一．企業(yè)電子檔案的形成特點

1．分散性

分散性特點是由企業(yè)工作布局決定的。大多數(shù)企業(yè)項目分散性強，每個項目中的各個業(yè)務(wù)組成部分都是企業(yè)電子檔案產(chǎn)生的源頭。而一些項目的空間及時間距離往往很大，導(dǎo)致企業(yè)電子檔案在生成階段就具有分散性特點，如不及時歸檔管理，很容易導(dǎo)致散失。

2．動態(tài)性

企業(yè)業(yè)務(wù)流程是一個動態(tài)過程，形成的文件處在不斷地補充和完善中。如工程設(shè)計檔案由最初的設(shè)計報告到竣工驗收報告，變化非常大，甚至完全不同，如不把它們齊全完整地收集存檔，檔案材料則無法真實準(zhǔn)確地反映項目建設(shè)的全貌，會降低檔案的價值。

3．周期性

企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動有很強的周期性，有些工作歷時比較長，決定了企業(yè)電子檔案的形成也具有周期性。這就要求對其收集和管理需按照業(yè)務(wù)周期的規(guī)律進行，否則歸檔電子文件就會有缺漏，影響電子檔案的可靠性與權(quán)威性。

正是由于企業(yè)電子檔案這些自身的特點及其引起的檔案管理的變化，為企業(yè)檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)，也造成了許多現(xiàn)實問題。

二．企業(yè)電子檔案管理中存在的問題

1．歸檔鑒定程序不明

目前，許多企業(yè)尚未明確電子文件的歸檔程序，對電子文件管理的特殊性和技術(shù)性要求認(rèn)識不清，把應(yīng)妥善歸檔保存的電子文件只是簡單地存儲在計算機硬盤上。這有悖于集中歸檔原則，不利于電子檔案的長期保存、管理和提供利用，一旦存儲載體遭受人為或自然的破壞，將給企業(yè)運轉(zhuǎn)帶來難以挽回的損失。

2．對系統(tǒng)過度依賴

企業(yè)電子檔案管理的各個環(huán)節(jié)均依賴于企業(yè)內(nèi)部的計算機系統(tǒng)，它們要在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中生成，在辦公自動化系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)，在存儲系統(tǒng)中保存，在利用系統(tǒng)中提供利用。這些系統(tǒng)的應(yīng)用有效地提高了企業(yè)業(yè)務(wù)處理和檔案管理的效率。然而，一旦計算機系統(tǒng)發(fā)生故障，會極大地影響電子檔案的可用性。

3．軟件通用性不足

企業(yè)電子檔案對計算機系統(tǒng)有著極強的依賴性，而不同企業(yè)所使用的計算機型號、規(guī)格和管理軟件也不相同。單就檔案管理軟件來說，其種類繁多、功能各異、質(zhì)量參差不齊。這些軟件在設(shè)計上缺乏規(guī)范性和開放性，難以滿足檔案信息資源共享的利用需求。更有甚者，本企業(yè)的辦公自動化軟件和檔案管理軟件之間也沒有轉(zhuǎn)換接口程序，直接妨礙企業(yè)電子檔案的歸檔保存，進而影響到電子檔案利用價值的實現(xiàn)。

4．檔案管理規(guī)范化缺失

一些企業(yè)長期忽視檔案管理工作，沒有形成統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范與業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。這樣，一方面造成企業(yè)紙質(zhì)檔案質(zhì)量不高，不能為電子檔案管理有效提供基礎(chǔ)條件；另一方面，電子檔案管理沒有可以遵循的規(guī)范化程序，致使電子檔案管理工作無章可循。

面對以上諸多問題，迫切需要尋找根本性解決方案，以改善企業(yè)電子檔案管理面臨的困境。

三．企業(yè)電子檔案的長期存儲

1．企業(yè)電子檔案的保管功能需求

檔案工作的本質(zhì)是維護檔案的真實性、完整性，確保檔案得以長期保存并有效提供利用，實現(xiàn)檔案的價值。具體來講，企業(yè)電子檔案的保管功能需求包括以下幾個方面：

（1）真實性。為了表明文件是真實的，需能夠證明一份文件正是其主張的那份文件。

（2）完整性。為了維護一組文件的完整性，必須確保除了那些按規(guī)定屬于該組文件的內(nèi)容外，沒有從這組文件中增加或減少任何文件。

（3）可利用性�？梢酝ㄟ^軟硬件技術(shù)，幫助我們找到所需文件并把它們轉(zhuǎn)換成人類感官能夠處理的形式，比如紙上的標(biāo)記或屏幕上的詞語。

