0 引 言
目前，國內(nèi)的合同管理大多采用手工方式，在項(xiàng)目較小合同數(shù)據(jù)少時(shí)。這種方式還能比較有效地發(fā)揮管理合同的功能。但是，隨著項(xiàng)目復(fù)雜程度的增加和合同數(shù)量的增加，合同管理的難度也在不斷增加。由于報(bào)價(jià)輪次眾多而引起的投標(biāo)價(jià)格或高或低而失標(biāo)、客戶信息分散、不連貫，且數(shù)據(jù)量大，種類多，難以管理，傳統(tǒng)的人工方法進(jìn)行統(tǒng)計(jì)計(jì)算分析，工作量大，重復(fù)環(huán)節(jié)多，分析準(zhǔn)確性較差，分析效率低。面對(duì)當(dāng)前制造業(yè)不景氣的環(huán)境，基于計(jì)算機(jī)的現(xiàn)代化企業(yè)管理也迫在眉睫。應(yīng)用數(shù)據(jù)庫管理企業(yè)非標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品，很好地解決了企業(yè)日常數(shù)據(jù)管理困難以及效率差的問題，加強(qiáng)了企業(yè)對(duì)合同業(yè)務(wù)的有效管理，提高了廣大企業(yè)員工的信息化水平，增加了企業(yè)效益，帶動(dòng)了企業(yè)的發(fā)展。
針對(duì)傳統(tǒng)機(jī)械零件生產(chǎn)企業(yè)日常管理數(shù)據(jù)所遇到的問題，在分析企業(yè)現(xiàn)存數(shù)據(jù)種類和企業(yè)運(yùn)營管理需求的基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)并實(shí)現(xiàn)了非標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品的實(shí)時(shí)入庫，銷售金額統(tǒng)計(jì)，報(bào)價(jià)查詢以及合同進(jìn)程提示等諸多功能。測試運(yùn)行結(jié)果表明，提出的數(shù)據(jù)庫管理模式提高了企業(yè)智能化、精確化管理水平，有助于提高企業(yè)運(yùn)行效率。
1 企業(yè)管理中存在的問題
(1)數(shù)據(jù)量大且內(nèi)容繁雜。
中小型零件制造企業(yè)為典型的離散型制造企業(yè)，由于主要從事單件、小批量生產(chǎn)，適用于按訂單組織生產(chǎn)，訂單時(shí)間不同、客戶不同、零件種類不同導(dǎo)致訂單凌亂。而且企業(yè)的生產(chǎn)任務(wù)量大、生產(chǎn)加工技術(shù)文件較多，包括合同明細(xì)文件、報(bào)價(jià)單以及各年度各項(xiàng)支出預(yù)算表、各月銷項(xiàng)稅款和進(jìn)項(xiàng)稅款統(tǒng)計(jì)文件。此外，常規(guī)的零件設(shè)計(jì)圖紙均為由鉛筆繪制的紙質(zhì)圖樣，長時(shí)間保存可能導(dǎo)致蟲蛀或字跡不清晰。隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)模的逐漸擴(kuò)大，客戶數(shù)量的逐漸增多，銷售訂單的數(shù)量越來越大，各種文件也越來越多，且難以整理。
(2)產(chǎn)品報(bào)價(jià)人為影響大。
產(chǎn)品報(bào)價(jià)作為企業(yè)運(yùn)營過程的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是合同管理必不可少的一部分。
傳統(tǒng)的人工報(bào)價(jià)，由于客戶數(shù)量多，采購零件種類不同，報(bào)價(jià)日期不同，從而產(chǎn)生大量的報(bào)價(jià)單，即使對(duì)同一客戶，由于兩次報(bào)價(jià)日期時(shí)間間隔長，導(dǎo)致供貨商對(duì)以往的報(bào)價(jià)信息記憶不清晰，所報(bào)價(jià)格前后不統(tǒng)一，從而導(dǎo)致失標(biāo)甚至虧損的情況。
(3)合同日期超限。
合同是基于雙方互信條件下簽訂。因此，準(zhǔn)時(shí)、優(yōu)質(zhì)地完成合同內(nèi)容對(duì)企業(yè)長遠(yuǎn)生存十分重要。
常規(guī)情況下，由于合同數(shù)量多，各合同的簽約日期和貨期各不相同，造成企業(yè)管理者無法及時(shí)、準(zhǔn)確地了解零件的生產(chǎn)和發(fā)貨日期，致使零件無法按時(shí)完成，使企業(yè)發(fā)生虧損甚至失去聲譽(yù)。
2 詳細(xì)設(shè)計(jì)
2．1 數(shù)據(jù)分析
