0 引言
項目文檔是企業(yè)具體項目實施過程中產(chǎn)生的，與項目相關(guān)的生產(chǎn)經(jīng)營活動及管理工作的真實記錄，同時又是項目管理的重要依據(jù)和憑證。在每個項目的實際運作中，不可避免地會產(chǎn)生大量的文檔資料，紙質(zhì)文檔產(chǎn)生了不利于管理、利用及存放等諸多問題，給企業(yè)項目的開展帶來極大的困擾。電子文檔在項目文檔管理中的應用提高了項目實施的效率，降低了項目建設(shè)和管理的費用。利用計算機對項目文檔進行處理，可實現(xiàn)一次錄入、多次，多種形式輸出，方便隨時隨地查找并利用，提高了項目人員的工作效率。依據(jù)基于微軟SharePoint技術(shù)架構(gòu)的文檔解決方案為項目文檔管理的優(yōu)化提供了智能化的Web平臺，加入知識管理元素，可促進項目文檔在其上傳、審閱、發(fā)布和訪問等生命周期的各個階段中更加有效發(fā)揮自身價值，最終設(shè)計實現(xiàn)了某企業(yè)研發(fā)部門文檔管理系統(tǒng)。
1 文檔管理系統(tǒng)功能分析
項目文檔管理系統(tǒng)是依托計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在企業(yè)內(nèi)部建立一個集文檔上傳、審批、流轉(zhuǎn)、存儲、查詢以及備份為一體的信息系統(tǒng)。實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部文檔管理的自動化、信息化，實現(xiàn)辦公文檔無紙化。本文以某汽車設(shè)計院為例進行分析設(shè)計，一個完善的企業(yè)文檔管理系統(tǒng)應該具備以下的功能對文檔知識庫全部標題可檢索，文檔類文件可實現(xiàn)標題和全文檢索，并可實現(xiàn)檢索信息分類顯示、分角色權(quán)限查看，實現(xiàn)安全共享；系統(tǒng)能夠嚴格控制研發(fā)部門的文檔和信息的訪問權(quán)限，防止機密信息泄露，降低安全問題所帶來的風險。系統(tǒng)提供一個統(tǒng)一的協(xié)同工作平臺，所有用戶都在平臺下工作，對文檔進行集中管理和控制。提供文檔版本控制功能，能夠避免多用戶同時對某一文檔的修改。并且提供靈活的、可視化的文檔審批工作流程，提高文檔處理效率和寫作能力。
2 微軟SharePoint技術(shù)平臺簡介
SharePoint足由微軟公司推出的企業(yè)級門戶平臺的一套解決方案，它基于.NET和SOL Server數(shù)據(jù)庫技術(shù)，建立在Window SeNer 2003的基礎(chǔ)上。如今微軟SharePoint 2007是Microsoft Office 2007系統(tǒng)的一個組件，也是它的中央信息共享平臺和協(xié)作平臺。SharePoint Server 2007是基于Windows SharePoint Service3.0技術(shù)的一個完整的企業(yè)協(xié)作應用平臺服務(wù)器。它通過引入一組集成的服務(wù)擴展了WSS 3.0提供的各種功能，如信息共享平臺，企業(yè)級文檔管理平臺、工作流平臺、業(yè)務(wù)流程管理框架和開發(fā)基礎(chǔ)框架，外部網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)門戶模板、企業(yè)范圍內(nèi)的搜索功能、個性化內(nèi)容和通知以及擴展的應用程序集成。這些服務(wù)可以幫助企業(yè)將人員、信息、系統(tǒng)和業(yè)務(wù)結(jié)合在一起，更好地共享知識、加強客戶溝通以及提高流程效率。
3 基于SharePoint的文檔管理系統(tǒng)實現(xiàn)
對文檔進行科學管理以便使其在學習工作中發(fā)揮自身價值需要一個先進技術(shù)平臺來支持，從文檔管理的需求分析來看，要實現(xiàn)項目文檔的科學管理，并非一個傳統(tǒng)的文檔管理系統(tǒng)所能做到的。本文將展示如何在微軟SharePoint按術(shù)平臺下架構(gòu)文檔管理解決方案，實現(xiàn)文檔管理系統(tǒng)，對文檔進行優(yōu)化管理。整個項目文檔管理系統(tǒng)包括用戶管理、項目文檔管理、部門文檔管理、工作流管理以及搜索管理五個部分。系統(tǒng)架構(gòu)圖如圖1所示，系統(tǒng)實現(xiàn)界面如圖2所示。
