臨江機(jī)械產(chǎn)業(yè)集團(tuán)的信息中心主任程遠(yuǎn)最近有點(diǎn)郁悶。集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)批準(zhǔn)的ERP項(xiàng)目突然就停止了,而且還正考慮分流信息中心的員工!
程遠(yuǎn)在信息中心已經(jīng)5年了,當(dāng)時(shí)是由生產(chǎn)部經(jīng)理調(diào)到信息中心當(dāng)主任的,只因?yàn)樗貏e愛(ài)擺弄計(jì)算機(jī)。5年來(lái),程遠(yuǎn)帶領(lǐng)一幫公司里面培養(yǎng)出來(lái)的“土八路”,在花費(fèi)非常低的情況下,開(kāi)發(fā)了銷售管理系統(tǒng)、協(xié)同管理系統(tǒng),并負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)系統(tǒng),CAD軟件等多個(gè)系統(tǒng)的維護(hù)。
系統(tǒng)運(yùn)行到現(xiàn)在,有些地方已經(jīng)捉襟見(jiàn)肘了。比如銷售管理系統(tǒng),只反映了產(chǎn)品銷售的過(guò)程,但銷售人員和生產(chǎn)人員還希望知道產(chǎn)品在車間和工序中的狀態(tài),以準(zhǔn)確掌握產(chǎn)品出廠的情況。程遠(yuǎn)建議上ERP,這樣可以把已經(jīng)在用的系統(tǒng)進(jìn)行徹底優(yōu)化,使集團(tuán)管理和信息化水平再上一個(gè)層次。
領(lǐng)導(dǎo)很支持,春節(jié)前就批下了50萬(wàn)元的專項(xiàng)預(yù)算。因?yàn)榧瘓F(tuán)確實(shí)從信息化中獲得了收益,管理比以前規(guī)范很多,還獲得政府支持的60萬(wàn)元,公司銷售從不到1個(gè)億發(fā)展到5個(gè)億更是與信息化分不開(kāi),而且每月都有周圍企業(yè)來(lái)參觀。
程遠(yuǎn)和他的團(tuán)隊(duì)非常高興,覺(jué)得終于可以打一次“正規(guī)戰(zhàn)”了。同事們與軟件廠商合作,可以學(xué)習(xí)到豐富的項(xiàng)目管理與實(shí)施知識(shí),通過(guò)項(xiàng)目鍛煉今后還能夠通過(guò)對(duì)外服務(wù)養(yǎng)活自己。
現(xiàn)在項(xiàng)目突然停止,團(tuán)隊(duì)也就人心渙散。程遠(yuǎn)找了個(gè)合適的時(shí)間與董事長(zhǎng)交流,但董事長(zhǎng)的回復(fù)是“暫時(shí)先放一放”。之前領(lǐng)導(dǎo)同意是為了把信息化做得更深入一些,現(xiàn)在卻又覺(jué)得“信息系統(tǒng)夠用了”,為成本考慮甚至要減去3~4人。這樣一來(lái),優(yōu)秀的流失,留下的戰(zhàn)斗力不強(qiáng),程遠(yuǎn)的工作將更加難做。
點(diǎn)評(píng):
北京新華信正略鈞策管理咨詢有限公司 顧問(wèn) 寇力
在以上案例中,臨江機(jī)械產(chǎn)業(yè)集團(tuán)程遠(yuǎn)所面臨的問(wèn)題具有一定的普遍性,也是目前很多企業(yè)CIO所面臨的普遍性的問(wèn)題,比如企業(yè)的IT投資如何才能更好的規(guī)劃,CIO如何與企業(yè)的高層、中層進(jìn)行有效的溝通,如何讓企業(yè)見(jiàn)到好的投資效益,使IT開(kāi)支變成IT的戰(zhàn)略投資并真正產(chǎn)生可見(jiàn)的效果以增強(qiáng)企業(yè)信心,這是很多企業(yè)CIO所面臨的問(wèn)題。對(duì)于本案例中“堅(jiān)持還是放棄?”這個(gè)問(wèn)題,我認(rèn)為應(yīng)該堅(jiān)持,但有些方式與方法應(yīng)該引進(jìn)CIO的注意與討論,接下來(lái)我們就以下3個(gè)問(wèn)題進(jìn)行討論分析。
1.IT系統(tǒng)與投資的規(guī)劃問(wèn)題
在本案例中我們看到,企業(yè)有信息化的需求,但對(duì)于一項(xiàng)IT投資-上ERPII系統(tǒng),最初企業(yè)管理層是很支持的,但后來(lái)由于成本方面的考慮就取消了此項(xiàng)投資,在這里我認(rèn)為企業(yè)的IT系統(tǒng)的規(guī)劃問(wèn)題是一個(gè)關(guān)鍵所在。