該零件生產(chǎn)企業(yè)數(shù)據(jù)包括：非標(biāo)類和防護(hù)類生產(chǎn)通知一覽表、非標(biāo)類和防護(hù)類客戶統(tǒng)計(jì)匯總表、按客戶統(tǒng)計(jì)的非標(biāo)類和防護(hù)類合同明細(xì)匯總表和報(bào)價(jià)數(shù)據(jù)庫。生產(chǎn)通知是根據(jù)合同明細(xì)的簽訂日期和合同期限，進(jìn)行生產(chǎn)和發(fā)貨的。統(tǒng)計(jì)匯總表則是將合同明細(xì)中的產(chǎn)品銷售總額、采購總額、應(yīng)收賬款按客戶或按時(shí)間段進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。根據(jù)各個(gè)表之間的關(guān)系(如圖1所示)，在數(shù)據(jù)庫中建立兩種表格：
圖1 數(shù)據(jù)表關(guān)系圖
(1)報(bào)價(jià)數(shù)據(jù)表：包括報(bào)價(jià)輪次、客戶名稱、報(bào)價(jià)日期、物料名稱以及零件的生產(chǎn)樣本圖片和PDF格式的合同數(shù)據(jù)等信息，零件圖樣以及報(bào)價(jià)單也存儲(chǔ)在該表格。通過該表，用戶可以查詢各種報(bào)價(jià)信息，包括圖片格式的零件生產(chǎn)樣本和PDF格式的報(bào)價(jià)單。
(2)合同明細(xì)匯總表：包括合同日期、客戶名稱、產(chǎn)品名稱和型號(hào)、銷售總額、采購總額、應(yīng)收賬款等。用于管理者查詢合同明細(xì)數(shù)據(jù)和統(tǒng)計(jì)各條件下的銷售總額、采購總額以及應(yīng)收賬款。
2．2 功能設(shè)計(jì)
通過對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)流程和需求進(jìn)行分析，對(duì)合同數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)功能模型進(jìn)行設(shè)計(jì)。
(1)由于紙質(zhì)文件不易保管，企業(yè)數(shù)據(jù)量大，采用數(shù)據(jù)庫統(tǒng)一管理。
(2)減輕相關(guān)業(yè)務(wù)人員的工作壓力，及時(shí)了解對(duì)某一客戶以往的報(bào)價(jià)金額和合同明細(xì)，顯著提高準(zhǔn)確性，設(shè)計(jì)快速查詢功能。
(3)實(shí)現(xiàn)銷售數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)，方便企業(yè)數(shù)據(jù)校對(duì)和檢核。
(4)為了方便管理者及時(shí)掌握合同進(jìn)度，保證合同在指定期限內(nèi)順利完成，設(shè)計(jì)日期提醒功能，實(shí)時(shí)了解合同進(jìn)程。
通過以上分析，為系統(tǒng)設(shè)置了如下功能：數(shù)據(jù)入庫(Excel、PDF、圖片入庫)、數(shù)據(jù)查詢(單項(xiàng)和組合查詢以及圖片和PDF瀏覽)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、系統(tǒng)管理和其他功能，如圖2所示。
圖2 系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)
2．3 功能實(shí)現(xiàn)
2．3．1 系統(tǒng)管理
為方便管理者靈活、方便地管理數(shù)據(jù)，設(shè)計(jì)并實(shí)現(xiàn)了用戶管理和數(shù)據(jù)庫設(shè)置兩個(gè)功能。
(1)用戶管理：目的是設(shè)置系統(tǒng)登錄用戶信息和用戶權(quán)限。系統(tǒng)設(shè)計(jì)了登錄用戶信息的增加、修改和刪除功能，靈活管理系統(tǒng)登錄用戶。用戶權(quán)限設(shè)置分為管理者和一般用戶，同時(shí)設(shè)置登錄密碼，只有系統(tǒng)管理者有權(quán)增刪系統(tǒng)使用的用戶，普通用戶只能查看數(shù)據(jù)，沒有編輯功能。用戶管理的設(shè)置在于實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)保密，確保企業(yè)數(shù)據(jù)安全。
(2)數(shù)據(jù)庫設(shè)置：設(shè)置用戶將要使用的數(shù)據(jù)庫，包括新建數(shù)據(jù)庫和使用已有數(shù)據(jù)庫。通過設(shè)置構(gòu)建pathInfo．xml配置文件，動(dòng)態(tài)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫路徑。滿足管理者隨時(shí)變更所用的數(shù)據(jù)庫，大大提高系統(tǒng)使用的靈活性。