圖1 圖文檔管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)
圖2 文檔管理系統(tǒng)
3.1 項目、部門文檔管理項目文檔庫以及部門文檔庫中包含了文檔名稱、項目名稱、項目階段、所屬模塊、責任部門：各個文檔庫中添加有內(nèi)置的工作流控制，同時也可以向擁有特殊權(quán)限的用戶開放直接添加、修改以及刪除。系統(tǒng)會根據(jù)用戶類別自動賦予用戶相應權(quán)限。同時項庫中的文檔支持對文檔屬性的單項篩選和多項篩選。文檔管理系統(tǒng)使文檔管理變的有序、合理，能夠使用戶更加有效、快速的利用現(xiàn)有文檔，同時利用文檔的屬性欄，加入了知識管理的特性，使文檔信息更加明確化，知識化。特別是工作流的使用，提供高系統(tǒng)文檔處理的智能性，減少了文檔處理中人的任務(wù)，使文檔管理變的更加簡潔方便。與此同時文檔庫還提供自定義視圖供用戶自定義用戶自己所需要查看的文檔信息，而且可以對這些信息進行分組統(tǒng)計。例如用戶可以查看文檔庫中的所有文檔，也可以查看我的文檔，并根據(jù)某一屬性進行分類統(tǒng)計。項目文檔庫與部門文檔庫不同的是，系統(tǒng)中各介項目文檔庫相互獨立，權(quán)限分開：而部門文檔庫中，由于各個部門文檔由很大的交互性，所以部門間文檔可以相互查看。
3.2 用戶管理合理的授權(quán)能夠保證項目人員可以訪問有權(quán)內(nèi)容而不可以訪問無權(quán)內(nèi)容。恰當?shù)膶哟蝿澐挚梢院喕跈?quán)的過程。本系統(tǒng)采用了基于SharePoint的多層分級用戶管理機制，系統(tǒng)中用戶的權(quán)限層級由底到高分別是項目組與部門組、項目管理組與部門管理組以及擁有最高權(quán)限的文檔管理組。根據(jù)企業(yè)內(nèi)部不同角色的成員分別賦予查看、上傳、編輯、審批、以及管理權(quán)限。通過預先定義好的權(quán)限級別分配到各SharePoint組中，大大簡化了管理員的權(quán)限管理工作。并且系統(tǒng)允許基于站點和文檔庫各個層次來設(shè)定權(quán)限，默認情況下，每個層次會繼承上個層次的權(quán)限。這種方式既保證了各成員對企業(yè)門戶的可訪問性，又避免了重要文檔資料的安全性。
3.3 搜索管理由于企業(yè)存在大量的信息資源，如文檔、表單等，員工查找有用的文檔或內(nèi)容會越來越困難，導致大量時間被浪費，嚴重降低了工作效率。系統(tǒng)提供了強大的內(nèi)容索引和搜索功能。這些功能可以方便快速的幫助用戶搜索和查找網(wǎng)站、文檔、人員和網(wǎng)站內(nèi)容，以及任何其他符合需要的索引的企業(yè)內(nèi)容，提高工作效率。這種搜索是對系統(tǒng)中所有可搜索內(nèi)容的的檢索，可以是文檔的名稱、某一屬性、或者是文檔中的內(nèi)容等等。
3.4 工作流管理工作流可以幫助企業(yè)遵循一致的業(yè)務(wù)流程，并通過管理業(yè)務(wù)流程中涉及的任務(wù)和步驟來提高企業(yè)的工作效率和生產(chǎn)效能。這樣就使那些執(zhí)行這些任務(wù)的人員能夠?qū)⒕杏趫?zhí)行工作任務(wù)而非管理工作流。在本系統(tǒng)中，采用單級分組審批，針對不同的項目提交給不同的項目審批組，審批后根據(jù)審批是否通過決定文檔的下一步操作。若是通過則將文檔轉(zhuǎn)入對應的項目文檔庫，供系統(tǒng)其他用戶查詢?yōu)g覽下載；若沒有通過則文檔依然儲存在上傳文檔庫中，并且發(fā)送電子郵件給文檔提交者，等待提交者修改后，再次啟動工作流（如圖3）。
圖3 項目文檔上傳審批流程
4 結(jié)束語
本文針對企業(yè)項目文檔管理的需求，以優(yōu)化文檔管理目標，設(shè)計實施了基于微軟SharePoint技術(shù)平臺下文檔管理系統(tǒng)。本系統(tǒng)提供了一個文檔集中管理和控制的Web協(xié)作平臺，通過擴展各類服務(wù)和組件，幫助企業(yè)或者項目小組人員提高文檔處理效率，規(guī)范處理流程，增強文檔和信息的安全性，從而實現(xiàn)了文檔生命周期的各個環(huán)節(jié)操作管理的優(yōu)化。使文檔管理能夠在工作和學習中發(fā)揮更大效用。
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