（4）可理解性�？衫斫馐侵肝覀兛梢悦靼孜募�的內(nèi)容以及文件所要表達的意思，這可能需要其它信息的支持。

明確以上功能需求后，我們需要著重探討企業(yè)電子檔案在何種環(huán)境下能夠滿足這些需求，以實現(xiàn)長期保存。

2．文件生成環(huán)境下的保存

有些情況下，尤其在檔案的第一價值較強時，可以在原始環(huán)境下，甚至是原始文件生成系統(tǒng)中開展保管工作，但必須滿足以下條件：

（1）為了業(yè)務(wù)需要，原始系統(tǒng)要保持有效運轉(zhuǎn)；

（2）原始系統(tǒng)要滿足有利用權(quán)用戶的需要；

（3）原始系統(tǒng)能夠保存所有應(yīng)該保存的文件，在滿足基本業(yè)務(wù)要求的同時不能損害任何文件的性能。在原始系統(tǒng)中保存文件有其自身優(yōu)勢：首先，企業(yè)沒有必要專門為了檔案保管而購買設(shè)備并把文件抽取出來遷移到其它格式上，即不用另外投入資金建立并管理一個單獨的保管系統(tǒng)。其次，不必?fù)?dān)心文件的真實性，因為它們沒有經(jīng)歷過任何可能造成損害的遷移。最后，機構(gòu)可以看到用來生成文件的背景和系統(tǒng)，有助于更加深入地了解文件、文件生成者和他們之間的聯(lián)系。

然而，這種方案也存在缺點。以長期的視角來看，原始系統(tǒng)不太可能以完全相同的格式保存文件。技術(shù)的進步和業(yè)務(wù)要求的不斷改變，促使系統(tǒng)在緩慢地不斷發(fā)生變化，而且短期內(nèi)不易被人查覺。但時間一長，就會對系統(tǒng)內(nèi)文件產(chǎn)生影響，文件結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫也可能發(fā)生改變，除非人們特別關(guān)注這些變化對舊文件的影響，否則問題就會出現(xiàn)，而且發(fā)現(xiàn)問題的時候可能為時已晚。

這種方案的另一個缺點與利用有關(guān)。雖然原始文件生成系統(tǒng)應(yīng)以可滿足保管和利用的要求為前提條件，但這里的假設(shè)是利用要求不發(fā)生變化。如果利用要求有變化，文件的保管方式也需要有大的變動，因為原始文件生成系統(tǒng)難以滿足新的利用要求。

綜合以上在文件生成環(huán)境下保存企業(yè)電子檔案的利弊分析，筆者認(rèn)為，如果條件允許，企業(yè)應(yīng)將電子檔案保存在其生成系統(tǒng)之外。

3．企業(yè)電子檔案的系統(tǒng)外存儲

大多數(shù)情況下，企業(yè)應(yīng)把其電子檔案保存在生成系統(tǒng)之外。原因如下：

（1）系統(tǒng)的存在時間不像文件生命周期那樣長；

（2）系統(tǒng)功能的改變可能導(dǎo)致無法繼續(xù)保存舊文件；

（3）出于性能方面的原因，系統(tǒng)保存的文件數(shù)量有一定限制：

（4）有時生成文件的系統(tǒng)不能滿足文件利用的服務(wù)要求。

當(dāng)需要把文件從原始系統(tǒng)中遷移出來時，上述原因就顯得更有說服力。在文件生成系統(tǒng)外保存文件應(yīng)具備三個條件：第一，企業(yè)自己保存文件，不論是個人文件、電子郵件或圖像。第二，保存伴隨文件的背景信息，即文件元數(shù)據(jù)。其中包括文件索引、加密目錄和固定信息等，比如用于證明文件上數(shù)字簽名真實性的信息。第三，保存元數(shù)據(jù)與檔案或其它電子文件之間的關(guān)系信息。如果有日期、題目和作者目錄，應(yīng)明確地將該目錄與目錄所指的電子文件聯(lián)系起來。例如，元數(shù)據(jù)編碼系統(tǒng)普遍用于記錄系統(tǒng)生命周期中發(fā)生的改變，企業(yè)可能會有詳細記載編碼系統(tǒng)的整套文件，但如果不了解何時采用哪一種編碼，那么就很難知道如何破譯數(shù)據(jù)庫中的特定編碼文件。