2．3．2 數(shù)據(jù)入庫
非標(biāo)準(zhǔn)Excel文件入庫：零件生產(chǎn)企業(yè)日常Excel文件包括合同明細(xì)文件和報(bào)價(jià)數(shù)據(jù)，主要記錄合同日期、報(bào)價(jià)輪次、客戶以及銷售賬款等信息，這兩種數(shù)據(jù)一般為非標(biāo)準(zhǔn)的Excel文件，而且格式不統(tǒng)一。傳統(tǒng)的Excel文件入庫，需要實(shí)現(xiàn)定義好固定標(biāo)準(zhǔn)合同格式，用戶進(jìn)行空白合同的填寫，費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。基于以往數(shù)據(jù)入庫存在的問題，結(jié)合用戶企業(yè)管理中的需求，針對(duì)性地設(shè)計(jì)單個(gè)文件直接入庫和多個(gè)文件批量入庫兩種方式，數(shù)據(jù)源文件只需要表格字段一致，便可直接進(jìn)行文件入庫，極大提高了數(shù)據(jù)入庫效率，方便企業(yè)管理。
圖片和PDF文件入庫：零件生產(chǎn)企業(yè)t3常零件生產(chǎn)圖樣和合同簽署單一般為紙質(zhì)文件，不易保存。由于數(shù)據(jù)量大，不易查找，合同單和合同明細(xì)文件，零件圖樣往往不能一一對(duì)應(yīng)，同時(shí)查看。為此，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)將紙質(zhì)合同單轉(zhuǎn)換為PDF文件，零件圖樣則轉(zhuǎn)換為JPG格式，并將這兩種文件以二進(jìn)制方式導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫，最后通過SQL的update set語句將PDF和圖片文件插入數(shù)據(jù)庫，使合同簽署單、零件圖樣與相應(yīng)的合同明細(xì)數(shù)據(jù)一一對(duì)應(yīng)，同時(shí)設(shè)置單一入庫和批量入庫兩種入庫方式。
2．3．3 數(shù)據(jù)查詢
數(shù)據(jù)查詢分為圖片和PDF文件查看以及合同明細(xì)文件查詢。
合同明細(xì)查詢：應(yīng)用數(shù)據(jù)庫查詢主要目的是根據(jù)存儲(chǔ)的信息并在需要時(shí)將信息提取出來。根據(jù)企業(yè)需求，設(shè)置客戶名稱、合同日期、產(chǎn)品名稱和產(chǎn)品型號(hào)等關(guān)鍵字標(biāo)簽。通過勾選關(guān)鍵字實(shí)現(xiàn)多個(gè)關(guān)鍵字組合查詢，此外，對(duì)每個(gè)關(guān)鍵字，設(shè)置多選框，實(shí)現(xiàn)多條件查看。查詢功能的設(shè)置，不僅解決了數(shù)據(jù)量大而造成的合同查找困難的問題，而且也實(shí)現(xiàn)了實(shí)時(shí)查看以往對(duì)任意客戶的報(bào)價(jià)信息，以便提出更合理的報(bào)價(jià)價(jià)格。
如圖3所示，查詢的為2015年2月6日到2015年10月1日期間，客戶上海大眾、東風(fēng)標(biāo)致和廣汽本田三家(點(diǎn)擊多選按鈕便可出現(xiàn)多選界面)，查詢物料名稱為導(dǎo)套的數(shù)據(jù)查詢結(jié)果。
圖3 查詢界面
圖片和PDF文件查詢：合同單和零件圖樣分別以PDF和圖片格式保存在數(shù)據(jù)庫報(bào)價(jià)表中字段“零件圖號(hào)”、“采購合同”兩列，與相應(yīng)的報(bào)價(jià)數(shù)據(jù)一一對(duì)應(yīng)，在沒有相應(yīng)數(shù)據(jù)時(shí)，這兩列分別顯示“No mage”和“無”。為了方便圖片查看，系統(tǒng)設(shè)置了零件圖樣“縮略圖查看”，如圖4所示。雙擊縮略圖，隨時(shí)查看合同明細(xì)所對(duì)應(yīng)的零件圖樣。詢價(jià)單的查看則是通過雙擊“顯示文件”，將文件以PDF形式進(jìn)行瀏覽查看。
圖4 零件圖樣查看
2．3．4 數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)
統(tǒng)計(jì)模塊是負(fù)責(zé)對(duì)系統(tǒng)各個(gè)基本信息管理模塊的數(shù)據(jù)從不同方面進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。