我們都知道對(duì)于今天的企業(yè)來(lái)講,企業(yè)管理要上臺(tái)階就一定要有信息化,在企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略中,一定要包含信息化的內(nèi)容,IT規(guī)劃是企圖戰(zhàn)略的一個(gè)重要的組成部分。因此企業(yè)的CIO要參與企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃并充分了解企業(yè)的管理以及發(fā)展戰(zhàn)略,并清晰信息化對(duì)于企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的支撐作用。如果沒(méi)有明確清晰的企業(yè)戰(zhàn)略,信息化規(guī)劃就無(wú)從談起,沒(méi)有信息化規(guī)劃,信息化規(guī)劃沒(méi)有與企業(yè)的戰(zhàn)略、企業(yè)的管理很好的融合,企業(yè)要上信息系統(tǒng),要進(jìn)行IT投資,其作用就非常有限,IT投資就很有可能變成IT的開(kāi)支,尤其是大型的應(yīng)用系統(tǒng),如ERP系統(tǒng),故而企業(yè)的投資也會(huì)變得非常的慎重。故IT規(guī)劃要與企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)相一致,要能夠充分的支持企業(yè)的管理與發(fā)展戰(zhàn)略,才能得到企業(yè)高層的有力支持。
另外要注意的是IT投資的來(lái)源與驅(qū)動(dòng)的因素應(yīng)該是企業(yè)的業(yè)務(wù)與管理需求,而非技術(shù)部門的技術(shù)需求,如果是因?yàn)榧夹g(shù)原因驅(qū)動(dòng)的,在管理的提升與成本的投入比較中可能會(huì)使IT的投資處于不利的地位,并且不能獲得管理層的長(zhǎng)久的支持。
在企業(yè)信息化的過(guò)程中,信息技術(shù)的規(guī)劃一般會(huì)相對(duì)比較容易,而IT如何能夠?qū)ΠY下藥,有的放矢才是關(guān)鍵,IT規(guī)劃一般會(huì)包括以下幾個(gè)步驟:
(1)首先對(duì)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略、以及內(nèi)部的管理方法、管理需求進(jìn)行分析,做出有針對(duì)性的評(píng)估與診斷,找出問(wèn)題的切入點(diǎn),明確信息化的方向與目標(biāo)。
(2)進(jìn)而從企業(yè)當(dāng)前的IT組織、人力資源、IT基礎(chǔ)設(shè)施、現(xiàn)有應(yīng)用系統(tǒng)、管理基礎(chǔ)五個(gè)方面對(duì)企業(yè)的信息化現(xiàn)狀及能力進(jìn)行綜合的評(píng)估,分析差距
(3)在此基礎(chǔ)上依據(jù)企業(yè)對(duì)IT需求及信技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)勾畫(huà)出IT應(yīng)用的藍(lán)圖,選擇合適的信息技術(shù),構(gòu)架信息系統(tǒng)
(4)根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況分析企業(yè)信息化的風(fēng)險(xiǎn)及難點(diǎn),制定應(yīng)對(duì)策略;進(jìn)行詳細(xì)的IT投資分析,分析投資與收益;在此基礎(chǔ)上制定出信息化建設(shè)時(shí)間規(guī)劃,可以整體規(guī)劃,分步實(shí)施。
以上的規(guī)劃是一個(gè)比較復(fù)雜的過(guò)程,如果企業(yè)難以實(shí)現(xiàn),一般情況下可以通過(guò)借助第三方咨詢公司來(lái)幫助完成。在規(guī)劃中應(yīng)重點(diǎn)明確企業(yè)為何要做信息化以及信息化的切入點(diǎn),能給企業(yè)帶來(lái)多少投資效益,對(duì)企業(yè)的管理能有多大的提升,應(yīng)該如何匹配企業(yè)的管理現(xiàn)狀進(jìn)行有效的實(shí)施。