如果企業(yè)采用用戶可以利用的形式保護電子檔案的原始內(nèi)容，保護每一信息內(nèi)容及其描述信息的元數(shù)據(jù)，保證其內(nèi)容的真實性，那么就能達到對電子檔案真實性、完整性、可利用性和可理解性的維護要求。

四．企業(yè)電子檔案利用服務(wù)方案

確定了企業(yè)ERP電子檔案的保存環(huán)境，保證其長期存儲之后，還要能夠隨時提供有效利用，才能充分發(fā)揮電子檔案為企業(yè)運行服務(wù)的作用。然而，企業(yè)檔案中存在大量涉及企業(yè)核心競爭力及其它商業(yè)機密的保密信息，在不影響檔案保管與利用的前提下，必須實行利用控制保護這些信息。

1．控制企業(yè)電子檔案的利用范圍

如果企業(yè)為外部用戶提供在線服務(wù)，那么服務(wù)系統(tǒng)的利用控制功能以及企業(yè)的利用控制程序就非常關(guān)鍵。允許外部用戶直接訪問文件系統(tǒng)與向他們提供電子目錄或者電子復(fù)印件是截然不同的，在線訪問文件系統(tǒng)意味著外部用戶能夠查閱每一份未被限制的文件。為了對此進行利用控制，企業(yè)需要做到：

（1）把外部用戶定義為特殊類別的用戶，并根據(jù)法律規(guī)定和企業(yè)的檔案利用制度，限定外部用戶對文件系統(tǒng)的訪問權(quán)限。

（2）根據(jù)利用限制規(guī)定，實施文件及其元數(shù)據(jù)的控制，以控制外部用戶對檔案和柜應(yīng)元數(shù)據(jù)的訪問。

（3）對于任何相關(guān)信息，如果允許用戶查詢，就必須啟動相關(guān)程序，確保系統(tǒng)的限制規(guī)則對這些信息的訪問權(quán)限進行有效限定。

只要某些信息還不能公開，這種對訪問權(quán)限的規(guī)定和限制與檔案管理系統(tǒng)就得緊密相連。通常，這種狀況在文件形成后會持續(xù)較長一段時間。

2.制定企業(yè)電子檔案提供利用方案

為了實現(xiàn)企業(yè)電子檔案的有效利用。在實施利用控制的前提下，提供利用工作應(yīng)按照如下方案進行：

首先，應(yīng)將各個ERP系統(tǒng)生成的電子文件及其元數(shù)據(jù)拷貝到歷史文件序列中，并以一種獨立千其它任何特定軟件的形式存儲，如平面文件。其次，平面文件應(yīng)以某種形式，如可擴展標(biāo)記語言（XML），與相應(yīng)的公共文檔類型定義（DTD）一起儲存，即在DTD結(jié)構(gòu)規(guī)范下，以XML對電子檔案及其元數(shù)據(jù)進行編碼。因此，平面文件本身說明了其自身的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。最后，在此說明基礎(chǔ)上，文件及其元數(shù)據(jù)就可以被導(dǎo)入到功能完善的信息檢索系統(tǒng)及其它服務(wù)系統(tǒng)中，從而提供對企業(yè)電子檔案的有效利用，如“圖1”所示。

圖1 企業(yè)電子檔案提供利用方案圖

本方案是一個適用于所有類型電子文件和系統(tǒng)的通用ERP解決方案，能夠解決電子文件生成類型多樣化帶來的存儲與利用問題，可以屏蔽不同系統(tǒng)、軟件所帶來的差異，使利用者能夠直接面對同構(gòu)的電子檔案信息資源。同時，得益于現(xiàn)代開源軟件的發(fā)展，企業(yè)可以以較低的成本實現(xiàn)文件導(dǎo)入功能和其它用戶服務(wù)功能。

五、結(jié)語

企業(yè)電子檔案管理工作一直是檔案工作的薄弱環(huán)節(jié)，其中尤以長期存儲和利用為難點。希望本文所提出的企業(yè)電子檔案存儲及提供利用方案，能夠有助于解決當(dāng)前企業(yè)電子檔案管理面臨的一些問題。

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本文標(biāo)題：解決方案：企業(yè)電子檔案長期存儲與利用

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