根據(jù)用戶需求，利用SQI 語句，設(shè)計(jì)了合同日期、類別、客戶名稱、銷售合同號(hào)以及采購合同號(hào)這五個(gè)關(guān)鍵字作為統(tǒng)計(jì)條件，各個(gè)關(guān)鍵字相互獨(dú)立，既可以單個(gè)統(tǒng)計(jì)，也可以多個(gè)關(guān)鍵字組合統(tǒng)計(jì)。實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)組合條件下的銷售總額、采購總額、應(yīng)收賬款，滿足數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和對(duì)比功能。
如圖5，在統(tǒng)計(jì)條件中選擇“日期”為2014年4月l日到2016年1月1日，“類別”為非標(biāo)，“客戶”進(jìn)行多選(多選界面和查詢多選界面相同，在此不做介紹)，同時(shí)選擇“上海大眾”、“北京泰華”和“浙江吉利”三個(gè)客戶，點(diǎn)擊確定，即可統(tǒng)計(jì)條件選擇下的“銷售總額”、“采購總額”和“應(yīng)收賬款”。根據(jù)用戶需求，可以將統(tǒng)計(jì)結(jié)果打印輸出。
圖5 統(tǒng)計(jì)界面
2．3．5 其他功能
合同日期提醒：為了保證零件生產(chǎn)準(zhǔn)時(shí)完成，系統(tǒng)設(shè)計(jì)日期實(shí)時(shí)提醒功能，根據(jù)合同日期和貨期，自動(dòng)改變數(shù)據(jù)的顏色，以不同的顏色提示各個(gè)合同哪些日期還早，哪些即將到期，實(shí)時(shí)提醒公司生產(chǎn)者，按時(shí)完成零件生產(chǎn)，履行合同義務(wù)。
數(shù)據(jù)導(dǎo)出：輸出查詢的合同明細(xì)數(shù)據(jù)以及統(tǒng)計(jì)的銷售總額、采購總額、應(yīng)收賬款。方便用戶直觀地查看、對(duì)比數(shù)據(jù)。
編輯功能：方便用戶實(shí)時(shí)更新合同狀態(tài)，通知企業(yè)及時(shí)生產(chǎn)和輸出零件。
2．4 系統(tǒng)運(yùn)行測試
系統(tǒng)在青島某機(jī)械生產(chǎn)公司進(jìn)行了為期三個(gè)月的運(yùn)行測試，圖6為多條件統(tǒng)計(jì)的2015年5月到2016年1月期間，該公司對(duì)第一汽年和上海大眾的銷售總額、采購總額、應(yīng)收賬款統(tǒng)計(jì)結(jié)果以及總額。系統(tǒng)不僅能夠快速、準(zhǔn)確地進(jìn)行多項(xiàng)統(tǒng)計(jì)，其他各項(xiàng)功能均達(dá)到頂期要求，而且運(yùn)行穩(wěn)定，滿足了企業(yè)運(yùn)營管理需求，可以應(yīng)用到機(jī)械零件生產(chǎn)企業(yè)的實(shí)際管理中。
圖6 系統(tǒng)企業(yè)銷售賬款統(tǒng)計(jì)
3 結(jié)束語
機(jī)械零件生產(chǎn)企業(yè)常常存在數(shù)據(jù)管理困難，報(bào)價(jià)不準(zhǔn)確以及運(yùn)營流程不能實(shí)時(shí)掌握等問題，為此采用了C／S結(jié)構(gòu)開發(fā)模式，設(shè)計(jì)集成化的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫管理繁雜的企業(yè)文件、報(bào)價(jià)單實(shí)時(shí)查詢以及零件生產(chǎn)狀態(tài)提示等功能，以解決企業(yè)難題，在企業(yè)日常管理中發(fā)揮了極大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)效益。
核心關(guān)注：拓步ERP系統(tǒng)平臺(tái)是覆蓋了眾多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、行業(yè)應(yīng)用，蘊(yùn)涵了豐富的ERP管理思想，集成了ERP軟件業(yè)務(wù)管理理念，功能涉及供應(yīng)鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理，全面涵蓋了企業(yè)關(guān)注ERP管理系統(tǒng)的核心領(lǐng)域，是眾多中小企業(yè)信息化建設(shè)首選的ERP管理軟件信賴品牌。
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本文標(biāo)題：面向非標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品的企業(yè)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)研究
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