能發(fā)揮應有的優(yōu)勢。
財務核算和供應鏈在用友ERP-U8系統(tǒng)中是相對獨立的模塊。其中財務模塊包括總賬模塊，應收應付、固定資產，存貨核算、工資模塊等。供應鏈系統(tǒng)包括采購管理、銷售管理和庫存管理模塊。如果單純啟用財務模塊，存貨核算的基礎數據將完全依靠人工統(tǒng)計，無法實現賬表和實物的在線監(jiān)管，因此需要啟用供應鏈中的庫存管理模塊。
用友ERP-U8系統(tǒng)中提供了三種存貨核算方式，第一種是按倉庫核算，按倉庫設置計價方式，并且每個倉庫單獨核算出庫成本，即允許不同倉庫的相同存貨按照不同的計價方式核算成本。第二種是按部門核算，按照倉庫的所屬部門設計計價方式核算出庫成本。第三種是按照存貨核算，無論部門或倉庫所屬，相同存貨均按照相同的存貨計價方式核算成本。
二、存貨核算存在的問題及解決方案
存貨核算的計價方式分為移動平均法、先進先出法和個別計價法。移動平均法和先進先出法適用于通用性產品和一般情況下價格不敏感的產品，個別計價法適用于對價格比較敏感的產品。對于一般按產品類別核算成本的企業(yè)來講，這些教科書上的核算方法能夠滿足要求。筆者所在單位以工業(yè)自動化系統(tǒng)集成為主的業(yè)務，主要是對進口關鍵產品和國內產品進行組裝，同時配以必要的設計和軟件調試。核算要求進行項目管理，并且需要區(qū)分不同部門、不同業(yè)務員的具體項目成本。
筆者所在單位橫河電機(中國)有限公司現有的業(yè)務模式對存貨核算的要求有兩個特點：第一是很多項目由于戰(zhàn)略意義不同，采購價格也不盡相同。第二是由于市場變幻莫測，即使同一規(guī)格的產品在不同時期的采購成本也可能有差異，因此需要對每個項目的所有產品單獨核算價格。
另一方面，由于存在貨到發(fā)票未到的情況，采購模塊中對于采購入庫單審核后即認為是“暫估”，在采購模塊的“暫估余額表”中就會體現，而存貨核算對于未結算的采購入庫單記賬后才認為是“暫估”，這樣由于產品入庫和發(fā)票記賬存在的時間性差異。會影響存貨模塊和庫存模塊的余額也產生差異。對“暫估”的存貨如果進行了成本結轉，等到次月入庫單回沖后再與發(fā)票結算時將會影響存貨余額，帶來存貨核算和庫存管理的余額差異。
以用友U8-ERP系統(tǒng)為例在測試賬套中我們按照工程師的建議，存貨核算采用了個別計價法，而且啟用了財務模塊里的項目核算功能，即把每一個銷售訂單視同是單獨的項目，通過觸發(fā)器使銷售訂單號自動匹配為存貨的項目編碼。經過測試我們發(fā)現，扶庫存管理到存貨核算的數據結算非常麻煩，費時費力且容易出錯。當采購入庫單和采購發(fā)票結算完成后，出庫單據的成本結轉和匹配就成了孤立的數據．很快系統(tǒng)中會產生很多垃圾數據，而且存貨核算的期末結存和庫存管理中的差異也越來越多，很難查出是什么原因引起的數據差異。
經過研究我們發(fā)現用友U8系統(tǒng)存貨檔案中的批次管理能夠實現按照銷售訂單管理存貨的功能，即需要在建立存貨檔案的時候，首先錄入基本存貨信息，然后在控制功能一欄中選擇批次管理和出庫跟蹤入庫功能。
通過上面的存貨檔案控制設置，所有存貨在系統(tǒng)單據中錄人時需要輸入批號，該批號對應銷售訂單號，也就是說每一個銷售訂單的所有存貨對應相同的批號。這樣就使存貨在入庫時有了一個識別碼，在識別庫存批次以后，就可以按照批次進行存貨計價和統(tǒng)計庫存成本了。成本結轉通過出庫跟蹤入庫就可以解決不同批號之間同種存貨的價格不同的問題，保證不同銷售訂單成本的準確性。
三、優(yōu)點及結論
庫存批次管理的重點是識別產品的進貨時間、供貨商、采購進價等信息，這樣就可以在以后的查詢庫存時，明確其具體來源，銷售出庫時自動判斷存貨的價值。另外，利用庫存批次跟蹤可以查詢不同產品和不同訂單的在庫情況。
存貨核算和庫存管理大的對賬工作可以利用批次賬來檢查，盤點時按照批次即項目明細賬進行，這樣能夠了解存貨的屬性，并且及時掌握存貨是為哪個客戶采購的，定位存貨歸屬的客戶有利于管理原材料和產成品的庫齡，加速庫存周轉速度。
總之，通過對庫存管理的批次管理和跟蹤，使存貨不僅僅是按照類別進行核算，同時也按照項目批次進行管理。企業(yè)只有在存貨核算和庫存管理兩方面部按照類別和批次進行嚴格管控，才能使庫存管理更加科學、準確．有效，才能為企業(yè)創(chuàng)造更大的效益。
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