2.溝通與實(shí)施問(wèn)題
CIO在實(shí)施制定IT規(guī)劃時(shí),最好的方式是讓企業(yè)的管理層能夠參與進(jìn)來(lái),將IT規(guī)劃作為企業(yè)管理與發(fā)展戰(zhàn)略的一個(gè)組成部分,并與企業(yè)的管理層進(jìn)行充分的溝通,讓管理層對(duì)IT系統(tǒng)的規(guī)劃、IT系統(tǒng)對(duì)管理的影響與支持作用,IT系統(tǒng)投資的收益等取得充分的了解,達(dá)成共識(shí),由此獲取高層的信任與支持。
另外,值得注意的是CIO應(yīng)該是作為一個(gè)管理者來(lái)參與這些事情,而不是埋頭于技術(shù)問(wèn)題。因?yàn)椴皇荌T想做什么就做什么,而是要以管理,以業(yè)務(wù)為驅(qū)動(dòng),為導(dǎo)向,循序漸進(jìn)進(jìn)行實(shí)施。
另外IT系統(tǒng)實(shí)施的過(guò)程也很重要,在企業(yè)的管理過(guò)程中,需要的信息化系統(tǒng)很多,應(yīng)該選擇好從哪里作為突破口最好,最見(jiàn)效,分階段進(jìn)行實(shí)施,最好是一年抓一件事,一年一定要見(jiàn)成果。每年一個(gè)進(jìn)步,二三年一個(gè)臺(tái)階。每一步都能見(jiàn)到成效,以增強(qiáng)企業(yè)的信心。
3.IT部門地位的變化問(wèn)題
CIO應(yīng)該在企業(yè)的IT實(shí)施與規(guī)劃過(guò)程中可以使用有效的管理方法,促使企業(yè)IT部門從單純的服務(wù)部門到服務(wù)與利潤(rùn)的創(chuàng)造部門的變化。
目前很多企業(yè)的IT部門都在實(shí)現(xiàn)從成本中心到利潤(rùn)中心的轉(zhuǎn)型,有些企業(yè)的信息中心不但可以為企業(yè)提供服務(wù),還可以承接外部的信息化服務(wù),成為企業(yè)的一個(gè)利潤(rùn)中心,進(jìn)而成立獨(dú)立的公司。由于IT部門的定位一直是一個(gè)以IT技術(shù)為主的知識(shí)中心,這一定位必然造成其只能是個(gè)成本中心。實(shí)際上,IT部門可以成為企業(yè)的服務(wù)中心進(jìn)而成為利潤(rùn)中心,它不僅可以支撐信息系統(tǒng)正常運(yùn)營(yíng),更應(yīng)該為整個(gè)企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù),進(jìn)而為外部的企業(yè)提供服務(wù),轉(zhuǎn)變自身定位。成為服務(wù)中心,利潤(rùn)中心,這是IT部門未來(lái)成為企業(yè)發(fā)展核心動(dòng)力的關(guān)鍵一步。通過(guò)IT部門主動(dòng)的適應(yīng)并接受這種定位的轉(zhuǎn)變,必將為企業(yè)的IT部門帶來(lái)一個(gè)新的發(fā)展空間。
在本案例中,程遠(yuǎn)可以考慮首先通過(guò)具有針對(duì)性的,結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)、管理、與發(fā)展戰(zhàn)略的IT規(guī)劃,進(jìn)行IT投資效益的分析與評(píng)估,與高層討論并取得企業(yè)高層的支持,另外在實(shí)施過(guò)程中注意結(jié)合企業(yè)的管理實(shí)際,制定合理的實(shí)施策略,分步實(shí)施,爭(zhēng)取獲得良好的IT回報(bào),以獲取企業(yè)持續(xù)有力的支持,另外,要努力轉(zhuǎn)變部門角色,爭(zhēng)取使IT部門成為企業(yè)管理不可或缺的重要的服務(wù)中心,轉(zhuǎn)變IT部門在企業(yè)當(dāng)中所演的角色,爭(zhēng)取主動(dòng),進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理效益、利潤(rùn)的最優(yōu)化。
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本文標(biāo)題:ERP系統(tǒng)中應(yīng)注意IT系統(tǒng)與投資規(guī)劃
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